Có nên giữa hóa đơn trong nhà không
Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi sang chứng từ giấy không? Doanh nghiệp cần làm gì để chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả? Tất cả những băn khoăn của doanh nghiệp, E-invoice sẽ thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây. Show
1. Hóa đơn điện tử là gì? Theo thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định pháp luật và bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
2. Hóa đơn điện tử xác thực là gì?Hóa đơn điện tử xác thực hay chính là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có mã xác thực Trên mỗi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn. Điều này giúp người nhận hóa đơn có thể kiểm tra các thông tin hóa đơn, tránh tình trạng hóa đơn sai sót hay bị làm giả. Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ giúp các doanh nghiệp giảm thiểu được thủ tục rườm rà, nghiệp vụ hạch kế toán, đối chiếu dữ liệu thuận lợi hơn, rút ngắn thời gian thanh toán và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. 3. Làm thế nào để phân biệt hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã?Nếu như hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua thì hóa đơn điện tử không có mã là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Như vậy, cách phân biệt của 2 loại hóa đơn này rất đơn giản: Đúng như tên gọi của nó, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì trên hóa đơn có in mã được cấp, còn nếu không in mã thì chính là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. \>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử. 4. Nội dung yêu cầu của hóa đơn điện tửNội dung ghi trên hóa đơn Thông thường, một hóa đơn điện tử sẽ yêu cầu phải có đầy đủ các nội dung cơ bản sau:
Ngoài ra, vẫn có một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ những nội dung trên. Với những trường hợp này thì Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các nội dung yêu cầu của hóa đơn điện tử. 5. Điều kiện để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lýHóa đơn điện tử chỉ có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
Ngoài ra, hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp đảm bảo nguyên tắc: Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất. \>> Có thể bạn quan tâm: Những căn cứ pháp lý của hoá đơn điện tử 6. Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tửMột số lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử. Không chỉ bắt kịp xu hướng kinh doanh của thời đại công nghệ 4.0, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp còn nhận được nhiều lợi ích lớn không thể phủ nhận:
\>> Xem thêm: Lợi ích và những khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần nên biết. 7. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tửĐiều kiện để khởi tạo hóa đơn điện tử. Muốn khởi tạo hóa đơn điện tử, người bán hàng hóa, dịch vụ (gọi chung là người bán) phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
8. Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tửĐiều kiện dành cho đối tác cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là gì? Để trở thành tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
9. Những thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện để sử dụng hóa đơn điện tửThủ tục DN cần thực hiện để sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp (tổ chức khởi tạo hóa đơn) phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử, khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC rồi gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản điện tử (hoặc văn bản giấy) qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Để chắc chắn, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với cán bộ Thuế quản lý để biết xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp. Cụ thể, doanh nghiệp lập hồ sơ theo 2 bước sau:
Lưu ý rằng, sau 2 ngày gửi thông báo, nếu cơ quan thuế không có phản hồi gì thì đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành. \>> Xem thêm: Điều kiện cần và đủ để sử dụng hóa đơn điện tử. 10. Hóa đơn điện tử không có liên như hóa đơn giấyKhông như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử không có liên. Thay vào đó, cả bên bán, bên mua và cơ quan thuế đều khai thác dữ liệu dựa trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất. 11. Các hình thức gửi hóa đơn điện tửGửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ. Khi gửi hóa đơn điện tử, bên mua có thể sử dụng các cách sau:
.png) Gửi HĐĐT qua nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
12. Chữ ký điện tử là gì?Chữ ký điện tử giúp doanh nghiệp xác thực đơn vị phát hành hóa đơn điện tử. Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (dạng văn bản, hình ảnh, video,...) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Đối với hóa đơn điện tử, chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời, giúp xác thực hóa đơn điện tử đó là của đơn vị nào phát hành. 13. Chứng thư số là gì?Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Tương tự như chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu, chứng thư số (hay còn gọi là chứng thư điện tử) dùng để xác nhận danh tính của một đối tượng nào. Ngoài việc có thể đại diện cho cá nhân, chứng thư số còn có thể xác định danh tính của phần mềm, ứng dụng, máy chủ, doanh nghiệp, tổ chức… nào đó khi tham gia các giao dịch điện tử. Điều này giúp người sử dụng chứng thư số đảm bảo an toàn trong quá trình giao dịch điện tử của mình. 14. Bên mua có cần thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?Quy định về ký số trên hóa đơn điện tử. Đối với những bên mua không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được. Đối với bên mua mà đơn vị kế toán có sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký vào hóa đơn điện tử nhận được. Bởi, nếu không ký điện tử vào hóa đơn nhận được thì hóa đơn đó không được coi là hoàn chỉnh, không đủ tính pháp lý để sử dụng với cơ quan thuế. Đối với các hóa đơn mua hàng điện, nước, viễn thông thì không nhất thiết phải có chữ ký của người mua (kể cả dấu của người bán), hóa đơn đó vẫn khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan thuế chấp nhận. Ngoài ra, với một số trường hợp bên bán đã xin phép bên mua cơ quan thuế và được chấp thuận thì cũng không cần phải lý số vào hóa đơn. 15. Người mua kê khai Thuế như thế nào khi nhận được hóa đơn điện tử?Người mua có 2 cách kê khai hóa đơn điện tử. Khi nhận được hóa đơn điện tử, người mua có thể kê khai thuế như sau:
16. Hóa đơn điện tử khi có sai sót thông tin thì cần xử lý thế nào?Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót thông tin, bạn cần xử lý như sau: Trường hợp 1: Bên bán đã gửi hoá đơn có sai sót cho người mua, đã giao hàng, cung ứng dịch vụ và cả hai đã kê khai thuế thì bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, sau đó bên bán cần phải lập hóa đơn điều chỉnh. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). Làm gì khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót thông tin. Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng, cung ứng dịch vụ nhưng cả hai bên chưa kê khai thuế thì cần sửa hóa đơn điện tử bằng cách lập hóa đơn thay thế. Với trường hợp này, hóa đơn chỉ được hủy khi có sự xác nhận đồng ý của cả 2 bên mua và bán. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. \>> Bài viết liên quan: Cách xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót. 17. Giải trình như thế nào khi hàng hóa trên đường cần chứng minh nguồn gốc ?Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì cần giải trình như thế nào khi hàng hóa trên đường cần chứng minh nguồn gốc với lực lượng chức năng? Bên bán hàng cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Ngoài ra, hóa đơn điện tử khi chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
18. Xu hướng về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong tương laiNgày nay, sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy đang là xu hướng rất phổ biến trên thế giới và ngày càng phổ biến ở nước ta. Có thể thấy, việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử với các doanh nghiệp Việt chỉ là sớm hay muộn bởi Chính phủ đã đưa ra Nghị định 119, có hiệu lực ngày 1/11/2018, yêu cầu toàn bộ doanh nghiệp phải hoàn thành việc chuyển đổi sử dụng từ hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, chậm nhất là ngày 1/11/2020. Hóa đơn điện tử đang dần thay thế toàn bộ hóa đơn giấy. Việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần hỗ trợ hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, quản trị doanh nghiệp, phù hợp với xu thế kinh doanh ngày càng phát triển trên thị trường quốc tế, các công nghệ tiên tiến đang được áp dụng như: Mobile banking, Internet banking, SMS banking… Qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng cường năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, tăng khả năng hội nhập toàn cầu. \>> Tìm hiểu thêm: Nghị định 119 về hóa đơn điện tử. 19. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượngHiện nay, thị trường ngày càng có đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Để lựa chọn ra 1 nhà cung cấp uy tín, có phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất, bạn nên cân nhắc 5 tiêu chí sau đây:
20. Một số phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng các doanh nghiệp hay sử dụng hiện nayVới nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng cao, thì những cái tên như E-invoice, meInvoice, iHOADON, Bkav eHoadon,... đã không còn trở nên xa lạ với các doanh nghiệp nữa. Trong đó, đáp ứng đầy đủ 5 tiêu khắt khe của một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng, E-invoice đang là phần mềm được rất nhiều doanh nghiệp tin dùng. Hóa đơn bao nhiêu tiền thì phải chuyển khoản?Như vậy, các khoản chi nếu có hóa đơn mua bán hàng hóa, dịch vụ từng lần trên 20 triệu đồng trở lên, để được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN thì bên mua phải thực hiện thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng cho bên bán. Bao nhiêu tiền thì xuất hóa đơn điện tử?Căn cứ theo Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC (đã hết hiệu lực) có quy định về việc không cần lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ có tổng giá trị thanh toán dưới 200.000 đồng, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn. Hóa đơn đỏ có giá trị trong bao lâu?Cụ thể căn cứ theo Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của luật kế toán và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử?Hóa đơn điện tử bao gồm: Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,… Theo luật quản lý thuế 38/2019/QH14 được quốc hội thông qua, từ ngày 1/7/2022 các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. |