Hướng dẫn how do you import data into a spreadsheet? - làm cách nào để bạn nhập dữ liệu vào bảng tính?

Tóm tắt: & nbsp; & nbsp; & nbsp; Đây là hướng dẫn đầu tiên trong một loạt được thiết kế để giúp bạn làm quen và thoải mái khi sử dụng Excel và các tính năng phân tích và phân tích dữ liệu tích hợp của nó. Các hướng dẫn này xây dựng và tinh chỉnh một sổ làm việc Excel từ đầu, xây dựng một mô hình dữ liệu, sau đó tạo các báo cáo tương tác tuyệt vời bằng Power View. Các hướng dẫn được thiết kế để thể hiện các tính năng và khả năng của Microsoft Business Intelligence trong Excel, PivotTables, Power Pivot và Power View.    This is the first tutorial in a series designed to get you acquainted and comfortable using Excel and its built-in data mash-up and analysis features. These tutorials build and refine an Excel workbook from scratch, build a data model, then create amazing interactive reports using Power View. The tutorials are designed to demonstrate Microsoft Business Intelligence features and capabilities in Excel, PivotTables, Power Pivot, and Power View.

Lưu ý: & NBSP; Bài viết này mô tả các mô hình dữ liệu trong Excel 2013. Tuy nhiên, cùng một mô hình dữ liệu và các tính năng trục nguồn được giới thiệu trong Excel 2013 cũng áp dụng cho Excel 2016.This article describes data models in Excel 2013. However, the same data modeling and Power Pivot features introduced in Excel 2013 also apply to Excel 2016.

Trong các hướng dẫn này, bạn học cách nhập và khám phá dữ liệu trong Excel, xây dựng và tinh chỉnh mô hình dữ liệu bằng cách sử dụng Power Pivot và tạo các báo cáo tương tác với Power View mà bạn có thể xuất bản, bảo vệ và chia sẻ.

Các hướng dẫn trong loạt bài này là như sau:

1. Nhập dữ liệu vào Excel 2013 và tạo mô hình dữ liệu

2. Mở rộng các mối quan hệ mô hình dữ liệu bằng cách sử dụng Excel, Power Pivot và Dax

3. Tạo các báo cáo về Power View dựa trên bản đồ

4. Kết hợp dữ liệu Internet và đặt mặc định báo cáo Power View

5. Trợ giúp xoay vòng

6. Tạo các báo cáo về Chế độ xem Power tuyệt vời - Phần 2

Trong hướng dẫn này, bạn bắt đầu với một sổ làm việc excel trống.

Các phần trong hướng dẫn này là như sau:

• Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu

• Nhập dữ liệu từ bảng tính

• Nhập dữ liệu bằng cách sử dụng bản sao và dán

• Tạo mối quan hệ giữa dữ liệu đã nhập

• Điểm kiểm tra và đố

Vào cuối hướng dẫn này là một bài kiểm tra bạn có thể thực hiện để kiểm tra việc học của mình.

Loạt hướng dẫn này sử dụng dữ liệu mô tả huy chương Olympic, các quốc gia lưu trữ và các sự kiện thể thao Olympic khác nhau. Chúng tôi đề nghị bạn đi qua từng hướng dẫn theo thứ tự. Ngoài ra, hướng dẫn sử dụng Excel 2013 với Power Pivot được bật. Để biết thêm thông tin về Excel 2013, bấm vào đây. Để được hướng dẫn về kích hoạt trục nguồn, bấm vào đây.

Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu

Chúng tôi bắt đầu hướng dẫn này với một sổ làm việc trống. Mục tiêu trong phần này là kết nối với nguồn dữ liệu bên ngoài và nhập dữ liệu đó vào Excel để phân tích thêm.

Hãy bắt đầu bằng cách tải xuống một số dữ liệu từ Internet. Dữ liệu mô tả huy chương Olympic và là cơ sở dữ liệu Access Microsoft.

