Hướng dẫn cách xử lý file excel đọc không được năm 2024

Nếu bạn đang sử dụng hoặc mở file lên thấy file Excel bị trắng không sử dụng được có thể do một trong những nguyên nhân sau:

- Trang tính hoặc bảng tính bị ẩn

- Định dạng file không phù hợp với bộ Office

- Excel đang bật tính năng tăng tốc phần cứng

- Add-ins bị lỗi.

- Bộ Office bị lỗi.

Cách khắc phục file Excel bị lỗi 100% thành công

Thay đổi định dạng cho file Excel

Với các tệp tin ở định dạng ".xlsx" hoặc ".xls" nếu bạn mở ở bộ Office cũ hơn sẽ thường xảy ra lỗi "Excel cannot open the file 'filename.xlsx' because the file format or file extension is not valid". Để khắc phục lỗi, bạn hãy thay đổi định dạng tệp mặc định của Excel bằng cách làm theo các bước sau:

- Tại giao diện chính của Microsoft Excel, chọn File.

- Tại mục Info => chọn Options.

- Tiếp theo tại mục Excel Options, nhấn vào Save. Tiếp theo tại mục Save files in this file format, bạn hãy chọn Excel Workbook. Nhấn OK để thay đổi định dạng file.

Thay đổi quyền với tập tin

Lỗi "Excel file format or file extension is not valid" thông báo bạn thiếu quyền để truy cập file. Làm theo hướng dẫn sau để khắc phục lỗi này:

- Kích chuột phải vào file Excel và chọn Properties.

- Chọn tab Security => chọn Edit.

- Khi hộp thoại chỉnh quyền của tập tin xuất hiện, bạn hãy nhấn vào nút Add.

- Trong mục Select Users or Groups, nhấn chọn Advanced.

- Chọn mục Find Now. Danh sách tất cả người dùng và nhóm sẽ được hiển thị trong phần kết quả tìm kiếm. Chọn nhóm Everyone. Nhấn OK.

- Bạn có thể sẽ thấy lựa chọn Everyone ở trong mục Enter the object names to select. Hãy nhấn OK một lần nữa.

- Kích chọn Everyone trong cửa sổ chỉnh quyền và tích chọn tất cả các quyền bên dưới.

- Chọn Apply và sau đó nhấn OK để hoàn tất.

Xem thêm:

• Làm thế nào để hiển thị khi Excel bị ẩn sheet, không hiển thị?
• Tại sao file Excel bị nặng? Nguyên nhân và cách khắc phục file Excel bị nặng

Sửa cửa sổ làm việc của Excel

Nếu 2 cách trên bạn file Excel của bạn vẫn báo lỗi, bạn có thể sửa chữa bằng "Open and Repair" có sẵn trong Excel.

- Tại giao diện chính của Excel chọn File => Open

- Tại mục Open => Chọn tệp Excel cần sửa => Kích chọn vào nút bên cạnh nút Open

- Từ danh sách trỏ xuống, chọn mục Open and Repair.

- Excel sẽ yêu cầu bạn chọn sửa tệp hoặc trích xuất dữ liệu từ file đó. Nhấp vào Repair để truy xuất dữ liệu nhiều nhất có thể.

- Nếu tùy chọn sửa chữa của ứng dụng Excel không thành công, hãy chọn Extract Data để khôi phục lại dữ liệu không có công thức và giá trị.

Tắt chế độ tăng tốc phần cứng

File Excel bị lỗi trắng cũng có thể do nguyên nhân phần cứng được bật chế độ tăng tốc, lúc này bạn cần vô hiệu hóa chế độ này.

Sẽ rất bất tiện khi người dùng đang cần làm việc gấp hoặc truy cập dữ liệu quan trọng mà Excel không mở được. Những hướng dẫn dưới đây sẽ giúp người dùng hiểu rõ nguyên nhân của sự cố này để tìm ra cách xử lý nhanh nhất và hiệu quả nhất.

Vì sao Excel không mở được?

File Excel tự nhiên không mở được có thể do nhiều nguyên nhân, trong đó có thể xuất phát từ lỗi phần mềm, lỗi hệ thống hoặc tệp file bị hỏng do virus tấn công.

Lỗi do xung đột phần mềm

Việc cài đặt các add-ins có thể tạo ra một số xung đột với Excel, đặc biệt là khi các add-ins không được cập nhật hoặc không tương thích với phiên bản Excel mà người dùng đang sử dụng. Khi đó file Excel cũng có thể gặp lỗi không mở được.

Ngoài ra, một số phần mềm diệt virus quá nghiêm ngặt có thể ngăn Excel mở file, đặc biệt là nếu file đó có chứa macro hay được tải từ nguồn không đáng tin cậy.

Bên cạnh đó, một số ứng dụng chạy ngầm có thể sử dụng cùng các tài nguyên hệ thống với Excel, khiến ứng dụng văn phòng này không thể khởi động hoặc không thể mở file.

Excel không mở được có thể do xung đột phần mềm

Lỗi từ phiên bản Excel hiện tại

Nếu file Excel mà người dùng cần mở được tạo từ phiên bản mới hơn thì việc mở file trên phiên bản cũ có thể gặp lỗi. Cũng có một số trường hợp các bản cập nhật mới từ Microsoft bị lỗi, làm ảnh hưởng đến khả năng hoạt động của ứng dụng này, khiến Excel không mở được.

