Chứng từ kế toán tiền mặt là gì

Vai trò của kế toán tiền mặt là giám sát và quản lý việc thu chi quỹ của doanh nghiệp. Mục đích của công việc là nhằm điều hòa nguồn tiền phù hợp trong việc thanh toán các hoạt động sản xuất, kinh doanh nội bộ.

Đây cũng là một phân hệ trong kế toán quản lý vốn bằng tiền, bao gồm nhiều công việc khác nhau như: Ghi nhận thu chi tiền mặt, thực hiện các giao dịch chuyển khoản và nhận tiền qua ngân hàng. Cuối kỳ kế toán, các tài khoản tiền mặt, tiền gửi và các tài khoản đối ứng sẽ được theo dõi và phản ánh vào các sổ sách tương ứng. Từ đó cung cấp thông tin cho các phân hệ khác.

Kế toán tiền mặt là gì?

Vai trò và nhiệm vụ của kế toán tiền mặt là gì

Vai trò của kế toán tiền mặt

Vị trí này giữ vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp hiện nay, cụ thể như:

• Cung cấp dữ liệu kế toán qua hệ thống kế toán.
• Hỗ trợ các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh và lợi tức của mình.

Các hoạt động kế toán sẽ được thực hiện chính xác và đầy đủ, giúp cho chủ doanh nghiệp có thể hiểu rõ các khoản nợ của doanh nghiệp mình. Từ đó biết được tình hình tiền mặt cũng như tình trạng kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp.

• Hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi lợi nhuận và chi phí để có thể điều chỉnh các khoản chi phí một cách hợp lý hơn.
• Đưa ra các thông tin để thu hút đầu tư và hỗ trợ tăng cường nguồn vốn cho việc mở rộng hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Như vậy, người làm làm vị trí kế toán tiền mặt sẽ giúp cho doanh nghiệp xử lý các giao dịch tiền mặt, bao gồm: Tính toán số liệu, kiểm tra độ chính xác của các chứng từ và thực hiện nhập liệu vào phần mềm kế toán.

Nhiệm vụ của kế toán tiền mặt là gì?

• Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về lưu thông tiền tệ của Nhà nước, kế toán tiền mặt cần nắm rõ và áp dụng đúng thời hạn. Đồng thời, việc quản lý kho tiền quỹ và thực hiện các quy trình liên quan đến thủ tục xuất – nhập quỹ theo quy chế của Kho bạc cũng cần được chấp hành nghiêm ngặt.
  Nhiệm vụ của kế toán tiền mặt là gì?
• Theo dõi các mã quỹ, mã tài khoản kế toán và mã kho bạc của Chính phủ nhằm đảm bảo việc kế toán vốn được thực hiện bằng tiền một cách chính xác.
• Theo dõi tình hình thu chi của Kho bạc Nhà nước nhằm đảm bảo việc phản ánh số tiền mặt tồn trong sổ kế toán phù hợp với thực tế chi tiêu tại kho bạc cũng như số dư tiền gửi tại ngân hàng được thực hiện đúng thời điểm.

Mô tả công việc của kế toán tiền mặt

Vị trí kế toán tiền mặt sẽ tập trung quản lý các nghiệp vụ phát sinh vào những lúc sử dụng tiền mặt để thu chi cho các hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp, cụ thể như sau:

• Tạo chứng từ thu chi khi có phát sinh.
• Hạch toán các nghiệp vụ có liên quan đến tiền mặt như: Sử dụng đơn vị tiền tệ là Việt Nam Đồng để hạch toán.
• Báo cáo các quỹ kèm các chứng từ gốc từ thủ quỹ hàng ngày.
• Kiểm tra và đối chiếu số liệu trên từng chứng từ với số liệu trên sổ quỹ.
• Định khoản, ghi chép vào sổ kế toán tổng hợp.
• Lưu trữ lại các chứng từ có liên quan đến tiền mặt theo đungs quy định và quy chế của công ty.

Nguyên tắc kế toán tiền mặt là gì?

Theo quy định tại điều 11, Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định các nguyên tắc kế toán tiền như sau:

• Kế toán doanh nghiệp thực hiện mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và các khoản ở ngân hàng tại mọi thời điểm thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu
• Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký quỹ, ký cược tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp
• Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
• Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:

+ Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế;

+ Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.

• Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.

Quy trình kế toán tiền mặt là gì?