1. Nhấp vào các liên kết sau để tải xuống các tệp chúng tôi sử dụng trong loạt hướng dẫn này. Tải xuống mỗi trong bốn tệp vào một vị trí có thể truy cập dễ dàng, chẳng hạn như tải xuống hoặc tài liệu của tôi hoặc vào một thư mục mới bạn tạo: Sổ làm việc Excel
   > OlympicMedals.accdb Access database
   > OlympicSports.xlsx Excel workbook
   > Population.xlsx Excel workbook
   > DiscImage_table.xlsx Excel workbook

2. Trong Excel 2013, hãy mở một sổ làm việc trống.

3. Nhấp vào dữ liệu> Nhận dữ liệu bên ngoài> từ truy cập. Dải băng điều chỉnh động dựa trên chiều rộng của sổ làm việc của bạn, vì vậy các lệnh trên ruy băng của bạn có thể trông hơi khác so với các màn hình sau. Màn hình đầu tiên cho thấy dải ruy băng khi một sổ làm việc rộng, hình ảnh thứ hai cho thấy một sổ làm việc đã được thay đổi kích thước để chỉ chiếm một phần của màn hình.DATA > Get External Data > From Access. The ribbon adjusts dynamically based on the width of your workbook, so the commands on your ribbon may look slightly different from the following screens. The first screen shows the ribbon when a workbook is wide, the second image shows a workbook that has been resized to take up only a portion of the screen.

   

4. Chọn tệp Olympicmedals.accdb bạn đã tải xuống và nhấp vào Mở. Cửa sổ bảng chọn sau xuất hiện, hiển thị các bảng được tìm thấy trong cơ sở dữ liệu. Các bảng trong cơ sở dữ liệu tương tự như bảng tính hoặc bảng trong Excel. Kiểm tra lựa chọn cho phép của nhiều bảng và chọn tất cả các bảng. Sau đó bấm OK.Open. The following Select Table window appears, displaying the tables found in the database. Tables in a database are similar to worksheets or tables in Excel. Check the Enable selection of multiple tables box, and select all the tables. Then click OK.

5. Cửa sổ dữ liệu nhập xuất hiện.

   Lưu ý: & NBSP; Lưu ý hộp kiểm ở cuối cửa sổ cho phép bạn thêm dữ liệu này vào mô hình dữ liệu, được hiển thị trong màn hình sau. Mô hình dữ liệu được tạo tự động khi bạn nhập hoặc làm việc đồng thời hai hoặc nhiều bảng. Một mô hình dữ liệu tích hợp các bảng, cho phép phân tích sâu rộng bằng cách sử dụng pivottables, trục nguồn và chế độ xem sức mạnh. Khi bạn nhập các bảng từ cơ sở dữ liệu, các mối quan hệ cơ sở dữ liệu hiện có giữa các bảng đó được sử dụng để tạo mô hình dữ liệu trong Excel. Mô hình dữ liệu trong suốt trong Excel, nhưng bạn có thể xem và sửa đổi nó trực tiếp bằng cách sử dụng bổ trợ trục nguồn. Mô hình dữ liệu được thảo luận chi tiết hơn sau này trong hướng dẫn này.Notice the checkbox at the bottom of the window that allows you to Add this data to the Data Model, shown in the following screen. A Data Model is created automatically when you import or work with two or more tables simultaneously. A Data Model integrates the tables, enabling extensive analysis using PivotTables, Power Pivot, and Power View. When you import tables from a database, the existing database relationships between those tables is used to create the Data Model in Excel. The Data Model is transparent in Excel, but you can view and modify it directly using the Power Pivot add-in. The Data Model is discussed in more detail later in this tutorial.

   Chọn tùy chọn báo cáo có thể sử dụng được, nhập các bảng vào Excel và chuẩn bị một pivottable để phân tích các bảng nhập khẩu và nhấp vào OK.PivotTable Report option, which imports the tables into Excel and prepares a PivotTable for analyzing the imported tables, and click OK.

6. Sau khi dữ liệu được nhập, một pivottable được tạo bằng cách sử dụng các bảng đã nhập.

Với dữ liệu được nhập vào Excel và mô hình dữ liệu tự động tạo, bạn đã sẵn sàng khám phá dữ liệu.

