Hiện nay, hệ thống thông tin nắm giữ một vai trò hết sức quan trọng, đặc biệt đối với doanh nghiệp. Nó chính là cầu nối trung gian giữa các doanh nghiệp, thương hiệu với môi trường bên ngoài xã hội. Chính vì thế, có rất nhiều khái niệm khác nhau về hệ thống thông tin. Ở đây ta sẽ tìm hiểu một số khái niệm được cho là hay dùng.
Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và công nghệ thông tin để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra.
Công nghệ thông tin bao gồm phần cứng và phần mềm dùng để xây dựng và khai thác hệ thống thông tin. Phần cứng là các thiết bị tham gia vào quá trình xử lý thông tin như: máy tính, các phương tiện lưu trữ và truyền dữ liệu. Phần mềm là các chương trình máy tính, bao gồm các hệ điều hành, các chương trình ứng dụng và các thủ tục dành cho người sử dụng.
Xử lý thông tin bao gồm các hoạt động: tiếp nhận, truyền, xử lý, lưu trữ, tìm kiếm và hiển thị thông tin. Nhò các hoạt động xử lý thông tin, các nguồn dữ liệu được thu thập và chế biến thành các sản phẩm thông tin cung cấp cho người sử dụng.
Như vậy bốn thành phần cơ bản cũng là bốn nguồn tài nguyên của hệ thống thông tin là:
- Nguồn lực con người, bao gồm người sử dụng và các chuyên gia về hệ thống thông tin
- Phần cứng, bao gồm tất cả các thiết bị và phương tiện kỹ thuật dùng để xử lý thông tin. Trong đó chủ yếu là máy tính và mạng lưới viễn thông dùng để truyền dữ liệu.
- Phần mềm, bao gồm các chương trình máy tính: các phần mềm hệt thống, các phần mềm chuyên dụng và các thủ tục dành cho người sử dụng.
- Nguồn dữ liệu, dữ liệu là vật liệu thô của hệ thống thông tin. Dữ liệu có thể ở nhiều dạng khác nhau, có dữ liệu văn bản, dữ liệu bằng hình ảnh, âm thanh.
Ngoài ra, căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Luật an toàn thông tin mạng 2015, chúng ta có một khái niệm về hệ thống thông tin là tập hợp phần cứng, phần mềm và cơ sở dữ liệu được thiết lập phục vụ mục đích tạp lập, cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin trên mạng.
Tóm lại, ta có thể hiểu hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau, cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ, và phân phối thông tin và sữ liệu, cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước.
1.2 . Quá trình xử lý thông tin trong hệ thống thông tin
Các hoạt động xử lý thông tin trong hệ thống thông tin bao gồm bốn công đoạn sau đây:
- Nhập dữ liệu vào. Bước đầu tiên trong xử lý thông tin là thu thập dữ liệu và đưa dữ liệu vào hệ thống thông tin, chúng được coi là đầu vào. Hầu hết các dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin đều được sinh ra và thu thập từ các hoạt động giao dịch bên trong tổ chức. Các dữ liệu đã thu thập phải được biên tập và nhập vào máy theo một biểu mẫu nhất định. Khi đó dữ liệu được ghi trên các vật mang tin đọc được bằng máy như đĩa từ, băng từ.
Công cụ để nhập dữ liệu vào hệ thống là các thiết bị nhập của máy tính. Đó có thể là bàn phím, con chuột, máy quét, đầu đọc mã vạch,...
- Xử lý dữ liệu thành thông tin. Các chương trình máy tính [phần mềm] cho phép máy tính xử lý dữ liệu bằng các thao tác như tính toán, so sánh, sắp thứ tự, phân loại, tổng hợp và phân tích để biến dữ liệu thành các thông tin, đồng thời đưa ra dạng trình bày thích hợp [văn bản, đồ thị, âm thanh, hình ảnh] dành cho người sử dụng. Các dữ liệu lưu trữ trong hệ thống thông tin cũng phải được duy trì bằng cách cập nhật thường xuyên.
- Đưa thông tin ra. Mục đích của các hệ thống thông tin là cung cấp những sản phẩm thông tin phù hợp cho người sử dụng. Các sản phẩm đó có thể là các thông báo, biểu mẫu, báo cáo, danh sách, đồ thị, hình ảnh hiển thị trên màn hình hoặc in ra trên giấy.
