Khi làm việc với Word, chắc chắn sẽ có lúc chúng ta sẽ gặp những văn bản lên tới hàng chục, hàng trăm trang. Với khối lượng từ ngữ, câu chữ lớn như vậy thì việc thay tìm kiếm và thay đổi chúng sẽ cực kỳ khó khăn. Nhưng may mắn thay, Word đã đáp ứng cho người sử dụng công cụ tìm kiếm và thay thế được gọi là Find & Replace. Công cụ này sẽ giúp chúng ta tìm kiếm cụm từ hoặc một câu trong văn bản, nhất là khi chúng ta làm việc với một văn bản lớn với vài chục trang thì việc tìm bằng mắt thường sẽ rất khó. Đối với công cụ Find & Replace sẽ được tách ra gồm hai hoạt động là "Find" nghĩa là tìm từ và "Replace" là thay thế từ.
Đọc thêm: Hướng dẫn cách giảm dung lượng file Word đơn giản dễ thực hiện
WOG01 - Tuyệt đỉnh Microsoft Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản
Sử dụng Find trong Find & Replace để tìm kiếm từ
Để tìm được công cụ tìm kiếm Find thì chúng ta hãy truy cập vào tab Home, từ đó nhìn sang phía bên phải góc màn hình là group Editing ta sẽ thấy biểu tượng kính lúp của công cụ Find [Hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + F]Sau khi chúng ta nhấn vào Find hoặc phím tắt Ctrl + F thì cửa sổ điều hướng Navigation sẽ hiện ra, từ đấy ta có thể gõ một văn bản, một câu hay thậm chí một hình ảnh thì Word sẽ tìm kiếm cho chúng ta. Ví dụ Gitiho sẽ tìm kiếm từ "Fiction" xuất hiện trong văn bản này bằng Navigation
Bảng Navigation sẽ hiện ra tất cả kết quả mà có thông tin chúng ta đang tìm kiếm. Như hình ảnh trên đây là có 25 lần từ "Fiction" xuất hiện trong văn bản của Gitiho.com Và khi ta muốn đến vị trí của cụm từ đang tìm kiếm thì chỉ cần nhấn vào dòng chữ cần đến trong Navigation, từ đó Word sẽ tự điều hướng người dùng đến vị trí chữ mình đang tìm kiếm.
Bên cạnh đó, ở cửa sổ tìm kiếm Navigation chúng ta còn có một mũi tên hướng xuống là phần tìm kiếm nâng cao như Go To để đi đến trang mà bạn cần tìm kiếm từ khóa, hay thậm chí là tìm kiếm được bảng với Table hoặc là công thức toán với Equation
Đọc thêm: Hướng dẫn cách sử dụng chức năng Tìm kiếm trong Microsoft Word
Sử dụng công cụ Find & Replace để tìm kiếm và thay thế trong Word
Công cụ Find & Replace này sẽ giúp chúng ta thay thế một cụm từ tìm kiếm bằng một cụm từ khác cho văn bản của chúng ta. Để truy cập vào Find & Replace, chúng ta vào tab Home, nhóm Editing. Ngay bên dưới biểu tượng Find chúng ta sẽ nhìn thấy biểu tượng Replace [Phím tắt Ctrl + H]
Sau khi nhấn vào Replace thì cửa sổ Find and Replace sẽ hiện ra với 2 phần chúng ta cần điền thông tin là Find What và Replace With
- Find What: Cụm từ chúng ta cần tìm kiếm
- Replace With: Cụm từ thay thế cho từ tìm kiếm
Như ví dụ dưới đây, Gitiho.com sẽ thay thế từ "Sewanee Review" bằng chữ "SR"
Đọc thêm: HƯỚNG DẪN CÁCH ẨN VÀ HIỂN THỊ VĂN BẢN ẨN TRONG WORD
Nếu như chúng ta muốn thay thế từng từ một thì hãy sử dụng Replace, còn khi bạn muốn thay hết các từ khóa đang tìm sang một từ mới thì hãy nhấn vào Replace All. Tiếp theo đó hộp thoại Microsoft hiện ra thông báo rằng số từ chúng ta sẽ thay thế khi sử dung Replace All và xác nhận thao tác thay thế từ
Nâng cao hơn thì chúng ta có thể tìm kiếm và thay thế một định dạng trong văn bản. Để ví dụ cho thao tác này, Gitiho.com sẽ thay thế từ "SR" bằng "Sewanee Review" nhưng với định dạng viết đậm và Highlight chữ này.