Khám phá dữ liệu bằng cách sử dụng một pivottable

Khám phá dữ liệu nhập khẩu là dễ dàng bằng cách sử dụng một pivottable. Trong một pivottable, bạn kéo các trường (tương tự như các cột trong excel) từ các bảng (như các bảng bạn vừa nhập từ cơ sở dữ liệu truy cập) vào các khu vực khác nhau của pivottable để điều chỉnh cách nó trình bày dữ liệu của bạn. Một pivottable có bốn khu vực: bộ lọc, cột, hàng và giá trị.areas of the PivotTable to adjust how it presents your data. A PivotTable has four areas: FILTERS, COLUMNS, ROWS, and VALUES.

Có thể mất một số thử nghiệm để xác định khu vực nào một trường nên được kéo đến. Bạn có thể kéo bao nhiêu hoặc một vài trường từ các bảng của bạn tùy thích, cho đến khi PivotTable trình bày dữ liệu của bạn theo cách bạn muốn xem nó. Hãy thoải mái khám phá bằng cách kéo các trường vào các khu vực khác nhau của pivottable; Dữ liệu cơ bản không bị ảnh hưởng khi bạn sắp xếp các trường trong một pivottable.

Hãy cùng khám phá dữ liệu huy chương Olympic trong pivottable, bắt đầu với các huy chương Olympic được tổ chức theo kỷ luật, loại huy chương và quốc gia hoặc khu vực vận động viên.

1. Trong các trường có thể pivott, mở rộng bảng huy chương bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh nó. Tìm trường NOC_COUNTRYREGION trong bảng Huy chương mở rộng và kéo nó đến khu vực cột. NOC là viết tắt của các ủy ban Olympic quốc gia, là đơn vị tổ chức cho một quốc gia hoặc khu vực.PivotTable Fields, expand the Medals table by clicking the arrow beside it. Find the NOC_CountryRegion field in the expanded Medals table, and drag it to the COLUMNS area. NOC stands for National Olympic Committees, which is the organizational unit for a country or region.

2. Tiếp theo, từ bảng kỷ luật, kéo kỷ luật đến khu vực hàng.Disciplines table, drag Discipline to the ROWS area.

3. Hãy để lọc các môn học để chỉ hiển thị năm môn thể thao: bắn cung, lặn, hàng rào, trượt băng nghệ thuật và trượt băng tốc độ. Bạn có thể làm điều này từ bên trong khu vực các trường có thể pivott hoặc từ bộ lọc nhãn hàng trong chính PivotTable.PivotTable Fields area, or from the Row Labels filter in the PivotTable itself.

   1. Nhấp vào bất cứ nơi nào trong PivotTable để đảm bảo PivotTable được chọn. Trong danh sách các lĩnh vực có thể mở ra, nơi bảng kỷ luật được mở rộng, di chuột qua lĩnh vực kỷ luật của nó và một mũi tên thả xuống xuất hiện ở bên phải của trường. Nhấp vào thả xuống, nhấp (chọn tất cả) để xóa tất cả các lựa chọn, sau đó cuộn xuống và chọn bắn cung, lặn, đấu kiếm, trượt băng và trượt băng tốc độ. Bấm OK.PivotTable Fields list, where the Disciplines table is expanded, hover over its Discipline field and a dropdown arrow appears to the right of the field. Click the dropdown, click (Select All)to remove all selections, then scroll down and select Archery, Diving, Fencing, Figure Skating, and Speed Skating. Click OK.

   2. Hoặc, trong phần Nhãn hàng của PivotTable, nhấp vào danh sách thả xuống bên cạnh các nhãn hàng trong pivottable, nhấp (chọn tất cả) để xóa tất cả các lựa chọn, sau đó cuộn xuống và chọn bắn cung, lặn, đấu kiếm, trượt băng và trượt tốc độ. Bấm OK.Row Labels section of the PivotTable, click the dropdown next to Row Labels in the PivotTable, click (Select All) to remove all selections, then scroll down and select Archery, Diving, Fencing, Figure Skating, and Speed Skating. Click OK.

