Đây là những hàm cơ bản nhất trong Excel mà bạn cần nắm rõ
10 hàm tính toán cơ bản sẽ gIúp ích rất nhiều trong công việc
Hàm đếm COUNTIF với điều kiện cụ thể
Để đếm các ô dựa trên một điều kiện cụ thể [ví dụ, lớn hơn 9], hãy sử dụng hàm COUNTIF sau đây.
Hàm hàm đếm COUNTIFS với nhiều điều kiện
Để đếm các ô dựa trên nhiều điều kiện [ví dụ, green và lớn hơn 9], hãy sử dụng hàm COUNTIFS sau.
Hàm tính tổng SUM
Đây có thể nói là hàm đầu tiên mà bất kỳ người dùng nào mới học Excel cũng cần phải biết đến. Hàm SUM trong Excel cộng các giá trị số trong một phạm vi ô. Được phân loại theo hàm toán học và lượng giác, hàm được nhập bằng cách gõ “=SUM” theo sau là các giá trị được tính tổng. Các giá trị được cung cấp cho hàm có thể là số, tham chiếu ô hoặc phạm vi.
Công thức SUM tự động cập nhật khi người dùng chèn hoặc xóa một giá trị. Nó cũng bao gồm những thay đổi được thực hiện đối với một phạm vi ô hiện có. Hơn nữa, hàm cũng tự bỏ qua các ô trống và giá trị văn bản.
Cú pháp của hàm SUM trong Excel được hiển thị trong hình sau:
Hàm chấp nhận các đối số sau:
- Number1: Đây là giá trị số đầu tiên được thêm vào.
- Number2: Đây là giá trị số thứ hai được thêm vào.
- Đối số “number1” là bắt buộc trong khi các số tiếp theo [“number2”, “number3”, v.v...] là tùy chọn.
Các quy tắc điều chỉnh việc sử dụng hàm được liệt kê như sau:
- Các đối số được cung cấp có thể là số, mảng, tham chiếu ô, hằng số, phạm vi và kết quả của những hàm hoặc công thức khác.
- Trong khi cung cấp một dải ô, chỉ dải ô đầu tiên [cell1:cell2] là bắt buộc.
- Đầu ra là số và đại diện cho tổng các giá trị được cung cấp.
- Các đối số được cung cấp có thể lên tới tổng số 255.
Lưu ý: Hàm SUM excel trả về giá trị “#VALUE!” lỗi nếu tiêu chí được cung cấp là một chuỗi văn bản dài hơn 255 ký tự. Phạm vi ô được cung cấp phải khớp với kích thước của nguồn.
Ô chứa đầu ra phải luôn được định dạng dưới dạng số.
Cùng tìm hiểu ví dụ sau:
Giả sử, bạn muốn cộng các con số trong ô A2 và B2 lại với nhau, sau đó hiển thị kết quả trong ô B3. Để thực hiện, bạn chỉ cần di chuyển đến ô B3 và gõ cụm từ "=SUM" vào rồi chọn hàm =SUM vừa xuất hiện trong danh sách nổi lên.
Tiếp theo, hãy nhấn phím Ctrl cùng với thao tác nhấn chuột chọn vào ô A2 và B2 rồi cuối cùng là nhấn phím Enter. Kết quả tổng của hai con số trong hai ô A2 và B2 mà bạn vừa chọn sẽ xuất hiện tức thì trong ô B3. Bạn có thể sử dụng hàm SUM để tính tổng của hai hay nhiều ô, chỉ với thao tác chọn thêm những ô cần thiết vào trong nội dung của hàm.
Hàm tính tổng SUMIF có điều kiện
Để tính tổng các ô dựa trên một điều kiện [ví dụ, lớn hơn 9], hãy sử dụng hàm SUMIF sau [hai đối số].
Để tính tổng các ô dựa trên một tiêu chí [ví dụ, green], hãy sử dụng hàm SUMIF với 3 đối số [đối số cuối cùng là phạm vi cần tính tổng].
Hàm tính tổng SUMIFS với nhiều điều kiện
Để tính tổng các ô dựa trên nhiều điều kiện [ví dụ, blue và green], hãy sử dụng hàm SUMIFS sau [đối số đầu tiên là phạm vi bảng tính cần tính tổng].
Hàm tính giá trị trung bình AVERAGE
Hàm =AVERAGE làm đúng chức năng như tên gọi của nó là đưa ra con số có giá trị trung bình trong những số được chọn. Ví dụ bạn muốn tính giá trị trung bình từ ô A10 đến ô J10, chỉ cần gõ =AVERAGE[A10:J10] rồi nhấn Enter.
Kết quả đưa ra trong ô K10 là con số có giá trị trung bình giữa các ô từ A10 đến J10. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng con trỏ chuột kéo thả và đánh dấu chọn vùng dữ liệu hoặc có thể đồng thời nhấn phím Ctrl rồi nhấn chuột vào từng ô riêng rẽ trong trường hợp nếu các ô không nằm kế cận nhau.
Tương tự như SUMIF, COUNTIF bạn có thể sử dụng AVERAGEIF và AVERAGEIFS để tính giá trị trung bình của các ô dựa trên một hoặc nhiều tiêu chí.
