Xóa các bản sao liền kề trong Excel
|
Excel có nhiều ứng dụng, chẳng hạn như theo dõi hàng tồn kho, duy trì danh sách gửi thư, lập báo cáo bán hàng và nhiều ứng dụng khác Show
Khi cơ sở dữ liệu phát triển, một vấn đề chính mà nhiều người dùng gặp phải là nhận được các giá trị và hàng trùng lặp. Điều này có thể làm cho tính toán của bạn không chính xác và sẽ khiến mọi người đặt câu hỏi về năng lực của bạn Cuối cùng, bạn có thể đưa ra một báo cáo tóm tắt với các giá trị trùng lặp hoặc thậm chí gửi thư hai lần cho cùng một người. Vì vậy, bạn sẽ cần tìm và loại bỏ các bản sao để tránh những sai lầm nhỏ có thể gây hậu quả nghiêm trọng này lựa chọn 1. Sử dụng công cụ loại bỏ trùng lặpVì sự cố này xảy ra rất nhiều nên có một lệnh chuyên dụng trên dải băng giúp dễ dàng xử lý các bản sao. Đây là trường hợp với các phiên bản gần đây của bộ Microsoft Office, chẳng hạn như excel 2007 đến 2016 Chọn bảng bạn sẽ làm việcTrước tiên, bạn cần chọn các ô được nhắm mục tiêu, vì công cụ này có thể được sử dụng để loại bỏ các bản sao trong toàn bộ hàng hoặc các bản ghi khớp một phần Bạn có thể làm điều này bằng cách chọn bảng và sau đó nhấn Ctrl + A. Bạn nên đảm bảo rằng tệp gốc được lưu vì quá trình này sẽ xóa các bản sao vĩnh viễn Nhấp vào tab dữ liệu ở đầu màn hìnhKhi bạn đã chọn phạm vi, hãy kiểm tra đầu màn hình và nhấp vào tab dữ liệu. Các lệnh khác nhau sẽ được hiển thị và sau đó bạn nên kiểm tra 'xóa các mục trùng lặp' và nhấp vào lệnh đó Một hộp thoại nhỏ sẽ bật lên trên màn hình. Hàng đầu tiên được chọn tự động khi 'dữ liệu của tôi có tiêu đề' được đánh dấu. Nếu không có tiêu đề và dữ liệu bắt đầu từ hàng đầu tiên, hãy bỏ chọn tùy chọn đó Nhấn nút OK để loại bỏ trùng lặpToàn bộ bảng hiện đã được chọn, do đó bạn hãy tiếp tục và nhấn nút OK. Điều này sẽ xóa tất cả các bản sao. Chi tiết xóa xuất hiện trên màn hình với các giá trị duy nhất còn lại và số mục trùng lặp đã xóa được hiển thị Tuy nhiên, nếu bạn muốn loại bỏ một phần trùng lặp dựa trên các cột cụ thể, bạn nên chọn chúng, để lại phần còn lại. Nếu bảng có nhiều cột, tốt nhất là bỏ chọn tất cả và chỉ chọn những cột cần loại bỏ trùng lặp Sau khi hoàn tất, bạn nên nhấp vào OK. Sau đó, thông tin trùng lặp sẽ bị xóa và thông tin chi tiết sẽ được hiển thị trên màn hình Lựa chọn 2. Sử dụng bộ lọc nâng cao trong ExcelBiểu tượng bộ lọc nâng cao giúp bạn xác định và xóa trùng lặp trong Excel. Điều này có thể được sử dụng trong bộ Microsoft Office mới nhất và phiên bản 2003. Bạn cần mở bảng tính Excel của mình và chọn tất cả bằng cách nhấp vào Ctrl + A Nhấp vào tab dữ liệu rồi nhấp vào nút nâng cao trong phần sắp xếp và lọcSau đó, bạn nên nhấp vào tab Dữ liệu ở đầu màn hình nơi các phần khác nhau xuất hiện bên dưới. Tìm phần sắp xếp & lọc và nhấp vào nút nâng cao Một hộp thoại sẽ bật lên trên màn hình nơi bạn có thể chọn 'sao chép sang vị trí khác' hoặc 'lọc danh sách tại chỗ. ' Cái sau ẩn tất cả các hàng có bản sao trong khi cái trước tạo một bản sao của các bản ghi Điều chỉnh phạm vi dữ liệu trong "phạm vi danh sách"Trong hộp thoại, có một trường phạm vi danh sách với dữ liệu do Excel điền. Nếu bạn muốn thay đổi phạm vi, bạn có thể thực hiện bằng cách điều chỉnh nó trong phần 'danh sách phạm vi. ’ Để trống phạm vi tiêu chí và sao chép vào trường chỉ hữu ích nếu bạn đã chọn sao chép sang một nơi khác. Nếu không, hãy để trống cho tùy chọn 'lọc danh sách tại chỗ' Đánh dấu vào ô "chỉ bản ghi duy nhất"Trong cùng