Hướng dẫn báo tăng bhxh cho nhiều lao động nhanh
Báo tăng lao động là việc doanh nghiệp thực hiện khai báo với cơ quan Nhà nước mỗi khi có lao động mới làm việc tại công ty. Việc báo tăng giúp cơ quan chức năng kiểm soát được những nghiệp vụ khác liên quan đến lao động. Những việc này bao gồm: thực hiện đóng BHXH, thực hiện tham gia BHXH, căn cứ xác định lao động, tiền lương. Show
2. Quy định báo tăng lao động Cơ quan Bảo hiểm Xã hội yêu cầu doanh nghiệp phải tiến hành báo tăng, giảm lao động. Những trường hợp được tính phải báo tăng lao động bao gồm: – Người lao động tạm hoãn hợp đồng nhưng đã hết thời gian tạm hoãn và đi làm trở lại. – Người lao động hết hạn được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất (những trường hợp được tạm dừng đóng được quy định riêng và cần làm hồ sơ cụ thể) – Người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên và đi làm lại (phải báo giảm trong khoản thời gian đó) – Người lao động đi làm sau khi nghỉ thai sản, ốm đau theo quy định của Bảo hiểm Xã hội – Người lao động giao kết hợp đồng lao động mới với người sử dụng lao động. III. Hướng dẫn báo tăng lao động Đầu tiên là mọi người đã phải đăng ký giao dịch điện tử và đã được cấp mã đơn vị và tài khoản đăng nhập trực tuyến. Bước 1: Tiến hành đăng nhập theo tài khoản đã được cấp. Bước 2: Nhập thông tin của người lao động cần tăng mới (có thể có sổ hoặc chưa có sổ trước đây). Sau khi đã có thông tin của người lao động, các bạn cần làm tiếp theo như sau, chọn vào kê khai hồ sơ, chọn vào hồ sơ 600 Sau đó các bạn chọn vào kỳ kê khai: Màn hình xuất hiện như sau: Sau đó các bạn nhấp vào chọn lao động Bước 3: Bấm áp dụng và điền các thông tin cần thiết vào: Ở tab D02-TS thì bạn chọn vào tăng mới chưa có sổ (nếu có sổ thì chọn chuyển từ công ty khác đến hoặc từ tỉnh khác đến). Điền đầy đủ các thông tin và phòng ban, chức vụ, mã sổ (nếu đã có sổ). Từ tháng năm các bạn chọn vào tháng/năm báo tăng, còn đến tháng năm thì các bạn nhập vào dựa theo hợp đồng lao động hoặc để bằng với từ tháng/năm. Phần ghi chú thì điền là lao động tăng mới chưa có sổ từ tháng/năm. Kiểm tra lại mức đóng. Chỗ nào chưa có thì nhấp vào và điền vào, thường thì hệ thống sẽ tự lấy thông tin chính xác từ việc các bạn đã nhập thông tin người lao động ở bước nhập thông tin người lao động. Bước 4: Qua tab “phụ lục hộ gia đình” lấy thông tin trên sổ hộ khẩu để kiểm tra. Ghi nhớ là điền đầy đủ thông tin. Sau khi điền đầy đủ thông tin các bạn nhấp lưu, cắm chữ ký số, cài đặt đầy đủ ứng dụng của vss Bước 5: Bấm vào kê khai thì phần điền mã pin hiện ra, các bạn nhấp vào mã pin là hồ sơ sẽ ký và gửi đến cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý. Đóng bảo hiểm xã hội là nghĩa vụ bắt buộc của các đơn vị sử dụng lao động, nhằm mục đích đảm bảo quyền và phúc lợi cho người lao động (NLĐ). Để thực hiện nghĩa vụ này thì cần phải kê khai báo tăng BHXH và gửi văn bản kê khai tới cơ quan BHXH nhà nước, thực hiện đối với NLĐ thuộc các diện sau:
Đối với tổ chức, doanh nghiệp sử dụng phần mềm BHXH VNPT, nghiệp vụ báo tăng BHXH có thể thực hiện đơn giản theo hướng dẫn dưới đây. 1. Hướng dẫn báo tăng BHXH trên phần mềm VNPTDoanh nghiệp có thể khai báo trực tiếp trên phần mềm VNPT BHXH bằng các thao tác nhấp chuột và chọn dữ liệu trên các trường dữ liệu; hoặc tải file mẫu để kê khai trên file excel, sau đó import nạp lại dữ liệu vào phần mềm. Để tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa sai sót, doanh nghiệp nên khai báo trực tiếp trên hệ thống VNPT BHXH. Quy trình khai báo cũng rất đơn giản và nhanh chóng. Trường hợp 1: Doanh nghiệp ký mới hợp đồng với người lao độngViệc báo tăng BHXH cho NLĐ mới phải thực hiện trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hợp đồng lao động được giao kết. Hướng dẫn báo tăng BHXH trên phần mềm VNPT cho trường hợp này như sau: Bước 1. Điền thông tin khai tăng BHXH trên tờ khai D02 LT-TK1 (tờ khai D02-TK1 TS)
Trường hợp 1: Lao động cần báo tăng BHXH đã có thông tin trên phần mềm
Lưu ý có thể chọn cùng lúc nhiều NLĐ để kê khai đồng thời.