4. Trong các lĩnh vực pivottable, từ bảng huy chương, kéo huy chương đến khu vực giá trị. Vì các giá trị phải là số, Excel tự động thay đổi huy chương thành số lượng huy chương.PivotTable Fields, from the Medals table, drag Medal to the VALUES area. Since Values must be numeric, Excel automatically changes Medal to Count of Medal.

5. Từ bảng Huy chương, chọn Huy chương một lần nữa và kéo nó vào khu vực Bộ lọc.Medals table, select Medal again and drag it into the FILTERS area.

6. Hãy để lọc bộ lọc có thể hiển thị chỉ để hiển thị các quốc gia hoặc khu vực đó với hơn 90 tổng số huy chương. Đây là cách mà.

   1. Trong PivotTable, nhấp vào danh sách thả xuống bên phải của nhãn cột.Column Labels.

   2. Chọn bộ lọc giá trị và chọn lớn hơn so với.Value Filters and select Greater Than….

   3. Loại 90 trong trường cuối cùng (ở bên phải). Bấm OK.90 in the last field (on the right). Click OK.
      

Pivottable của bạn trông giống như màn hình sau.

Với rất ít nỗ lực, bây giờ bạn có một pivotT có thể bao gồm các trường từ ba bảng khác nhau. Điều làm cho nhiệm vụ này trở nên đơn giản là các mối quan hệ có sẵn giữa các bảng. Bởi vì các mối quan hệ bảng tồn tại trong cơ sở dữ liệu nguồn và vì bạn đã nhập tất cả các bảng trong một hoạt động, Excel có thể tạo lại các mối quan hệ bảng đó trong mô hình dữ liệu của nó.

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu dữ liệu của bạn bắt nguồn từ các nguồn khác nhau, hoặc được nhập vào lúc này? Thông thường, bạn có thể tạo mối quan hệ với dữ liệu mới dựa trên các cột phù hợp. Trong bước tiếp theo, bạn nhập các bảng bổ sung và tìm hiểu cách tạo các mối quan hệ mới.

Nhập dữ liệu từ bảng tính

Bây giờ, hãy để dữ liệu nhập dữ liệu từ một nguồn khác, lần này từ một sổ làm việc hiện có, sau đó chỉ định các mối quan hệ giữa dữ liệu hiện tại của chúng tôi và dữ liệu mới. Các mối quan hệ cho phép bạn phân tích các bộ sưu tập dữ liệu trong Excel và tạo ra sự trực quan hóa thú vị và nhập vai từ dữ liệu bạn nhập.

Hãy bắt đầu bằng cách tạo một bảng tính trống, sau đó nhập dữ liệu từ một sổ làm việc Excel.

1. Chèn một bảng tính Excel mới, và đặt tên cho nó thể thao.Sports.

2. Duyệt đến thư mục chứa các tệp dữ liệu mẫu đã tải xuống và mở Olympicsports.xlsx.OlympicSports.xlsx.

3. Chọn và sao chép dữ liệu trong Sheet1. Nếu bạn chọn một ô có dữ liệu, chẳng hạn như ô A1, bạn có thể nhấn Ctrl + A để chọn tất cả dữ liệu liền kề. Đóng sổ làm việc Olympicsports.xlsx.Sheet1. If you select a cell with data, such as cell A1, you can press Ctrl + A to select all adjacent data. Close the OlympicSports.xlsx workbook.

4. Trên bảng tính thể thao, đặt con trỏ của bạn vào ô A1 và dán dữ liệu.Sports worksheet, place your cursor in cell A1 and paste the data.

5. Với dữ liệu vẫn được tô sáng, nhấn Ctrl + T để định dạng dữ liệu dưới dạng bảng. Bạn cũng có thể định dạng dữ liệu dưới dạng bảng từ ruy băng bằng cách chọn Home> Định dạng làm bảng. Vì dữ liệu có các tiêu đề, chọn bảng của tôi có các tiêu đề trong cửa sổ Tạo bảng xuất hiện, như được hiển thị ở đây.HOME > Format as Table. Since the data has headers, select My table has headers in the Create Table window that appears, as shown here.

