Cách xử lý với hóa đơn ghi nội dung sai năm 2024
Viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử là một trong các lỗi thường gặp nhất. Việc viết sai sẽ ảnh hưởng đến quá trình hạch toán của đơn vị, doanh nghiệp. Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể mà có các cách xử lý khác nhau đảm bảo đúng quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ. Show
1. Căn cứ pháp lý quy định xử lý hóa đơn chứng từ khi có sai sótHiện nay, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đơn vị. Để có thể thực hiện chuyển đổi số thành công và thống nhất việc lập và quản lý hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ. Căn cứ xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót hiện được thực hiện theo hướng dẫn tại:
Trong quá trình lập hóa đơn điện tử có sai sót là điều không thể tránh khỏi. Các sai sót sẽ được xử lý theo quy định đảm bảo thống nhất. 2. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tửCăn cứ theo Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử được xử lý như sau. 2.1. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người muaCăn cứ theo Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định xử lý sai sót trên HĐĐT đã được cấp mã của Cơ quan thuế chưa gửi cho người mua hàng nếu phát hiện sai sót thì xử lý như sau:
2.2. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử đã gửi cho người muaTrường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý theo quy định tại Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau: Cách 1:
Cách 2:
Như vậy, người bán thực hiện xử lý sai sót hóa đơn điện tử trong tình huống này như sau: Bước 1: Thông báo sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA của nghị định 123/2020/NĐ-CP Xem thêm: Mẫu số 04/SS-HĐĐT Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập sai
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới
Tình huống 2: Hóa đơn điện tử lập bị sai thông tin hàng hóa, dịch vụ nhưng đã gửi cho người mua Có 2 cách xử lý tình huống này như sau: Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh Theo nội dung của điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn: “Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.” Như vậy, các bước thực hiện được mô phỏng như sau: Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót sai thông tin hàng hóa, dịch vụ Xem thêm: Văn bản thỏa thuận sai sót Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.” như mẫu dưới đây: Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau. Cách 2: Lập hóa đơn thay thế Theo điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP thì: "b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm" Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).” Như vậy, bạn đọc xử lý như sau: Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập (chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử) Bước 3: Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Bước 4: Gửi cơ quan Thuế cấp mã cho hóa đơn thay thế Bước 5: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau. 2.2 Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan ThuếCách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót Xem thêm: Văn bản thỏa thuận sai sót Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.” như mẫu dưới đây: Cách 2: Lập hóa đơn thay thế Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập (chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử) Bước 3: Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Hi vọng rằng, với bài viết rất chi tiết này của cô Lê Ánh, CEO Kế toán Lê Ánh, bạn đọc đã biết cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thông tin hàng hóa, dịch vụ. |