Để bắt đầu, chúng ta sử dụng tổ hợp Ctrl + H để mở hộp thoại Find & Replace. Ngay khi hộp thoại này hiện ra, ta hãy nhấn vào More để có thêm các tùy chọn thay thế
Ta hãy nhấn vào chữ Format để định dạng cho cụm từ mà mình muốn thay thế.
Đọc thêm: Hướng dẫn cách tìm và thay thế định dạng trong Word
Như ở đây chúng ta sẽ in đậm chữ "S" với định dạng Bold và Font Color chuyển sang màu đỏ
Trên hình ta dễ dàng nhìn thấy được những tùy chỉnh Format đã được thêm vào dưới dạng thông tin để người dùng nắm bắt được. Ngoài ra, để cẩn thận hơn khi cụm từ ta cần thay thế bị lẫn trong một cụm từ khác không lên quan thì ta hãy tích thêm vào phần "Find whole words only". Thao tác này sẽ cực kỳ hữu ích khi chúng ta cần in đậm tên riêng trên một văn bản có nhiều trang
Đây là kết quả khi chúng ta thay đổi định dạng và thay thế chữ bằng công cụ Find & Replace
Đọc thêm:
Hướng dẫn cách đánh số trang từ trang bất kì trong Word
Hướng dẫn tạo và xóa ngắt trang trong Word
Hướng dẫn làm cách nào di chuyển/ sao chép các trang sang một file văn bản khác trong Word
Hướng dẫn cách để loại bỏ Track Changes khỏi tài liệu Word
Hướng dẫn cách tạo mục lục cho văn bản trên Word 2010 2013 2016
Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng
Hướng dẫn chi tiết cách dùng chức năng tìm kiếm và thay thế trong Word [Find & Replace] hiệu quả nhất giúp bạn x2 tốc độ làm việc. Hãy cùng khám phá ngay nào!
Chúng mình có đính kèm bài viết này một file tài liệu để thực hành Tìm kiếm và Thay thế trong Word. Các bạn hãy bấm vào nút "Tài liệu đính kèm" ở ngay đầu bài viết để được chuyển đến mục tải về nhé. Khi đã đến mục tải về thì các bạn bấm vào file tài liệu ở đó là được chuyển sang thư mục lưu trữ tài liệu trên Google Drive của chúng mình để tải miễn phí nha.
Tìm kiếm và Thay thế trong Word là gì và cách sử dụng
Tìm hiểu về chức năng Tìm kiếm và Thay thế trong Word
Tìm kiếm và Thay thế trong Word là các chức năng quan trọng và hữu ích cho công việc soạn thảo văn bản của các bạn. Trong đó, chức năng Tìm kiếm [Find] giúp bạn xác định chính xác vị trí của một từ khóa nào đó trong trang văn bản. Chức năng Thay thế [Replace] thì được tạo ra để giúp người dùng thay thế nội dung văn bản. Bạn có thể thay thế từ, câu hoặc chuỗi văn bản một cách tự động nhờ tính năng này. Đặc biệt, việc thay thế tự động sẽ giảm thiểu sự sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình chỉnh sửa văn bản. Tính năng này rất phù hợp với những bạn muốn sửa lỗi chính tả trên văn bản.
