Cách chia sẻ các cột cụ thể trong Google Sheets

Việc quản lý lượng lớn dữ liệu trở nên dễ dàng hơn rất nhiều khi sử dụng các công cụ bảng tính tuyệt vời, chẳng hạn như Google Trang tính. Mặc dù Google Trang tính có nhiều tính năng giúp chúng tôi quản lý và phân tích dữ liệu của mình nhưng vẫn không có tính năng chọn hoặc lọc các cột cụ thể để nhập vào bảng tính khác. Hiện tại, cách duy nhất để nhập các cột cụ thể vào Google Trang tính là nhập toàn bộ bảng tính dữ liệu và sau đó xóa các cột chúng tôi không cần theo cách thủ công. Điều này có thể mất hàng giờ thời gian của bạn. Vì vậy, một cách hiệu quả hơn là gì?

Bạn có thể tự động nhập các cột cụ thể vào Google Trang tính bằng tính năng Bộ lọc trong ứng dụng web của Sheetgo. Đây là một công cụ tuyệt vời để sử dụng trong các hoạt động kinh doanh nơi bạn đang xử lý một lượng lớn dữ liệu mà bạn muốn lọc và chuyển sang các tệp khác. Ví dụ: giả sử bạn có một bảng tính chứa tất cả các hồ sơ bán hàng trong quý gần nhất. Không chỉ có hàng trăm hàng dữ liệu mà còn có nhiều cột

Google, với Google Drive thân thiện với việc chia sẻ, đã tạo ra một môi trường làm việc để khuyến khích sự hợp tác giữa các nhóm. Việc chia sẻ bảng tính trở nên cực kỳ dễ dàng, mời đồng nghiệp đóng góp bất cứ lúc nào

Mặc dù quá trình chia sẻ khá liền mạch, nhưng có một chức năng mạnh mẽ đằng sau nó có khả năng hỗ trợ rất nhiều tình huống khác nhau. Không cần phải nói, có nhiều cách để thực hiện chúng.  

Ví dụ: chia sẻ tab trong Google Trang tính không giống như chia sẻ toàn bộ bảng tính và chia sẻ tài liệu với chủ tài khoản Google có thể khác với chia sẻ tài liệu đó với người không có tài khoản.  

Trong bài đăng trên blog này, tôi sẽ đề cập đến tất cả các tùy chọn và cách tiếp cận khả thi về cách bạn có thể chia sẻ trang tính Google và bảng tính, đưa ra hướng dẫn chính xác về cách thực hiện

Mục lục

Cách chia sẻ bảng tính hoặc sổ làm việc Google Trang tính

Bước đầu tiên là truy cập Google Drive của bạn và tìm bảng tính bạn muốn chia sẻ. Sau đó nhấp chuột phải vào nó. Ngoài ra, bạn có thể mở tài liệu trước rồi nhấp vào nút “Chia sẻ” ở góc trên bên phải

Khi cửa sổ bật lên “Chia sẻ với mọi người và nhóm” mở ra

1. Thêm email của những người hoặc nhóm mà bạn muốn chia sẻ tài liệu
2. Chọn quyền truy cập mà bạn cấp cho chủ tài khoản (một nhóm). Theo mặc định, Google đề xuất chỉ định quyền Trình chỉnh sửa
3. Trong danh sách những người dùng mà bạn muốn chia sẻ tài liệu, bạn sẽ thấy ô được đánh dấu mặc định “Thông báo cho mọi người”. Bạn có thể giữ nó và gửi email thông báo cho họ hoặc xóa hộp kiểm rồi nhấn nút “Chia sẻ”
4. Tại thời điểm này, cửa sổ bật lên sẽ đóng lại

Quyền chia sẻ Google Trang tính. cách một bảng tính được chia sẻ và quản lý

Google hỗ trợ ba loại quyền của người dùng. Người xem, Người bình luận và Người chỉnh sửa.  

