Chuẩn mực kiểm toán việt nam số 315 năm 2024
Bài viết - Các yếu tố cấu thành Hệ thống KSNB theo quy định của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 - TS Phan Thanh Hải CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO QUY ĐỊNH CỦA CHUẨN MỰC KIỂM TOÁN VIỆT NAM SỐ 315 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 được ban hành theo thông tư số 214/2012/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 đã thay thế cho chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũ số 400 trước đây. Điểm khác biệt của VSA 315 so với VSA 400 trước đây có nhiều nội dung, song nội dung cơ bản nhất đó chính là phần quy định về các yếu tố cấu thành nên HTKSNB. Bài viết sau đây giới thiệu những nội dung cơ bản về vấn đề này. Theo CMKiT số 315, KSNB bao hàm phạm vi rộng, thường gồm 5 thành phần: (1) Môi trường kiểm soát; (2) Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị; (3) Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC; (4) Các hoạt động kiểm soát; (5) Giám sát các kiểm soát. Sự phân chia này là các hướng dẫn hữu ích cho các doanh nghiệp, tổ chức, tuy nhiên các thành phần của KSNB theo CMKiT số 315 không nhất thiết phải thể hiện cách thức mà đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì KSNB hoặc các thành phần đó được phân loại như thế nào. KSNB của một đơn vị (cụ thể là sổ kế toán, chứng từ kế toán hoặc hệ thống kế toán) sẽ phản ánh yêu cầu của Ban Giám đốc, mức độ phức tạp của đơn vị, bản chất các rủi ro của đơn vị, pháp luật và các quy định có liên quan. Đối với KTV và DNKT, 5 thành phần như đã nêu trên nhằm cung cấp một khuôn khổ giúp KTV xem xét các khía cạnh khác nhau trong KSNB của đơn vị có thể ảnh hưởng tới cuộc kiểm toán như thế nào. Nội dung cơ bản các thành phần của KSNB có liên quan đến cuộc kiểm toán BCTC, bao gồm: 1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau:
+ Nếu việc đưa ra quyết định quản lý được tập trung và chi phối bởi một người thì KTV cần chú ý đến phẩm chất và năng lực của người nắm quyền tập trung đó. + Nếu như quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý thì KTV cần xem xét việc sử dụng quyền lực của người phân quyền để đề phòng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyền hạn này. + Phương pháp ủy quyền: Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp dưới một cách chính thức. Cần có những ủy quyền rõ ràng văn bản sẽ giúp cho công việc được tiến hành dễ dàng và tránh được sự lạm dụng.
Ví dụ:Nếu bố trí bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc phòng kế toán, chức năng kiểm tra và đánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ không phát huy tác dụng. Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được các được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức cần phù hợp với quy mô và hoạt động của đơn vị. đ) Phân công quyền hạn và trách nhiệm:Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì.