   Định dạng dữ liệu như một bảng có nhiều lợi thế. Bạn có thể gán một tên cho một bảng, giúp dễ dàng xác định. Bạn cũng có thể thiết lập mối quan hệ giữa các bảng, cho phép thăm dò và phân tích trong các pivottables, trục điện và chế độ xem sức mạnh.

6. Đặt tên cho bảng. Trong công cụ bảng> Thiết kế> Thuộc tính, định vị trường Tên bảng và loại thể thao. Sổ làm việc trông giống như màn hình sau.TABLE TOOLS > DESIGN > Properties, locate the Table Name field and type Sports. The workbook looks like the following screen.
   

7. Lưu sách bài tập.

Nhập dữ liệu bằng cách sử dụng bản sao và dán

Bây giờ, chúng tôi đã nhập dữ liệu từ sổ làm việc Excel, hãy để dữ liệu nhập từ bảng chúng tôi tìm thấy trên trang web hoặc bất kỳ nguồn nào khác mà chúng tôi có thể sao chép và dán vào Excel. Trong các bước sau, bạn thêm các thành phố chủ Olympic từ một bàn.

1. Chèn một bảng tính Excel mới và đặt tên cho nó lưu trữ.Hosts.

2. Chọn và sao chép bảng sau, bao gồm các tiêu đề bảng.

1. Thánh MoritzHosts worksheet and paste the data.

2. SuiHOME > Format as Table. Since the data has headers, select My table has headers in the Create Table window that appears.

3. SZTABLE TOOLS > DESIGN > Properties locate the Table Name field, and type Hosts.

4. Bắc KinhHOME tab, format it as Number with 0 decimal places.

5. CHN

Ch

Berlin

Ger

1. GM Sheet1, at the top ofPivotTable Fields, clickAll to view the complete list of available tables, as shown in the following screen.
   

2. Barcelona

3. ESPSports and select Sport to add it to the PivotTable. Notice that Excel prompts you to create a relationship, as seen in the following screen.
   

   
    

   SpDisciplines table imported from the database contains a field with sports codes, called SportID. Those same sports codes are present as a field in the Excel data we imported. Let’s create the relationship.

4. HelsinkiCREATE... in the highlighted PivotTable Fields area to open the Create Relationship dialog, as shown in the following screen.

5. VâyTable, choose Disciplines from the drop down list.

6. FiColumn (Foreign), choose SportID.

7. ParisRelated Table, choose Sports.

8. FRARelated Column (Primary), choose SportID.

9. FrOK.

ChamonixROWS area. Discipline is a subcategory of a given sport, but since we arranged Discipline above Sport in the ROWS area, it’s not organized properly. The following screen shows this unwanted ordering.

1. GrenobleROWS area, move Sport above Discipline. That’s much better, and the PivotTable displays the data how you want to see it, as shown in the following screen.

Albertville

LondonExtend Data Model relationships using Excel 2013, Power Pivot, and DAX, you build on what you learned here, and step through extending the Data Model using a powerful and visual Excel add-in called Power Pivot. You also learn how to calculate columns in a table, and use that calculated column so that an otherwise unrelated table can be added to your Data Model.

Điểm kiểm tra và đố

Xem lại những gì bạn đã học được

Bây giờ bạn có một sổ làm việc Excel bao gồm một dữ liệu truy cập có thể truy cập trong nhiều bảng, một số trong đó bạn đã nhập riêng. Bạn đã học cách nhập từ cơ sở dữ liệu, từ một sổ làm việc Excel khác và từ việc sao chép dữ liệu và dán nó vào Excel.

Để làm cho dữ liệu hoạt động cùng nhau, bạn phải tạo một mối quan hệ bảng mà Excel sử dụng để tương quan các hàng. Bạn cũng đã học được rằng có các cột trong một bảng tương quan với dữ liệu trong một bảng khác là điều cần thiết để tạo mối quan hệ và để tìm kiếm các hàng liên quan.