Thiết bị ra chủ yếu của máy tính là màn hình và máy in. Tuy nhiên máy tính có thể truyền tín hiệu ra thông qua loa âm thanh dưới dạng tiếng nói hay âm nhạc, hoặc cũng có thể truyền qua một máy tính khác để sử dụng về sau.
- Lưu trữ các nguồn dữ liệu. Một trong những khả năng to lớn của máy tính nó có thể lưu trữ dữ liệu và thông tin với khối lượng rất lớn. Lưu trữ là một trong những hoạt động cơ bản của hệ thống thông tin. Trong đó, các dữ liệu và thông tin được giữ lại theo một cách tổ chức nào đó để sử dụng cho sau này. Các dữ liệu thường được tổ chức và lưu trữ dưới dạng các trường, biểu ghi, các tệp và cơ sở dữ liệu.
Như vậy có bốn thành phần cơ bản của thiết bị tin học trong hệ thống thông tin là:
- Thiết bị vào để nhập dữ liệu vào hệ thống thông tin.
- Máy tính [bộ xử lý trung tâm] xử lý dữ liệu trong hệt hống thông tin.
- Thiết bị ra hiển thị và in các thông tin ở đầu ra.
- Thiết bị nhớ ngoài để lưu trữ dữ liệu và thông tin.
Ngoài ra còn có các thiết bị viễn thông để nối các máy tính với nhau trong mạng máy tính khi hệ thống thông tin được khai thác trên mạng.
1.3. Đặc trưng của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin có 5 đặc trưng chính bao gồm:
- Hệ thống thông tin được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại.
- Hệ thống thông tin được tạo thành từ tổ hợp nhiều hệ thống con. Khi các hệ thống con này được kết nối và tương tác với nhau, chúng sẽ phục vụ cho việc liên lạc giữa các lĩnh vực hoạt động khác nhau của doanh nghiệp.
- Hệ thống thông tin hướng tới mục tiêu đó là cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát. Hệ thống chuyển giao cho từng thành viên trong tổ chức những thông tin cần thiết để xác định, lựa chọn các hành động phù hợp với mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp.
- Hệ thống thông tin phải được xây dựng dựa trên các kỹ thuật tiên tiến về xử lý thông tin. Các kỹ thuật này bao gồm các phần mềm ứng dụng và các thiết bị của công nghệ thông tin, đặc biệt là các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
- Hệ thống thông tin là một kết cấu hệ thống mềm dẻo và có khả năng phát triển. Xã hội luôn vận động và phát triển, mọi hoạt động của bất kỳ tổ chức nào cũng luôn vận động và phát triển. Vì vậy một hệ thống thông tin sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời nếu không có khả năng thay đổi vfa phát triển cho phù hợp với sự biến đổi và phát triển của thực tế.
1.4. Vai trò của hệ thống thông tin trong tổ chức
Hệ thống thông tin là một yếu tố cấu thành của một tổ chức doanh nghiệp. Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống thông tin trong tổ chức là hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp nhà quản lý thực hiện các chức năng của quản lý. Hệ thống thông tin cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết, giúp nhà quản lý lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con người đã có, thực hiện các chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức. Ngoài ra nó còn trang bị cho các nhà quản lý các phương pháp và kỹ thuật mới trong xử lý, phân tích và đánh giá. Vì vậy hệ thống thông tin trở thành một thành phần cơ bản của một tổ chức, doanh nghiệp, giữ vai trò quan trọng trong thành công của hoạt động quản lý điều hành của một tổ chức, doanh nghiệp.
Vai trò của hệt thống thông tin ngày càng mở rộng và phát triển. Sự thay đổi này đã tác động trực tiếp đến người sử dụng và các nhà quản lý.
Ngày nay hệ thống thông tin trở thành một lĩnh vực nghiên cứu quan trọng. Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải có những hiểu biết cơ bản về hệ thống thông tin bên cạnh lĩnh vực chuyên môn của họ.
