Thực hiện kế hoạch số 34/KH-UBND ngày 10/02/2023 của UBND quận Hai Bà Trưng , UBND phường Thanh Nhàn xây dựng kế hoạch công tác văn thư lưu trữ 2023 như sau:
- MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu, trách nhiệm của công chức, lao động hợp đồng trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử. Triển khai có hiệu quả các nội dung trong kế hoạch số 67/KH-uBND ngày 17/3/2021 của UBND thành phố về triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 -2025” thuộc UBND thành phố Hà Nội.
- Tăng cường công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; đưa việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đúng quy định của Nhà nước. Đưa công tấc văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, khoa học, dúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc.
- Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức,sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường.
2. Yêu cầu
- Triển khai thực hiện đầy đủ các nội dung công tác văn thư lưu trữ; Nâng cao trách nhiệm của cán bộ, công chức, lao động hợp đồng trong quá trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
- Yêu cầu bộ phận chuyên môn tổ chức, thực hiện việc lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ một cách khoa học tại bộ phận mình.
- Đưa nội dung thực hiện các quy định về công tác văn thư lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, người lao động.
II. NỘI DUNG, QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ
1. Nhiệm vụ thường xuyên
1.1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
a, Tuyên truyền phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
- Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức đối với cán bộ, công chức, lao động hợp đồng về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, giá trị của tài liệu lưu trữ.
b, Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ
- Xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ.
- Tiếp tục rà soát, sửa đổi bổ sung các văn bản phù hợp về công tác văn thư lưu trữ theo quy định hiện hành phù hợp với tình hình thực tế của UBND phường.
- Thời gian hoàn thành xong trước ngày 15/3/2023.
c, Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ
- Cử công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ do UBND Quận tổ chức.
d, Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ
Thực hiện các nội dung về thực hiện Kế hoạch số 67/KH-UBND ngày của UBND Thành phố về thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/09/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, trong đó tập trung:
- Nghiệp vụ văn thư: Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Quản lý văn bản đi, văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu...
- Nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Bảo quản tài liệu lưu trữ; Tổ chức sử dụng khai thác tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện chế độ báo cáo đột xuất, báo cáo thống kê hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.
1.2. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
a, Thực hiện hoạt động văn thư
- Thực hiện công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đi; Công tác tiếp nhận và quản lý văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo quy định của pháp luật.
- Công chức, lao động hợp đồng cơ quan lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
- Công chức, lao động hợp đồng tại cơ quan sử dụng hòm thư điện tử phục vụ công việc.
- Triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử phục vụ việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện.
- Tăng cường trao đổi văn bản, tài liệu với các đơn vị khác thông qua môi trường mạng.
b, Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
- Tài liệu được thu thập và chỉnh lý thường xuyên theo quy định.
- Bố trí phòng, kho để lưu trữ tài liệu.
- Bố trí cơ sở vật chất như giá, hộp, cặp đựng tài liệu lưu trữ, trang thiết bị phục vụ cho việc lưu giữ và bào quản tài liệu theo quy định.
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
1.3. Công tác tổ chức cán bộ
- Tiếp tục bố trí 01 công chức đảm nhiệm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường.
1.4. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ
- Đẩy mạnh việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử theo Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND của UBND thành phố.
- Tiếp tục thực hiện Kế hoạch 144/KH-UBND ngày 07/7/2021 của UBND quận Hai Bà Trưng về việc triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”
1.5. Kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
- Bố trí kinh phí phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.
2. Nhiệm vụ trọng tâm
- Rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của UBND phường.
- Tích cực đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ; Bố trí phòng, kho đảm bảo tiêu chuần bảo quản hồ sơ, tài liệu, hợp lý trong việc đảm bảo khai thác hồ sơ, tài liệu phục vụ cho hoạt động của cơ quan; Tăng cường công tác phòng, chống cháy nổ.
- Tăng cường kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ hàng năm.
- Bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo kỹ năng chuyên môn đáp ứng yêu cầu công việc.
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ.
III. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến từng cán bộ, công chức, lao động hợp đồng trong cơ quan.
- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, và công chức, lao động hợp đồng trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
- Tăng cường kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ.
- Bố trí kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.
- Cử công chức làm công tác văn thư lưu trữ tham gia các lớp tập huấn do Quận tổ chức [nếu có].
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ.
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Bộ phận Văn phòng - Thống kê
- Tham mưu UBND phường ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023.
- Chủ động thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường theo quy định.
- Hướng dẫn, đôn đốc các bộ phận chuyên môn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo kế hoạch.
- Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 và phương hướng năm 2024 nộp về UBND Quận [qua phòng Nội vụ] trước ngày 15/11/2023. Báo cáo kết quả dịch vụ lưu trữ trước ngày 05/12/2023. Báo cáo thống kê công tắc văn thư, lưu trữ năm 2023 trước ngày 05/01/2024. Đồng thời đảm bảo chế độ báo cáo đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ hàng năm theo quy định.
2. Bộ phận Văn hóa - Xã hội
- Phối hợp với bộ phận Văn phòng - Thống kê trong việc rà soát tài liệu lưu trữ quý hiếm trên địa bàn để thống kê báo cáo Quận.
3. Bộ phận Kế toán
- Tham mưu dự toán kinh phí phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường theo quy định.
4. Các bộ phận chuyên môn khác
- Thực hiện các nội dung có liên quan đến các nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo lĩnh vực chuyên môn đảm bảo đúng quy định và thông suốt.
- Chủ động phối hợp với bộ phận Văn phòng trong việc thực hiện các nội dung có liên quan.
Trên đây là kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của UBND phường Thanh Nhàn năm 2023, yêu cầu các bộ phận chuyên môn nghiêm túc triển khai thực hiện các nội dung trong kế hoạch này./.