Ma trận Eisenhower giúp quản lý thời gian, giúp bạn gia tăng hiệu quả trong công việc và có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, giúp bạn tiết kiệm thời gian hiệu quả và bạn có thể hoàn thành mục tiêu nhanh chóng.
Sử dụng ma trận Eisenhower giúp bạn có thể loại bỏ được những việc dư thừa thời gian, dồn sức lực vào những việc quan trọng hơn.
1.1.1. Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower do cựu thống thống thứ 34 của Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower sáng lập nên. Ông từng nói rằng, tôi có hai vấn đề, đó là quan trọng và khẩn cấp, điều quan trọng không khẩn cấp và điều khẩn cấp không quan trọng. Ma trận này giúp bạn đưa ra quyết định cho các hành động và phân biệt được nhiệm vụ nào quan trọng và nhiệm vụ nào khẩn cấp. Khi đó, bạn sẽ trả lời được câu hỏi nhiệm vụ đó có thật sự cần thiết hay không cần thiết.
Ma trận này được sáng tạo trên hai đặc tính là tính khẩn cấp và tính quan trọng. Tuy ma trận Eisenhower không phải là hoàn hảo nhất, nhưng là công cụ giúp bạn loại bỏ những công việc gây lãng phí thời gian và gia tăng hiệu quả trong công việc, giúp bạn nhanh chóng hoàn thành được mục tiêu.
Bạn có thể tưởng tượng tình huống như sau: Sếp yêu cầu bạn chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng trong buổi họp dành cho ban lãnh đạo vào tuần sau.
Bạn chỉ còn thời gian vài ngày để hoàn thành bài thuyết trình nhưng trong khi đó, bạn vẫn cần thực hiện nhiều công việc khác nữa, những việc đó cũng khẩn cấp cần giải quyết không kém.
Khi đó, bạn mất tập trung, lo lắng và khiến mọi thứ bị rối tung. Nguyên nhân khiến bạn trở nên như vậy liên quan đến các áp lực trong công việc và cũng là hệ quả của việc thực hiện nhiều việc trong thời gian hạn hẹp và ít ỏi.
Lúc này, bạn nên sử dụng phương pháp ma trận quản lý thời gian Eisenhower để xác định được việc nào thật sự quan trọng nhất cần làm đầu tiên, giúp bạn tối ưu được thời gian hiệu quả. Sử dụng ma trận Eisenhower cực kỳ hữu ích vì bạn buộc tìm hiểu xem hoạt động đó có cần thiết hay không, qua đó loại bỏ chúng nếu cảm thấy không quan trọng và không thực hiện lại theo vô thức nữa.
1.2. Nguồn gốc của ma trận Eisenhower
Như đã nói ở trên, cố tổng thống Mỹ Eisenhower đã phát minh ra ma trận quản lý thời gian này. Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và thực hiện hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 cho đến 1961. Eisenhower có khả năng kỳ diệu trong việc duy trì hoạt động và năng suất làm việc của mình, bao gồm trong nhiều tuần, nhiều tháng, nhiều năm liên tiếp và trong nhiều thập kỷ. Do đó, đã rất nhiều người nghiên cứu phương pháp quản lý thời gian của ông và đặt tên là Eisenhower Box, ma trận Eisenhower. Đây là công cụ đơn giản giúp bạn đưa ra quyết định dễ dàng.
Đồng thời, bạn nên sử dụng kết hợp ma trận Eisenhower và phần mềm quản lý lịch làm việc để các hoạt động của bạn được thực hiện thuận lợi và hiệu quả nhất.
Để sử dụng ma trận Eisenhower quản lý thời và năng suất làm việc hiệu quả, bạn thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Lên danh sách những công việc mà bạn cần thực hiện, không được bỏ sót những việc tiêu tốn nhiều thời gian nhưng lại không quan trọng.
- Bước 2: Bạn cần suy nghĩ, cân nhắc, sau đó sắp xếp các nhiệm vụ cần làm trong 4 mục:
+ Khẩn cấp và quan trọng: Ưu tiên làm ngay lập tức.
+ Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Bạn lên kế hoạch trước rồi thực hiện nhiệm vụ sau.
+ Không quan trọng nhưng lại khẩn cấp: Bạn sẽ giao phó nhiệm vụ cho người khác thực hiện.
+ Không khẩn cấp cũng không quan trọng: Nhiệm vụ cần được loại bỏ.
- Bước 3: Bạn xử lý 4 nhóm công việc theo thứ tự như sau:
+ Cấp độ 1: Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp cần được ưu tiên. Những nhiệm vụ và hoạt động này cần được ưu tiên thực hiện vì chúng quan trọng và khẩn cấp, bao gồm 3 loại.
Loại 1: Không thể đoán trước thời điểm xảy ra: Các cuộc họp khẩn cấp, người thân bị ốm, xung đột với khách hàng, email của những dự án quan trọng…
Loại 2: Có thể đoán được thời điểm xảy ra: Sinh nhật bố mẹ, người yêu, ngày cưới, lễ kỷ niệm của công ty…
Loại 3: Một số công việc tồn đọng do chây ì và lười: Gửi các bản chào hàng, báo cáo thuyết trình…
Ở loại 1 và loại 2, bạn nên ưu tiên thực hiện ngay lập tức, còn loại 3 nên giảm thiểu áp lực bằng xếp chúng vào cấp độ 2.
+ Cấp độ 2: Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ở cấp độ này, các nhiệm vụ bạn không cần thực hiện ngay vì không quá khẩn cấp, tuy nhiên bạn cần hoàn thành hết vì chúng quan trọng. Do đó, bạn cần dành nhiều thời gian cho các hoạt động trong cấp độ này và tăng cường các kỹ năng rèn luyện các thói quen như học ngoại ngữ, đọc sách, học kỹ năng mới, ngồi thiền…
Nếu bạn đang thực hiện công việc ở cấp độ 2 nhưng lại có một số công việc ở cấp độ 1 phát sinh, bạn nên ưu tiên hoàn thành cấp độ 1 trước, tránh để sang ngay mai.
