Hướng dẫn cách ghi tờ kết thúc

Hướng dẫn 17-HD/VPTW của Ban Chấp hành trung ương quy định về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; đính kèm là các biểu mẫu phục vụ cho công tác lưu trữ như sau:

Phụ lục số 1: Mẫu Danh mục hồ sơ

- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số, ký hiệu của đề mục lớn và số thứ tự tiêu đề hồ sơ trong Danh mục hồ sơ.

- Số hồ sơ được hiển thị bằng chữ số Ả-rập;

- Ký hiệu của đề mục lớn được hiển thị bằng các chữ viết tắt. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.

Ví dụ: TH.01.

- Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục; bắt đầu từ số 01.

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

Phụ lục số 2: Mẫu mục lục văn bản, tài liệu

Viết mục lục văn bản, tài liệu là ghi các thông tin về từng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ "Mục lục văn bản, tài liệu" nhằm thống kê và cố định thứ tự những văn bản, tài liệu đã được sắp xếp, đánh số. Cần viết đủ, chính xác các thành phần cần thiết của văn bản, tài liệu vào mục lục. Mục lục văn bản, tài liệu nếu nhiều trang phải được đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ, ngay sau tờ bìa.

Khi lập Mục lục văn bản, tài liệu nên sử dụng chương trình Microsoft Office Excel, theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

Phụ lục số 3: Mẫu chứng từ kết thúc

Viết chứng từ kết thúc là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, chú ý cộng thêm các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm...) và tình trạng vật lý (mốc, ố, mủn, nhàu nát...) nếu có của từng trang, từng văn bản, tài liệu và ghi ngày tháng lập hồ sơ vào tờ "Chứng từ kết thúc". Người biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ. Tờ chứng từ kết thúc được đặt ở cuối hồ sơ.

Tờ chứng từ kết thúc theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

Phụ lục số 4: Mẫu bìa hồ sơ

Viết bìa hồ sơ là ghi đủ, đúng, chính xác các thông tin: Tên phông; tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ (đvbq); thời gian bắt đầu và kết thúc của hồ sơ (đvbq); số lượng trang; số phông, số mục lục, số tài liệu (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn bảo quản của hồ sơ (đvbq).

Lưu ý:

+ Chữ viết trên bìa hồ sơ phải rõ ràng, sạch đẹp, bằng mực tốt khó phai, chỉ được viết tắt những từ đã được quy ước.

+ Tiêu đề hồ sơ cần viết ngắn gọn, rõ ràng, khái quát nội dung cơ bản và thành phần tài liệu có trong hồ sơ. Các yếu tố thông tin cơ bản trong tiêu đề hồ sơ gồm: Tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ. Trật tự sắp xếp các yếu tố thông tin trên có thể thay đổi, thêm bớt tùy thuộc vào các đặc trưng được vận dụng để lập hồ sơ.

Công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với việc bảo quản, lưu giữ các tài liệu, văn bản trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, an ninh quốc phòng và văn hóa xã hội của đất nước.

Đến nay, cho dù hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ cơ bản được hoàn thiện (Luật, Pháp Lệnh, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, các văn bản hướng dẫn của Trung ương, địa phương), tạo cơ sở pháp lý, thực tiễn để từng bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả trong quản lý. Tuy nhiên, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử hiện vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập, chưa được thực hiện nghiêm túc, hiệu quả.

Ngày 07/9/2017, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 35/CT-TTg về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

Vậy, hồ sơ là gì ? có mấy loại hồ sơ ? lập hồ sơ công việc như thế nào ? đối tượng nào phải lập hồ sơ công việc và tại sao phải lập hồ sơ khi giải quyết công việc ? Lập hồ sơ công việc như thế nào ?

9. Hồ sơ là gì, có mấy loại hồ sơ ?

1. Hồ sơ là gì ?

Hồ sơ là một hoặc một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.

2. Có mấy loại hồ sơ ?

- Hồ sơ công việc: là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả... hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.

- Hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày.

- Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh...).

- Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành như đối với hồ sơ các vụ án của ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ của cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân....

II. Lập hồ sơ là gì ?

Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc, phương pháp và đặc trưng nhất định.

Lập hồ sơ do người giải quyết công việc lập; được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc. Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu.

III. Đối tượng phải lập hồ sơ ?

Điều 22, Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ quy định: "Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ".

Mục 4, điều 23 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định: "Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó"; Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Điều 9, Luật Lưu trữ năm 2011 qui định: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao”.

Điều 14, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ quy định: Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ)

IV. Phương pháp lập hồ sơ

1. Mở hồ sơ

- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.

- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó.

- Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viên chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình.

2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ

- Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.

- Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

- Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ.

Ví dụ: Hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm của cơ quan” cần thu thập các văn bản sau:

- Kế hoạch tổ chức hội nghị; Chương trình hội nghị; Lời khai mạc; Dự thảo báo cáo tổng kết; Các báo cáo tham luận; Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên; Nghị quyết hội nghị; Biên bản hội nghị; Các văn bản liên quan khác (nếu có).

3. Sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ

- Sắp xếp theo trình tự các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết một vấn đề, sự việc…

- Theo tên gọi của văn bản: (Đặc trưng này thường vận dụng để lập cho các tập lưu văn bản đi, đến).

- Theo tác giả: lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những văn bản, giấy tờ của cùng một tác giả. Mặc dù nội dung của văn bản đề cập đến nhiều vấn đề, nhiều sự việc khác nhau;

Trên thực tế, hồ sơ lập không chỉ vận dụng một đặc trưng riêng lẻ mà kết hợp chặt chẽ nhiều đặc trưng với nhau trong một hồ sơ.

Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ.

4. Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Sau khi công việc được giải quyết xong thì tiến hành kết thúc hồ sơ, trường hợp cuối năm mà hồ sơ chưa giải quyết xong thì để lại năm sau và ghi vào Danh mục hồ sơ năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết.

- Khi kết thúc hồ sơ phải kiểm tra lại nếu còn thiếu văn bản, giấy tờ thì bổ sung cho đầy đủ.

- Loại ra những văn bản trùng thừa, không còn giá trị, những tư liệu không cần thiết, bản nháp và tài liệu tham khảo có trong hồ sơ.

- Kiểm tra sự sắp xếp trật tự văn bản trong hồ sơ, nếu còn lộn xộn thì sắp xếp lại.

- Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không bị thất lạc và tra tìm được nhanh chóng; số tờ được đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản bằng bút chì.

- Ghi mục lục văn bản: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và trên 20 năm “Mục lục văn bản” được in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ, để tiện cho việc quản lý văn bản và tra tìm.

- Viết tờ kết thúc: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và trên 20 năm, cán bộ lập hồ sơ phải viết tờ kết thúc. Tờ kết thúc ghi số lượng tờ và trạng thái vật lý của tài liệu trong hồ sơ; tờ kết thúc được in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ.

22. Thời hạn nộp lưu hồ sơ công việc

Thời hạn nộp lưu tài liệu được quy định như sau:

1. Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.

Ví dụ: Hồ sơ năm 2016 lập xong, để lại phòng làm việc năm 2017 nghiên cứu, sử dụng đầu năm 2018 nộp vào lưu trữ cơ quan.

2. Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.

3. Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.

4. Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.

đ. Những hồ sơ mà cán bộ, công chức, viên chức cần giữ lại một thời gian để nghiên cứu, sử dụng phải làm thủ tục mượn lại.

Trước khi giao nộp những hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong, phải kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ, thống kê mục lục hồ sơ và tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.