Cách đổi tên trong access 2016
Microsoft Access là một phần mềm tạo cơ sở dữ liệu cho phép người dùng dễ dàng lưu trữ và chỉnh sửa chúng. Phần mềm này phù hợp với mọi công việc, từ một dự án nhỏ đến một kế hoạch kinh doanh lớn, nó là một phần mềm trực quan. Chính điều này đã biến Microsoft Access thành một công cụ rất hữu ích để trình bày cơ sở dữ liệu, bạn không cần sử dụng bảng hay cột. Hãy xem bài hướng dẫn sau và bắt đầu làm quen với phần mềm này. Show Cách đổi tên trong access 2016Bấm vào Tệp > Tùy chọn. Trong hộp thoại tùy chọn Access , trong ngăn bên trái, hãy bấm cơ sở dữ liệu hiện tại. Bên dưới tên tùy chọn tự sửa, chọn hộp kiểm theo dõi thông tin tự sửa tên , rồi chọn hộp kiểm thực hiện tự sửa tên . Các bướcPhần 1 của 6:Tạo Cở sở Dữ liệu MớiNhấp chuột vào tab Tập tin (File) rồi chọn Mới (New).Cơ sở dữ liệu chứa đựng toàn bộ dữ liệu ở nhiều dạng thức khác nhau. Bạn có thể chọn mục mở một cở sở dữ liệu trống, cơ sở dữ liệu web trống, hoặc chọn một trong các mẫu có sẵn.
Đặt tên cơ sở dữ liệu.Sau khi hoàn thành việc chọn kiểu, đặt tên tương ứng với nội dung của cơ sở dữ liệu đó. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc với nhiều cơ sở dữ liệu cùng lúc. Gõ tên tập tin vào hộp thoại "Tên Tập tin" (File Name). Chọn "Tạo" (Create) để tạo một tập tin cơ sở dữ liệu mới. Phần 2 của 6:Nhập Dữ liệu vào Cơ sở Dữ liệuXác định cấu trúc phù hợp nhất với dữ liệu.Nếu bạn tạo một cơ sở dữ liệu trống, bạn sẽ muốn sắp xếp nó theo cách hợp lý nhất và thêm các cấu trúc thích hợp. Sau đây là một vài cách định dạng và tương tác với dữ liệu trên Access:
Tạo bảng đầu tiên.Nếu bạn tạo một cơ sở dữ liệu trống, nó sẽ tự động tạo một bảng trống. Bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu vào bảng theo cách thủ công hoặc sao chép và dán nội dung từ nguồn khác.
Nhập dữ liệu từ nguồn khác.Nếu bạn muốn nhập dữ liệu từ một tập tin hay một vị trí cụ thể, bạn có thể thiết lập cho Access nhận các thông tin đó và tự nhập vào cơ sở dữ liệu. Đây là cách hiệu quả để lấy thông tin từ một trang chủ hay nguồn chia sẻ khác.
Thêm một bảng khác.Bạn sẽ muốn lưu các hồ sơ khác nhau trên những cơ sở dữ liệu khác nhau. Điều này giúp cơ sở dữ liệu chạy mượt hơn. Ví dụ, bạn tạo bảng lưu thông tin khách hàng và dùng bảng khác để lưu thông tin đặt hàng. Bạn có thể liên kết thông tin khách hàng với bảng thông tin đặt hàng. Add another table. You will want to keep your different records in different databases.
Phần 3 của 6:Thiết lập Mối liên hệ giữa Các BảngBạn cần hiểu cách hoạt động của các khóa.Mỗi bảng sẽ có một khóa chính và duy nhất cho mỗi mục. Theo mặc định, Access tạo cột ID để tăng số lượng mỗi mục. Cột này chính là khóa chính. Bảng cũng có những khóa ngoài. Đó là các trường đuwọc liên kết với một bảng khác trong cơ sở dữ liệu. Trường liên kết chứa dữ liệu giống nhau.
Nhấp chọn tab Công cụ Cơ sở dữ liệu (Database Tools).Chọn nút Liên hệ (Relationships) trong mục Liên hệ. Thao tác này sẽ mở một cửa sổ mới hiển thị cái nhìn tổng quan của các bảng trong cơ sở dữ liệu. Mỗi trường được liệt kê dưới tên bảng.