+ Cấp độ 3: Nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp. Các công việc và hoạt động ở cấp độ này không liên quan đến cấp độ của bạn, tuy nhiên chúng lại khẩn cấp như: Tin nhắn từ bạn bè lâu ngày không gặp, cuộc gọi từ người thân… Các tốt nhất để thực hiện những công việc này là giải quyết nhanh chóng nhất, có thể ủy quyền cho người khác thực hiện. Bạn cũng cần học cách nói không và cần thông báo trước khi nhận tin nhắn hoặc điện thoại, từ chối các tin nhắn và cuộc gọi đó khéo léo, lịch sự để những việc quan trọng được ưu tiên hàng đầu.
+ Cấp độ 4: Nhiệm vụ, hoạt động không quan trọng cũng chẳng khẩn cấp. Bạn nên hạn chế dành thời gian cho mục này vì chúng không mang lại quá nhiều lợi ích đáng kể cho bạn. Ví dụ: Buôn chuyện, lắng nghe các tin giật gân, xem phí, xem video giải trí hay lướt mạng xã hội…
Khi nào bạn muốn thực hiện các hoạt động ở cấp độ này, cần hỏi bản thân xem bạn nhận được gì. Nếu quá ít lợi ích hoặc không có, bạn nên chuyển sang việc khác để không lãng phí thời gian.
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower được sáng lập ra để giúp những người có mục tiêu nhưng không thể hoàn thành được vì không có đủ thời gian cần thiết. Khi sử dụng ma trận Eisenhower, bạn biết được cách đánh giá các công việc, nhiệm vụ cần ưu tiên của mình và thực hiện theo các cấp độ. Bạn có thể tập trung vào những thứ quan trọng cần thiết hơn là những công việc khẩn cấp. Khi đó, bạn sẽ không quá căng thẳng và rối tung thời gian của mình.
Lợi ích của việc quản lý thời gian
Bạn đã biết quản lý thời gian mang lại lợi ích gì hay chưa? Click bài viết dưới đây để biết được những lợi ích của việc quản lý thời gian nhé!
Lợi ích của việc quản lý thời gian
Khi bạn có quá nhiều việc và thời gian xử lý dài hơn dự kiến. bạn sẽ sớm thấy mọi thứ dần rối tung lên. Mọi công việc từ sửa lỗi, hỗ trợ nhóm, truyền tải thông tin giữa các bộ phận,…. việc nào cũng khẩn cấp, cần thiết và PHẢI LÀM. Nhưng khi tất cả các nhiệm vụ đều là ưu tiên, làm thế nào để bạn biết cái nào là quan trọng nhất? Đó chính là lúc bạn cần đến ma trận quản lý thời gian Eisenhower.
Ma trận Eisenhower là gì?
“Tôi có hai loại vấn đề, khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không khẩn cấp”. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower, thường được gọi ngắn gọn là Ma trận Eisenhower – hay ma trận khẩn cấp quan trọng – đặc biệt hữu ích khi ta cần đưa ra quyết định cho một hành động. Nó giúp ta học cách phân biệt nhiệm vụ nào là quan trọng và nhiệm vụ nào là khẩn cấp. Buộc ta phải tự đặt ra câu hỏi liệu nhiệm vụ đó có thật sự cần thiết hay không?
Được sáng tạo và đặt tên theo vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ : Dwight D. Eisenhower, dựa trên hai đặc tính: tính quan trọng và tính khẩn cấp. Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.
Cách áp dụng ma trận Eisenhower
Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những nhiệm vụ bạn phải làm, kể cả những nhiệm vụ không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn. Sau đó sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.
- Khẩn cấp và quan trọng [nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức].
- Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp [nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau].
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng [nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác].
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng [nhiệm vụ phải được loại bỏ].
Điều tuyệt vời nhất của ma trận Eisenhower là nó có thể sử dụng cho cả những kế hoạch lớn [kế hoạch cho cả tuần] cũng như những kế hoạch nhỏ hơn [kế hoạch trong ngày].
Cấp độ 1 [P1]: Quan trọng, khẩn cấp
Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 1, phải làm ngay. Gồm 3 loại việc:
- Xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc…
- Đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè…
- Do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra…
Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu chúng bằng cách chuyển thành việc P2. Và nếu các bạn không muốn gánh nhiều áp lực thì hãy tập thói quen để xóa sổ loai việc này trong P1.
Cấp độ 2 [P2]: Quan trọng, không khẩn cấp
Để quản lý thời gian tốt, bạn hãy dành nhiều thời gian cho ô này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn.
Nếu bạn đang làm việc P2 và có việc P1 xuất hiện thì hãy hoàn thành việc P1 trước. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1, bạn tiếp tục hoàn thành việc P2. Nên để việc P2 hình thành như một thói quen!
Cấp độ 3 [P3]: Không quan trọng, khẩn cấp
Những việc này chẳng có gì quan trọng, nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn không thể kiểm soát được. Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.
Cấp độ 4 [P4]: Không quan trọng, không khẩn cấp
Bạn nên cắt giảm tối đa thời gian cho ô này, chỉ nên dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.
Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem cái này để được gì? Xem cái này có giúp mình chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp mình học giỏi hơn không? Mình có nhất thiết phải xem phim này không?
Cách phân bổ thời gian phù hợp với các cấp độ của ma trận Eisenhower
P1: ~15% – 20% P2: ~60% – 65% P3: ~10% – 15%
P4: < 5%