Sự phát triển của mọi doanh nghiệp, tổ chức luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị. Như vậy, chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong đơn vị. 2. Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
- Những thay đổi trong môi trường hoạt động:Những thay đổi trong môi trường pháp lý hoặc môi trường hoạt động có thể dẫn đến những thay đổi về áp lực cạnh tranh và các rủi ro khác nhau đáng kể; - Nhân sự mới:Những nhân sự mới có thể có hiểu biết và những trọng tâm khác về KSNB; - Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa:Những thay đổi quan trọng và nhanh chóng trong hệ thống thông tin có thể làm thay đổi các rủi ro liên quan đến KSNB; - Tăng trưởng nhanh:Việc mở rộng đáng kể hoạt động quá nhanh chóng có thể tạo áp lực đối với các kiểm soát và làm tăng rủi ro kiểm soát bị thất bại; - Công nghệ mới:Việc áp dụng các công nghệ mới vào quá trình SXKD hoặc vào hệ thống thông tin có thể làm thay đổi rủi ro trong KSNB; - Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới:Việc tham gia vào các khu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh hoặc các giao dịch mà đơn vị có ít kinh nghiệm có thể dẫn tới những rủi ro mới liên quan đến KSNB; - Tái cơ cấu đơn vị:Việc tái cơ cấu có thể dẫn đến giảm biên chế, thay đổi cơ chế, cách thức quản lý hay thay đổi sự phân công, phân nhiệm làm thay đổi rủi ro liên quan đến KSNB; - Mở rộng các hoạt động ở nước ngoài:Việc mở rộng hay mua lại các hoạt động ở nước ngoài dẫn đến các rủi ro mới và khác thường có thể ảnh hưởng đến KSNB như gia tăng hoặc thay đổi các rủi ro từ các giao dịch ngoại tệ; - Áp dụng các quy định kế toán mới:Việc áp dụng nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán mới hoặc thay đổi chuẩn mực, chế độ kế toán có thể ảnh hưởng đến các rủi ro trong quá trình lập và trình bày BCTC. 3. Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC, bao gồm cả các quy trình kinh doanh có liên quan và trao đổi thông tin
- Xác định và ghi nhận tất cả các giao dịch có hiệu lực; Mô tả các giao dịch một cách kịp thời, chi tiết để cho phép phân loại phù hợp các giao dịch để lập và trình bày BCTC; - Đo lường giá trị của các giao dịch để đảm bảo giá trị giao dịch được phản ánh hợp lý trong BCTC; Xác định thời kỳ diễn ra giao dịch để ghi nhận giao dịch đúng kỳ kế toán; Trình bày thích hợp các giao dịch và các thuyết minh liên quan trên BCTC.
4. Các hoạt động kiểm soát 4.1. Các chính sách và các thủ tục Các hoạt động kiểm soát liên quan tới một cuộc kiểm toán có thể được phân loại thành các chính sách và các thủ tục liên quan tới:
- Bảo đảm an toàn vật chất của tài sản, bao gồm thuê nhân viên bảo vệ và sử dụng các phương tiện bảo đảm an toàn cho việc tiếp cận tài sản và hồ sơ tài liệu; Thẩm quyền truy cập vào chương trình máy tính và tệp dữ liệu. - Định kỳ kiểm đếm và so sánh số liệu thực tế với số liệu được ghi chép trong sổ kế toán (ví dụ, so sánh kết quả kiểm kê tiền mặt, chứng khoán và hàng tồn kho thực tế với sổ kế toán). Mức độ, phạm vi mà các kiểm soát về mặt vật chất nhằm ngăn ngừa việc trộm cắp tài sản có liên quan tới mức độ tin cậy của việc lập BCTC nên liên quan đến cả chất lượng kiểm toán, phụ thuộc vào việc tài sản có dễ bị mất cắp hay không.
4.2. Các nguyên tắc kiểm soát Ba nguyên tắc chỉ đạo chung trong việc thiết lập hệ thống KSNB có hiệu quả là phân công, phân nhiệm; Bất kiêm nhiệp và Phê chuẩn, ủy quyền. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không có người làm. Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện. Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ. Khi đó, công việc của người này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của nhân viên. Ví dụ: Nếu doanh nghiệp giao toàn bộ công tác bán hàng cho một nhân viên từ khâu nhận phiếu đặt hàng, quyết định bán chịu, lập phiếu xuất kho và giao hàng, đến lập hóa đơn, ghi chép sổ sách kế toán, lập phiếu thu và nhận tiền… Nếu trong trường hợp nhân viên tính nhầm giá bán hay giao hàng với số lượng nhiều hơn… thì sự bất cẩn này sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Mặt khác, có khả năng tạo cơ hội cho nhân viên đó thực hiện hành vi gian lận. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn. Ví dụ: Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản.... Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phải được tôn trọng: - Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán. - Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó. - Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗn loạn, phức tạp. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định. Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2 loại: - Phê chuẩn chung:Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ. Ví dụ: Xây dựng và phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng. - Phê chuẩn cụ thể:Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra. 5. Giám sát các kiểm soát
------ Tài liệu tham khảo : -Bộ Tài chính, Thông tư 214/2012/TT-BTC về việc ban hành hệ thống 37 chuẩn mực kiểm toán. |