Kéo trường bạn muốn đặt làm khóa ngoài.Thả trường đó vào trường vừa được tạo. Nhấp chuột vào Tạo (Create) trên cửa sổ xuất hiện để tạo mối liên hệ giữa các trường. Mội đường sẽ xuất hiện giữa hai bảng, kết nối các trường với nhau.
Phần 4 của 6:Tạo Truy vấnBạn cần hiểu vai trò của truy vấn.Truy vấn là hoạt động cho phép bạn xem, nhập và chỉnh sửa dữ liệu một cách nhanh chóng. Có rất nhiều kiểu truy vấn, từ dạng tìm kiếm cơ bản cho tới tạo một bảng dựa trên dữ liệu có sẵn. Truy vấn là công cụ cần thiết để làm báo cáo.[1] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn
Dùng Thuật sĩ Truy vấn (Query Wizard) để tạo truy vấn Lựa chọn.Nếu bạn muốn tạo một truy vấn lựa chọn thông thường, dùng Thuật sĩ Truy vấn và thực hiện theo từng bước hướng dẫn. Bạn có thể truy cập chức năng này trên tab Tạo (Create). Thao tác này cho phép bạn xem từng trường cụ thể trong bảng. Tạo Truy vấn Lựa chọn với Tiêu chuẩnMở công cụ Thiết kế Truy vấn (Query Design).Bạn có thể dùng các tiêu chuẩn để thu hẹp truy vấn tiêu chuẩn và chỉ hiển thị nội dung cần thiết. Để bắt đầu, chọn tab Tạo (Create) rồi chọn Thiết kế Truy vấn. Chọn bảng.Hộp thoại Hiển thị Bảng (The Show Table) sẽ xuất hiện. Nhấp đúp chuột vào bảng cần chạy truy vấn, sau đó nhấp chọn Đóng (Close). Thêm trường được tách ra.Nhấp đúp chuột vào các trường muốn thêm vào truy vấn. Các trường sẽ được thêm vào bảng Thiết kế (Design). Thêm tiêu chuẩn.Bạn có thể dùng các kiểu tiêu chuẩn khác nhau, như văn bản hoặc chức năng. Ví dụ, nếu bạn chỉ muốn hiển thị giá cao hơn 1 triệu VNĐ ở trường Mức giá, bạn cần nhập >=1 vào trường tiêu chuẩn. Nếu bạn chỉ muốn hiển thị các khách hàng ở Hà Nội, nhập Hà Nội vào trường tiêu chuẩn.
Nhấp chọn Chạy (Run) để xem kết quả.Nút Chạy nằm trong tab Thiết kế (Design). Kết quả Truy vấn sẽ được hiển thị trong cửa sổ. Nhấn phím Ctrl + S để lưu truy vấn. Tạo Truy vấn Lựa chọn với Các Tham sốMở công cụ Thiết kế Truy vấn (Query Design).Truy vấn tham số cho phép bạn xác định những gì muốn lấy mỗi lần chạy truy vấn. Ví dụ, nếu bạn có cơ sở dữ liệu khách hàng đến từ nhiều thành phố, bạn có thể chạy một truy vấn tham số để yêu cầu hiển thị kết quả thành phố bạn cần xem. Tạo một truy vấn lựa chọn và xác định bảng.Thêm trường được tách vào truy vấn bằng cách nhấp đúp chuột vào trường đó ở bảng tổng quan. Thêm tham số vào mục Tiêu chuẩn (Criteria).Tham số có ký hiệu [] xung quanh nó. Văn bản bên trong ngoặc sẽ hiển thị trên yêu cầu khi chạy truy vấn. Ví dụ, để yêu cầu một thành phố, chọn ô Tiêu chuẩn và gõ [Tên Thành phố:].
