MS Excel 2007 là gì và các tính năng của nó?

Chương đầu tiên của cuốn sách này được thiết kế để cung cấp cho những người đọc có tương đối ít kinh nghiệm sử dụng Excel 2007 đủ thông tin để đi sâu vào và bắt đầu tạo các sổ làm việc Excel phong phú ngay lập tức, đồng thời điền vào một số chi tiết cho những người dùng Excel có kinh nghiệm hơn chưa có—

Có gì mới trong Excel 2007

Sau bước nhảy vọt đáng kể từ Excel 95 lên Excel 97, các phiên bản Excel 2000, 2002 và 2003 là những cải tiến gia tăng trên cùng một thiết kế ứng dụng cơ bản. Ngược lại, Excel 2007 là một sự khác biệt đáng kể so với Excel 2003. Excel 2007 đi kèm với một giao diện người dùng mới (được trình bày chi tiết ở phần sau của chương này), một trang tính lớn hơn nhiều và các khả năng định dạng mới, cùng nhiều thay đổi khác. tóm tắt những thay đổi quan trọng nhất trong Excel 2007

Bảng 1-1.  Excel 2007 mở rộng đáng kể kích thước của trang tính và mở rộng số mức sắp xếp, ký tự trong ô và màu có thể có trong sổ làm việc

khả năng

giới hạn cũ

Giới hạn mới

Kích thước trang tính

65.536 hàng x 256 cột

1.048.576 hàng x 16.384 cột

Tổng số ký tự trong một ô

1.024 ký tự

32.767 ký tự

Tổng số ký tự được in trong một ô

1.024 ký tự

32.767 ký tự

Màu sắc trong sổ làm việc

56

16 triệu màu

Hoàn tác cấp độ

16

100

Cấp độ sắp xếp

3

64

Điều kiện định dạng có điều kiện

3

Bị giới hạn bởi bộ nhớ khả dụng

Độ dài tối đa của một công thức

1.024 ký tự

8.192 ký tự

Số đối số tối đa cho một hàm

30

255

Số mức lồng nhau được phép trong một công thức

7

64

Ghi chú

Các giới hạn mới chỉ áp dụng khi bạn lưu sổ làm việc bằng định dạng tệp Office 2007 mới. Nếu bạn lưu sổ làm việc bằng định dạng tệp Excel 97–2003 cũ, các giới hạn cũ sẽ được áp dụng

Giao diện của Excel hầu như không thay đổi từ Excel 97 đến Excel 2003. Trong thời gian đó, các nhà phát triển chương trình đã thêm một số tính năng mới và di chuyển các mục trong hệ thống menu và thanh công cụ, nhưng cấu trúc cơ bản vẫn giữ nguyên. Tất cả những gì đã thay đổi trong Office 2007

Excel 2007, Word 2007 và PowerPoint 2007 đều sử dụng thiết kế giao diện Microsoft Office Fluent mới, thường được gọi là Ribbon ()

Hình 1-1.  Tab Trang chủ của giao diện người dùng Excel 2007 mới Ribbon

hiển thị một tab từ giao diện người dùng Ribbon mới, thay thế các thanh menu và thanh công cụ (được gọi chung là các thanh lệnh) được tìm thấy trong Excel 2003. Dải băng chứa hầu hết, nhưng không phải tất cả, các lệnh có sẵn trong Excel 2007. Nhóm trải nghiệm người dùng Microsoft Office đã tạo giao diện Ribbon mới nhằm nỗ lực giúp khám phá toàn bộ các khả năng tích hợp sẵn trong Excel 2007 dễ dàng hơn. Nhóm sản phẩm Office liên tục nhận được yêu cầu về các tính năng đã được tích hợp sẵn trong chương trình, vì vậy họ đã thiết kế giao diện mới và áp dụng giao diện đó cho ba chương trình Office phổ biến nhất

Ghi chú

Dải băng tự thay đổi kích thước và các điều khiển của nó để phản ánh độ phân giải màn hình của bạn và kích thước cửa sổ, vì vậy bạn có thể thấy một bộ điều khiển khác (và các điều khiển xuất hiện khác) so với được hiển thị trong

Thay vì buộc người dùng phải lục tung mê cung các menu, thanh công cụ và hộp thoại để tìm các lệnh mà họ đang tìm kiếm, Ribbon đưa hầu hết chức năng của Excel lên cấp cao nhất của giao diện người dùng. Tab Trang chủ, được hiển thị trong , chứa các thao tác phổ biến nhất. cắt và dán, phông chữ và định dạng ô, tìm và chọn ô, v.v.

Tab Bố cục Trang của Dải băng () lưu trữ các nút cho phép bạn thay đổi giao diện của trang và kiểm soát việc in. Ví dụ: bạn có thể thay đổi lề của trang tính, bật và tắt đường lưới, chọn các phần của trang tính bạn muốn in và thêm hình nền

Hình 1-2.  Các điều khiển trên tab Bố cục trang cho phép bạn xác định giao diện của trang khi được hiển thị và in

Mẹo

Để ẩn Ribbon, nhấn Ctrl-F1. Nhấn Ctrl-F1 một lần nữa sẽ đưa Ribbon trở lại. Khi Ribbon bị ẩn, nhấp vào menu tạm thời sẽ đưa Ribbon trở lại

Các phiên bản trước của Excel hiển thị thanh công cụ với các nút và menu mà bạn có thể sử dụng để thay đổi đối tượng đã chọn, chẳng hạn như hình ảnh bạn đã chèn vào trang tính. Excel 2007 không sử dụng giao diện người dùng trên thanh lệnh, do đó, các nhà thiết kế đã tạo các tab theo ngữ cảnh (), xuất hiện trên Dải băng khi bạn chọn một đối tượng có các điều khiển được liên kết không xuất hiện trên Dải băng cơ bản

Các tab theo ngữ cảnh xuất hiện ở đầu bên phải của Dải băng và có màu khác với các tab Dải băng thông thường

Hình 1-3.  Excel 2007 hiển thị các tab theo ngữ cảnh khi các đối tượng được chọn yêu cầu các điều khiển không xuất hiện trên Dải băng cơ bản

