Hướng dẫn ký điện tử file đính kèm năm 2024

Hình thức thực hiện mang tính chất cá nhân / phục vụ công tác quản lý nội bộ / thỏa thuận hợp đồng, giấy tờ giữa 2 đơn vị trên phương diện số hóa hồ sơ chứng từ điện tử;

Chữ ký điện tử này chưa mang tính pháp lý đối với cơ quan chức năng (Thuế, Bảo hiểm xã hội, Hải quan…);

Hỗ trợ tập tin có định dạng *.pdf, *.xlsx, *.docx, *.jpg.

Để thực hiện nội dung này, trước đó cần thực hiện:

Cài đặt ứng dụng di động SafetySigning (xem hướng dẫn);

Kết nối với tài khoản Google Drive (xem hướng dẫn).

---

Hướng dẫn thực hiện

Tải tập tin cần thực hiện ký điện tử

1. Trong ứng dụng di động SafetySigning, vào mục Ký điện tử;

2. Tùy chọn vị trí mở tập tin;

3. Chọn tập tin;

4. Chọn chức năng Tải lên hồ sơ Khác (ký số);

5. Tùy chọn thư mục mã số thuế của đơn vị (trường hợp có nhiều đơn vị khác nhau, tập tin ký điện tử thuộc về đơn vị nào thì chọn đúng theo mã số thuế tương ứng);

6. Chọn Tải lên.

Mở tập tin để thực hiện ký điện tử

1. Vào thư mục TKTX / HSKHAC;

2. Chọn thư mục mã số thuế đã tải tập tin vào từ bước hướng dẫn trước;

3. Chọn thư mục CHUAKY;

4. Chọn tập tin cần thực hiện ký điện tử.

Cập nhật nội dung Bình luận / Thêm chú thích

Chức năng hỗ trợ bổ sung thông tin trên tập tin cần ký điện tử; nội dung này có thể thực hiện hoặc không cần thực hiện, tùy theo nhu cầu người dùng.

1. Chọn biểu tượng hiệu chỉnh văn bản;

2. Chọn Bình luận / Thêm chú thích;

3. Nhấp chạm màn hình tại vị trí cần tạo thông tin;

4. Thông tin sau khi đã được khởi tạo;

5. Chọn Hoàn tất để lưu lại nội dung.

Ký điện tử

1. Tại chức năng hiệu chỉnh văn bản, chọn Thêm chữ ký;

2. Chọn chữ ký cần ký và thể hiện trong tập tin;

3. Chọn vị trí chữ ký được hiển thị trên văn bản;

4. Chọn Hoàn tất để lưu lại nội dung;

5. Chữ ký sẽ hiển thị thông tin thời gian đã thực hiện ký điện tử.

Tập tin sau khi đã được ký điện tử, có thể tải về thiết bị / chia sẻ cho người khác qua Google Drive, Email…

Khi tờ khai của bạn cần đính kèm các tệp dữ liệu (excel, word , images) về Hợp đồng, Hóa đơn, danh sách container thì bạn cần thực hiện các bước sau để gửi file đính kèm lên Hải quan.

1. Khai báo đính kèm bằng nghiệp vụ HYS :

Từ giao diện chính của chương trình ECUS5VNACCS, chọn menu "Nghiệp vụ khác / Khai báo file đính kèm HYS".

Màn hình nhập liệu hiện ra như sau :

Nhập lần lượt các tiêu chí :

1. Cơ quan hải quan : chọn mã cơ quan hải quan muốn gửi tệp file đính kèm
2. Nhóm xử lý hồ sơ : chọn đội thủ tục hải quan.
3. Phân loại khai báo : chọn phân loại khai báo để chỉ ra loại file đính kèm đang khai là gì, ví dụ :
   • Khai báo đính kèm danh sách cont/seal thì bạn chọn là A02
   • Trường hợp file đính kèm tổng hợp nhiều nội dung hoặc loại file đính kèm không có trong danh sách chọn cụ thể thì bạn có thể chọn mã A99.
4. Thông tin ghi chú : nhập các thông tin cần thiết về tập tin đính kèm.

Tiếp theo bạn chọn file đính kèm bằng cách nhấn vào "Thêm file", chương trình có sẵn mẫu cho 2 loại file đính kèm thường dùng là "Danh sách cont" và " Danh sách nguyên phụ liệu cung ứng".

Bạn cần lưu ý tổng dung lượng tất cả các file đính kèm không quá 2MB một lần gửi.

Sau khi nhập xong thông tin bạn nhấn "Ghi" và tiến hành khai báo.

Từ danh sách nghiệp vụ phía bên trái, bạn nhấn vào "Khai báo chứng từ đính kèm HYS"

Phần mềm yêu cầu bạn ký số, chọn CKS trong danh sách và nhập mã PIN để bắt đầu gửi lên Hải quan.

Thành công, hệ thống trả về số khai báo đính kèm, số này sẽ được sử dụng vào việc đính kèm điện tử trên tờ khai mà chúng tôi sẽ hướng dẫn ở bước dưới đây.

2. Nhập thông tin đã khai đính kèm vào tờ khai

Sau khi khai báo thành công nghiệp vụ đính kèm điện tử HYS, để đưa thông tin đính kèm này vào tờ khai cần khai báo, bạn thực hiện như sau :

Trên tab "thông tin chung 2" : tại mục "Thông tin đính kèm":

Ô phân loại đính kèm : chọn mã loại đính kèm bạn chọn mã loại là 'ETC'.

Ô số đính kèm: bạn nhập trực tiếp số đính kèm đã được hải quan cấp lúc khai HYS ở bước trên (Có thể nhấn vào (…) để chọn từ danh sách).