Tạo truy vấn đa tham số.Bạn có thể dùng nhiều tham số để tự tạo phạm vi cho kết quả của truy vấn. Ví dụ, với trường Ngày tháng, bạn có thể tạo một phạm vi ngày tháng bằng cách nhập Từ [Ngày bắt đầu:] Đến [Ngày kết thúc:]. Bạn sẽ nhận được yêu cầu khi chạy truy vấn.[2] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn Tạo một Truy vấn Tạo BảngNhấp chọn tab Tạo (Create) và chọn Thiết kế Truy vấn (Query Design).Bạn có thể dùng truy vấn để tách các dữ liệu cụ thể từ bảng có sẵn và tạo một bảng với những dữ liệu đó. Điều này đặc biệt hữu dụng nếu muốn chia sẻ một phần cụ thể trong cơ sở dữ liệu, hay tạo một biểu mẫu cụ thể cho các tập cơ sở dữ liệu con. Trước tiên bạn cần tạo một truy vấn lựa chọn. Chọn bảng cần lấy dữ liệu. Nhấp đúp chuột vào bảng cần lấy dữ liệu. Bạn có thể chọn nhiều bảng một lúc nếu cần. Chọn trường bạn muốn tách dữ liệu. Nhấp đúp chuột vào trường cần dùng từ bảng tổng quan. Trường này sẽ được thêm vào bảng truy vấn. Thiết lập tiêu chuẩn. Nếu bạn muốn xác định dữ liệu cụ thể từ một trường, dùng mục tiêu chuẩn để thiết lập bộ loc. Xem mục Tạo Truy vấn Lựa chọn với Tiêu chuẩn (Creating a Select Query with Criteriasection) phía trên để biết thêm chi tiết. Kiểm tra truy vấn để đảm bảo nó cho ra kết quả bạn muốn. Trước khi tạo bảng, chạy truy vấn để kiểm tra dữ liệu được tách ra. Điều chỉnh tiêu chuẩn và trường cho đến khi bạn nhận được toàn bộ dữ liệu mình muốn. Lưu truy vấn. Nhấn phím Ctrl + S để lưu truy vấn. Nó sẽ xuất hiện trên khung điều hướng phía trái màn hình. Nhấp chuột vào truy vấn để chọn nó một lần nữa, sau đó chọn tab Thiết kế (Design). Nhấp nút Tạo Bảng (Make Table) trong nhóm Kiểu Truy vấn (Query Type). Một cửa sổ sẽ xuất hiện yêu cầu bạn đặt tên bảng. Nhập tên bảng và nhấn OK. Nhấp chọn nút Chạy (Run). Bảng mới sẽ được tạo dựa trên dữ liệu xuất ra từ truy vấn. Bảng này sẽ xuất hiện trên khung điều hướng ở phía trái màn hình. Tạo một Truy vấn Bổ sungMở truy vấn vừa tạo trước đó. Bạn có dùng truy vấn bổ sung để nhập dữ liệu từ một bảng có sẵn vào bảng vừa tạo. Điều này khá có ích nếu bạn cần nhập thêm nhiều dữ liệu vào bảng vừa tạo với truy vấn tạo bảng. Nhấp chọn nút Bổ sung (Append) trong tab Thiết kế (Design). Thao tác này sẽ mở hộp thoại Bổ sung. Hãy chọn bảng cần thêm. Thay đổi tiêu chuẩn truy vấn sao cho phù hợp với những thứ cần bổ sung. Ví dụ, nếu bạn tạo bảng với tiêu chuẩn 2010 ở trường Năm, hãy đổi thành năm bạn muốn thêm vào, ví dụ như 2011. Thiết lập vị trí muốn bổ sung dữ liệu. Đảm bảo chọn trường tương ứng với mỗi cột bạn muốn bổ sung. Ví dụ, nếu bạn sử dụng thay đổi trên, dữ liệu nên được thêm vào trường Năm ở hàng Thêm Vào (Append To). Chạy truy vấn. Nhấp chọn nút Chạy (Run) trên tab Thiết kế (Design). Truy vấn sẽ chạy và thêm dữ liệu vào bảng. Bạn có thể mở bảng để xác minh xem dữ liệu có chính xác không. Phần 5 của 6:Tạo và Dùng Biểu mẫuChọn bảng cần tạo biểu mẫu. Biểu mẫu cho phép bạn dễ dàng quan sát dữ liệu ở mỗi trường, cũng như nhanh chóng chuyển đổi giữa các hồ sơ hoặc tạo cái mới. Biểu mẫu rất cần thiết với các phần mở rộng của dữ liệu, hầu hết người dùng đều thấy biểu mẫu dễ sử dụng hơn bảng. Nhấp chọn nút Biểu mẫu (Form) trong tab Tạo (Create). Thao tác này sẽ tự động tạo một biểu mẫu dựa trên các trường trong bảng. Access thực hiện công việc tạo bảng khá tốt khi các trường đều có kích thước phù hợp, tuy nhiên bạn có thể thay đổi kích thước và di chuyển bất kỳ yếu tố nào trên biểu mẫu nếu muốn.