Ở đâu

• Người xem chỉ có thể xem tài liệu của bạn (không thể chia sẻ hoặc chỉnh sửa tài liệu đó).  
• Người bình luận có thể xem và để lại bình luận (không thể chia sẻ hoặc chỉnh sửa nó)
• Người chỉnh sửa có thể xem, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu

Cách nhận liên kết có thể chia sẻ tới một tệp trong Google Trang tính

Khi bạn đã chia sẻ tài liệu của mình, bạn có thể cần lấy liên kết được chia sẻ tới tài liệu đó. Để tìm nó, bạn có thể định vị tệp của mình trong Google Drive, nhấp chuột phải vào tệp rồi chọn “Nhận liên kết”

Hoặc, bạn có thể mở tài liệu, điều hướng đến góc trên cùng bên phải và nhấp vào “Chia sẻ”

Sau khi cửa sổ bật lên “Chia sẻ với mọi người và nhóm” mở ra, vui lòng

1. Điều hướng đến phần dưới cùng của cửa sổ bật lên

1. Ở đó, bạn sẽ thấy liệu tài liệu này đã được chia sẻ với một nhóm Google hay chưa — ví dụ: một tổ chức hoặc bộ phận. Trong trường hợp của tôi, tệp này đã được chia sẻ với toàn bộ nhóm Railsware Google, để các thành viên của nhóm có quyền “Người xem” đối với tệp
2. Để thay đổi cài đặt mặc định này, hãy nhấp vào “Thay đổi”
3. Trong trình đơn thả xuống, hãy chọn “Bị hạn chế”, “Nhóm / Tổ chức của bạn” hoặc “Bất kỳ ai có liên kết”

Google cho phép bạn chọn giữa các tùy chọn sau.  

• Bị hạn chế — khi quyền truy cập vào tài liệu bị hạn chế đối với những email và nhóm mà bạn đã chỉ định trong cửa sổ bật lên “Chia sẻ với mọi người và nhóm”
• “Tổ chức / nhóm Google” — chia sẻ tài liệu với công ty hoặc bộ phận của bạn chỉ định quyền truy cập. Nếu chọn tùy chọn này, bạn cũng có thể điều hướng và nhấp vào bánh răng cài đặt nằm ở góc trên cùng bên phải của phần “Nhận liên kết” của cửa sổ bật lên và đánh dấu vào ô nếu bạn muốn cho phép mọi người trong tổ chức của mình được
• “Bất kỳ ai có liên kết” — là khi bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa tài liệu mà không cần đăng nhập vào tài khoản Google. Theo mặc định, cái sau đã bật quyền truy cập của Người xem (nhưng tôi khuyên bạn nên hết sức chú ý khi điều chỉnh cài đặt chia sẻ trong phần này)

Người dùng sẽ truy cập trang tính nào sau khi tôi chia sẻ sổ làm việc trong Google Trang tính?

Theo mặc định, người dùng mà bạn đã chia sẻ liên kết tới bảng tính bằng cách đưa liên kết đó cho họ hoặc gửi cho họ thông báo qua email (nếu bạn chọn “Thông báo theo tên”), sẽ đến trang tính (tab) đầu tiên trong Google Trang tính của bạn

Cách liên kết dữ liệu giữa nhiều bảng tính

Cách chia sẻ nhiều tệp Google Sheets

Để chia sẻ nhiều tệp Google Trang tính, hãy giữ phím Shift trên bàn phím và chọn một số tệp. Sau đó nhấp chuột phải vào khu vực đã chọn để gọi cửa sổ bật lên chia sẻ. Sau đó, bạn có thể làm theo các bước được mô tả trong phần “Cách chia sẻ tài liệu Google Trang tính (bảng tính)” của bài viết này

Cách sửa đổi cài đặt chia sẻ cho một người hoặc nhóm cho bảng tính Google Trang tính

Để thay đổi cài đặt chia sẻ cho một người, hãy điều hướng đến phần “Chia sẻ với mọi người và nhóm”. Tìm người mà bạn muốn thực hiện các thay đổi. Sau đó, điều chỉnh cài đặt của họ bằng cách chọn một trong các tùy chọn (Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa), đặt người đó làm chủ sở hữu của tài liệu hoặc Xóa họ khỏi danh sách

Trong phần “Nhận liên kết” của cửa sổ bật lên, bạn cũng có thể cập nhật các quyền của nhóm bằng cách xóa nhóm đó và chỉ định các quyền “Bị hạn chế”, chuyển sang tùy chọn “Bất kỳ ai có liên kết” hoặc giữ nguyên nhóm đó và thay đổi Người xem thành

Cách cung cấp liên kết đến một trang tính (tab) cụ thể trong sổ làm việc Google Trang tính của bạn

Đôi khi, cần phải thu hút sự chú ý của người dùng vào một trang tính cụ thể trong bảng tính được chia sẻ hoặc đảm bảo rằng họ truy cập vào một tab cụ thể khi mở tài liệu (không phải tab đầu tiên mở theo mặc định). Để làm điều đó, hãy điều hướng đến trang tính mà bạn muốn người dùng truy cập, sau đó chuyển đến thanh địa chỉ và sao chép URL trong khi vẫn ở trên trang tính.  