Trường hợp 2: Lao động chưa khai tăng BHXH trên phần mềm (chưa có thông tin), hoặc chưa có mã số BHXH Với trường hợp này, ngoài tờ khai D02-LT, người kê khai phải khai thêm thông tin thành viên hộ gia đình ở tab TK1-TS.
Bảng 1 – Hướng dẫn điền thông tin NLĐ cần báo tăng BHXH vào tờ khai: Mục cần điền Mã số Chi tiếtHọ tên [2] Họ tên lao động cần báo tăng Mã số BHXH [3] Mã số BHXH của lao động Phương án [4] Phương án theo thực tế của đơn vị CMND [5] CMND/CCCD của lao động Ngày sinh [6] Nhập: Ngày/Tháng/Năm, hoặc Tháng/Năm, hoặc chỉ Năm Sinh Giới tính [7] Nam/Nữ Chức vụ [8] Chức vụ hiện tại tại công ty Tiền lương/Hệ số lương [10] Tiền lương đóng BHXH hoặc hệ số lương đối với đơn vị theo chế độ lương nhà nước Phụ cấp CV [11]Điền hệ số Chỉ áp dụng với đơn vị đóng BHXH bằng hệ số lương (ví dụ 0,5) Nếu không có phụ cấp thì không bắt buộc điềnPhụ cấp TNVK [12]Điền hệ số Phụ cấp thâm niên vượt khung, chỉ áp dụng với cán bộ, công chức, viên chức Nếu không có phụ cấp thì không bắt buộc điềnPhụ cấp TN Nghề [13]Điền hệ số Phụ cấp thâm niên nghề cho NLĐ làm việc liên tục từ 5 năm trở lên (hoặc theo quy định của từng doanh nghiệp). Nếu không có phụ cấp thì không bắt buộc điềnPhụ cấp lương Phụ cấp bổ sung [14] [15] Chỉ điền số tiền, không điền hệ số Nếu không có phụ cấp thì không bắt buộc điền Từ tháng [16] Thời điểm bắt đầu tính đóng BHXH Đến tháng [17] Thời điểm kết thúc tính đóng BHXH (điền giống mục 16 nếu chưa biết tháng kết thúc) Ghi chú [19] Điền chi tiết phương án, số hợp đồng lao động/quyết định bổ nhiểm… Tỷ lệ đóng [20] Tỷ lệ đóng: 30% hoặc 30,5% Tính lãi [21] Tích chọn nếu tính lãi đóng bảo hiểm Đã có sổ [22] Tích chọn nếu lao động đã có sổ BHXH Mức hưởng BHYT [23] Tích chọn phương án có sẵn dựa trên từng trường hợp của NLĐ Phòng ban làm việc [24] Phòng ban làm việc hiện tại. Không bắt buộc nhập Nơi làm việc [9] Nơi làm việc hiện tại Mã vùng sinh sống [25] Mã vùng nơi NLĐ sinh sống Mã vùng lương tối thiểu [26] Mã vùng lương tối thiểu nơi có trụ sở/chi nhánh của đơn vị mà NLĐ đang làm việc Bảng 2 – Hướng dẫn điền tờ khai TK1-TS Thông tin về chủ hộ của người lao động: Mục cần điền Mã số Chi tiếtHọ tên [1] Họ tên NLĐ Mã số BHXH [3] Bỏ trống mục này CMND [4] CMND/CCCD của NLĐ Mã hộ gia đình [5] Không bắt buộc điền Ngày sinh [6] Điền: Ngày/Tháng/Năm hoặc Tháng/Năm hoặc chỉ Năm Sinh Giới tính [7] Nam/Nữ Quốc tịch [8] Quốc tịch của NLĐ Dân tộc [9] Dân tộc của NLĐ Bệnh viện – Nơi khám chữa bệnh [10] Chọn bệnh viện NLĐ đăng ký làm nơi KCB ban đầu Chọn theo danh sách đăng ký được cơ quan BHXH thông báo hàng năm cho tổ chức, doanh nghiệp Tỉnh – Huyện – Xã khai sinh [11]Chọn địa phương theo thông tin giấy khai sinh NLĐ Có thể gõ: Tên hoặc mã phường/xã để tìm kiếmTỉnh – Huyện – Xã liên hệ/nơi nhận [12]Có thể gõ: Tên hoặc mã phường/xã để tìm kiếm Lưu ý ghi đầy đủ địa chỉ nơi đang sinh sống của NLĐ để cơ quan BHXH gửi trả sổ BHXH, thẻ BHYT.