Đếm nhóm bằng Excel

Tính năng Tổng phụ của Excel tính tổng phụ và tổng lớn cho dữ liệu cột, nhưng đó không phải là tất cả. Tính năng này hỗ trợ mười một quy trình tính toán. tổng, số đếm, trung bình, tối đa, tối thiểu, tích, số đếm, v.v. Tin vui là tính năng này yêu cầu thiết lập rất ít – trong vòng chưa đầy một phút, bạn có thể biến một vấn đề khá phức tạp thành kết quả

Chẳng hạn, giả sử bạn cần đếm các mục được nhóm. Bạn có thể sử dụng các hàm, nhưng bạn có thể mất một lúc để tìm ra cách kết hợp phù hợp. Nếu sếp của bạn đang đứng đó gõ chân, bạn cần một cái gì đó nhanh hơn một chút. Đó là nơi Tổng phụ xuất hiện

Bây giờ, hãy xem một ví dụ đơn giản. Cụ thể, hãy sử dụng Tổng phụ để trả về số lượng sách đến hạn trả lại vào mỗi ngày trong cột Đến hạn trong trang tính bên dưới

Bước đầu tiên là sắp xếp theo cột nhóm – đó là điều cần thiết. Trong trường hợp này, đó là cột Đến hạn

Sau khi sắp xếp theo cột nhóm, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu đếm, như sau

1. Chọn bất kỳ ô nào trong cột nhóm
2. Nhấp vào tab Dữ liệu
3. Nhấp vào Tổng phụ trong nhóm Dàn bài. Trong Excel 2003, Tổng phụ nằm trên menu Dữ liệu
4. Trong hộp thoại kết quả, chọn Đếm từ menu thả xuống Chức năng
5. Bấm OK và Excel sẽ hiển thị tổng phụ cho mỗi ngày trong cột Đến hạn

Kết quả hơi khó sử dụng, nhưng chúng nhanh chóng. Ngoài ra, hầu hết người dùng có xu hướng sử dụng tính năng này với hai cột—khi cột A thay đổi, hãy tính cột B. Họ không nhận ra rằng họ có thể sử dụng tính năng này trên một cột dữ liệu, như tôi đã làm

Các trang tính có nhiều nội dung đôi khi có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và thậm chí có thể trở nên khó đọc. May mắn thay, Excel có thể sắp xếp dữ liệu thành các nhóm, cho phép bạn dễ dàng hiển thị và ẩn các phần khác nhau trong trang tính của mình. Bạn cũng có thể tóm tắt các nhóm khác nhau bằng cách sử dụng lệnh Tổng phụ và tạo dàn bài cho trang tính của mình

Không bắt buộc. Tải về sổ tay thực hành của chúng tôi

Xem video dưới đây để tìm hiểu thêm về các nhóm và tổng phụ trong Excel

Để nhóm các hàng hoặc cột

1. Chọn các hàng hoặc cột bạn muốn nhóm. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn các cột B, C và D
2. Chọn tab Data trên thanh Ribbon, sau đó nhấp vào lệnh Group
3. Các hàng hoặc cột đã chọn sẽ được nhóm lại. Trong ví dụ của chúng tôi, các cột B, C và D được nhóm lại

Để tách dữ liệu, chọn các hàng hoặc cột đã nhóm, sau đó nhấp vào lệnh Ungroup

Ẩn và hiện nhóm

1. Để ẩn một nhóm, hãy nhấp vào dấu trừ, còn được gọi là nút Ẩn chi tiết
2. Nhóm sẽ bị ẩn. Để hiển thị một nhóm ẩn, hãy nhấp vào dấu cộng, còn được gọi là nút Hiển thị chi tiết

Tạo tổng phụ

Lệnh Tổng phụ cho phép bạn tự động tạo các nhóm và sử dụng các hàm phổ biến như SUM, COUNT và AVERAGE để giúp tóm tắt dữ liệu của bạn. Ví dụ: lệnh Subtotal có thể giúp tính toán chi phí vật tư văn phòng theo loại từ một đơn hàng tồn kho lớn. Nó sẽ tạo một hệ thống phân cấp các nhóm, được gọi là dàn bài, để giúp sắp xếp trang tính của bạn