URL này sẽ có cú pháp sau, chứa số GID tương ứng với số duy nhất của trang tính hoặc SheetID

https://docs.google.com/spreadsheets/d/spreadsheetId/edit#gid=sheetId

Dưới đây là một ví dụ về liên kết đến bảng tính Google

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1q_Ch8q9ZesuSmHSmiBR-51w7n7wsri_hDXgAJLIipBI/edit#gid=992289955

Trong đó ID bảng tính = 1q_Ch8q9ZesuSmHSmiBR-51w7n7wsri_hDXgAJLIipBI

sheetID = 992289955

Google Trang tính chỉ chia sẻ một tab mà không cấp quyền truy cập vào toàn bộ bảng tính

Dưới đây tôi sẽ xem xét kỹ hơn hai trường hợp sử dụng khác nhau mà mọi người thường hỏi trên các diễn đàn. Cả hai đều liên quan đến nhu cầu của người dùng chỉ chia sẻ một tab trong Google Trang tính. Tuy nhiên, mỗi người trong số họ có một điều kiện riêng cũng cần được xem xét. Vì vậy, bên dưới bạn sẽ tìm thấy các giải pháp khả thi cho cả hai

Chia sẻ trang tính Google với một người dùng

Ví dụ: tôi có một bảng tính bao gồm ba tab (Trang tính 1, Trang tính 2 và Trang tính 3). Điều tôi muốn là chỉ chia sẻ một tab trong Google Trang tính (Trang tính 3) với đồng nghiệp của tôi

Để chia sẻ một trang tính trên Google, hãy làm theo các bước sau

• Bảo vệ các trang tính bạn không muốn chia sẻ với người khác
  • Để bảo vệ trang tính, hãy tìm tab bạn muốn bảo vệ, sau đó nhấp chuột phải vào tab đó và chọn “Protect sheet”
  • Chọn “Đặt quyền”, sau đó chọn “Hạn chế người có thể chỉnh sửa phạm vi này” bằng cách chỉ để lại những người yêu cầu quyền truy cập vào trang tính. Sau đó nhấp vào “Xong”
• Ẩn các trang tính này
  • Để ẩn sheet các bạn tìm tab muốn ẩn rồi click chuột phải vào tab đó chọn “Hide sheet”

Ghi chú. Nếu bạn chỉ ẩn trang tính, người dùng có quyền Trình chỉnh sửa sẽ có thể hiện, chỉnh sửa và chia sẻ trang tính đó

• Sau đó cấp cho họ quyền truy cập vào bảng tính bằng cách cung cấp liên kết có thể chia sẻ

Do đó, người dùng sẽ chỉ có thể chỉnh sửa “Trang tính 3” trong khi những người khác sẽ được bảo vệ và ẩn khỏi họ. Nếu họ cố mở nó, họ sẽ nhận được thông báo lỗi sau

Chia sẻ một trang tính của bảng tính Google với nhiều người dùng

Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi cần chia sẻ các trang riêng biệt trong bảng tính của mình với ba người dùng khác nhau, cho phép họ chỉ xem một tab được chia sẻ cụ thể với họ?

đề nghị của tôi sẽ là

1. Tạo +2 bảng tính riêng biệt
2. Kéo dữ liệu từ Trang tính 1 của tài liệu chính sang bảng tính A
3. Tìm nạp dữ liệu từ Trang 2 của tài liệu chính sang bảng tính B
4. Trong bảng tính chính, hãy bảo vệ và ẩn Trang tính 1 và Trang tính 2, để Trang tính 3 có quyền truy cập chung
5. Chia sẻ ba tài liệu với những người dùng tương ứng

Các cách kéo dữ liệu từ trang tính Google này sang trang tính hoặc bảng tính khác

Một trường hợp phụ là khi bạn không cần chia sẻ trang tính Google mà nhập dữ liệu từ trang tính đó. Trong trường hợp này, điều quan trọng không chỉ là kéo dữ liệu từ trang tính này sang trang tính khác mà còn phải đồng bộ hóa dữ liệu này trên cả hai tài liệu.  

