Hệ thống tồn kho là gì năm 2024
uản lý hàng tồn kho hiệu quả luôn là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Cụm từ “hàng tồn kho” xuất hiện không chỉ với các cửa hàng nhỏ lẻ mà còn với các đơn vị sản xuất hàng hóa lớn. Cùng GESO tìm hiểu rõ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé! Show
Hàng tồn kho là gì?Hàng tồn kho là gì? Đa số người tiêu dùng cho rằng hàng tồn kho chính là những mặt hàng tồn lại trong kho, bị lỗi hoặc bị hư hỏng một phần nào đó mà không thể bán ra thị trường. Cũng có người cho rằng, hàng tồn kho là hàng ế và sẽ thanh lý giá rẻ để dọn mặt bằng. Khái niệm hàng tồn kho trong kinh doanhTuy nhiên, trong kinh doanh và kinh tế học, khái niệm hàng tồn kho được hiểu hoàn toàn khác. Hàng tồn kho là hàng hóa mà doanh nghiệp giữ lại để bán sau cùng trong kỳ sản xuất. Hoặc cũng có thể hiểu là hàng hóa đang trong kỳ sản xuất, kinh doanh dở dang và những nguyên liệu, thành phần, công cụ, dụng cụ khác tạo ra sản phẩm. Theo góc độ chuyên môn, thế nào là hàng tồn kho? Đây là cầu nối giữa việc sản xuất và bán sản phẩm. Đây chính là phương án dự phòng để doanh nghiệp cân bằng cung cầu, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng một cách kịp thời. Mục đích của lưu trữ hàng tồn kho là gì?Các công ty thường giữ lại một số lượng lớn hàng tồn kho dù chi phí lưu trữ đắt đỏ, bởi vì hàng tồn kho có tầm quan trọng đặc biệt đối với các doanh nghiệp. Theo báo cáo của các nhà nghiên cứu, có 3 lý do chính để lưu trữ hàng tồn kho như sau: Dự phòng nhu cầu tăng đột ngộtNếu nhu cầu tăng đột ngột và thị trường không đáp ứng được, biện pháp dự phòng hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng cơ hội để tăng lợi ích. Hơn nữa, dự phòng hàng tồn kho cũng có thể được sử dụng để bù đắp nguồn nguyên liệu còn thiếu và tránh khỏi tình trạng bị ép giá bởi các doanh nghiệp đầu cơ. Ngoài ra, khi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ nhu cầu cung ứng hàng hóa và đảm bảo khách hàng luôn có được sản phẩm mà họ mong muốn. Thì sẽ làm cho khách hàng tin tưởng và trung thành hơn với doanh nghiệp. Dự phòng hàng tồn kho để giảm thiểu rủi ro và tăng lợi nhuậnĐầu cơ khi giá cả tăng caoTrên thị trường hiện nay, giá cả đang biến động và có xu hướng tăng cao. Vì vậy, việc lưu trữ một lượng hàng hóa trong kho sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí. Lượng hàng lưu trữ hàng hóa, bất kể là nguyên vật liệu hay sản phẩm hoàn thiện, đều mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Thông thường, tại các doanh nghiệp, người ta thường lưu trữ nguyên vật liệu để sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm hoàn thiện. Việc này giúp giảm thiểu chi phí đầu vào và tối ưu hóa hệ thống quản lý sản xuất, đồng thời còn cho phép điều chỉnh để sản xuất ra các sản phẩm khác nhau và giảm thiểu sai sót trong sản xuất. Giao dịch hàng tồn khoCác doanh nghiệp có kho hàng tồn sẽ tránh được tình trạng gián đoạn trong quá trình sản xuất hoặc bán hàng, giúp duy trì sự liên tục và ổn định trong hoạt động kinh doanh. Duy trì lượng tồn kho cần thiết cho doanh nghiệpDuy trì được mức tồn kho hợp lý là một thách thức đối với các doanh nghiệp. Quá nhiều hàng tồn kho sẽ dẫn đến tăng chi phí lưu trữ và rủi ro hư hỏng hoặc lỗi thời của sản phẩm. Tuy nhiên, không có đủ hàng tồn kho có thể gây ra mất mát do không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Để duy trì được mức tồn kho hợp lý, doanh nghiệp cần phải tập trung vào dự đoán nhu cầu của khách hàng, tối ưu hóa chuỗi cung ứng, quản lý tốt các đơn đặt hàng và thường xuyên kiểm tra lượng hàng tồn kho để điều chỉnh kịp thời. Việc duy trì mức tồn kho hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. Duy