Giao diện người dùng Excel 2007 mới đưa các điều khiển được sử dụng phổ biến nhất lên mức cao nhất của Dải băng. Bạn vẫn cần hiển thị nhiều hộp thoại để thực hiện các thay đổi mình muốn, đặc biệt khi nói đến các tác vụ thiết lập trang chẳng hạn như thay đổi lề. Excel 2007 cho biết có một hộp thoại có sẵn theo hai cách. Đầu tiên, nếu nhãn của nút Ribbon được theo sau bởi ba dấu chấm, thì việc nhấp vào nút sẽ hiển thị hộp thoại. Thứ hai, một số nhóm Ribbon có hộp thoại mở rộng ở góc dưới cùng bên phải của nhóm (xem Tài nguyên). Nhấp vào điều khiển bộ mở rộng hộp thoại sẽ hiển thị hộp thoại liên quan đến các điều khiển của nhóm

Hình 1-4.  Khi bạn cần kiểm soát tốt hơn trang tính của mình, hãy mở một hộp thoại để hiển thị đầy đủ các thay đổi mà bạn có thể thực hiện đối với mục đã chọn

Khi sử dụng Excel 2007 lần đầu tiên, nhiều người dùng Excel có kinh nghiệm đã hỏi: “Menu Tệp ở đâu?”â Các bản nháp đầu tiên của giao diện Excel 2007 đã có menu Tệp ở góc trên cùng bên trái của Dải băng, nhưng

Hình 1-5.  Bạn có thể tìm thấy các mục menu Tệp quen thuộc, chẳng hạn như Lưu, Lưu dưới dạng, In và Đóng bằng cách nhấp vào Nút Microsoft Office

Ghi chú

Nếu bạn cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho những đồng nghiệp sử dụng Excel 2007, bạn nên cân nhắc việc gửi cho họ tất cả một thông báo email cho biết rằng họ có thể tìm thấy các chức năng của menu Tệp bằng cách nhấp vào Nút Office. Một phút bạn dành để soạn tin nhắn đó sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ cho các cuộc gọi hỗ trợ kỹ thuật

Ngay bên phải Nút Office, bạn sẽ tìm thấy Thanh công cụ truy cập nhanh. Thanh công cụ truy cập nhanh có ba nút theo mặc định. nút Lưu, nút Hoàn tác (để hoàn tác các thay đổi bạn vừa thực hiện) và nút Làm lại/Lặp lại (cho phép bạn đảo ngược thao tác bấm vào nút Hoàn tác hoặc, tùy thuộc vào việc bạn vừa làm, lặp lại một thao tác)

Bạn có thể thêm bất kỳ nút hoặc nhóm Ribbon nào vào Thanh công cụ truy cập nhanh bằng cách nhấp chuột phải vào tên của nút hoặc nhóm đó và chọn mục menu âThêm vào thanh công cụ truy cập nhanhâ

Ngoài Ribbon, giao diện người dùng Excel 2007 đã thay đổi rất ít so với Excel 97. hiển thị cửa sổ chương trình Excel 2007;

Thanh tiêu đề

Thanh tiêu đề, xuất hiện ở đầu cửa sổ Excel, hiển thị tên của sổ làm việc và mọi giới hạn truy cập tệp. Nếu bạn hiển thị hộp thoại Mở và bấm vào mũi tên xuống ở cạnh phải của nút Mở, bạn có thể mở sổ làm việc đã chọn dưới dạng bản sao của bản gốc ở chế độ chỉ đọc, ở chế độ sửa chữa hoặc (nếu tệp là web . Bất kỳ trạng thái nào bạn chọn sẽ được hiển thị trên thanh tiêu đề

Hình 1-6.  Giao diện người dùng Excel 2007

Nút Trợ giúp Excel, là nút tròn màu xanh lam có dấu chấm hỏi màu trắng ở giữa, xuất hiện gần góc trên cùng bên phải của cửa sổ chương trình Excel. Nhấp vào nút Trợ giúp Excel sẽ hiển thị cửa sổ Trợ giúp Excel, cửa sổ này chứa các liên kết đến các chủ đề phổ biến và hộp tìm kiếm nơi bạn có thể nhập các từ và cụm từ bạn muốn tra cứu

Thanh công thức hiển thị nội dung của ô đang hoạt động hoặc công thức đã tạo ra nội dung đó. Bạn chỉnh sửa nội dung của một ô bằng cách nhấp vào thanh công thức và sử dụng chuột và bàn phím. Bạn cũng có thể bấm đúp vào ô và chỉnh sửa trực tiếp trong đó. (Sau khi bạn nhập hàm và dấu ngoặc đơn mở, ví dụ =SUM(, chương trình sẽ hiển thị thông tin về loại đầu vào mà công thức bạn đang nhập yêu cầuâe. g. , công thức SUM mong đợi một hoặc nhiều phạm vi ô. )

Hộp tên hiển thị tham chiếu của ô hiện hoạt (e. g. , B2) hoặc hiển thị kích thước của một nhóm ô đã chọn (e. g. , 2R x1C hoặc âhai hàng một cột). Khi nhả nút chuột, một tham chiếu đến ô đầu tiên được chọn sẽ xuất hiện trong hộp. Hộp tên cũng liệt kê các phạm vi được đặt tên trong trang tính. Mở hộp tên và chọn một phạm vi đã đặt tên để đánh dấu các ô trong phạm vi đó

Mẹo

Bạn có thể biết thêm thông tin về các phạm vi được đặt tên trong Chương 2 trong phần âSử dụng các phạm vi được đặt tên. â

Ở trên cùng bên phải của cửa sổ Excel là bốn điều khiển. nút Thu nhỏ, giúp thu nhỏ cửa sổ chương trình Excel thành một nút trên thanh tác vụ;

Ngay bên dưới các điều khiển cửa sổ chương trình là một bộ điều khiển tương tự cho từng sổ làm việc đang mở. Nhấp vào nút Thu nhỏ của sổ làm việc và nó sẽ trở thành thanh tiêu đề trong cửa sổ Excel lớn hơn;