Để làm điều đó, bạn có thể sử dụng

• CÔNG THỨC QUAN TRỌNG
• Tích hợp Google Trang tính bằng Coupler. io

Tích hợp Google Trang tính cho phép bạn nhập dữ liệu theo lịch trình đã đặt (ví dụ:. mỗi giờ, vào các ngày trong tuần, từ 9. 00 giờ sáng đến 6. 00 chiều)

Để thiết lập đồng bộ hóa này, bạn cần đăng ký Coupler. io, nhấp vào Thêm trình nhập và chọn Google Trang tính làm cả ứng dụng nguồn và ứng dụng đích. Sau đó thực hiện các bước sau

• Nguồn
  • Kết nối tài khoản Google của bạn và chọn một tệp trên Google Drive để chuyển dữ liệu từ. Chọn một hoặc nhiều trang tính để xuất dữ liệu

• Điểm đến
  • Kết nối với tài khoản Google của bạn và chọn một tệp trên Google Drive để chuyển dữ liệu sang. Nhập tên để tạo một trang tính mới hoặc chọn một trang tính hiện có

Thì đấy. Bạn có thể chạy quá trình nhập ngay nếu nhấp vào Lưu và chạy hoặc bạn có thể tự động hóa quá trình nhập dữ liệu theo lịch trình bằng cách sử dụng tính năng Làm mới dữ liệu tự động.

Có một tùy chọn để sử dụng Coupler. io dưới dạng tiện ích bổ sung của Google Trang tính để có quyền truy cập nhanh hơn vào công cụ trong bảng tính của bạn. Để làm điều này, hãy cài đặt ứng dụng từ Google Workspace Marketplace và tùy chỉnh ứng dụng như chúng tôi đã mô tả ở trên

khớp nối. io cho phép bạn kết hợp nhiều nguồn với ba đích – Excel, Google Trang tính và BigQuery. Vì vậy, ví dụ: bạn có thể dễ dàng xuất Google Drive sang Excel

Bạn cũng có thể sử dụng Khớp nối. io để hợp nhất dữ liệu từ hai hoặc nhiều trang tính khác nhau thành một. Về cơ bản, bạn thực hiện thiết lập tương tự sản phẩm, thêm một bước nữa để chỉ định các trang tính sẽ nối.  

Ghi chú.  

• Nếu bạn nối hai hoặc nhiều trang tính có cùng cấu trúc dữ liệu (cùng số cột và cùng tên), thì thông tin đã nhập của bạn sẽ được hợp nhất theo chiều dọc (xem ảnh gif bên dưới)
• Nếu bạn nối hai hoặc nhiều trang tính có cấu trúc dữ liệu khác nhau (các cột có tên khác nhau và số của chúng cũng không bằng nhau), thì thông tin đã nhập của bạn sẽ được hợp nhất theo chiều ngang

Tải dữ liệu lên Google Trang tính từ nguồn của bạn chỉ bằng vài cú nhấp chuột

Cách chia sẻ Google Trang tính với người dùng không sử dụng Gmail

Theo tài liệu trợ giúp của Google, có thể bật tùy chọn “Chia sẻ khách truy cập” cho tổ chức của bạn. Bằng cách đó, khách truy cập có thể xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa tài liệu của bạn trong 7 ngày (sau khi xác minh email của họ). Để bật tùy chọn chia sẻ này, vui lòng liên hệ với quản trị viên tài khoản Google của bạn

Nếu bạn không muốn chia sẻ tài liệu với khách truy cập thì tôi khuyên bạn nên làm theo các hướng dẫn sau khi chia sẻ tệp với người dùng không có tài khoản Google

1. Nhấp vào nút “Chia sẻ” ở góc trên bên phải tài liệu của bạn
2. Nhấp vào phần “Nhận liên kết” và chọn “Bất kỳ ai có liên kết”
3. Chọn quyền chia sẻ trên Google Trang tính. Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa
4. Sao chép liên kết và chia sẻ nó với người dùng không phải tài khoản Google

Google Trang tính là một trong những ứng dụng bảng tính tốt nhất để cộng tác phải không?

Tôi hy vọng rằng bạn đã tìm được cách tốt nhất để chia sẻ trang tính hoặc bảng tính Google. Tuy nhiên, khi làm như vậy, hãy chú ý, vì bạn có thể mở một tài liệu công khai hoặc cho một nhóm Google mà không có ý định làm như vậy. Đảm bảo rằng bạn cũng có thể tin tưởng người mà bạn chia sẻ tệp của mình. Một phương pháp hay là tạo phiên bản sao lưu của bảng tính chính của bạn để bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi bị hư hỏng hoặc mất mát

Bạn có thể chia sẻ các ô cụ thể trong Google Trang tính không?

Bạn có thể phân phối các cột trong Google Trang tính không?

Bạn có thể cấp cho ai đó quyền truy cập vào chỉ một tab trong trang tính Google không?