Địa chỉ liên hệ chi tiết [13] Địa chỉ liên hệ của NLĐ Tên cha/mẹ/người giám hộ [14] Điền trong trường hợp NLĐ dưới 18 tuổi Mức tiền đóng BHXH TN [18] Mức tiền đóng BHXH thất nghiệp của NLĐ Phương thức đóng BHXH TN [19] Chọn phương thức đóng BHXH thất nghiệp tùy theo trường hợp NLĐ Phụ lục [22] Nhấn hai lần chuột trái để mở bảng khai thông tin thành viên hộ gia đình NLĐ Bảng 3 – Hướng dẫn điền Thông tin thành viên gia đình (tối thiểu bao gồm chủ hộ và người lao động tham gia BHXH): Mục cần điền Mã số Chi tiếtHọ tên thành viên [2] Họ tên thành viên hộ gia đình NLĐ Mã số BHXH [3] Không bắt buộc điền Mối quan hệ với chủ hộ [4] Mối quan hệ của từng thành viên với chủ hộ. Trường hợp NLĐ là chủ hộ thì tích chọn dòng Chủ hộ. Ngày sinh [5] Điền: Ngày/Tháng/Năm hoặc Tháng/Năm hoặc chỉ Năm Sinh Giới tính [6] Nam/Nữ Quốc tịch [8] Quốc tịch của thành viên hộ gia đình Dân tộc [9] Dân tộc của thành viên hộ gia đình Loại giấy tờ [18] Không bắt buộc điền Số giấy tờ [19] Không bắt buộc điền Mã số hộ gia đình [15] Không bắt buộc điền Tỉnh – Huyện – Xã hộ khẩu [16] Điền theo sổ hộ khẩu Địa chỉ hộ khẩu [17] Địa chỉ hộ khẩu Lưu ý: Trong trường hợp cần khai báo nhiều NLĐ từ 10 người trở lên, người kê khai nên xuất tờ khai ra file excel, thực hiện kê khai trên file mẫu đó rồi nạp lại vào phần mềm VNPT BHXH.
Bước 2. Điền thông tin trên tờ khai D01-TSTờ khai D01-TS là bảng kê thông tin về các giấy tờ kèm theo gồm: Hợp đồng lao động/ Hợp đồng thử việc/ Quyết định bổ nhiệm công tác…; Bảng lương NLĐ (trong trường hợp bị truy thu do chậm báo tăng BHXH).
Sau khi điền xong bảng kê, chuyển sang tab Đính kèm chứng từ \> upload văn bản hợp đồng lao động, bảng lương đã khai trong tab Bảng kê hồ sơ. Bảng 4 – Hướng dẫn kê khai thông tin các giấy tờ kèm theo: Mục cần điền Mã số Chi tiếtHọ tên [2] Họ tên người lao động ứng với file đính kèm Mã số BHXH [3] Mã số BHXH của người lao động (nếu có) Tên văn bản [4] Văn bản xác minh tăng lao động: Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm… Số văn bản [5] Số văn bản do doanh nghiệp ban hành Ngày ban hành [6] Ngày ban hành văn bản Ngày hiệu lực [7] Ngày văn bản có hiệu lực Cơ quan ban hành [8] Tên tổ chức, doanh nghiệp Trích yếu văn bản [9]Trích đoạn nội dung văn bản (VD: V/v tuyển dụng)Trích lược nội dung thẩm định [10] Ghi một số thông tin được trích lược nêu trong giấy tờ để cơ quan BHXH có căn cứ thẩm định. Bước 3. Người khai hoàn thành kê khai tăng BHXH các thông tin kể trênSau khi kê khai xong mọi thông tin, nhấn nút “Ghi” trên giao diện để hệ thống tiến hành cập nhật tờ khai.