Bấm vào nút Chọn tất cả, nằm ở góc trên cùng bên trái của trang tính (ở bên trái tiêu đề Cột A và phía trên tiêu đề Hàng 1), chọn mọi ô trong trang tính. Nhấn Ctrl-A làm điều tương tự

Mỗi trang tính trong sổ làm việc được biểu thị (ở dưới cùng của cửa sổ) bằng một tab. Nhấp vào một tab sẽ hiển thị trang tính tương ứng, trong khi nhấp chuột phải vào một tab sẽ hiển thị menu lối tắt với các tùy chọn để chèn một trang tính mới; . Bạn có thể thay đổi màu của tab trang tính nếu bạn muốn làm cho tab đó nổi bật so với các trang tính khác

Thanh trạng thái Excel () hiển thị trạng thái hiện tại của chương trình; . Bạn có thể thay đổi các hoạt động tóm tắt hoặc tắt chúng

Hình 1-7.  Thanh trạng thái Excel, hiển thị tổng, giá trị trung bình và số lượng ô được chọn trong trang tính

Định dạng tệp Excel 2007 mới

Một trong những thay đổi quan trọng nhất giữa Office 2003 và Office 2007 là ba chương trình phổ biến nhất (Word, Excel và PowerPoint) sử dụng định dạng tệp mới khác biệt đáng kể so với định dạng được sử dụng trong Excel 97–2003. Định dạng tệp mới, dựa trên Ngôn ngữ đánh dấu có thể mở rộng (XML), phân tách sổ làm việc Excel 2007 thành các thành phần khác nhau—tạo tệp văn bản nếu có thể—và sử dụng thuật toán nén ZIP để giảm kích thước tệp

Việc tách các trang tính, biểu đồ, bản vẽ, cài đặt máy in và bảng của sổ làm việc thành các tệp khác nhau giúp giảm khả năng lỗi ổ cứng sẽ làm hỏng toàn bộ sổ làm việc Excel 2007. Nếu Excel không thể mở một phần của tệp, nó sẽ hiển thị thông báo lỗi nhưng sẽ mở nhiều sổ làm việc nhất có thể

Ghi chú

Nếu bạn muốn xem cấu trúc của tệp Excel 2007, hãy lưu một bản sao của sổ làm việc trong một thư mục mới. Sau đó, trong Windows Explorer hoặc My Computer, hãy thay đổi phần mở rộng của tệp thành. nén (e. g. , nếu tên sổ làm việc là Bảng điều khiển. xlsx, đổi thành Dashboard. nén). Khi bạn bấm đúp vào tệp, Windows XP hoặc Vista sẽ hiển thị các thành phần của tệp. Bấm đúp vào tệp XML bạn muốn hiển thị sẽ mở tệp trong Internet Explorer hoặc trình duyệt web bạn chọn

Mặc dù Excel 97–2003 không thể mở các tệp Excel 2007 nếu không tải xuống và cài đặt phần mềm bổ sung, nhưng Excel 2007 có thể mở các tệp cũ hơn mà không gặp khó khăn. Khi bạn mở tệp Excel 97–2003 trong Excel 2007, chương trình sẽ mở tệp đó ở Chế độ tương thích, chế độ này ngăn bạn thêm các định dạng, biểu đồ, bản vẽ mới hoặc các tính năng khác không có trong Excel 2003. Nếu bạn muốn lưu tệp Excel 97â2003 dưới dạng tệp Excel 2007, tệp này sẽ bật các tính năng mới, hãy nhấp vào Nút Office â Save As và đặt loại tệp thành Sổ làm việc Excel

Mẹo

Nếu bạn muốn mở sổ làm việc Excel 2007 trong Excel 2002 hoặc 2003, hãy cài đặt Gói Tương thích Microsoft Office. Bạn có thể tìm hướng dẫn tải xuống và cài đặt Gói Tương thích trên trang web của Microsoft tại http. //ủng hộ. Microsoft. com/kb/923505. Bạn cũng có thể truy cập http. // msdn. Microsoft. com và tìm kiếm âOffice Compatibility Pack. â

Tệp sổ làm việc, mẫu và không gian làm việc

Excel 2007 sử dụng sáu loại tệp chính

• Tệp sổ làm việc (. xlsx) chứa các trang tính riêng lẻ, có thể chứa các giá trị ô, công thức, thông tin định dạng, kiểu, đồ họa, đối tượng vẽ, siêu kết nối, biểu đồ và cài đặt xác thực dữ liệu. Tệp được lưu bằng cách sử dụng mặc định. định dạng xlsx không thể chứa macro. Bạn có thể mở và chỉnh sửa tệp ở các định dạng khác, chẳng hạn như tệp văn bản (. txt), các tệp Excel được tạo bằng các phiên bản chương trình trước đó (. xls) và bảng cơ sở dữ liệu Access, nhưng những tệp đó sẽ không có tất cả các chức năng tích hợp sẵn đi kèm với Excel. Tất nhiên, bạn có thể lưu sổ làm việc Excel ở bất kỳ định dạng nào đã nói ở trênvà hơn thế nữa

  Ghi chú

  Excel 97–2003 có thể mở các tệp Lotus 1-2-3, nhưng Excel 2007 không còn hỗ trợ các tệp được tạo bằng chương trình đó

• Sổ làm việc hỗ trợ macro (. xlsm) giống như một sổ làm việc tiêu chuẩn (. xlsx), ngoại trừ việc nó cho phép bạn ghi lại các macro mà bạn có thể phát lại để lặp lại quy trình mà không cần thực hiện lại các bước riêng lẻ. Excel ghi lại các macro của nó bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications (VBA), ngôn ngữ này cho phép các lập trình viên thực hiện các thay đổi đối với máy tính chứa tệp macro. Những kẻ bất lương viết vi-rút và các chương trình có hại khác bằng cách sử dụng VBA, vì vậy Microsoft đã thay đổi định dạng tệp Excel 2007 và cài đặt bảo mật macro để giúp ngăn phần mềm độc hại lây nhiễm máy tính của bạn. Excel 2007 sẽ chỉ chạy macro nếu chúng được chứa trong sổ làm việc thuộc loại phù hợp (. xlsm hoặc. xls) và bạn cho phép Excel chạy macro