Bạn đã sẵn sàng cho hướng dẫn tiếp theo trong loạt bài này. Ở đây, một liên kết:

Mở rộng các mối quan hệ mô hình dữ liệu bằng Excel 2013, Power Pivot và DAX

ĐỐ

Bạn muốn xem bạn nhớ những gì bạn đã học tốt như thế nào? Đây là cơ hội của bạn. Các bài kiểm tra sau đây nêu bật các tính năng, khả năng hoặc yêu cầu mà bạn đã học trong hướng dẫn này. Ở dưới cùng của trang, bạn sẽ tìm thấy câu trả lời. Chúc may mắn!

Câu 1: Tại sao điều quan trọng là chuyển đổi dữ liệu đã nhập thành các bảng? Why is it important to convert imported data into tables?

Trả lời: Bạn không phải chuyển đổi chúng thành các bảng, vì tất cả dữ liệu đã nhập được tự động chuyển thành bảng.

B: Nếu bạn chuyển đổi dữ liệu đã nhập thành các bảng, chúng sẽ được loại trừ khỏi mô hình dữ liệu. Chỉ khi họ được loại trừ khỏi mô hình dữ liệu, chúng mới có sẵn trong PivotTables, Power Pivot và Power View.

C: Nếu bạn chuyển đổi dữ liệu đã nhập thành các bảng, chúng có thể được đưa vào mô hình dữ liệu và được cung cấp cho PivotTables, Power Pivot và Power View.

D: Bạn không thể chuyển đổi dữ liệu đã nhập thành các bảng.

Câu 2: Bạn có thể nhập nguồn dữ liệu nào sau đây và bao gồm trong mô hình dữ liệu? Which of the following data sources can you import into Excel, and include in the Data Model?

A: Cơ sở dữ liệu truy cập và nhiều cơ sở dữ liệu khác.

B: Các tập tin Excel hiện có.

C: Bất cứ điều gì bạn có thể sao chép và dán vào Excel và định dạng dưới dạng bảng, bao gồm các bảng dữ liệu trong các trang web, tài liệu hoặc bất cứ thứ gì khác có thể được dán vào Excel.

D. Tất cả những điều trên

Câu 3: Trong một pivottable, điều gì xảy ra khi bạn sắp xếp lại các lĩnh vực trong bốn khu vực có thể pivott? In a PivotTable, what happens when you reorder fields in the four PivotTable Fields areas?

Trả lời: Không có gì - bạn không thể sắp xếp lại các trường khi bạn đặt chúng vào các khu vực có thể pivott.

B: Định dạng có thể thay đổi để phản ánh bố cục, nhưng dữ liệu cơ bản không bị ảnh hưởng.

C: Định dạng có thể thay đổi được thay đổi để phản ánh bố cục và tất cả dữ liệu cơ bản đều được thay đổi vĩnh viễn.

D: Dữ liệu cơ bản được thay đổi, dẫn đến các bộ dữ liệu mới.

Câu 4: Khi tạo mối quan hệ giữa các bảng, những gì được yêu cầu? When creating a relationship between tables, what is required?

A: Không bảng nào có thể có bất kỳ cột nào chứa các giá trị duy nhất, không lặp lại.

B: Một bảng không được là một phần của sổ làm việc Excel.

C: Các cột không được chuyển đổi thành bảng.

D: Không có điều nào ở trên là chính xác.

Câu trả lời câu trả lời

1. Câu trả lời đúng: C

2. Câu trả lời đúng: D

3. Câu trả lời đúng: B

4. Câu trả lời đúng: D

Câu trả lời đúng: BData and images in this tutorial series are based on the following:

• Ghi chú: & NBSP; Dữ liệu và hình ảnh trong loạt hướng dẫn này dựa trên những điều sau:

• Bộ dữ liệu Thế vận hội từ Guardian News & Media Ltd.cia.gov)

• Hình ảnh cờ từ CIA FactBook (CIA.GOV)worldbank.org)

• Dữ liệu dân số từ Ngân hàng Thế giới (Worldbank.org)