Lỗi do tệp file nhiễm virus

Excel không mở được cũng có thể do tệp file bị nhiễm virus, đặc biệt khi người dùng tải tệp từ nguồn không đáng tin cậy. Khi phần mềm diệt virus phát hiện virus trong file Excel thì cũng sẽ tự động cản trở việc mở file.

Các cách xử lý khi Excel không mở được

Tùy vào từng nguyên nhân cụ thể mà người dùng có thể thực hiện các cách xử lý tương ứng để khắc phục lỗi Excel không mở được.

Khởi động lại máy tính

Khởi động lại máy tính là một biện pháp đơn giản nhưng thường mang lại hiệu quả ngay lập tức khi gặp sự cố Excel không mở được. Quá trình khởi động lại giúp làm mới hệ thống, đặc biệt là khi có các tiến trình hoạt động bất thường có thể gây ảnh hưởng đến việc khởi động của các ứng dụng, bao gồm cả Excel.

Người dùng chỉ cần tắt máy tính, đợi một khoảng thời gian ngắn và khởi động lại máy. Sau đó, thử mở Excel xem có giải quyết được vấn đề hay không.

Dùng tính năng tự sửa trong Excel

Microsoft Excel cung cấp tính năng tự động sửa lỗi có thể giúp người dùng khôi phục sự cố khi không thể mở ứng dụng với các bước đơn giản như sau:

• Bước 1: Mở một tập tin Excel mới bằng cách vào File ở góc trên bên trái và chọn Open, sau đó chọn Browse.
• Bước 2: Tìm và chọn tập tin Excel người dùng muốn khôi phục. Click vào biểu tượng tam giác cạnh mục Open, kéo chọn Open and Repair.
• Bước 3: Hộp thoại thông báo từ Microsoft Excel xuất hiện. Tại đây, người dùng chọn Repair để thử sửa chữa tập tin bị lỗi. Hoặc người dùng cũng có thể chọn Extract Data nếu cần trích xuất dữ liệu từ tập tin Excel đó.

Tính năng tự động sửa lỗi sẽ tự động khắc phục lỗi và xác định các xung đột tiềm ẩn trong quá trình chạy Excel. Sau khi quá trình này hoàn tất, người dùng hãy thử mở lại Excel xem liệu vấn đề đã được giải quyết hay chưa.

Dùng tính năng tự sửa trong Excel để sửa lỗi file

Cài đặt lại Microsoft Office

Nếu các biện pháp nêu trên vẫn không khắc phục được lỗi Excel bị treo thì người dùng cần cài đặt lại Microsoft Office. Quá trình cài đặt lại sẽ ghi đè lên các tệp cài đặt và sửa lỗi. Người dùng có thể cài đặt lại Office theo các hướng dẫn sau:

Cập nhật từ ứng dụng Office

• Bước 1: Mở một ứng dụng Office bất kỳ, chẳng hạn như Word.
• Bước 2: Chọn File hoặc Tài khoản Office.
• Bước 3: Dưới phần Thông tin sản phẩm, chọn Tùy chọn Cập nhật và sau đó chọn Cập nhật ngay.

Lưu ý: Nếu người dùng không thấy tùy chọn Cập nhật ngay thì hãy bấm vào mục Cho phép cập nhật trước. Sau khi đã chọn cập nhật, hệ thống sẽ kiểm tra và cài đặt các bản cập nhật cần thiết.

• Bước 4: Đóng cửa sổ thông báo sau khi cập nhật hoàn tất.
  Cập nhật Microsoft Office từ ứng dụng office

Cập nhật Office từ Microsoft Store

• Bước 1: Đóng các ứng dụng Office đang chạy.
• Bước 2: Mở ứng dụng Microsoft Store bằng cách nhập Microsoft Store vào thanh tìm kiếm trên thanh tác vụ và nhấn Enter.
• Bước 3: Nhấn vào biểu tượng Hồ sơ và đảm bảo người dùng đã đăng nhập vào tài khoản Microsoft liên kết với giấy phép Office.
• Bước 4: Nhấn vào biểu tượng Xem thêm và sau đó chọn Tải xuống và Cập nhật.
  Cập nhật Office từ Microsoft Store

Lời kết

Như vậy, lỗi Excel không mở được hoàn toàn có thể khắc phục nếu người dùng hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề. Tuy nhiên, để nhân sự có trải nghiệm mượt mà và tối ưu hóa hiệu suất làm việc, doanh nghiệp nên xem xét sử dụng gói Microsoft 365 Business. Gói dịch vụ này không chỉ cung cấp các ứng dụng Office hàng đầu như Excel, Word và PowerPoint, mà còn bao gồm nhiều tiện ích thông minh khác.

Với Microsoft 365 Business, nhân sự trong doanh nghiệp sẽ hoàn toàn hài lòng với sự liên kết mượt mà giữa các ứng dụng, đồng thời bảo đảm tính bảo mật và quản lý dữ liệu hiệu quả.