Cách dùng tính năng Tìm kiếm và Thay thế trong Word
Cách dùng tính năng Tìm kiếm
Tính năng tìm kiếm trong Word có cách dùng rất đơn giản. Để bật tính năng tìm kiếm, các bạn hãy dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + F. Hoặc các bạn có thể bấm vào thẻ Home rồi chọn mục Find như trong hình ảnh dưới đây:
Sau đó các bạn sẽ thấy một thanh tìm kiếm hiện lên ở bên trái màn hình làm việc của Microsoft Word:
Các bạn nhập từ khóa cần tìm vào thanh tìm kiếm này thì tất cả những vị trí có từ khóa đó đều sẽ được bôi vàng như trong hình ảnh dưới đây để bạn xác định được chúng:
Xem thêm: Hướng dẫn cách cài đặt font chữ mặc định trong Word đơn giản nhất
Cách dùng tính năng Thay thế
Để mở tính năng Thay thế, các bạn dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + H. Hoặc có một cách làm khác là bấm vào thẻ Home rồi chọn mục Replace như trong hình ảnh dưới đây:
Sau đó các bạn sẽ thấy hộp thoại tìm kiếm và thay thế trong Word [Find & Replace] hiện ra như sau:
Trong hộp thoại này có một số mục mà các bạn cần chú ý như sau:
- Mục Find what: Có nghĩa là tìm kiếm cái gì? Các bạn hãy nhập vào mục này từ khóa mà bạn muốn tìm kiếm trong văn bản.
- Mục Replace with: Có nghĩa là sau khi tìm thấy thì thay thế bằng nội dung gì? Các bạn hãy nhập vào mục này từ khóa bạn muốn dung để thay thế từ ở mục Find what.
- Nút Replace: Thay thế tại 1 vị trí đang tìm tới hoặc vị trí đầu tiên tìm được theo mặc định.
- Nút Replace All: Khi bạn bấm vào nút này, Microsoft Word sẽ hiểu là bạn muốn thay thế tất cả từ khóa tìm thấy ở mục Find What thành từ khóa ở mục Replace with.
- Nút Find Next: Tìm đến từ khóa cần thay thế tiếp theo. Trong thực tế công việc thì có lúc bạn không muốn thay thế tất cả từ khóa mà chỉ thay một số từ cụ thể. Khi đó đừng bấm Replace All mà hãy dùng nút Find Next này để chuyển tới các từ khóa muốn thay thế là được.
- Nút Cancel: Khi bạn bấm vào đây, Word sẽ tự động hủy lệnh thay thế và đóng hộp thoại Find & Replace.
Bây giờ các bạn mở file tài liệu đính kèm bài viết này của chúng mình ra, chúng ta sẽ cùng thực hành với một bài tập Word nho nhỏ nhé. Trong văn bản của chúng mình các bạn có thể thấy nhiều từ khóa W101. Bây giờ chúng ta hãy cùng thử thay thế nó bằng từ khóa mới là VBA101.
Để tìm kiếm và thay thế trong Word cho trường hợp này các bạn chỉ cần bấm Ctrl + H rồi điền như trong hình ảnh dưới đây:
Sau đó các bạn bấm vào nút Replace All là chúng ta sẽ thu được kết quả như sau:
Xem thêm: Hướng dẫn cách tìm và thay thế định dạng trong Word
Kết luận
Hy vọng bài chia sẻ của chúng mình có thể giúp các bạn làm việc với Microsoft Word dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Để học trọn bộ cách sử dụng Microsoft Word chuyên nghiệp thì các bạn hãy tham gia khóa học:
Tuyệt đỉnh Microsoft Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản
Tuyệt đỉnh Microsoft Word là khóa học được xây dựng bởi các chuyên gia tin học văn phòng hàng đầu. Chương trình học đi từ cơ bản đến nâng cao, học lý thuyết đan xen với thực hành và xử lý bài tập thực tế. Trong thời gian học, nếu các bạn có điều gì thắc mắc, chưa hiểu rõ vấn đề thì hãy tương tác với giảng viên qua mục Hỏi - Đáp dưới mỗi video bài học. Mọi thắc mắc sẽ được phản hồi trong vòng 24h.
Hoàn thành khóa học các bạn có thể:- Sử dụng thành thạo các công cụ soạn thảo văn bản trong Microsoft Word
- Tự mình tạo ra những văn bản chuyên nghiệp và đẹp mắt
- Tự tạo ra và xây dựng CV xin việc ngay trong Word
- Xử lý văn bản nhanh chóng, hiệu quả, có tính thẩm mỹ cao
Hãy đăng ký ngay hôm nay để được nhận ưu đãi về học phí nữa nhé. Chúc các bạn học tập hiệu quả!
Tài liệu kèm theo bài viết
51:findandreplace.Tải xuống
Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng