Điện tự động gửi email với các tùy chọn ẩn tin nhắn html

Hầu hết chúng ta sử dụng các hành động phê duyệt để thu thập phản hồi từ một nhóm tùy chọn, nhưng bạn có biết rằng có một cách khác để gửi một nhóm tùy chọn cho người dùng hoặc nhóm người dùng không liên quan đến quy trình "phê duyệt" chính thức không?

Tại sao chọn cái này thay vì cái kia

Để hiểu điều này, bạn nên nhận ra một sự khác biệt lớn giữa chúng. Quy trình phê duyệt là một tính năng của Power Automate và email được gửi trực tiếp từ Power Automate. Các email đề cập trong văn bản rằng bạn đã gửi quy trình phê duyệt vì bạn là người lưu trữ Power Automate, nhưng địa chỉ email mà người khác nhìn thấy không phải của bạn. Gửi email với các tùy chọn là một điều gì đó khác biệt bởi vì đó là một hành động của Outlook, vì vậy Outlook sẽ thay mặt bạn gửi email đó. Email được định dạng tự động để hiển thị các hộp (tùy chọn) mà người đó có thể chọn

Một điểm khác biệt chính nữa là trong quy trình phê duyệt, bạn có thể xác định rằng nếu một người trả lời hoặc phê duyệt thì Power Automate có thể tiếp tục hoặc cần đợi mọi người đồng ý. Khi gửi email có các tùy chọn, nếu bạn gửi cho nhiều người, người đầu tiên sẽ trả lời và Power Automate sẽ thu thập câu trả lời rồi dừng lại, vì vậy bạn nên luôn gửi email cho một người

Cuối cùng, có các nhận xét trong quá trình phê duyệt, trong khi gửi email có các tùy chọn, bạn chỉ có thể nhấn vào các nút và trả lời theo cách đó. Nó có thể không tạo ra sự khác biệt, nhưng thật tốt khi biết

Đầu tiên, hãy xem nó hoạt động

Đây là giao diện trong Power Automate. Bạn có một phiên bản đơn giản và một phiên bản nâng cao

Phiên bản đơn giản

Phiên bản nâng cao

Hãy gửi email với từng tùy chọn và xem những gì chúng tôi nhận được

Phiên bản đơn giản

Trong phiên bản này, bạn sẽ chỉ phải định cấu hình người, chủ đề email và các tùy chọn. Hãy đặt tất cả chúng và email cạnh nhau và xem vị trí của các trường trong email

Power Automate thực hiện xuất sắc việc đặt câu hỏi phù hợp trong email, vì vậy điều đó khá đơn giản đối với những gì bạn cần làm. Nhưng hãy đi sâu hơn một chút vào cấu hình và xem tùy chọn nâng cao

Phiên bản phức tạp

Hãy đặt các tùy chọn và email cạnh nhau và xem những gì chúng tôi nhận được

Nó khá đơn giản và bạn có thể tạo thứ gì đó được tùy chỉnh hoàn toàn bằng cách sử dụng mẫu mặc định và nó trông khá đẹp mắt

Cả hai, một khi bạn chọn một tùy chọn sẽ trả lại một cái gì đó như thế này

Khi nào nên sử dụng hành động “Phê duyệt”

Tôi đã viết một bài báo và video về quy trình phê duyệt và bạn sẽ nhận thấy rằng chủ đề luôn rất gần với tên của hành động. Nó hoàn toàn có thể cấu hình được, nhưng tính năng quan trọng là kiểm soát các câu trả lời. Bạn có thể nâng cấp Power Automate trong lần trả lời đầu tiên, đợi mọi người, có trường tùy chỉnh hay không. Nó khá mạnh và bạn có thể sử dụng nó chẳng hạn

1. phê duyệt kỳ nghỉ. Bạn có thể điền vào biểu mẫu, Power Automate nhận thông tin và gửi cho sếp của bạn bằng nút “Có”, “Không”
2. Phê duyệt dự án. Ví dụ: một người yêu cầu một dự án và Trưởng nhóm kỹ thuật, Trưởng nhóm và Quản lý dự án có thể từ chối nếu dự án đó không có yêu cầu, chẳng hạn
3. Để tạo các quy trình công việc phức tạp như phê duyệt tài liệu. Quá trình này có thể là “phê duyệt” (tiếp tục), “từ chối” (dừng ở đó) hoặc “cần làm rõ“ (bạn có thể gửi email cho người có nhận xét)

Khi nào nên sử dụng Hành động “Gửi Email có Tùy chọn”

Như bạn đã thấy ở trên, tôi đã tạo một ví dụ trong đó tôi đang cố gắng nhờ một người bạn giúp đỡ, nhưng tôi không có quyền truy cập vào lịch của anh ấy, vì vậy tôi cần hỏi xem khi nào thì phù hợp với anh ấy. Tôi có thể xác định các tùy chọn hoặc thậm chí bạn có thể cung cấp một tập hợp các tùy chọn động chỉ bằng cách tạo một chuỗi giá trị được phân tách bằng dấu phẩy. Mỗi cái sẽ được coi là một cái mới

Nó khá đơn giản và bạn có thể

1. Yêu cầu các tùy chọn cho nhiều người và thu thập kết quả trong một lần chụp
2. Khi Sprint kết thúc, hãy kích hoạt email tự động để nhận phản hồi
3. Hàng tháng, bạn có thể kích hoạt nó để kiểm tra xem một người có muốn làm việc ở nhà hay đến văn phòng vì các mục đích pháp lý chẳng hạn

Tư duy đằng sau điều này là nhận phản hồi dựa trên các tùy chọn không “phê duyệt” bất cứ điều gì. Quy trình phê duyệt khá phức tạp hơn và có các tính năng có thể trợ giúp về các chủ đề đó, nhưng tôi thích tính năng gửi email với các tùy chọn hơn vì nó có thể tự động hóa những thứ mà tôi cần hỏi mọi người

Suy nghĩ cuối cùng

Cả hai đều khá khác nhau nhưng khá mạnh mẽ trong từng loại hành động mà bạn muốn thực hiện. Bây giờ bạn đã biết hành động Phê duyệt và “Gửi email với các tùy chọn” làm gì, bạn có thể sử dụng chúng nhiều hơn trong các hoạt động hàng ngày của mình và tự động hóa các hành động mà nếu không sẽ rất nhàm chán khi thực hiện

Có một đề nghị của riêng bạn hoặc không đồng ý với một cái gì đó tôi đã nói?