• một mẫu (. xltx) chứa tất cả thông tin mà tệp sổ làm việc tiêu chuẩn chứa, cùng với định dạng kiểu và các cài đặt khác đã được áp dụng. Ví dụ: nếu bạn tạo một sổ làm việc để ghi lại chi phí hàng tháng theo ba danh mục, bạn có thể sắp xếp tất cả các thành phần và lưu dưới dạng mẫu. Khi bạn tạo một tệp mới dựa trên một mẫu, bạn sẽ nhận được các tiêu đề, hướng dẫn, định dạng, v.v. mà bạn đã tạo trước đó—một bản soạn sẵn trống hiện có thể chứa dữ liệu mới. (Chỉ cần nhớ lưu công việc của bạn dưới dạng. tập tin xlsx. )

• Cũng giống như mẫu (. xltx) cho phép bạn tạo tiêu chuẩn (. xlsx), sổ làm việc, mẫu hỗ trợ macro (. xltm) cho phép bạn tạo các bản sao sổ làm việc hỗ trợ macro giống hệt nhau (. xlsm)

• Tệp không gian làm việc (. xlw) chứa các con trỏ tới các tệp Excel khác mà bạn đã mở trong một phiên. Khi bạn mở một tệp không gian làm việc, Excel sẽ mở tất cả các tệp Excel khác mà nó đề cập đến. Các tệp không gian làm việc đặc biệt hữu ích nếu bạn thường xuyên làm việc với cùng một nhóm tệp và cần mở tất cả chúng cùng một lúc

• Nếu tính năng Tự động Phục hồi được bật (Nút Office â Tùy chọn Excel), hãy nhấp vào danh mục Lưu và chọn hộp "Lưu thông tin Tự động Phục hồi cứ sau x phútâ. Excel tạo bản sao lưu nhanh cho công việc của bạn theo định kỳ. Tự động Phục hồi thường lấy lại hầu hết, nếu không phải tất cả, dữ liệu của bạn trong trường hợp xảy ra sự cố, nhưng không thể thay thế cho việc thường xuyên nhấp vào nút Lưu. Bạn có thể tìm thấy nơi mỗi phiên bản Excel lưu tệp Tự động Phục hồi, cùng với các vị trí tệp mặc định khác, trong Chương 3

Mẹo

Thời điểm tốt nhất để lưu sổ làm việc là sau khi bạn đã làm xong một việc mà bạn không muốn phải làm lại, điều đó có nghĩa là việc bấm vào nút Lưu sẽ trở thành một phản xạ. Đừng dựa vào AutoRecover để lưu công việc của bạn cho bạn

• Luôn lưu các mẫu của bạn trong thư mục mẫu Excel mặc định. Nếu bạn đã cài đặt Office 2007 trên C. drive và không thay đổi bất kỳ cài đặt thư mục nào, thư mục đó là C. \Documents and Settings\username\Application Data\ Microsoft\Templates. Trong đường dẫn thư mục đó, chuỗi username đại diện cho tên của tài khoản Windows mà bạn hiện đang sử dụng. Việc lưu các mẫu trong thư mục đó sẽ khiến các mẫu xuất hiện trong hộp thoại Sổ làm việc mới khi bạn bấm vào Nút Office â Mới, rồi bấm vào tiêu đề danh mục Mẫu của tôi

• Khi bạn tạo sổ làm việc từ mẫu, bạn tạo sổ làm việc mới dựa trên mẫu. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng hộp thoại Mở để mở tệp mẫu, bạn sẽ chỉnh sửa mẫu

• Bấm chuột phải vào một mẫu, bấm vào Mới và bạn sẽ tạo một sổ làm việc mới dựa trên mẫu

• Để tạo mẫu cho một trang tính, hãy xóa tất cả trừ một trang tính trong sổ làm việc, áp dụng các cài đặt mong muốn (định dạng, kiểu, hàng và cột lặp lại, v.v. ) và lưu sổ làm việc dưới dạng mẫu (. xltx cho sổ làm việc thông thường hoặc. xltm cho sổ làm việc hỗ trợ macro)

• Các mẫu có sẵn trong phần Giải pháp bảng tính của hộp thoại Mẫu được định dạng cho các mục đích sử dụng thông thường của doanh nghiệp, chẳng hạn như phiếu chấm công, bảng cân đối kế toán, báo cáo chi phí, đơn đặt hàng và hóa đơn bán hàng. (Để hiển thị các mẫu, hãy nhấp vào Nút Office â Mới và nhấp vào tiêu đề danh mục Mẫu đã cài đặt. )

Mẹo

Nếu bạn nhấp vào Nút Office â Mới và nhấp vào tiêu đề danh mục Mẫu đã cài đặt, Excel sẽ hiển thị các mẫu giống như bạn sẽ thấy nếu bạn nhấp chuột phải vào tab trang tính, nhấp vào Chèn và nhấp vào tab Giải pháp bảng tính. Sự khác biệt giữa hai thao tác là quy trình trước tạo một sổ làm việc mới, trong khi quy trình sau thêm các trang tính của mẫu vào sổ làm việc hiện có của bạn

Cấu trúc của một tệp Excel

Hãy coi tệp Excel là một tập hợp dữ liệu về một chủ đề nhất định, chẳng hạn như doanh thu bán hàng hoặc thời gian dành cho các dự án. Ví dụ: nếu bạn đang theo dõi số giờ có thể lập hóa đơn của mình trong một loạt dự án và phải gửi số giờ của mình mỗi tuần, bạn có thể tạo sổ làm việc đại diện cho một năm và sử dụng từng trang tính để ghi lại số giờ của bạn mỗi tuần. Bạn sẽ cần thêm các trang tính cho mỗi tuần (mặc định sổ làm việc là ba), nhưng việc nhóm sẽ hợp lý. Nếu công ty của bạn duy trì chu kỳ thanh toán hàng quý, bạn cũng có thể giữ số giờ của mình trong sổ làm việc chỉ gồm 13 trang tính, mỗi trang đại diện cho một tuần trong quý tài chính