Sơ đồ tài khoản 111 (1111) – Tiền mặt (VNĐ)

Kế toán thu tiền mặt

Đối với kế toán thu tiền mặt, các nghiệp vụ phát sinh được mô tả bằng sơ đồ dưới đây:

Diễn giải sơ đồ kế toán thu tiền mặt:

• Bước 1: Người gửi tiền là người yêu cầu chuyển tiền cho Bộ phận Kế toán để thanh toán;
• Bước 2: Kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu (thường sẽ có 3 bản), viết giấy than và chuyển cho kế toán trưởng;
• Bước 3: Kế toán trưởng xem, ký và duyệt phiếu thu. Sau đó chuyển lại kế toán thanh toán;
• Bước 4: Người gửi tiền chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để nộp tiền và ký vào phiếu thu .
• Bước 5: Thủ quỹ nhận phiếu thu đồng thời thu tiền và ghi vào Sổ quỹ. Sau đó, Thủ quỹ sẽ giữ liên 2 phiếu thu, giao lại liên 3 cho người nộp tiền và liên 1 cho kế toán thanh toán;
• Bước 6: Kế toán thanh toán bắt đầu tiến hành lưu trữ chứng từ và vào sổ tiền mặt (TK 111).

Đối với 3 liên của phiếu thu, một liên được lưu tại cuống, một liên người nộp tiền giữ. Nếu người ngoài doanh nghiệp thì liên này được xem là căn cứ chứng minh đã nộp tiền. Còn trường hợp người trong công ty thì liên này được giao cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp để làm căn cứ chứng minh đã nộp tiền theo đúng phiếu thu.

Liên còn lại được thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ và cuối ngày tập hợp các phiếu thu cùng chứng từ gốc kèm theo cho kế toán để ghi sổ kế toán và sau đó được bảo quản trong năm và hết năm được chuyển sang lưu trữ.

Kế toán chi tiền mặt

Trong công tác kế toán chi tiền mặt, việc lập phiếu chi là để xác định số tiền cần chi là cơ sở để thủ quỹ vận hành việc chi tiền. Ngoài ra, còn đồng thời lập báo cáo quỹ và truyền thông tin cho kế toán lập bảng kê. Tất cả các khoản chi đều phải được lập phiếu chi.

Các nghiệp vụ phát sinh đối với kế toán chi tiền mặt được mô tả bằng sơ đồ dưới đây:

Diễn giải sơ đồ quy trình kế toán chi tiền mặt:

• Bước 1: Người đề nghị chi tiền lập Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng,… chuyển cho Kế toán thanh toán;
• Bước 2: Kế toán thanh toán lập Phiếu chi nộp lên Kế toán trưởng;
• Bước 3: Kế toán trưởng nhận Phiếu chi, nếu không hợp lý sẽ trả lại phiếu chi cho kế toán thanh toán chỉnh sửa, còn nếu hợp lý sẽ chuyển lên Giám đốc hoặc Người được ủy quyền để ký duyệt Phiếu chi;
• Bước 4: Giám đốc ký duyệt Phiếu chi sau đó chuyển lại Kế toán thanh toán;
• Bước 5: Kế toán thanh toán tiếp nhận Phiếu chi đã được duyệt giao cho Thủ quỹ;
• Bước 6: Thủ quỹ tiến hành ký và xuất tiền cho Người đề nghị và lấy đầy đủ chữ ký bên nhận tiền;
• Bước 7: Thủ quỹ ghi sổ quỹ (giữ lại liên 2) và chuyển liên 1 Phiếu chi cho Kế toán thanh toán để vào sổ tiền mặt (TK 111).

Lưu ý: Nếu không được duyệt chi ở bộ phận nào (kế toán trưởng hoặc là bạn giám đốc) thì cần phải trả về để thông báo cho người đề nghị chi tiền.

Để hỗ trợ cho việc kế toán đơn giản và chính xác hơn trong các hoạt động liên quan đến quỹ và tiền mặt. Việc sử dụng các công cụ quản lý tự động hiện nay được coi là giải pháp hiệu quả nhất. Các phần mềm như phần mềm kế toán Việt Đà không những giúp giảm thiểu hoàn toàn những sai sót trong quá trình kế toán, mà còn tiết kiệm được thời gian và công sức của các kế toán viên so với việc thực hiện thủ công như trước đây.