trì lượng tồn kho cho doanh nghiệp là một thách thức lớnTiết kiệm chi phí trong quản lý doanh nghiệpQuản lý hàng tồn kho hiệu quả là cách để doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Điều này bao gồm việc kiểm tra, điều chỉnh mức tồn kho theo nhu cầu sử dụng thực tế để tránh lưu trữ hàng quá lâu và giảm chi phí lưu trữ. Bên cạnh đó, sử dụng kỹ thuật tự động hoá trong quản lý hàng tồn kho cũng giúp giảm chi phí nhân công và tăng tính chính xác. Hàng hóa tồn kho bao gồm những gì?Sẽ không ít người thắc mắc hàng tồn kho bao gồm những gì. Trong phần dưới đây, GESO sẽ giúp quý khách giải đáp một cách thật chi tiết. Ta có thể xác định hàng tồn kho theo hai dạng dưới đây. Theo chủng loại hàng hóa
Phân loại hàng tồn kho theo chủng loại hàng hóaTheo đặc điểm của hàng hóaDựa vào đặc điểm ta có thể chia hàng tồn kho thành 4 loại cơ bản:
Phân loại hàng tồn kho theo đặc điểmNhững lý do tồn tại hàng tồn kho trong kinh doanhHàng tồn kho cần tồn tại trong kinh doanh vì những lý do sau đây:
Tồn kho là cầu nối quan trọng của các mắt xích cung ứng3 Cách phân biệt các loại hàng tồn khoCó thể phân loại hàng tồn kho theo nhiều tiêu chí khác nhau, tùy vào nhu cầu và mục đích của từng doanh nghiệp. Sau đây là một số cách phân loại hàng tồn kho phổ biến: Theo công dụngHàng tồn kho có thể được phân loại theo nhiều cách, trong đó một trong những cách phổ biến là phân loại theo công dụng của hàng tồn kho. Theo cách này, hàng tồn kho có thể được phân loại thành các loại sau:
Nói chung, phân loại hàng tồn kho theo công dụng giúp các doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Từ đó giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho quá lớn hoặc thiếu hụt, đồng thời cải thiện quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Theo nguồn hình thànhPhân loại hàng tồn kho dựa trên nguồn gốc sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát kho hàng một cách chính xác hơn. Các loại hàng tồn kho được phân loại dựa trên nguồn gốc bao gồm:
Việc phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành giúp cho các nhà quản lý kho có thể quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn, đồng thời giúp cho việc điều chỉnh và cân đối nguồn cung và cầu một cách chính xác hơn. Phân loại hàng tồn kho theo nguồn gốc hình thànhTheo yêu cầu sử dụngPhân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng là một quá trình quan trọng trong quản lý kho hàng. Theo cách này, các mặt hàng trong kho được phân loại dựa trên mức độ sử dụng của chúng trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp. Các phân loại chính bao gồm:
Việc phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả hơn bằng cách đưa ra quyết định về việc tập trung vào việc mua hàng, lưu trữ và bảo quản các mặt hàng quan trọng nhất và sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất. Quản trị hàng hóa trong khoQuản trị hàng hóa trong kho là công việc rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất sản xuất và kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp. Công việc của người quản lý kho là kiểm soát các công việc từ đầu đến cuối bao gồm đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho. Nguyên tắc tính hàng tồn khoNguyên tắc tính hàng tồn trong kho chính là cơ sở để nhà quản trị quản lý số lượng và giá trị hàng hóa tốt nhất. Có 4 nguyên tắc quan trọng:
Hàng tồn kho cần được ghi theo giá gốc. Giá gốc = chi phí chế biến + chi phí mua hàng + chi phí phát sinh liên quan đến hàng hóa tồn kho. Những chi phí không nằm trong giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí bảo quản hàng hóa, chi phí quản lý, chi phí bán hàng.
