Đối với việc chứng nhận, công chứng chữ ký hoặc giấy tờ ủy quyền, Đại sứ quán chỉ thực hiện đối với khách đến ký trực tiếp tại trụ sở Đại sứ quán [xem thủ tục công chứng, chứng thực chữ ký hoặc giấy tờ ủy quyền].
Trường hợp không thể trực tiếp đến Đại sứ quán, Quý vị có thể làm thủ tục theo các bước sau:
- Ký giấy tờ trước mặt công chứng viên Hoa Kỳ;
- Xin chứng nhận tại Bộ Ngoại giao Tiểu bang [State level - Department of State], địa chỉ liên hệ các Bộ Ngoại giao Tiểu bang tải tại đây;
- Gửi qua đường bưu điện đến ĐSQ làm thủ tục hợp pháp hóa giấy tờ của Hoa Kỳ để mang về Việt Nam sử dụng [xem thủ tục ở dưới].
2. Chứng thực bản sao [certification of copy]
Người Việt Nam có nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, tài liệu [giấy khai sinh, chứng nhận kết hôn, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp Đại học, trung học, học bạ, giấy chứng nhận quốc tịch Hoa Kỳ, Thẻ xanh, hộ chiếu, giấy ủy quyền, giấy chứng minh nhân dân…] có thể gửi giấy tờ qua đường bưu điện.
3. Thành phần hồ sơ:
- Phiếu đề nghị hợp pháp hóa, chứng nhận giấy tờ [tải tại đây]
- Đối với hợp pháp hóa: Các giấy tờ tài liệu đã có xác nhận của công chứng viên [Notary public], hộ tịch viên[registrar] hoặc lục sự tòa [County clerk] và xác nhận của Bộ Ngoại giao Tiểu bang [State level- Department of state] hoặc văn phòng công chứng [office of Authentification] thuộc Bộ Ngoại giao Tiểu bang.
- Đối với chứng thực bản sao các loại giấy tờ: Gửi qua bưu điện hoặc xuất trình [nếu đến trực tiếp nộp hồ sơ] bản chính và photocopy các loại giấy tờ cần được chứng thực tới Đại sứ quán.
4. Ngoài ra, Đại sứ quán nhận dịch và chứng nhận bản dịch các lại giấy tờ như: giấy phép lái xe, giấy khai sinh, giấy chứng nhận tốt nghiệp, chứng nhận kết hôn, giấy chứng minh nhân dân và các loại giấy tờ thông thường khác. Đại sứ quán không nhận dịch các tài liệu kỹ thuật chuyên môn.
5. Lệ phí: Trả bằng MONEY ORDER, CASHIER'S CHECK cho EMBASSY OF VIETNAM.
6. Nếu có yêu cầu gửi trả kết quả qua đường bưu điện, người đề nghị phải gửi kèm theo hồ sơ một bì thư gửi trả đã gửi tiền cước phí bưu điện và ghi rõ địa chỉ của người nhận. Tùy theo yêu cầu dịch vụ chuyển phát nhanh hay chậm, người đề nghị có thể chọn một trong ba dịch vụ có tracking number sau: Certified Mail, Express Mail, Priority Mail, with Delivery confirmation [USPS].
7. Thời hạn xử lý:
- yêu cầu làm thường: 5-7 ngày làm việc.
- yêu cầu làm nhanh: 2-3 ngày làm việc.
8. Để biết thêm thông tin, Quý vị có thể liên hệ Phòng Lãnh sự của Đại sứ quán:
- Giờ làm việc: 9:00 AM - 12:00 PM và 02:00 PM - 04:30 PM các ngày từ thứ Hai đến thứ Sáu, trừ ngày lễ của Việt Nam và Hoa Kỳ.
Hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện tới Đại sứ quán Việt Nam tại Pháp:
- Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự
- Bản chính văn bản có chứng nhận của Bộ Ngoại giao Việt Nam, Bộ Ngoại giao hoặc các cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Pháp, Bồ Đào Nha và các nước khác do ĐSQ kiêm nhiệm
- Một [01] bản sao văn bản cần phợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự ;
- Bản sao hộ chiếu hoặc thẻ căn cước của người yêu cầu.
Lưu ý :
- Văn bản của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hoá/chứng nhận lãnh sự tại Đại sứ quán để sử dụng tại Việt Nam phải được chứng thực bởi:
- Bộ Ngoại giao của Pháp ;
- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được uỷ quyền của nước thứ ba tại Pháp hoặc kiêm nhiệm Pháp, nếu là giấy tờ, tài liệu của nước thứ ba đó.
- Văn bản của Việt Nam trước khi đề nghị hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự để sử dụng tại Pháp hoặc nước thứ ba [Bồ Đào Nha] phải được chứng thực bởi :
- Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam ;
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
- Các văn bản được miễn hợp pháp hóa : Trên cơ sở Hiệp định tương trợ tư pháp về dân sự giữa Việt Nam Pháp ký năm 1999, Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi và Công hàm trao đổi giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Đại sứ quán Pháp tại Việt Nam năm 2011, các giấy tờ sau được miễn Hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự :
- Bản án, quyết định công nhận/thi hành án dân sự, các giấy tờ hộ tịch, giấy tờ dân sự dùng cho việc kết hôn, nuôi con nuôi, nhận cha, mẹ, con
- Giấy tờ dùng cho việc nhận nuôi con nuôi
- Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự được miễn hợp pháp hóa tuy nhiên phải được chứng nhận lãnh sự nếu phía Bên tiếp nhận giấy tờ kia yêu cầu]
Giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự có thời hạn bao lâu?
Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện nay thì bản sao đã được chứng thực hay được cấp từ sổ gốc thì không có thời hạn.
Chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự để làm gì?
Mục đích chính của việc chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự là xác nhận giá trị của một văn bản do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp. Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Mức lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự là 30.000 đồng/lần. Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu là 5.000 đồng/lần.
Hợp pháp hóa lãnh sự dịch tiếng Anh là gì?
Hợp pháp hóa lãnh sự [tiếng Anh: Consular Legalization hay Legalization of documents] là việc Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam hoặc cơ quan khác ở nước ngoài được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự chứng nhận chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của ...