Dữ liệu của bạn phải được sắp xếp chính xác trước khi sử dụng lệnh Tổng phụ, vì vậy bạn có thể muốn xem lại bài học của chúng tôi về Sắp xếp dữ liệu để tìm hiểu thêm

Để tạo một tổng phụ

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng lệnh Subtotal với biểu mẫu đặt hàng áo phông để xác định số lượng áo phông được đặt hàng theo từng kích cỡ (Nhỏ, Trung bình, Lớn và X-Large). Thao tác này sẽ tạo một phác thảo cho bảng tính của chúng ta với một nhóm cho từng cỡ áo phông và sau đó đếm tổng số áo trong mỗi nhóm

1. Đầu tiên, sắp xếp trang tính của bạn theo dữ liệu bạn muốn tổng phụ. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ tạo một tổng phụ cho từng cỡ áo phông, vì vậy trang tính của chúng ta đã được sắp xếp theo cỡ áo phông từ nhỏ nhất đến lớn nhất
2. Chọn tab Data, sau đó nhấp vào lệnh Subtotal
3. Hộp thoại Tổng phụ sẽ xuất hiện. Nhấp vào mũi tên thả xuống cho Tại mỗi thay đổi trong. trường để chọn cột bạn muốn tổng phụ. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Kích cỡ áo phông
4. Nhấp vào mũi tên thả xuống cho chức năng Sử dụng. trường để chọn chức năng bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn COUNT để đếm số lượng áo sơ mi được đặt hàng theo từng kích cỡ
5. Trong phần Thêm tổng phụ vào. trường, hãy chọn cột mà bạn muốn tổng phụ được tính toán xuất hiện. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Kích cỡ áo phông. Khi bạn hài lòng với các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào OK
6. Bảng tính sẽ được vạch ra thành các nhóm và tổng phụ sẽ được liệt kê bên dưới mỗi nhóm. Trong ví dụ của chúng tôi, dữ liệu hiện được nhóm theo kích cỡ áo phông và số lượng áo sơ mi được đặt theo kích cỡ đó xuất hiện bên dưới mỗi nhóm
   

Để xem các nhóm theo cấp độ

Khi bạn tạo tổng phụ, trang tính của bạn sẽ được chia thành các cấp độ khác nhau. Bạn có thể chuyển đổi giữa các cấp độ này để nhanh chóng kiểm soát lượng thông tin được hiển thị trong trang tính bằng cách bấm vào các nút Cấp độ ở bên trái của trang tính. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chuyển đổi giữa cả ba cấp độ trong phác thảo của chúng tôi. Mặc dù ví dụ này chỉ chứa ba cấp độ nhưng Excel có thể chứa tới tám cấp độ

1. Nhấp vào mức thấp nhất để hiển thị ít chi tiết nhất. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn cấp 1, chỉ chứa Số lượng lớn hoặc tổng số áo phông được đặt hàng
2. Nhấp vào cấp độ tiếp theo để mở rộng chi tiết. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn cấp 2, cấp này chứa mỗi hàng tổng phụ nhưng ẩn tất cả dữ liệu khác khỏi trang tính
3. Nhấp vào mức cao nhất để xem và mở rộng tất cả dữ liệu trang tính của bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn cấp 3

Bạn cũng có thể sử dụng các nút Hiện chi tiết và Ẩn chi tiết để hiện và ẩn các nhóm trong đường viền

Để loại bỏ tổng phụ

Đôi khi bạn có thể không muốn giữ tổng phụ trong trang tính của mình, đặc biệt nếu bạn muốn sắp xếp lại dữ liệu theo những cách khác nhau. Nếu bạn không muốn sử dụng tính tổng phụ nữa, bạn cần xóa tính năng này khỏi trang tính của mình

1. Chọn tab Data, sau đó nhấp vào lệnh Subtotal
2. Hộp thoại Tổng phụ sẽ xuất hiện. Nhấp vào Xóa tất cả
3. Tất cả dữ liệu trang tính sẽ được tách nhóm và tổng phụ sẽ bị xóa

Để xóa tất cả các nhóm mà không xóa các tổng phụ, hãy bấm vào mũi tên thả xuống của lệnh Ungroup, sau đó chọn Clear Outline