Cách sửa thông tin trên Word

Trong quá trình sử dụng phần mềm Micorosoft Word, nhiều khi chúng ta chỉnh sửa file Word cũ nhưng chúng ta muốn xem lại xem lại bản ban đầu xem chúng ta đã chỉnh sửa những gì. Trong phần mềm Word có tích hợp sẵn tính năng xem lại lịch sử những thay đổi này nhưng nhiều người chưa biết đến tính năng đó. Hôm nay, tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách bật, tắt và sử dụng tính năng này.
Phiên bản Word tôi đang sử dụng là Word 2016, các phiên bản khác thao tác cũng tương tự. Để bật tính năng này đầu tiên các bạn vào phần Review- Track Changes (phím tắt Ctrl+Shift+E) Chọn Track Changes. Chẳng hạn với đoạn văn bản này:

File Word gốc chưa chỉnh sửa

Khi bạn có những thay đổi so với file gốc, phần thay đổi sẽ chuyển màu và có phần gạch dọc bên lề trái để chúng ta biết phần văn bản này có thay đổi so với file ban đầu. 

File Word được liệt kê những chỉnh sửa

Khi chúng ta muốn xem những thay đổi này, các bạn vào phần Review - All Markup đổi thành - No Markup. 

File Word tắt chế độ hiển thị lịch sử chỉnh sửa

Kết quả là file Word sẽ chỉ hiển thị phần mới chỉnh sửa chứ không hiển thị phần đã được sửa trên file cũ nữa. Với thủ thuật này chúng ta sẽ dễ dàng kiểm soát được chúng ta đã chỉnh sửa gì trên file Word.
Ngoài ra chúng ta có thể cho hiển thị tuỳ trọn trong phần Show Markup             Còn nếu muốn thay đổi thông tin người dùng mặc định trong chương trình word để sau này tự động được nhúng vào bất kỳ văn bản nào được soạn thảo, bạn vào menu Tools > chọn Option. Nhấn Ctrl-tab đến trang user information. Bạn có thể thay đổi 3 mục, name, initials, và mailing address. Xong xuôi nhấn ok để hoàn tất bạn phải restart lại word để các thay đổi này có hiệu lực. Tuy nhiên ở phần Summary của văn bản, word sẽ chỉ hiển thị tên của tác giả, nếu bổ sung hay sửa đổi các thông tin khác bạn phải thực hiện cho từng văn bản

Trong quá trình soạn thảo văn bản trong Word, đôi khi bạn cần thay đổi nhanh định dạng của các tiêu đề, hoặc phần văn bản có cùng định dạng. Trong  bài viết này, Tinhocmos sẽ hướng dẫn bạn mẹo bôi đen và chỉnh sửa văn bản có cùng cấp bậc hoặc định dạng chỉ trong một nốt nhạc.

Mục lục

Mẹo chọn nhanh và chỉnh sửa văn bản có cùng định dạng trong Word

Thông thường, để chỉnh sửa các loại văn bản thành cùng định dạng, bạn thường copy định dạng cần dùng bằng cách sử dụng chức năng Format Painter để dán định dạng mới. Tuy nhiên cách này sẽ mất thời gian và phải thực hiện lặp đi lặp lại nếu bạn cần sửa nhiều dòng, đoạn khác nhau.

Giả sử Tinhocmos đang có file mục lục cuốn giáo trình Làm chủ bài thi MOS Word Specialist 2016 gồm 5 trang:

Bạn cần chọn nhanh tất cả các tên chủ đề rồi đổi màu thành màu xanh dương. Nếu bạn chính sửa từng chủ đề một sẽ mất thời gian, nhưng nếu làm theo cách mà Tinhocmos hướng dẫn, bạn chỉ cần tốn chưa tới 5 giây để thực hiện điều này.

Bước 1: Đặt chuột ở vị trí có định dạng mà bạn muốn sửa cùng lúc

Trong ví dụ này Tinhocmos sẽ đặt chuột click vào Chủ đề A Tạo tài liệu

Bước 2: Tại thẻ Home, mục Editing chọn Select -> Select Text With Similar Formating

Chức năng này sẽ giúp Word chọn tất cả phần văn bản có cùng định dạng. Bạn sẽ thấy  toàn bộ phần văn bản có cùng định dạng với phần văn bản ban đầu bạn đặt chuột sẽ được bôi đen.

Bước 3: Chỉnh sửa văn bản đã chọn theo ý muốn

Vậy là chỉ cần làm một lần duy nhất, bạn đã chỉnh sửa xong toàn bộ phần văn bản bôi đen mà không cần tốn sức làm nhiều lần.

Video minh họa mẹo chọn và chỉnh sửa văn bản trong Word nhanh chóng

@tinhocmos Bôi đen các văn bản có cùng định dạng trong Word #tinhocmos #learnontiktok #microsoftword #word #xuhuong #fyp ♬ Chopin Nocturne No. 2 Piano Mono – moshimo sound design

Follow ngay kênh TikTok @tinhocmos để học được những mẹo về tin học văn phòng thú vị và hack não!

Lời kết

Chỉ với 3 bước đơn giản, không cần tốn công thực hiện nhiều lần, bạn có thể chọn nhanh tất cả phần văn bản có cùng định dạng để chỉnh sửa văn bản trong Word nhanh chóng nhất. Chắc chắn mới thủ thuật cực xịn này, sếp và đồng nghiệp sẽ phải bất ngờ với năng suất làm việc của bạn đấy.

Theo dõi fanpage, website, Instagram, Tiktok… của Trung tâm tin học văn phòng MOS để cập nhật và nâng cao kỹ năng tin học văn phòng của bạn mỗi ngày!

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào trong  việc thực hiện, đừng ngại liên hệ tới Trung tâm tin học văn phòng MOS – Tinhocmos để được tư vấn. Tham khảo khóa học MOS Word ở đây.