5 thuộc tính định dạng đoạn văn bản năm 2024

1. Vào Format \ Paragraph…

\=> Xuất hiện hộp thoại Paragraph:

2. Chọn thẻ Indents and Spacing

3. General

• Alignment: Căn lề.
  • Left: Căn lề trái
  • Justified: Dàn đều chữ sang 2 bên lề
  • Centered: Căn lề giữa
  • Right: Căn lề phải.
• Outline level:

4. Indentation: Lùi vào / ra đoạn văn bản so với lề

• Left: Lề trái
• Right: Lề phải: Số (-) lùi ra ngoài lề Số (+) lùi vào trong lề
• Special:
  • First line: Để lề cho dòng đầu của đoạn văn bản, mặc định để By = 1,27 cm
  • Hanging: Dòng không phải là dòng đầu tiên của đoạn văn bản, thường để mặc định By = 0

5. Spacing: Khoảng cách trống giữa các đoạn văn bản.

• Before: Khoảng cách từ điểm trên cùng của đoạn với đoạn trên.
• After: Khoảng cách từ điểm dưới cùng của đoạn đến đoạn dưới.
• Line spacing: Độ giãn dòng trong đoạn.
  • Single: Giãn dòng đơn (Ctrl + 1)
  • 1,5 lines: Giãn dòng 1,5 (Ctrl + 5)
  • Double: Giãn dòng đôi (Ctrl + 2)
  • At least: Độ giãn nhỏ nhất.
  • Exactly: Độ giãn để theo số chính xác bằng At
    .
  • Multiple: Độ giãn lớn nhất
• Với độ giãn dòng là At least, Exactly và Multiple có phần At
  để điền số tùy thích.

6. Kích vào nút Tabs… nếu muốn thay đổi độ dài của tab (mặc định độ dài của tab = 1,27cm)

* Trường hợp bạn có thể sử dụng thanh công cụ Formatting để căn lề nhanh đoạn văn bản:

• Căn lề trái:
  (Ctrl + L)
• Căn lề giữa:
  (Ctrl + E)
• Căn lề phải:
  (Ctrl + R)
• Dàn đều chữ sang 2 bên lề:
  (Ctrl + J)

Để hiểu được định dạng văn bản là gì không khó. Nhưng để có thể hiểu rõ có những mục định dạng văn bản nào, các bước định dạng văn bản ra sao thì không phải ai cũng biết. Trong nội dung bài viết này, mrbachkhoa sẽ giúp bạn nắm được các kiến thức cơ bản về vấn đề này một cách chi tiết và dễ hiểu nhất.

Định dạng văn bản là gì?

Định dạng văn bản là gì?

Theo bạn thì định dạng văn bản là gì? Hiểu một cách đơn giản nhất thì định dạng văn bản chính là việc sửa soạn, trình bày lại văn bản sao cho dễ đọc, trang văn bản có bố cục rõ ràng, dễ nhìn ra các mục chính, mục con và giúp người đọc dễ hiểu nội dung văn bản hơn.

Định dạng văn bản là gì?

Vì sao cần định dạng văn bản

Khi định dạng, đoạn văn bản sẽ được trình bày rõ ràng, đẹp và dễ hiểu. Đặc biệt, khi cần nhấn mạnh các nội dung quan trọng thì việc định dạng là điều cần thiết. Khi đó, người đọc nhìn vào văn bản sẽ có thiện cảm hơn, dễ đọc hiểu nội dung hơn và ấn tượng hơn với vấn đề được đề cập.

Có những mục định dạng văn bản nào?

Định dạng văn bản có 3 loại:

• Định dạng trang
• Định dạng từng đoạn văn bản
• Định dạng các ký tự cho văn bản

Các bước định dạng văn bản trong Word

Sự thật là cách định dạng văn bản trong Word là điều không hề khó khăn, kể cả với những người mới làm quen với Word. Bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn dưới đây là sẽ có đoạn văn bản chỉn chu, dễ nhìn, dễ đọc hiểu hơn.