Mặc dù sổ làm việc Excel dường như là một thực thể duy nhất, nhưng thực tế có ba lớp khác nhau. lớp dữ liệu (tầng trệt của tài liệu chứa dữ liệu trang tính, công thức, v.v.); . minh họa cách ba lớp tương tác trong một sổ làm việc

Hình 1-8.  Bảng tính này có các thành phần trong lớp bản vẽ phía sau, lớp dữ liệu và lớp bản vẽ trên cùng

Các dòng trong nền của trang tính là sự lặp lại của đồ họa kết cấu, trong khi hình ảnh con hổ là một tệp clip nghệ thuật. Nội dung của lớp bản vẽ cao hơn che khuất nội dung của lớp thấp hơn. Trong , hình ảnh con hổ che khuất dữ liệu có trong các ô của trang tính;

Trong Excel, trang tính là nơi cao su gặp đường; . Trang tính là các bảng được tạo thành từ các cột và hàng—bạn có thể xác định một ô trong trang tính Excel dựa trên cột của nó (được viết bằng chữ) và hàng của nó (được đánh số, e. g. , A5)

Mẹo

Nếu bạn chỉ muốn tham chiếu địa chỉ của một ô bằng số, hãy sử dụng ký hiệu âR1C1â, trong đó hàng đứng trước chữ âRâ và cột đứng trước chữ â . R1C1 đề cập đến ô A1, R2C2 đến ô B2, v.v.

Để xem các công thức của bạn ở định dạng tham chiếu R1C1, hãy nhấp vào Nút Office Tùy chọn Excel, nhấp vào tiêu đề danh mục Công thức và chọn hộp Kiểu tham chiếu R1C1

Các tab trang tính, được tìm thấy trên thanh tab ở phía dưới bên trái của cửa sổ Excel (), không được chú ý nhiều. Tuy nhiên, các tab trang tính (và thanh tab) rất hữu ích để sắp xếp và tùy chỉnh sổ làm việc của bạn. Bạn có thể thay đổi thứ tự của các trang tính bằng cách kéo tab trang tính đến vị trí mong muốn. Nhấp chuột phải vào tab trang tính và từ menu lối tắt, bạn có thể đổi tên trang tính và thay đổi các thuộc tính khác

Hình 1-9.  Thanh tab cho phép bạn quản lý các trang tính trong sổ làm việc của mình

Bạn có thể thay đổi màu của tab trang tính, giúp dễ dàng xác định các trang tính riêng lẻ, chẳng hạn như trang tính mà bạn đã thay đổi một số giá trị. Nó cũng là một công cụ tổ chức hữu ích—ví dụ: bạn có thể, các tab mã màu theo quý tài chính

Mẹo

Rất nhiều người tập trung vào việc tổ chức dữ liệu trong một trang tính và quên mất cách các trang tính phù hợp với toàn bộ sổ làm việc. Sử dụng các tab trang tính và thanh tab để sắp xếp dữ liệu theo danh mục

Cuối cùng, dữ liệu và công thức điền vào sổ làm việc là phần quan trọng nhất trong công việc của bạn với Excel, nhưng cách bạn trình bày dữ liệu của mình có thể tạo ra sự khác biệt giữa một bản tóm tắt dễ hiểu và một câu khó thông qua một mê cung các con số. Mỗi phần tử sổ làm việc có các đặc điểm định dạng mà bạn có thể thay đổi để tối đa hóa hiệu quả của thông tin của mình

So với các thành phần khác của sổ làm việc, có rất ít tùy chọn định dạng mà bạn có thể áp dụng cho toàn bộ trang tính. Bạn có thể thay đổi lề (Bố cục trang â Lề) hoặc thêm đầu trang và chân trang vào trang tính. Như được hiển thị trong phần đầu trang là một khối không gian dành riêng ở đầu trang, trong khi chân trang là một khối không gian dành riêng ở cuối trang. Văn bản trong đầu trang và chân trang—ngày tháng, tên công ty của bạn, v.v. âlặp lại trên mọi trang in của trang tính mà chúng được đính kèm. Để hiển thị hộp thoại Header and Footerâ, nhấp vào Insert â Header and Footer, thêm văn bản tùy chỉnh hoặc bao gồm các mục AutoText chẳng hạn như thời gian, ngày tháng, số trang và tổng số trang cho trang tính. Bạn cũng có thể đưa hình ảnh vào đầu trang hoặc chân trang

Hình 1-10.  Thông tin lặp lại đầu trang và chân trang, chẳng hạn như số trang và ngày, trên mỗi trang in

Theo cách tương tự, bạn có thể lặp lại tiêu đề cột và hàng trên các trang tiếp theo. Nhấp vào tab Bố cục Trang, nhấp vào trình mở rộng hộp thoại của nhóm Thiết lập Trang, sau đó nhấp vào Trang tính để hiển thị tab Trang tính của hộp thoại Thiết lập Trang. Sử dụng các điều khiển Hàng để lặp lại ở trên cùngâ và âCột để lặp lại ở bên tráiâ, bạn có thể chọn tiêu đề bạn muốn xuất hiện trên mỗi trang. Nếu bạn đang in một trang tính yêu cầu hai trang trở lên, hãy cân nhắc việc lặp lại tiêu đề hàng và cột trên mỗi trang

Chỉ cần nhớ rằng việc đặt các hàng và cột để lặp lại trên mỗi trang được in không giúp ích gì khi bạn cuộn qua trang tính. Cuộn đủ xa và những tiêu đề đó sẽ biến mất. Bạn có thể cố định hàng và cột để chúng vẫn hiển thị khi bạn cuộn qua trang tính bằng cách nhấp vào ô bên dưới và bên phải của hàng và cột bạn muốn giữ nguyên, nhấp vào Xem â Ngăn cố định và chọn có đóng băng hàng hay không . Bạn có thể đưa trang tính của mình trở lại bình thường bằng cách nhấp vào Xem â Freeze Panes â Unfreeze Panes