Vì giá hàng trong kho sẽ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính trong một năm của doanh nghiệp nên cần có tính nhất quán ít nhất trong một kỳ kế toán năm, để dễ dàng thống kê dữ liệu và lập báo cáo tài chính.
Thận trọng không chỉ là nguyên tắc quan trọng trong quản lý hàng tồn kho mà còn là tố chất cần có đối với một nhà quản lý kho. Việc thận trọng trong từng khâu sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro, tổn thất không đáng có. Giá trị hàng hóa tồn kho phải được phản ánh theo giá trị ròng. Giá trị ròng = giá trị tài sản - khoản dự phòng.Thận trọng trong mọi khâu quản lý nhằm hạn chế tổn thất
Khi ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán vào kỳ kế toán năm thì cần đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí bỏ ra và doanh thu thu vào. Nếu ghi nhận không đúng theo nguyên tắc sẽ khiến thông tin trên báo cáo tài chính bị sai lệch, dẫn đến thay đổi hướng phát triển thực tế lợi nhuận của doanh nghiệp. Nếu hàng tồn kho được sử dụng để tạo ra nhà xưởng, máy móc, thiết bị thì giá gốc của nó sẽ được hạch toán vào giá trị tài sản cố định của doanh nghiệp. Cách quản lý hàng hóa tồn khoĐể quản lý kho hàng tồn hiệu quả, nhà quản trị cần nắm rõ những thông tin:
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Nhà quản lý cần kiểm soát về số lượng và cả giá trị hàng hóa trong kho để biết được hàng còn hay hết, số lượng còn là bao nhiêu, từ đó có kế hoạch bán hàng và nhập hàng phù hợp. Một số cách quản lý kho hàng hiệu quả mà nhà quản lý có thể áp dụng như:
Quản lý kho hàng định kỳ để hạn chế tình trạng hàng hóa bị thiếu hoặc hư hỏng\>> Xem thêm: ISO là gì? ERP hỗ trợ cho ISO như thế nào trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Giải pháp quản lý kho và tồn kho hiệu quảHiện nay, trong thời đại công nghệ số thì việc quản lý doanh nghiệp đã trở nên nhẹ nhàng hơn nhờ sự hỗ trợ của các phần mềm. Đặc biệt, đối với việc quản lý kho và tồn kho, việc ứng dụng phần mềm quản lý thông minh mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Ứng dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng hiệu quả trong quản lý, từ đó nâng cao thế mạnh cạnh tranh. Phần mềm quản trị SalesUp ERP chắc chắn sẽ là “trợ thủ đắc lực” giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý kho hàng. Hệ thống SalesUp ERP đóng vai trò như là trung tâm điều khiển giúp chuẩn hóa quy trình vận hành kho bãi, hạn chế tình trạng thất thoát kho bãi, từ đó số liệu thống kế được chuẩn xác hơn. Phần mềm SalesUp ERP - Giải pháp tối ưu thay thế phương pháp quản lý kho truyền thốngLợi ích doanh nghiệp nhận được khi lựa chọn sử dụng phần mềm SalesUp ERP:
\>> Xem thêm: Phần mềm ERP cho doanh doanh nghiệp Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất và cung ứng hàng hóa ra thị trường. Hơn nữa, quản lý hàng hóa tồn kho bằng phần mềm thông minh cũng là cách để doanh nghiệp tối ưu lợi nhuận. Mọi nỗi lo về việc làm thế nào để kiểm soát hàng tồn trong kho hợp lý, khoa học đã được phần mềm SalesUp ERP giải quyết. Nếu cần tư vấn rõ hơn về phần mềm quản trị này đừng ngần ngại liên hệ với GESO qua hotline hoặc truy cập website để được chuyên viên giải đáp tận tình.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể trải nghiệm bản DEMO phần mềm SalesUp ERP hoàn toàn miễn phí trước khi quyết định sử dụng gói dịch vụ của chúng tôi. |