Business case là gì trong các cuộc thi năm 2024

Business Case là một công cụ trong quản lý dự án, nhằm thiết lập các cơ chế đảm bảo dự án vẫn được mong chờ, khả thi và có thể xài được. Như vậy Business Case xuất hiện từ lúc thai nghén dự án, được xem xét thường xuyên suốt quá trình thực thi dự án và được đối chiếu khi vận hành thành quả sau dự án. Cụ thể:

• Một dự án được coi là đáng mong muốn nếu nó vẫn hứa hẹn là mang lại lợi ích cho một tổ chức, chẳng hạn như tăng doanh thu hoặc giảm chi phí hoạt động, vượt xa chi phí rủi ro của của việc thực hiện nó gây ra.
• Một dự án khả thi là dự án đảm bảo bàn giao được sản phẩm trong điều kiện ràng buộc về chi phí, thời gian, tài nguyên.
• Một dự án có thể xài được là dự án với kết quả cuối cùng là mọi người có thể sử dụng các sản phẩm như dự định và đạt được các lợi ích dự đoán.

Business Case là gì

Business Case giúp đánh giá một dự án có đủ lý do tồn tại dưới góc nhìn của kinh doanh hay không. Nó đảm bảo rằng tính mong muốn, khả thi và xài được của dự án luôn được xem xét trong tất cả các quyết định chính được đưa ra về dự án. Ví dụ: liệu có nên bắt đầu dự án hay không, liệu có nên chuyển sang giai đoạn hay không.

Business case cũng giúp nhóm quản lý dự án đưa ra quyết định trước các thay đổi hay rủi ro bằng cách phân tích các tác động dưới góc nhìn kinh doanh.

Output, Outcome và Benefit

Output là những thứ mà dự án tạo ra. Ví dụ dự án xây dựng một khách sạn, thiết kế một trang web hoặc viết một cuốn sách.

Mục đích cuối cùng của các dự án không chỉ là tạo output. Góc nhìn kinh doanh luôn muốn dự án được lợi ích cho tổ chức từ những output này. Ví dụ dự án xây một khách sạn trống không thì không có lợi ích gì với chủ đầu tư.

Thách thức ở chỗ: lợi ích thường xảy ra một thời gian sau khi dự án kết thúc. Do đó, PRINCE2 giới thiệu một bước tạm thời được gọi là Outcome. Outcome là kết quả của sự thay đổi bắt nguồn từ việc sử dụng các output của dự án. Nếu bạn xây dựng một khách sạn, kết quả là khả năng bán phòng ở khách sạn mới. Đọc bài Outcome là gì, ứng dụng trong đặt mục tiêu và lập kế hoạch để hiểu rõ hơn.

Benefit là lợi ích có thể đo lường được từ Outcome. Ví dụ khách sạn mới (output) ở trên, việc bán phòng (outcome) giúp tăng doanh số lên 20% (lợi ích).

Đôi khi, một dự án có thể tạo ra hậu quả tiêu cực (Dis-Benefit). Ví dụ, dự án hợp nhất hai phòng ban để có benefit giảm chi phí nhưng hậu quả (Dis-Benefit) là tinh thần của nhân viên sẽ giảm.

Đừng nhầm lẫn giữa hậu quả (Dis-Benefit) và rủi ro (Risk). Rủi ro thì không chắc xảy ra, còn Dis-Benefit là chắc chắn.

Business Case trong môi trường phi kinh doanh

Có những Business Case không lấy tiền làm động lực. Ví dụ các dự án về đào tạo, phát triển con người. Câu hỏi là: làm thế nào để đo lường một dự án thành công? Câu trả lời là hãy so sánh các số liệu thành công khác nhau. Ví dụ số lượng thành viên tham gia khóa đào tạo và sau đó so sánh một dự án khác đã đạt được mục tiêu này với chi phí cao hơn. Ví dụ: một trang web trị giá 100.000 đô la được 100 thành viên đăng ký học thì không tốt so với một hội thảo 10.000 đô la có đăng ký 1.000 thành viên.

Hoạt động xoay quanh Business Case

Hoạt động xoay quanh Business Case

Develop - Phát triển: dự đoán về lợi ích mà dự án sẽ mang lại với chi phí, thời gian và rủi ro hợp lý.

Verify - Xác minh: Trong suốt dự án, Business Case được xem xét để xem dự án có còn đáng giá hay không. Căn cứ dựa trên đánh giá, lợi ích dự đoán có còn xứng đáng chi phí ước tính, thời gian và rủi ro của cho việc thực hiện dự án hay không.

Maintain - Duy trì: Khi dự án tiến triển thì chi phí có thể tăng, đối thủ cạnh tranh mới có thể tham gia thị trường hoặc công việc có thể bị quá tải. Tất cả những thay đổi này có thể có tác động đến Business Case. Do đó Business Case cần phải được cập nhật thường xuyên.

Confirm - Xác nhận: xác định xem các benefit đã đạt được như dự đoán chưa. Ví dụ: trong dự án xây dựng khách sạn, liệu nó có đạt được mục tiêu doanh số như dự đoán không? Xác nhận Business Case thường diễn ra sau dự án.