Mẹo

Ngăn đóng băng không ảnh hưởng đến cách trang tính được in. Việc sử dụng các điều khiển trên trang Trang tính của hộp thoại Thiết lập Trang không ảnh hưởng đến trang tính của bạn khi bạn xem nó trong cửa sổ Excel

Một trong những quyết định khó khăn nhất khi định dạng nội dung của trang tính là xác định hình thức của từng thành phần. Nhãn dữ liệu, tiêu đề và bản thân dữ liệu phải được định dạng. Có rất nhiều thứ để theo dõi, nhưng Excel 2007 đi kèm với nhiều Chủ đề Office mà bạn có thể áp dụng cho sổ làm việc của mình. Để xem Chủ đề Office ảnh hưởng đến giao diện trang tính của bạn như thế nào, hãy bấm vào Bố cục Trang â Chủ đề, sau đó di con trỏ chuột lên chủ đề bạn muốn áp dụng. Ngay cả khi không có Chủ đề Office theo ý thích của bạn, bạn vẫn có thể thay đổi màu sắc, phông chữ và hiệu ứng văn bản trong chủ đề hiện có và lưu chủ đề đó làm chủ đề mới để sử dụng sau này

Cuối cùng, nếu bạn muốn ẩn một hoặc nhiều trang tính trong sổ làm việc của mình, chỉ cần nhấp vào tab của nó, sau đó nhấp vào Trang chủ â Định dạng â Ẩn & Bỏ ẩn â Ẩn Trang tính. Để bỏ ẩn nó, nhấp vào Trang chủ â Định dạng â Ẩn & Bỏ ẩn â Bỏ ẩn Trang tính và chọn trang tính để hiển thị từ hộp thoại Bỏ ẩn. Ẩn một trang tính không phải là một cách hay để bảo mật nội dung của nó, nhưng đó là một cách dễ dàng để hướng sự chú ý đến các trang tính mà bạn muốn đồng nghiệp của mình chú ý

Mức tổ chức cao nhất trong một trang tính là cột và hàng. Cột là tập hợp các ô theo chiều dọc và mỗi cột được chỉ định bằng một chữ cái. Các hàng nằm ngang và được chỉ định bởi một số. Cột tiêu chuẩn rộng 56 pixel và hàng tiêu chuẩn cao 16 pixel—cao và rộng đủ để chứa hơn tám ký tự một chút trong phông chữ Calibri 9 điểm mặc định

Mẹo

Pixel là một dấu chấm trên màn hình máy tính của bạn, vì vậy lượng không gian mà một hàng hoặc cột chiếm trên màn hình của bạn phụ thuộc vào kích thước và độ phân giải của màn hình

Bạn có thể thay đổi chiều cao của hàng hoặc chiều rộng của cột bằng cách kéo đường viền của tiêu đề hàng hoặc cột cho đến khi đạt được kích thước mong muốn. Excel hiển thị chiều rộng hoặc chiều cao hiện tại của hàng hoặc cột khi bạn kéo đường viền để bạn có thể thực hiện các thay đổi chính xác. Nếu bạn muốn nhập một giá trị thay vì kéo, hãy nhấp vào một ô, sau đó nhấp vào Trang chủ â Định dạng â Chiều rộng cột và nhập chiều rộng mới (bằng số—chiều rộng 9 sẽ chứa 9 chữ số, nhưng . Để điều chỉnh chiều cao của hàng, nhấp vào Trang chủ â Định dạng â Chiều cao hàng và nhập chiều cao mới

Bạn thậm chí có thể yêu cầu Excel thay đổi chiều cao hàng hoặc chiều rộng cột để phản ánh nội dung của hàng hoặc cột. Nhấp vào Home â Format â AutoFit Column Width hoặc Home â Format â AutoFit Row Height yêu cầu Excel làm cho hàng hoặc cột đã chọn vừa đủ lớn để hiển thị nội dung của các ô rộng nhất và cao nhất trong hàng đó

Thật dễ dàng để nghĩ rằng các hàng và cột của một trang tính là cố định, nhưng bạn luôn có thể chèn hoặc xóa một cột hoặc hàng. Để chèn một cột, hãy nhấp vào Trang chủ â Chèn â Chèn các cột trang tính; . Để chèn một hàng, nhấp vào Trang chủ â Chèn â Chèn hàng trang tính; . Excel tự động cập nhật tất cả các công thức của bạn để phản ánh các ô được tham chiếu vị trí mới trong sổ làm việc, vì vậy việc thêm hàng hoặc cột sẽ không gây ra bất kỳ lỗi nào. Việc xóa hàng và cột cũng đơn giản—nhấp chuột phải vào tiêu đề hàng hoặc cột và nhấp vào Xóa

Giống như bạn có thể ẩn và hiện các trang tính, bạn có thể ẩn hoặc hiện các hàng và cột. Chỉ cần nhấp chuột phải vào tiêu đề hàng hoặc cột và nhấp vào Ẩn. Để hiện một hàng hoặc cột, bạn cần chọn tiêu đề hàng hoặc cột ở hai bên (e. g. , chọn tiêu đề của hàng 1 và 3 nếu hàng 2 bị ẩn) và nhấp vào Trang chủ â Định dạng â Ẩn & Bỏ ẩn â Bỏ ẩn Hàng hoặc Trang chủ â Định dạng â Ẩn & Bỏ ẩn â

Nếu bạn muốn thay đổi hình thức của mọi ô trong một hàng hoặc cột, hãy bấm vào tiêu đề cột hoặc hàng và sử dụng các điều khiển trên tab Trang đầu (hoặc các điều khiển trong hộp thoại Định dạng Ô) để đặt kiểu dữ liệu, căn chỉnh, phông chữ,

Đơn vị tổ chức nhỏ nhất trong một trang tính là ô, được hình thành bởi giao điểm của một hàng và một cột. Thay đổi hình thức của từng ô hoàn toàn giống như thay đổi định dạng của cột hoặc hàng—bạn chọn các ô và sử dụng các điều khiển trên tab Trang chủ của Dải băng hoặc trong hộp thoại Định dạng ô. Bạn có thể tìm thấy hầu hết các tùy chọn định dạng ô có sẵn trên tab Trang chủ, nhưng hộp thoại Định dạng ô cung cấp nhiều khả năng hơn (xem phần )

