Cach ghi kế toán khi khách hàng nợ năm 2024

Kế toán công nợ là một trong những mảng nhỏ trong nghề kế toán. Để hiểu rõ hơn về vai trò, nhiệm vụ của kế toán công nợ. Bài viết sau Accnet sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn. Cùng tìm hiểu ngay nhé.

1. Kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ là nghiệp vụ kế toán về quản lý các khoản nợ phải trả hoặc phải thu của Doanh nghiệp. Thực hiện tốt nghiệp vụ này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được công nợ, giúp các hoạt động tài chính của doanh nghiệp trở nên trơn tru.

1.1 Khái niệm

Kế toán công nợ (hay Accounting liabilities) là bộ phận đảm nhận các công việc kế toán về quản lý các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thu hoặc phải trả. Doanh nghiệp nắm rõ và kiểm soát tốt công nợ sẽ giúp hoạt động kinh doanh trở nên trơn tru hơn.

Do đó, kế toán công nợ có tầm quan trọng nhất định trong mỗi doanh nghiệp.Giúp kiểm soát tình hình công nợ để doanh nghiệp có thể hoạt động ổn định và phát triển lâu dài.

1.2 Nguyên nhân phát sinh công nợ

Nguyên nhân phát sinh công nợ cũng xuất phát từ nhiều nguyên nhân. TRong đó có thể liệt kê một vài nguyên nhân như sau:

• Việc huy động và xoay vòng vốn tại doanh nghiệp chưa đủ để tiến hành thanh toán các giao dịch cho nhà cung cấp.
• Khách hàng nợ thanh toán hoặc thanh toán chậm do chưa có đủ khả năng chi trả cho doanh nghiệp.
• Các chương trình thúc đẩy chạy doanh số bằng việc cho khách hàng nhận hàng trước mà chưa cần thanh toán ngay
• Bên mua vay tiền để ưu tiên trả cho những đơn vị lãi suất cao và nợ tiền lãi suất thấp.
• Bên mua thanh toán sau khi các hoạt động thương mại hoàn tất

1.3 Các loại công nợ

Hiện nay công nợ được chia thành 2 loại là kế toán công nợ phải thu và công nợ phải trả:

• Đối với công nợ phải thu: là những khoản mà phải thu của khách hàng. Qua những lần xuất hàng hóa, sản phẩm cho khách hàng, nhưng họ chưa thanh toán hoặc chỉ mới thanh toán 1 phần. Kế toán công nợ sẽ theo dõi, quy chiếu cụ thể phân loại từng nhóm và đối tượng khách hàng để kiểm soát.
• Đối với công nợ phải trả: là những khoản doanh nghiệp sẽ trả cho nhà cung cấp. Các giá trị về hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đã nhận nhưng chưa thanh toán hoặc chỉ mới thanh toán 1 phần cho nhà cung cấp.

2. Kế toán công nợ thực hiện những công việc gì?

Các công việc của kế toán công nợ là theo dõi, phân tích và đôn đốc thu hồi các khoản nợ. Bên cạnh đó còn tham mưu đưa ra các quyết định về các khoản phải thu, phải trả cho ban lãnh đạo như:

• Tính toán, ghi chép và có những phản hồi chính xác kịp thời về các khoản nộp
• Định khoản và phân loại chứng từ theo từng nghiệp vụ phát sinh
• Kiểm tra chứng từ khi thực hiện các thủ tục thu chi
• Dựa trên các biểu mẫu lập phiếu thu chi để làm căn cứ chi tiền
• Gửi thông tin phiếu thu chi cho các bộ phận liên quan
• Theo dõi và giám sát các khoản tạm ứng
• Ghi sổ tiền mặt và in các báo cáo
• Rà soát và đối chiếu với thủ quỹ về tồn quỹ tiền mặt và tồn quỹ cuối ngày
• Lập biểu mẫu thuế GTGT hàng hóa mua vào
• Lập phiếu nộp ngân sách, ngân hàng
• Đóng chứng từ theo số thứ tự, thời gian, nghiệp vụ phát sinh
• Tiếp nhận các phiếu xuất kho, nhập kho hay bản sao hóa đơn để tiến hành thanh toán
• Đối chiếu công nợ của khách hàng và công ty lên lịch thanh toán
• Tính số công nợ phát sinh hàng tháng và lập giấy báo thanh toán
• Lập báo cáo theo dõi công nợ của doanh nghiệp theo đối tượng
• Có những đóng góp, đề xuất để việc thu hồi công nợ hiệu quả

3. Các tài khoản liên quan đến kế toán công nợ mà doanh nghiệp cần nắm vững

Dưới đây là các tài khoản liên quan cần theo dõi, áp dụng cho nghiệp cụ kế toán này.

3.1 Công nợ phải thu của khách hàng

• Dựa vào hóa đơn bán hàng

Với Nợ TK 131:

Có TK 5111: Doanh thu bán hàng

Có TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm

Có TK 5113: Doanh thu dịch vụ

Có TK 3331: Thuế GTGT bán ra

• Dựa vào phiếu thu tiền

Nợ TK 111: Tiền mặt tăng lên

Có TK 131: Công nợ phải thu

• Dựa vào giấy báo có của ngân hàng

Nợ TK 112

Có TK 131.

Nợ TK 1388

Có TK 111,112.

3.2 Tài khoản liên quan đến kế toán công nợ phải trả cho nhà cung cấp

• Dựa vào hóa đơn đầu vào

Nợ xác định cần trả cho nhà cung cấp (NCC) sẽ bao gồm thuế GTGT bên có TK 331 bằng nghiệp vụ phát sinh.

