Caách lưu hóa đơn điện tử dạng pdf
|
Hóa đơn điện tử là hóa đơn do cá nhân, tổ chức lập dưới dạng dữ liệu điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn điện tử được khởi tạo và sử dụng trên nền tảng điện tử Show Hóa đơn điện tử là hóa đơn do cá nhân, tổ chức lập dưới dạng dữ liệu điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn điện tử được khởi tạo và sử dụng trên nền tảng điện tử Hóa đơn điện tử lưu trữ là hình thức cho phép sao chép toàn bộ hóa đơn đầu vào, đầu hoặc lưu trữ hóa đơn xuất, nhập trên đĩa CD, và các thiết bị khác, ngoài ra còn có thể lưu trữ trực tuyến đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu. 2. Hóa đơn điện tử hiện nay gồm các loại nào?Khác với hóa đơn giấy chỉ có 1 bản hiện diện và có giá trị pháp lý. Còn hóa đơn điện tử thì có 2 dạng file luôn đi cùng nhau đó là file PDF và file XML.. Trong số này, chỉ có các tệp XML có giá trị pháp lý (khi chưa sửa đổi). File PDF chỉ là dạng trình chiếu nhưng nó giúp người dùng có thể xem và in ra giấy nếu muốn. Người dùng cần lưu 2 file này ra thiết bị ngoại vi như USB, CD,… để đề phòng máy tính gặp sự cố và không bị mất dữ liệu. Người dùng cần lưu 2 file này ra thiết bị ngoại vi như USB, CD,… để đề phòng máy tính gặp sự cố và không bị mất dữ liệu. 3. Lưu trữ hóa đơn điện tử tuân thủ theo quy định nàoTheo Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua, bán hàng hóa, dịch vụ từ ngày 1/7/2022. Lưu trữ hóa đơn điện tử tuân thủ theo quy định nào Thông tư 78 về Ủy quyền nhập Hóa đơn điện tử Điều 3 Thông tư 78 về hóa đơn điện tử cho phép người bán ủy quyền cho bên thứ ba đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn ủy quyền phải có: Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy quyền và bên được ủy quyền tùy từng trường hợp. Thủ tục thực hiện việc ủy quyền phải được giao kết dưới hình thức hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận, bao gồm: hóa đơn ủy quyền, mục đích ủy quyền, thời gian ủy quyền và phương thức thanh toán. Quy định về giấy tờ đi đường Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CPTheo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP do Tổng cục Thuế ban hành, tất cả các doanh nghiệp có thời hạn đến ngày 1/7/2022 để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, hóa đơn đến cũng được chuyển đổi sang dạng điện tử. Chứng từ kèm theo hóa đơn đầu vào bao gồm
Quy định về dữ liệu hóa điện tử theo thông tư 78Thông tư 78 Quy định về dữ liệu điện tử Căn cứ Điều 22 Nghị định 123, người bán có nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Thông tư 78.
Đối với trường hợp lập sai hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện theo nguyên tắc lập hóa đơn điện tử so le quy định tại Lệnh số 123 và Công văn số 78 3. Một số cách lưu trữ hóa đơn điện tử phổ biến hiện nayVậy lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào? Để trả lời câu hỏi này, hãy thử tham khảo 5 cách lưu trữ hóa đơn phổ biến hiện nay. Hy vọng nó sẽ giúp bạn. Bài viết gợi ý một số cách lưu trữ hóa đơn điện tử để kế toán có thể áp dụng. Cần lưu ý rằng, hiện nay khi sử dụng hóa đơn điện tử thì dữ liệu file điện tử mới có giá trị pháp lý, chứng từ giấy in ra chỉ có giá trị tham chiếu và sử dụng nội bộ. Trích công văn 1152/TCT-CS năm 2023: Theo quy định về thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với CQT (QĐ 1450/QĐ-TCT ngày 7/10/2021), file XML của hóa đơn điện tử là file có giá trị pháp lý, file PDF là bản thể hiện của hóa đơn điện tử và không có giá trị pháp lý. Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử định dạng XML Theo quy định của Luật kế toán 88/2015/QH13: chứng từ, sổ kế toán không bắt buộc phải in ra nếu đáp ứng điều kiện lưu trữ. Do đó, công ty có thể lựa chọn in ra giấy để lưu trữ, ký, đóng dấu như phương thức truyền thống hiện tại hoặc áp dụng chứng từ, sổ sách điện tử theo quy định của Luật để giảm tải khối lượng công việc in ấn. Tuy nhiên cần lưu ý: \> Về quy định của luật kế toán 88/2015/QH13, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung theo quy định và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. \> Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ. Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. Riêng lưu trữ hóa đơn điện tử, do chứng từ này được áp dụng theo quy định chi tiết tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP nên cần lưu ý \> Định dạng hóa đơn điện tử là dạng file XML. Do đó, với tất cả hóa đơn điện tử nên lập folder, cloud… để lưu file XML của hóa đơn điện tử theo danh sách đầu vào, đầu ra \> Phương tiện bảo quản và lưu trữ Hóa đơn điện tử là các phương tiện điện tử \> Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi và sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ, đảm bảo tính an toàn bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ. \> Lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán Ví dụ, các bước lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử tham khảo: Bước Công việc 1 Nên có 01 email riêng của kế toán để lưu hóa đơn \> Thông báo Email này với tất cả các bên bán, đăng ký nhận thông báo từ cơ quan thuế \> Cài đặt để chuyển tiếp về những email nội bộ khác 2 Sử dụng các phương tiện lưu trữ như USB, ổ cứng hoặc thư mục Cloud, Google Drive để tải các hóa đơn nhận qua email trên và kiểm tra khi nhận hóa đơn 3 Sắp xếp hóa đơn theo thời gian, định dạng, đối tượng… 4 Cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào file excel (Có thể sử dụng chính là bảng kê thuế GTGT đầu vào) và chèn link gốc của hóa đơn điện tử để tiện tra cứu 5 Đối chiếu danh sách hóa đơn đã nhận trong kỳ với danh sách hóa đơn điện tử tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ 6 Có thể đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive hoặc tìm các phương án Backup… @tuvanthue Rất nhiều kế toán sẽ thất nghiệp… Quy trình để tối ưu dữ liệu XML lên excel có thể tham khảo như sau 1. Tập hợp toàn bộ dữ liệu XML hoặc load file hóa đơn từ hoadondientu.gdt.gov.vn xuống 2. Sử dụng file công cụ convert dữ liệu ra excel 3. Từ dữ liệu này – Kết nối với file sau 3.1. Master file nhà cung cấp, bao gồm mã, tên, loại HHDV, diễn giải, định khoản 3.2. Template của phần mềm: Mapping một số trường dữ liệu, chuyển được để Upload lên phần mềm nhanh nhất + Số chứng từ + Ngày tháng + Diễn giải + Số tiền Tham khảo thêm Có bắt buộc in và lưu trữ chứng từ và sổ kế toán ra giấy? Điều chỉnh hoá đơn điện tử có sai sót Căn cứ tham chiếu: Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin)…” Điều 6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu. Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016: “Điều 13. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm” |