một hộp thoại, có một trường có nhãn "chỉ các bản ghi duy nhất" - đánh dấu vào ô đó. Điều này yêu cầu Excel lọc ra các mục trùng lặp trong khi vẫn giữ lại các mục nhập duy nhất Nhấn OK để loại bỏ trùng lặpSau khi bạn đã làm theo quy trình này, bạn có thể nhấp vào nút OK để loại bỏ các bản sao. Tài liệu sau đó chứa dữ liệu trùng lặp ngoại trừ những dữ liệu đã bị xóa Vì quy trình giả định rằng có các tiêu đề trong tài liệu, nếu hàng đầu tiên chứa tiêu đề trùng lặp, nó sẽ không bị xóa. Xóa thủ công nếu nó không phải là tiêu đề Khi bạn đang sử dụng quy trình lọc nâng cao, bạn chỉ có thể xóa các bản trùng lặp trong toàn bộ bảng vì không có lựa chọn thực hiện từng phần. Tuy nhiên, bạn có thể loại bỏ các bản sao và đồng thời tạo một bản sao của dữ liệu Tùy chọn 3. Sử dụng công cụ loại bỏ trùng lặp với 2 lần nhấp chuộtNgoài các công cụ xóa bản sao được xây dựng sẵn, bạn có thể sử dụng các tiện ích bổ sung như công cụ xóa bản sao Ablebits để loại bỏ các bản sao. Công cụ này đa mục đích và cũng có thể thực hiện các chức năng khác. Nó hoạt động trên tất cả các hệ điều hành và tất cả các phiên bản Excel. Ở đây chúng tôi sẽ tập trung vào một cách sử dụng công cụ chỉ cần 2 cú nhấp chuột Chọn ô trong bảng quan tâmKiểm tra bảng nơi bạn cần sao chép bản ghi và trên dữ liệu Ablebits, nhấp vào "bảng sao chép". Thao tác này sẽ chọn toàn bộ bảng và hộp thoại sẽ mở ra với tất cả các cột được chọn tự động Chọn xóa các mục trùng lặp khỏi danh sách thả xuống trong trường "chọn hành động"Ở phía dưới bên phải, có một danh sách thả xuống trong trường hành động được chọn. Chọn tùy chọn xóa trùng lặp và nhấn OK. Các giá trị trùng lặp sẽ bị xóa ngoại trừ lần xuất hiện đầu tiên Xóa trùng lặp trong các cột chínhQuá trình 2 lần nhấp chuột có thể được sử dụng để loại bỏ các bản sao trên các hàng cụ thể dưới các cột quan trọng. Để thực hiện việc này, hãy bỏ chọn các cột khác để lại các cột bạn muốn loại trừ được chọn. Thực hiện theo hai điểm trên và các bản sao sẽ bị xóa Hành động chọn có thể được sử dụng cho các hoạt động khác, chẳng hạn như sao chép các bản sao sang vị trí khác mà không xóa chúng. Sử dụng menu thả xuống để chọn cho phù hợp để trang tính Excel của bạn gọn gàng và không có lỗi Từ cuối cùngXóa các bản sao trên Excel rất đơn giản bằng cách sử dụng ba tùy chọn được đánh dấu ở trên. Quá trình này rất dễ dàng và với hướng dẫn này, bạn có thể thực hiện với một vài cú nhấp chuột để nhận trợ giúp về bài tập cuối cùng và hỗ trợ công việc từ Excel Khi bạn đang làm việc trong Excel, bạn phải luôn dọn dẹp bộ dữ liệu của mình, loại bỏ mọi lỗi không chuyên nghiệp. Nếu bạn gặp phải bất kỳ thách thức nào, hãy kiểm tra để đảm bảo rằng dữ liệu đang được xử lý không được tính tổng phụ hoặc vạch ra Trong những trường hợp như vậy, bạn cần xóa tổng phụ và phác thảo, sau đó sử dụng bất kỳ phương pháp nào ở trên. Dữ liệu sau đó sẽ được làm sạch, giúp làm việc với chúng dễ dàng hơn nhiều QUẢNG CÁO QUẢNG CÁO QUẢNG CÁO QUẢNG CÁO QUẢNG CÁO QUẢNG CÁO QUẢNG CÁO James Murphy là một nhà văn và blogger. Ông đã có được kiến thức sâu rộng về lĩnh vực công nghệ và tiếp thị. Khi không đi làm, anh dành thời gian cho vợ và hai đứa con đáng yêu. ) Nếu bạn đọc đến đây, hãy tweet cho tác giả để cho họ thấy bạn quan tâm. Tweet một lời cảm ơn Học cách viết mã miễn phí. Chương trình giảng dạy mã nguồn mở của freeCodeCamp đã giúp hơn 40.000 người có được việc làm với tư cách là nhà phát triển. Bắt đầu |