Nợ TK 152, 156

Nợ TK 1331

Có TK 331

• Khi thanh toán cho NCC bằng tiền mặt. Kế toán sẽ lên phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ và phiếu chi phải có đầy đủ chữ ký của các bên như: người lập, thủ quỹ và người nhận. Và sau đó sẽ tiến hành chuyển cho kế toán hoạch toán:

Nợ TK 331: Chi tiết cho nhà cung cấp.

Có TK 1111

• Nếu thực hiện thanh toán cho NCC bằng chuyển khoản thì kế toán cầm giấy ủy nhiệm có đầy đủ thông tin và con dấu của NCC, kèm theo chữ ký xác nhận của kế toán trưởng. Và tiến hành chi thanh toán, sau khi thanh toán xong kế toán sẽ thực hiện lưu các chứng từ hạch toán vào sổ phụ ngân hàng hàng năm.

Nợ TK 331: Chi tiết nhà cung cấp

Có TK 1121

4. Các nghiệp vụ kế toán công nợ hiện nay

4.1 Các nghiệp vụ kế toán công nợ phải thu

Đây là một khoản cần phải thu về cho doanh nghiệp từ khách hàng. Khoản này được xem là một tài sản lưu động vì doanh nghiệp có thể dùng nó làm tài sản thế chấ cho việc vay ngắn hạn.

Và nghiệp vụ của kế toán công nợ là:

• Hạch toán từng khoản phải thu một cách rõ ràng chi tiết, cũng như những đợt thanh toán.
• Đôn đốc, thực hiện nhanh chóng việc thu hồi công nợ tránh hiện trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ xấu
• Lập chứng từ và ghi nhận các trường hợp thanh toán bằng việc đổi hàng, bù trừ công nợ hoặc những khoản nợ xấu bằng hàng hóa.
• Xác minh tại chỗ hoặc xác nhận bằng văn bản với công nợ khó đòi hoặc lâu.

4.2 Các nghiệp vụ kế toán công nợ phải trả

Nợ phải trả là những khoản doanh nghiệp thanh toán cho các nhà cung cấp để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Và nghiệp vụ của kế toán công nợ phải trả cần thực hiện:

• Cập nhật, theo dõi và hạch toán cụ thể rõ ràng nhưng trường hợp, đối tượng đã nhận tiền trước và hoàn thành bàn giao
• Ghi số những khoản nợ phải trả để dễ dàng theo dõi và thực hiện ghi giảm số nợ theo phát sinh ban đầu.

5. Nghiệp vụ công nợ có khó không?

Đối với người làm kế toán công nợ sẽ cần có một cái đầu lạnh, một trái tim nóng và một thái độ tích cực. Và đương nhiên kèm theo đó là một số kỹ năng như:

• Một kiến thức chuyên môn tốt: đây là bước đệm để người kế toán vững vàng và hoàn thành tốt các nhiệm vụ.
• Thành thạo nghiệp vụ:giúp người làm kế toán làm chủ được vấn đề, dễ dàng nhận biết và theo dõi công nợ suôn sẻ.
• Kỹ năng tin học văn phòng thành thạo:sử dụng thuần thục công cụ bảng tính Excel hay các phần mềm kế toán sẽ giúp việc xử lý các số liệu nhanh chóng và thuận tiện hơn.
• Phân tích, xử lý tình khéo léo linh hoạt: việc phán đoán và phân tích tốt sẽ giúp đưa ra quyết định đúng đắn, hợp lý xây dựng được các mối quan hệ bền vững.

6. Giải pháp giúp doanh nghiệp thực hiện kế toán công nợ dễ dàng chính xác

Để xây dựng một hệ thống kế toán và một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp. Đây có lẽ là một điều bất cập và khó khăn với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bởi những trở ngại về chi phí nhân công, thuê văn phòng. Do đó Accnet sẽ là một công cụ tối ưu hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả trong việc quản lý và theo dõi công nợ hiệu quả. Bên cạnh đó, Accnet ERP một giải pháp tự động sẽ là cứu cánh giúp kế toán giải quyết 80% khối lượng công việc:

Khi nào ghi Có khi nào ghi nợ?

– Tài khoản ghi Nợ: Khi bạn nhận tiền mặt với số lượng đã tăng thì số tiền đó sẽ được ghi vào tài khoản Nợ; – Tài khoản ghi Có: Ngược lại với tài khoản ghi Nợ, khi bạn chi tiền mặt với số lượng đã giảm thì được ghi vào tài khoản Có.

Khi khách hàng trả nợ bằng tiền mặt kế toán lập nhân chứng từ gì?

Sau khi nhận được tiền trả nợ của khách hàng, nhân viên sẽ yêu cầu kế toán thanh toán lập Phiếu thu. Thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu thu để thu tiền mặt, đồng thời ghi sổ quỹ. Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu thu có chữ ký của thủ quỹ và người nộp tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

Kế toán các khoản phải thu khách hàng là gì?

Tài khoản 131 (TK131) – phải thu khách hàng là tài khoản dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán hàng hóa, sản phẩm, tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.

Tài khoản 1311 là gì?

- Tài khoản 1311 - “Phải thu hoạt động bảo hiểm gốc”: Phản ánh các khoản phải thu, đã thu và còn phải thu của các khoản liên quan đến hoạt động bảo hiểm gốc như thu phí bảo hiểm gốc, phải thu khác về hoạt động bảo hiểm gốc, phải thu về các khoản giảm chi bảo hiểm gốc (nếu có).