Sao chép dữ liệu đã lọc Google Trang tính

Google Trang tính cho phép chúng tôi ẩn các ô một cách thuận tiện, theo cách thủ công hoặc bằng cách sử dụng các bộ lọc. Làm cho các giá trị trở nên vô hình khá hữu ích trong nhiều tình huống. Chúng tôi có thể ẩn dữ liệu để giảm các cụm trong trang tính của mình hoặc để tránh nội dung thừa ra khỏi tầm nhìn. Những lần khác, chúng tôi có thể chỉ muốn tập trung vào các giá trị cụ thể.  

Hướng dẫn này nhằm chỉ cho bạn cách chỉ sao chép và dán các giá trị hiển thị trong Google Trang tính

• Ẩn một hàng trong Google Trang tính
• Phương pháp chọn thủ công
• phương pháp lọc
• Phương pháp nhóm các ô

Ẩn một hàng và sao chép các giá trị

Chẳng hạn, chúng tôi có một bảng chứa dữ liệu cho khách hàng của một thị trường trực tuyến. Giả sử chúng ta cần ẩn Hàng 10, mục dành cho Luke Mayor, trong bảng bên dưới. Chúng ta có thể đơn giản làm điều này.  

Để ẩn một hàng trong Google Sheets dễ dàng như các bước sau

• Nhấp chuột phải vào số hàng

• Chuyển đến Ẩn hàng

Tuy nhiên, có một số vấn đề với việc ẩn các giá trị trong Google Trang tính theo cách này và nó trở nên rõ ràng khi bạn muốn sao chép dữ liệu từ bảng của mình sang một nơi khác.  

Sử dụng bảng trước đó của chúng ta, sau khi ẩn hàng 10, chúng ta hãy thử sao chép bảng mới đến một vị trí khác trong trang tính của mình

• Nhấn Ctrl + C để sao chép bảng được đánh dấu
• Nhấn Ctrl + V tại vị trí bạn muốn

Khi dán dữ liệu vào một vị trí mới, bạn sẽ thấy một bảng không có hàng 10

Dưới đây là kết quả của thao tác này bao gồm rõ ràng các ô chúng tôi đã ẩn, hàng 10.  

Vấn đề là, Google Trang tính sẽ sao chép dữ liệu ẩn vì nó vẫn coi đó là một phần của bảng–ẩn hay không. Điều này có thể có vấn đề vì nhiều lý do. Ví dụ: chúng tôi có thể chỉ quan tâm đến việc làm việc với dữ liệu hiển thị mặc dù chúng tôi không có ý định xóa các giá trị ẩn vì chúng hữu ích cho các hoạt động khác.  

Vì vậy, làm thế nào chính xác chúng ta có thể giảm thiểu sai sót này?

Nó khá dễ dàng. Chúng tôi sẽ kiểm tra ba cách để chỉ sao chép và dán các giá trị hiển thị trong Google Trang tính mà không cần các công thức hoặc tiện ích bổ sung đặc biệt

Cách chỉ sao chép và dán các giá trị hiển thị trong Google Sheets

Trong các ví dụ sau, chúng ta sẽ kiểm tra 3 cách khác nhau để chỉ dễ dàng sao chép và dán các giá trị hiển thị trong Google Trang tính bằng cách sử dụng bảng dữ liệu khách hàng của chúng tôi.  

Bạn có thể sao chép bảng tính được sử dụng trong hướng dẫn này tại đây – sao chép trang tính

ví dụ 1. Sao chép và dán các giá trị hiển thị trong Google Trang tính bằng Ctrl + kéo

Cách dễ nhất để chỉ sao chép và dán dữ liệu mà chúng tôi để lại hiển thị trong Google Trang tính là kéo qua phạm vi dữ liệu (các phần hiển thị) bằng chuột trong khi giữ phím Ctrl/Command

Bước 1. Giữ phím Ctrl và chọn dữ liệu hiển thị

Điều quan trọng là phải cẩn thận kéo chuột qua dữ liệu hiển thị đồng thời tránh các phần chứa dữ liệu ẩn. Để thực hiện việc này, đừng kéo qua toàn bộ phạm vi dữ liệu mà hãy kéo qua từng phần riêng lẻ của dữ liệu hiển thị như minh họa bên dưới

Bước 2. Sao chép dữ liệu đã chọn

Chỉ cần sử dụng phím tắt Ctrl + C (Command + C cho Mac) hoặc nhấp chuột trái vào lựa chọn và chọn sao chép. Vì bạn đã chọn dữ liệu trong khi giữ phím Ctrl  (hoặc Command) nên dữ liệu được sao chép sẽ chỉ chứa những phần bạn đã chọn.  