Hai tùy chọn định dạng hữu ích được kiểm soát bởi các hộp kiểm trong phần Kiểm soát văn bản của tab Căn chỉnh. "Gói văn bảnâ và" Thu nhỏ để vừa vớiâ. Đầu tiên buộc văn bản trong một ô vừa với các đường viền bên trái và bên phải của một ô. Ô sẽ mở rộng theo chiều dọc để chứa nội dung của nó. âShrink to fitâ thực hiện ngược lại, giảm kích thước văn bản cho đến khi văn bản nằm gọn trong ô

Hình 1-11.  Tab Căn chỉnh của hộp thoại Định dạng ô cho phép bạn kiểm soát hướng của văn bản trong các ô của mình

Mẹo

âShrink to fitâ và âWrap textâ là loại trừ lẫn nhau;

Cuối cùng, giống như bạn có thể chèn và xóa cột, bạn có thể chèn và xóa ô. Vì việc chèn hoặc xóa ô có thể dịch chuyển các ô xung quanh, nên bạn có thể chọn hướng đẩy các ô xung quanh của trang tính. Nếu bạn thêm ô, Excel sẽ điều chỉnh bất kỳ công thức hiện có nào tham chiếu ô đã được di chuyển. Tuy nhiên, nếu bạn xóa một ô được sử dụng trong một công thức, công thức sẽ tạo ra lỗi. Bạn sẽ phải chỉnh sửa công thức để tham chiếu các ô thích hợp

Khi bạn muốn thay đổi hình thức của nội dung của một ô, bạn chỉ cần chọn ô đó và có tại đó. Chỉnh sửa các ký tự riêng lẻ trong một ô không phải là điều rõ ràng—hãy nhấp vào ô và chọn các ký tự bạn muốn định dạng trong thanh công thức ở đầu trang tính () hoặc bên trong chính ô đó. Các điều khiển định dạng trên tab Trang đầu của Dải băng và hộp thoại Định dạng Ô, như mọi khi, theo ý của bạn

Hình 1-12.  Chỉnh sửa nội dung của ô trong ô hoặc trong thanh công thức

Định dạng được áp dụng cho từng ký tự sẽ ghi đè định dạng được áp dụng cho toàn bộ ô

Kiểu là một định dạng đúc sẵn, từ căn chỉnh đến phông chữ đến đường viền, mà bạn có thể áp dụng cho một ô. Giống như Word 2007, Excel 2007 có một tập hợp các kiểu dựng sẵn lớn hơn đáng kể so với các phiên bản trước của Office. Để xem kiểu nào có sẵn, hãy nhấp vào Trang chủ â Kiểu ô và chọn trong số các dịch vụ khác nhau xuất hiện trong thư viện Kiểu ô (xem )

Hình 1-13.  Excel 2007 trình bày các kiểu dựng sẵn và bất kỳ kiểu nào bạn đã tạo trong thư viện Kiểu ô

Tất nhiên, bạn có thể tạo các kiểu ô tùy chỉnh của riêng mình. Để làm như vậy, hãy nhấp vào Trang chủ â Kiểu ô â Kiểu ô mới để hiển thị hộp thoại Kiểu, được hiển thị trong

Khi bạn hiển thị hộp thoại Kiểu, nó sẽ hiển thị chi tiết về kiểu được áp dụng cho ô hiện hoạt. Khi bạn xem một phong cách ở đây, bạn sẽ thấy một loạt hộp kiểm cho biết các yếu tố khác nhau như thế nào (căn chỉnh, phông chữ, đường viền, v.v. ) được định dạng theo kiểu. Để xem chi tiết của một kiểu, bấm vào nút Định dạng, nút này sẽ hiển thị tất cả các tab trong hộp thoại Định dạng ô. Tại thời điểm này, bạn có thể lướt qua các tab và thay đổi bất kỳ yếu tố nào, từ kích thước phông chữ đến tắt tính năng bảo vệ

Để xóa một kiểu, bấm chuột phải vào kiểu đó trong bộ sưu tập Kiểu ô và bấm Xóa. Nếu bạn muốn sửa đổi một kiểu hiện có, hãy nhấp chuột phải vào kiểu đó trong thư viện Kiểu ô và nhấp vào Sửa đổi để hiển thị hộp thoại Kiểu. Như khi bạn tạo một kiểu mới, bấm vào nút Định dạng trong hộp thoại Kiểu sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Ô, bạn có thể sử dụng hộp này để thay đổi định dạng đã chọn

Hình 1-14.  Bạn có thể tạo các kiểu Excel 2007 mới bằng cách sử dụng các điều khiển trong hộp thoại Kiểu

Một công cụ tiện dụng của Windows là menu chuột phải. Nhấp chuột phải vào một đối tượng trong chương trình (chẳng hạn như tiêu đề ô, hàng hoặc cột hoặc tab trang tính) sẽ hiển thị một menu ngắn gồm các lệnh thường được sử dụng. Microsoft gọi các menu tắt này là menu ngữ cảnh. hiển thị menu lối tắt xuất hiện khi bạn bấm chuột phải vào một ô

Dưới đây là tóm tắt nhanh về tài năng nhấp chuột phải của Excel

• Nhấp chuột phải vào một ô sẽ hiển thị menu lối tắt với thanh công cụ định dạng mà bạn có thể sử dụng để định dạng ô một cách nhanh chóng;

  Hình 1-15.  menu phím tắt chứa các nút và mục menu

• Nhấp chuột phải vào tiêu đề hàng hoặc cột sẽ hiển thị menu cắt ngắn chứa các lệnh để định dạng đối tượng mà bạn nhấp chuột phải;

• Nhấp chuột phải vào tab trang tính cho phép bạn chèn một trang tính mới;

• Bấm chuột phải vào đối tượng vẽ cho phép bạn định dạng đối tượng nhanh chóng bằng cách sử dụng các điều khiển trên thanh công cụ định dạng;