2. Các loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Có nhiều loại hệ thống thông tin giành cho các tổ chức khác nhau, cho các chức năng khác nhau bên trong tổ chức, cho các nhu cầu công việc khác nhau và ở mức độ quản lý khác nhua của một tổ chức.
Các hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cho các hoạt động tác nghiệp và quản lý trong các doanh nghiệp và các tổ chức khác. Do đó, nếu căn cứ vào chức năng thì các hệ thống thông tin có thể chia thành hai loại là hệ thống thông tin tác nghiệp và hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống thông tin tác nghiệp lại chia thành: Hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống kiểm tra các quá trình, hệ thống tự động hóa văn phòng.
- Hệ thống tác nghiệp: hỗ trợ nhiều ứng dụng sản xuất và quản lý trong các lĩnh vực chức năng chủ chốt của công ty.
- Hệ thống xử lý giao dịch: là loại hệ thống xử lí thông tin, kết hợp phần mềm và phần cứng, giúp hỗ trợ xử lí giao dịch. Xử lí giao dịch là một loại xử lí máy tính trong đó mỗi tác vụ không thể tách rời, được gọi là giao dịch, được tác động và thực hiện khi nó xuất hiện. Yêu cầu được đáp ứng ngay lập tức. Hệ thống xử lí giao dịch cũng được sử dụng để thu thập, lưu trữ, truy xuất và sửa đổi các giao dịch được thực hiện bởi một tổ chức.
- Hệ thống tự động hóa văn phòng: là hệ thống hỗ trợ các nhân viên văn phòng trong các chức năng phối hợp và liên lạc tỏng văn phòng.
Trong hệ thống thông tin quản lý lại có: Hệ thống thông tin báo cáo, hệ thống hỗ trợ quyết định, hệ thống thông tin điều hành.
- Hệ thống thông tin quản lý: cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo theo mẫu định sẵn và trình bày chúng cho các nhà quản lý và các chuyên gia khác của doanh nghiệp.
- Hệ thống thông tin báo cáo: là hệ thống thông tin thu thập, tích hợp, chia sẻ dữ liệu báo cáo của các doanh nghiệp để tổng hợp, phân tích dữ liệu nhằm phục vụ công tác chỉ đọa, điều hành.
- Hệ thống hỗ trợ quyết định: cung cấp trực tiếp các hỗ trợ về mặt tính toán cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định [không theo mẫu định sẵn và làm việc theo kiểu tương tác, không phải theo định kỳ].
- Hệ thống thông tin điều hành: cung cấp các thông tin có tính quyết định từ các nguồn khác nhau, trong nội bộ cũng như từ bên ngoài, dưới các hình thức dễ dàng sử dụng cho các cấp quản lý và điều hành.
Ngoài cách phân loại trên, trong các tài liệu cũng có thể còn gặp một số hệ thống thông tin khác sau đây:
- Các hệ chuyên gia: Đây là các hệ thống cung cấp các tư vấn có tính chuyên gia và hoạt động như một chuyên gia tư vấn cho người dùng cuối.
- Các hệ quản trị tri thức: Đây là các hệ thống thông tin dựa trên tri thức, hỗ trợ cho việc tạo lập, tổ chức và phổ biến kiến thức của doanh nghiệp cho nhân viên và các nhà quản lý trong toàn công ty.
- Các hệ thống thông tin tích hợp, liên chức năng: đây là các hệ thống thông tin tích hợp trong chúng nhiều nguồn thông tin và nhiều chức năng tổng hợp nhằm chia sẻ các tài nguyên thông tin cho tất cả các đơn vị trong tổ chức. Còn gọi là các hệ thống "xí nghiệp" trợ giúp việc xử lý thông tin cấp toàn doanh nghiệp.
>> Xem thêm Thông tin là gì? Vai trò, đặc điểm và các dạng thông tin cơ bản?
Trên đây Luật Minh Khuê đã cung cấp một số thông tin hữu ích xoay quanh vấn đề về hệ thống thông tin cũng như các loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Nếu bạn đọc có bất kỳ vướng mắc nào liên quan về vấn đề trên hoặc cần giải đáp những thắc mắc liên quan đến pháp luật, vui lòng liên hệ ngay đến tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí trực tuyến 24/7 thông qua hotline 1900.6162 để được hỗ trợ và giải đáp sớm nhất.