Bước 3. Dán dữ liệu đã sao chép

Di chuyển đến nơi bạn muốn dán dữ liệu đã sao chép của mình và nhấn Ctrl + V

Như bạn có thể thấy trong hình trên, dữ liệu đã dán, không giống như trường hợp trước, không chứa hàng 10 bị ẩn

Mặc dù phương pháp trên rất đơn giản, nhưng hãy hình dung một tình huống mà bạn muốn sao chép hàng trăm hàng dữ liệu với các hàng ẩn được đặt ngẫu nhiên ở giữa chúng. Như bạn hẳn đã nhận ra, việc sao chép thủ công các phần của tập dữ liệu như trên có thể trở nên rất tẻ nhạt và rất nhanh. Vì vậy, hãy xem xét các lựa chọn thay thế

ví dụ 2. Thay vào đó, sử dụng bộ lọc để ẩn dữ liệu

Một cách khác để ẩn các ô trong Google Trang tính là sử dụng menu bộ lọc. Tính năng bộ lọc rất hữu ích để sắp xếp dữ liệu. Chúng tôi sẽ xem xét cách chúng tôi có thể sử dụng nó để tránh sao chép và dán dữ liệu riêng lẻ như trong ví dụ trước. Bằng cách sử dụng bộ lọc, chúng tôi có thể dễ dàng cô lập phạm vi dữ liệu quan tâm của mình và sao chép dữ liệu đó vào vị trí mong muốn.  

Để lọc các hàng, hãy làm theo các bước sau

• Chọn phạm vi dữ liệu
• Nhấp vào Dữ liệu từ tab ➡ Tạo bộ lọc

• Nhấp vào biểu tượng bộ lọc trong cột bạn muốn sử dụng trong bộ lọc. Trong trường hợp của chúng tôi, cột Khách hàng. Điều đó sẽ dẫn bạn đến menu bộ lọc

• Có một số tùy chọn có sẵn trong menu nhưng chúng tôi sẽ lọc theo giá trị

• Chúng tôi sẽ chọn Luke Mayor trong menu thả xuống để cho biết rằng chúng tôi muốn ẩn hàng này
• Áp dụng bộ lọc bằng cách nhấp vào OK

Giờ đây, chúng ta có thể dễ dàng sao chép và dán dữ liệu từ thao tác trên vào bất kỳ vị trí nào bằng phím tắt Ctrl + C và Ctrl + V (nếu bạn sử dụng máy Mac, hãy dùng Command thay vì Ctrl). Chỉ các ô trong dữ liệu đã lọc của chúng tôi mới được dán như bạn có thể thấy bên dưới

Ghi chú. Hàng bị thiếu không bị xóa. Bạn có thể dễ dàng xóa bộ lọc bằng cách nhấp vào tab Dữ liệu với toàn bộ dữ liệu được chọn rồi ➡ Xóa bộ lọc

ví dụ 3. Bằng cách nhóm các ô

Giả sử bạn quyết định rằng hai tùy chọn trên không dành cho mình — mặc dù chúng tôi khó hiểu tại sao — thì bạn có thể sử dụng phương pháp này. Bạn có thể dễ dàng nhóm các ô bạn muốn sao chép, tôi. e các ô hiển thị, đồng thời bỏ các phần ẩn.  

Để tạo nhóm

• Chọn tất cả các ô hoặc cột của dữ liệu hiển thị
• Chọn Xem ➡ Nhóm

Các nhóm có thể được sao chép và dán riêng lẻ như hình bên dưới bằng cách sử dụng phím tắt

• Mở rộng một nhóm
• Nhấp chuột phải vào dữ liệu được đánh dấu
• Chọn Sao chép từ menu

• Sao chép và dán từng nhóm riêng lẻ để tạo thành một bảng

Sự kết luận

Mối quan tâm chính với việc sao chép và dán dữ liệu chỉ hiển thị là phương pháp được sử dụng để ẩn dữ liệu. Nếu bạn sử dụng phương pháp hoặc nhóm thông thường thì bạn phải chọn và sao chép các tập hợp riêng lẻ, nhưng sử dụng bộ lọc giúp bạn chỉ sao chép và dán các giá trị hiển thị trong Google Trang tính dễ dàng hơn nhiều.  

Các câu hỏi thường gặp

Làm cách nào để xóa các hàng ẩn?

Các hàng ẩn, mặc dù ẩn, vẫn được Google Trang tính coi là một phần của bảng. Để xóa hoàn toàn chúng, chỉ cần bỏ ẩn các hàng ➡ nhấp vào số hàng ➡ Xóa hàng

Cách chỉ dán các ô hiển thị

Để chỉ dán các ô hiển thị, giữ phím Ctrl trong khi chọn các ô bạn muốn sao chép, sau đó dán dữ liệu vào vị trí mới.