• Nhấp chuột phải vào nút Ribbon cho phép bạn thêm nút vào Thanh công cụ truy cập nhanh. Tương tự, nhấp chuột phải vào thanh tên của nhóm Ribbon (e. g. , nhóm Chủ đề của tab Thiết lập trang) cho phép bạn thêm nhóm vào Thanh công cụ truy cập nhanh

• Nhấp chuột phải vào một nút trên Thanh công cụ truy cập nhanh cho phép bạn xóa nút đó khỏi Thanh công cụ truy cập nhanh, tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh, hiển thị Thanh công cụ truy cập nhanh bên dưới Dải băng (làm cho Thanh công cụ truy cập nhanh lớn hơn) hoặc thu nhỏ Dải băng

• Nhấp chuột phải vào thanh trạng thái (ở dưới cùng của cửa sổ) cho phép bạn thay đổi các thao tác tóm tắt

Menu lối tắt của Excel 2007 có một mục mới ở trên cùng. Thanh công cụ nhỏ, là một thanh công cụ nhỏ chứa các nút cho các lệnh định dạng được sử dụng phổ biến nhất (e. g. , phông chữ, cỡ chữ, màu chữ, màu tô, đậm, nghiêng, căn giữa, v.v. ). Thanh công cụ nhỏ cũng xuất hiện khi bạn chọn một nhóm ô và di con trỏ chuột qua vùng chọn. Excel 2007 ban đầu vẽ mờ Thanh công cụ nhỏ, nhưng làm cho nó nổi bật hơn khi bạn di chuyển con trỏ chuột đến gần nó hơn

Excel có rất nhiều thứ đang diễn ra (bạn có thể quyết định xem điều đó có nghĩa là Excel là tính năng phong phúâ hay âcồng kềnhâ) và nó sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Và đúng như vậy, với một số tính năng tự động. Một tác vụ hữu ích mà Excel thực hiện trong nền là lưu thông tin Tự động Phục hồi—dữ liệu trang tính, macro, công thức, v.v. âvì vậy nếu chương trình gặp sự cố, bạn sẽ mất ít công việc nhất có thể. Có ba tính năng khác mà Excel thực hiện trong nền (Tự động sửa lỗi, Tự động hoàn thành và Thẻ thông minh), nhưng bạn có thể tắt các tính năng này—và Tự động phục hồi—tắt nếu muốn

Mẹo

Một điều mà Excel không tự động thực hiện là đánh dấu các lỗi chính tả và ngữ pháp đáng ngờ trong trang tính của bạn. Để kiểm tra chính tả, hãy nhấp vào Xem lại â Chính tả

Mọi người lặp đi lặp lại cùng một lỗi chính tả, thường là những chuyển vị nhỏ (âadnâ cho âandâ) khiến bạn phát điên. Đừng băn khoăn. Excel có lỗi chính tả này và các lỗi chính tả phổ biến khác trong các thuật ngữ danh sách của nó để tự động sửa

Mẹo

Nếu Excel thực hiện thay đổi mà bạn không muốn, bạn có thể hoàn tác thay đổi đó bằng cách nhấn Ctrl-Z hoặc bấm vào nút Hoàn tác trên Thanh công cụ truy cập nhanh

Bạn có thể thêm, xóa hoặc xác định lại các mục nhập Tự động Sửa bằng cách bấm vào Nút Office â Tùy chọn Excel, bấm vào đầu danh mục Kiểm lỗi, sau đó bấm vào nút Tùy chọn Tự động Sửa. Trong hộp thoại, bạn có thể chọn các loại thay đổi mà Excel có thể thực hiện hoặc bằng cách bỏ chọn hộp Replace text as you typeâ, ngăn không cho Excel tự động thực hiện bất kỳ sửa đổi nào. Để thêm một mục nhập, hãy nhập văn bản vào trường Thay thế và văn bản để thay thế vào trường Bằng

Excel cũng nhận dạng địa chỉ web và đường dẫn mạng, đồng thời tự động định dạng chúng dưới dạng siêu liên kết. Excel 2007 cũng xác định xem mục nhập của bạn có nên được thêm vào bảng Excel hiện có hay không. Bạn có thể kiểm soát các tùy chọn này trên tab Tự động định dạng khi bạn nhậpâ

Hầu hết người dùng Excel thường nhập dữ liệu giống nhau trong một trang tính. Ví dụ: nếu bạn giữ dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp trong một trang tính, nhiều khách hàng của bạn có thể sẽ đến từ cùng một tiểu bang. Excel nhận ra các giá trị lặp lại trong một cột và đề nghị điền vào giá trị dự kiến. Bạn có thể bật Tự động hoàn thành bằng cách nhấp vào Nút Office â Tùy chọn Excel, nhấp vào đầu danh mục Nâng cao, sau đó, trong phần Tùy chọn chỉnh sửa ở đầu hộp thoại, chọn âBật tính năng Tự động hoàn thành cho các giá trị ô

Một cách khác để Excel tự động hóa các thao tác là sử dụng Thẻ thông minh. Excel 2007 nhận dạng dữ liệu cụ thể trong một ô (có thể là báo giá chứng khoán hoặc địa chỉ của email được gửi gần đây) và gắn thẻ ô đó bằng một vết khía nhỏ màu tím ở góc dưới bên phải. Để bật Thẻ thông minh, bấm vào Nút Office Tùy chọn Excel, bấm vào đầu danh mục Soát lỗi, bấm vào tab Thẻ thông minh, sau đó chọn hộp Dữ liệu gắn nhãn bằng thẻ thông minhâ

Để kiểm tra cách hoạt động của Thẻ thông minh, hãy bật chúng—nhập ký hiệu chứng khoán, chẳng hạn như—di con trỏ qua rãnh, sau đó nhấp vào nút hành động Thẻ thông minh. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn được hiển thị để gọi báo giá mới, báo cáo của công ty trên MSN, v.v.

Các tính năng của MS Excel 2007 là gì?

MS Excel là gì và các tính năng của nó?

Các tính năng của Excel 5 là gì?