Hàm đếm ô trống COUNTBLANK
Bạn sử dụng hàm này khi cần đếm các ô trống. Cú pháp =COUNTBLANK[phạm vi bảng tính cần đếm].
Hàm đếm ô không trống COUNTA
Hàm COUNTA có chức năng dùng để đếm số ô có chứa nội dung bất kỳ bao gồm chữ số, chữ cái hay biểu tượng, hay nói cách khác nó dùng để đếm các ô không trống. Cú pháp =COUNTA[phạm vi bảng tính cần đếm].
Hàm tính tổng giá tiền sản phẩm SUMPRODUCT
Để tính tổng sản phẩm của các số tương ứng [kiểu tính tổng tiền của các sản phẩm dựa trên số lượng và giá tương ứng của từng sản phẩm] trong một hoặc nhiều dãy, bạn hãy sử dụng hàm SUMPRODUCT mạnh mẽ của Excel.
Ví dụ dưới đây dùng hàm SUMPRODUCT để tính tổng số tiền đã tiêu.
Cụ thể ở trên, hàm SUMPRODUCT đã thực hiện phép tính: [2 * 1000] + [4 * 250] + [4 * 100] + [2 * 50] = 3500.
Phạm vi tính tổng phải có cùng kích thước, nếu không Excel sẽ hiển thị lỗi #VALUE!
Nếu giá trị trong ô không phải dạng số thì SUMPRODUCT sẽ mặc định giá trị của chúng là 0.
Hàm MIN, MAX
Nếu bạn muốn tìm một con số có giá trị nhỏ nhất trong một vùng dữ liệu, hàm =MIN có thể làm việc đó. Chỉ cần gõ vào cụm từ =MIN[D3:J13], Excel sẽ trả về cho bạn số nhỏ nhất nằm trong phạm vi đó.
Ngược với hàm =MIN vừa đề cập, hàm =MAX sẽ trả về con số có giá trị lớn nhất trong phạm vi cần tìm. Cú pháp của hàm này cũng tương tự như hàm =MIN, gồm địa chỉ ô đầu tiên cho đến ô cuối cùng.
2. HÀM LOGIC
Hàm IF
Hàm IF giúp bạn kiểm tra xem điều kiện có được đáp ứng không, nếu đúng nó sẽ trả về giá trị đúng, nếu sai sẽ trả về giá trị sai. Công thức =IF[điều kiện,"giá trị đúng","giá trị sai"]. Để áp dụng cho nhiều điều kiện bạn sẽ phải dùng đến hàm IF lồng nhau.
Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ kiểm tra xem ô A có thỏa mãn điều kiện lớn hơn 10 không, nếu thảo mãn thì trả về giá trị Correct trong ô C1, nếu không thỏa mãn sẽ trả về giá trị Incorrect. Tại ô C1, bạn nhập vào hàm =IF[A1>10,"Correct","Incorrect"].
Hàm IF trả về Correct vì giá trị trong ô A1 lớn hơn 10.
Hàm AND
Hàm AND sẽ trả về giá trị đúng nếu tất cả các điều kiện được thỏa mãn và trả về giá trị sai nếu có bất kỳ điều kiện nào sai. Công thức =IF[AND[điều kiện],"giá trị đúng","giá trị sai]
Vẫn ví dụ trên, giờ ta kết hợp kiểm tra 2 điều kiện là A1 lớn hơn 10 và B1 lớn hơn 5, nếu cả 2 thỏa mãn sẽ trả về Correct, ngược lại trả về Incorrect. Tại ô D1 bạn nhập =IF[AND[A1>10,B1>5],"Correct","Incorrect"]
Hàm AND trả về giá trị sai vì ô B1 nhỏ hơn 5, do đó hàm IF trả về giá trị sai tương ứng ở đây là Incorrect.
Hàm OR
Ngược lại với AND, OR trả về giá trị đúng nếu có bất kỳ điều kiện nào được thỏa mãn và trả về giá trị sai nếu tất cả các điều kiện đều không được đáp ứng.
Thử lại điều kiện trên với hàm OR. Tại ô E1 bạn nhập =IF[OR[A1>10,B1>5],"Correct","Incorrect"]
Hàm OR trả về giá trị đúng vì ô A1 lớn hơn 10, vì thế kết quả là hàm IF trả về giá trị Correct.
Ghi chú chung: Hàm AND và OR có thể kiểm tra đến 255 điều kiện.
Hàm IF lồng nhau
Như đã nói bên trên, khi bạn có nhiều hơn một điều kiện cần kiểm tra thì đó là lúc dùng đến hàm IF lồng nhau. Giá trị sai sẽ được thay thế bằng một hàm IF khác để thực hiện thêm một lần kiểm tra. [Nếu dùng Excel 2016, bạn chỉ cần sử dụng IFS là được].
Hãy xem các ví dụ dưới đây:
Bạn nhập vào công thức =IF[A1=1,"Bad",IF[A1=2,"Good",IF[A1=3,"Excellent","No Valid Score"]]] để kiểm tra giá trị của ô A1, nếu bằng 1 trả về Bad, nếu bằng 2 trả về Good, nếu bằng 3 trả về Excellent, nếu là một giá trị khác sẽ trả về No Valid Score.
Bạn nhập vào công thức =IF[A1