Nội dung trong Business Case

Nội dung trong Business Case

‍Executive Summary: một bản tóm tắt cấp cao về nội dung của Bisiness Case. Điều này giúp các bên liên quan của dự án có được cái nìn tổng quát.

Reason: Phần này giải thích tiền đề cho sự ra đời của dự án, để giải quyết thách thức hoặc cơ hội. Cần phân biệt Reason và Benefit, mặc dù Reason cuối cùng là lợi nhuận. Ví dụ trong dự án xây khách sạn, Reason có thể là do chiến lược mở rộng thị phần, hoặc sự phát triển du lịch của địa phương.

Business Option: Để đáp ứng thách thức và cơ hội trong Reason, có nhiều cách giải quyết khác nhau. Ví dụ để tăng trưởng doanh số bạn có thể xây dựng website bán hàng hoặc mở thêm cửa hàng. Cần chú ý tránh nhập lẫn Business Option khác với các cách tiếp cận để thực hiện dự án. Ví dụ với dự án xây dựng kênh bán hàng online Website, có thể mua Website sẵn có hoặc thuê ngoài để xây dựng Website mới. Không làm gì cũng là một Business Option nên được đưa vào để so sánh.

Expected Benefit: là mục đích cuối cùng của dự án. Tất cả các lợi ích nên được đo lường đo khách quan, ví dụ doanh thu, chi phí tiết kiệm được, thị phần.

Expected Dis-Benefit: ước tính hậu quả xảy ra khi thực hiện dự án. Hậu quả là điều chắc chắn xảy ra, tác động đến ai hoặc cái gì đó theo chiều hướng xấu. Ví dụ: đầu tư một dự án lớn hút hết tiền ngân sách để trang trải cho các hoạt động khác của công ty.

Timescale: Dự án sẽ chạy trong khoảng thời gian nào? Khi nào thì lợi ích của dự án sẽ xảy ra? Trong thời gian nào những lợi ích từ dự án này sẽ được theo dõi? Về mặt lý thuyết, bạn có thể theo dõi các lợi ích trong toàn bộ thời gian hoạt động sau khi dự án hoàn thành, nhưng có thể hợp lý hơn nếu chỉ theo dõi chúng trong vài năm sau khi đã thu hồi vốn đầu tư.

Cost: chi phí của dự án và chi phí vận hành để vận hành output của dự án, cũng như nguồn ngân sách cho dự án. Ví dụ một khách sạn được ước tính trị giá 150 triệu đô la để xây dựng. Chi phí hoạt động hàng năm của khách sạn trong 3 năm đầu tiên được ước tính là 20 triệu đô la mỗi năm. Dự án sẽ được tài trợ bởi ngân sách từ quỹ đầu tư của công ty.

Major Risk: Bất kỳ dự án nào cũng ẩn chứa đầy rủi ro. Nhóm dự án cần đánh giá về khả năng và tác động của các rủi ro đó và mô tả về cách nhóm dự án dự kiến đối phó để giảm tác động của chúng đối với dự án.

Ví dụ về Business Case

Giả định bạn muốn mua một chiếc oto.

Executive Summary: Mua một chiếc oto để che mưa nắng đi lại cho tiện.

Reason: chán cảnh đi xe máy chở đồ lếch thếch lắm rồi.

Business Option: 2 options khác là: không làm gì cả hoặc thuê Grab.

Expected Benefit: Output là ô tô, outcome là được ngồi xe đi lại không mưa nắng. Vì bạn không kinh doanh cho thuê xe hoặc lái taxi, nên lợi ích chỗ này đặc biệt không quy ra được số, vì vậy nếu so sánh với Option Grab là một cách đánh giá lợi ích tốt.

Expected Dis-Benefit: Bạn sẽ phải ước tính các thiệt hại hiển nhiên như tiền xăng, tiền bảo trì xe hàng năm, tiền nộp phạt vi phạm giao thông.

Timescale: Xét trong 5 năm khai thác hết giá trị của xe. Sau đó coi như bỏ, không dùng hay bán không đáng kể.

Cost: Bạn sẽ cần đưa các ước tính chi phí cho các options khác nhau, điều này đặc biệt có ý nghĩa giúp ra quyết định Business Options nào được chọn.

Rủi ro: Bạn sẽ cần ước tính rủi ro cho mỗi options: rủi ro do Grab tăng giá, rủi ro tai nạn xe cộ, ...

Vậy bạn sẽ có bản phân tích Business Case cho 2 Options như sau:

Ví dụ về Business Case

Nếu dựa trên các giả định về số năm sử dụng và số km trung bình mỗi năm, bạn sẽ thấy rằng chọn Option 1 - Thuê Grab sẽ có Benefit tốt hơn.

Giả định bạn ước tính cho nhu cầu đi lại nhiều hơn tình huống trên, bạn sẽ phân tích lại Business Case như hình dưới và thấy rằng Option 2 mua ô tô Benefit hơn.

Ví dụ về Business Case

Business Case là một công cụ sử dụng trong quản lý dự án, nhằm thiết lập các cơ chế đảm bảo dự án vẫn được mong chờ, khả thi và có thể xài được. Như vậy Business Case xuất hiện từ lúc thai nghén dự án, được xem xét thường xuyên suốt quá trình thực thi dự án và được đối chiếu khi vận hành thành quả sau dự án.