Bước 4. Cắm token của doanh nghiệp, ký số và nộp tờ khai lên BHXH
Để theo dõi quy trình này, chọn xem tại danh mục “Kết xuất hồ sơ” \> “Lịch sử giao dịch”. Bộ hồ sơ báo tăng BHXH được gửi thành công sẽ có chữ ký số, mã vạch, số hồ sơ, đồng thời hiển thị trạng thái “Thành công tiếp nhận hồ sơ BHXH”. Trường hợp 2: Người lao động đi làm lại sau khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lạiHướng dẫn báo tăng BHXH trên phần mềm VNPT đối với trường hợp này như sau: Bước 1. Điền thông tin khai tăng BHXH trên tờ khai D02 LT-TK1 (tờ khai D02-TK1 TS)Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 1. Tuy nhiên, cần lưu ý riêng tại Trường dữ liệu “Phương án”, người kê khai cần chọn đúng mã ON – Đi làm lại. Ngoài ra, NLĐ đi làm lại thì không cần nhập phụ lục TK1-TS. Bước 2. Điền thông tin trên tờ khai D01-TSCác thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 1. Riêng tại trường dữ liệu “Tên văn bản”, ĐIỀN một trong các loại văn bản sau (tùy theo trường hợp báo tăng),
Sau khi điền tên văn bản, tiếp tục điền đủ số văn bản, ngày ban hành và ngày có hiệu lực. Bước 3. Người khai hoàn thành kê khai tăng BHXH các thông tin kể trênCác thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 1. Bước 4. Cắm token của doanh nghiệp, ký số và nộp tờ khai lên BHXHCác thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 1. Lưu ý:
Trường hợp 3: Người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên đi làm lạiBước 1. Điền thông tin khai tăng BHXH trên tờ khai D02 LT-TK1 (tờ khai D02-TK1 TS)Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 2. Tại Trường dữ liệu “Phương án khai báo”, người kê khai cần chọn đúng mã ON – Đi làm lại. Bước 2. Điền thông tin trên tờ khai D01-TSCác thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 2. Riêng tại trường dữ liệu “Tên văn bản”, điền chính xác tên các giấy tờ cần thiết như Quyết định tiếp nhận trở lại làm việc… Bước 3. Người khai hoàn thành kê khai tăng BHXH các thông tin kể trênCác thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 1. Bước 4. Cắm token của doanh nghiệp, ký số và nộp tờ khai lên BHXHCác thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 1. Lưu ý: Người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng BHXH tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng BHXH, ngoại trừ trường hợp NLĐ nữ nghỉ việc hưởng chế độ thai sản. 2. Hồ sơ cần chuẩn bị để báo tăng BHXHKhi báo tăng BHXH, người kê khai cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm đầy đủ các văn bản sau: 2.1. Hồ sơ của người lao động:
2.2. Hồ sơ của đơn vị sử dụng lao động:
Lưu ý: Các mẫu TK1-TS, D01-TS, D02-LT đều có sẵn trong phần mềm BHXH VNPT. Khi khai báo trên phần mềm, người dùng chỉ cần thao tác trực tiếp trên các trường dữ liệu hiển thị sẵn. 3. Lưu ý quan trọng trong trường hợp báo tăng BHXH muộnTheo Luật Bảo hiểm xã hội, báo tăng BHXH muộn bị xem là chậm đóng BHXH, thuộc vào hành vi bị nghiêm cấm. Tổ chức, doanh nghiệp vi phạm sẽ bị phạt tiền và tính lãi chậm đóng. Do đó:
Với hướng dẫn báo tăng BHXH trên phần mềm VNPT như trên, người kê khai có thể thực hiện khai báo trực tiếp ngay trên phần mềm rất đơn giản và nhanh chóng. Hồ sơ đã kê khai và cập nhật thành công trên phần mềm VNPT sẽ tự động chuyển trực tiếp tới hệ thống một cửa điện tử của cơ quan BHXH, hoàn toàn không mất thời gian đi lại để thực hiện thủ tục hành chính phức tạp như trước đây. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, bạn đọc có thể liên hệ đội ngũ tư vấn theo một trong các kênh sau: |