Căn lề, kích thước trong định dạng văn bản

Căn lề, kích thước trong định dạng văn bản

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần phải chuyển kích thước của word sang ‘cm’ để có thể căn được chuẩn. Sau đó, bạn chỉ cần tiến hành căn chuẩn lề trái – phải – trên – dưới như sau:

• Lề trên (Top) để từ 2cm – 2,5cm
• Lề dưới (Bottom) để từ 2cm – 2,5cm
• Lề trái (Left) để từ 3cm – 3,5cm
• Lề phải (Right) để từ 1,5cm – 2cm.

Để tiến hành chỉnh kích thước, bạn vào mục “Page Layout” chọn tiếp “Page Setup ” là được.

Bước 2: Khi đã chỉnh xong kích thước thì bạn tiến hành căn lề trong word bằng tad Margins.

Bước 3: Cuối cùng, để thực hiện xong bước định dạng word chuẩn này, bạn cần chỉnh khổ ngang trong word bằng Portrait.

Căn lề, kích thước trong định dạng văn bản

Ở thao tác này, tùy theo yêu cầu nội dung mà cách định dạng văn bản đối với Font sẽ có sự thay đổi đa dạng như kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc…

Cách thực hiệc rất đơn giản như sau: Tại biểu tượng “Home”, bạn chọn vào mục “Font’ và chọn tiếp vào hình mũi tên để chọn font chữ thích hợp.

Để tránh mất thời gian định dạng lại font chữ sau mỗi lần mở file Word, bạn nên để font thường sử dụng làm mặc định. Như vậy sẽ tiện lợi hơn khi sử dụng.

Sử dụng phím tắt để định dạng văn bản

Nếu bạn hay dùng Word thì có thể sử dụng các phím tắt để thực hiện định dạng để tiết kiệm thời gian hơn. Dưới đây là một vài phím tắt phổ biến mà bạn có thể áp dụng để định dạng:

• Ctrl + L: Căn chỉnh bên trái cho văn bản.
• Ctrl + R: Căn chỉnh bên phải cho văn bản
• Ctrl+B: Bôi đen văn bản
• Ctrl+D:Mở hộp thoại để định dạng font văn bản
• Ctrl+I: In nghiêng văn bản
• Ctrl+U: Gạch chân văn bản
• Ctrl + Shift + >: Sau khi bôi đen văn bản, chọn tổ hợp phím này để tăng kích thước văn bản.
• Ctrl + Shift + <: Sau khi bôi đen văn bản, chọn tổ hợp phím này để giảm kích thước văn bản.

Những lưu ý về cách định dạng văn bản trong Word

Nếu bạn muốn định dạng văn bản chuẩn thì ngoài việc nắm được các bước, những lệnh định dạng cơ bản còn phải nhớ kỹ 2 điều quan trọng dưới đây vì nó sẽ quyết định đến việc định dạng văn bản của bạn có mang đến hiệu quả như mong muốn hay không.

Thứ 1: Có sự khác nhau khi cài đặt định dạng văn bản trong Word ở từng phiên bản

Phần mềm word có sự cải tiến theo thời gian với nhiều phiên bản khác nhau như Word 2007, Word 2010, Word 2019… Mỗi phiên bản sẽ có sự thay đổi về vị trí các tính năng trong thiết kế bản word. Vì thế, bạn có nhiều lựa chọn phiên bản ra đời trên thị trường để cài đặt vào máy. Và bạn cần tìm hiểu kỹ đặc điểm của phiên bản để cài đặt. Có như vậy mới dễ dàng trong việc tìm kiếm vị trí các tính năng khi định dạng văn bản.

Thứ 2: Nên sử dụng font, kích thước và màu sắc văn bản hợp lý

Mục đích của định dạng văn bản là tạo tính thẩm mỹ và thu hút sự chú ý của người đọc. Định dạng giúp việc nắm thông tin văn bản được dễ dàng hơn. Vì thế, bạn cần đảm bảo sử dụng kích thước, màu sắc cũng như font chữ một cách hợp lý. Nếu quá lạm dụng sẽ có “tác dụng ngược” so với mục đích của việc định dạng.