Điều hướng biểu mẫu mới. Nút mũi tên ở phía dưới cùng dùng để di chuyển giữa các hồ sơ. Các trường sẽ áp dụng bằng cách ghi lại dữ liệu khi chuyển đổi giữa chúng. Bạn có thể dùng nút này trên các cạnh để di chuyển từ hồ sơ đầu tiên tới hồ sơ cuối cùng. Nhấp chọn nút bảng dữ liệu để sử dụng bảng. Nó nằm ở góc phía trên bên trái, và cho phép bạn thay đổi các giá trị của bảng bằng cách sử dụng biểu mẫu. Thay đổi hồ sơ có sẵn. Bạn có thể chỉnh sửa văn bản ở bất kỳ trường hồ sơ nào để thay đổi dữ liệu trong bảng. Thay đổi sẽ tự động được cập nhật vào bảng, cũng như ở các bảng liên kết. Thêm hồ sơ mới. Nhấp chuột vào nút Thêm Hồ sơ (Add Record) gần nút điều hướng để tạo hồ sơ mới ở phía dưới cùng danh sách. Bạn có thể dùng các trường để nhập dữ liệu vào hồ sơ mới trong bảng. Cách nhập thông tin mới này dễ hơn việc nhập thông qua bảng. Lưu biểu mẫu khi hoàn thành. Hãy nhớ lưu biểu mẫu bằng cách nhấn phím Ctrl + S để bạn có thể dễ dàng truy cập lại vào lần sau. Nó sẽ xuất hiện trên khung điều hướng ở phía trái màn hình.[3] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn Phần 6 của 6:Tạo một Báo cáoChọn bảng hoặc truy vấn. Báo cáo cho phép bạn xem tóm tắt dữ liệu một cách nhanh chóng. Chúng thường được dùng để báo cáo thu nhập hoặc vận chuyển, hay có thể được thay đổi để dùng trong bất kỳ trường hợp nào. Báo cáo lấy dữ liệu từ bảng hoặc truy vấn bạn vừa tạo. Nhấp chọn tab Tạo (Create). Chọn dạng báo cáo muốn tạo. Có một số cách khác nhau để tạo báo cáo. Access có thể tạo báo cáo tự động, hoặc tạo theo cách thủ công.
Thiết lập nguồn cho báo cáo trống. Nếu bạn tạo báo cáo trống, bạn cần chọn một nguồn để tạo ra nó. Trước tiên, nhấp chọn tab Sắp xếp (Arrange) rồi chọn Bảng Thuộc tính (Property Sheet). Ngoài ra, bạn có thể nhấn phím Alt + Enter.
Thêm trường vào báo cáo. Sau khi có nguồn, bạn có thể bắt đầu thêm trường vào báo cáo. Nhấp chọn tab Định dạng (Format), sau đó chọn Thêm Trường Đã tồn tại (Add Existing Fields). Danh sách các trường sẽ xuất hiện ở khung bên phải.
Thêm nhóm vào báo cáo. Nhóm cho phép bạn nhanh chóng phân tích thông tin trong báo cáo và sắp xếp các thông tin liên quan. Ví dụ, nếu bạn muốn gộp nhóm bán hàng theo khu vực hay người bán hàng. Nhóm sẽ cho phép bạn thực hiện thao tác này.
Lưu và chia sẻ báo cáo. Sau khi hoàn thành báo cáo, bạn có thể lưu lại hoặc chia sẻ hoặc in ra giống như các tài liệu khác. Sử dụng báo cáo để chia sẻ hiệu suất của công ty với các nhà đầu tư, thông tin cho nhân viên,v,v. Lời khuyên
Cảnh báo
|