Hàm sắp xếp giảm dần trong excel

Sắp xếp dữ liệu trong Excel là một việc tưởng như rất đơn giản, bạn chỉ cần chọn dữ liệu cần sắp xếp rồi bấm 1 nút lệnh Sort trong thẻ Data là xong. Nhưng thực tế có phải đơn giản như vậy? Hãy xem những thắc mắc sau:

• Dữ liệu không có sẵn mà phải dùng hàm, dùng các thao tác lọc ra nên mỗi khi muốn sắp xếp dữ liệu đó lại phải bấm lệnh Sort, việc này mất thời gian
• Tôi muốn tự động sắp xếp dữ liệu mà không cần bấm vào lệnh Sort.
• Tôi muốn làm việc tự động trên Excel nhưng không muốn học về VBA

Và trong Micrsoft Office 365 (phiên bản có bản quyền đầy đủ) có một hàm giúp làm việc này thật dễ dàng: đó là hàm SORT. Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu về hàm này nhé:

Cấu trúc của hàm SORT (Sort Function)

Hàm Sort có tác dụng lọc các dữ liệu theo mảng Cấu trúc của hàm: =SORT(array,[sort_index],[sort_order],[by_col]) Trong đó:

• array: là mảng dữ liệu cần sắp xếp (có thể gồm nhiều dòng, nhiều cột nhưng phải liên tục)
• sort_index: tiêu chuẩn sắp xếp theo cột hay dòng thứ mấy trong mảng dữ liệu (nhập số cụ thể, không bắt buộc). Mặc định là cột/dòng đầu tiên
• sort_order: thứ tự sắp xếp theo tăng dần hay giảm dần. Không bắt buộc, mặc định là tăng dần.
• by_col: sắp xếp theo cột hay theo dòng. Không bắt buộc, mặc định là theo cột.

Như vậy hàm SORT cho phép sắp xếp dữ liệu theo cột hoặc theo dòng tùy theo người dùng quy định. Điều này giúp hàm SORT rất linh hoạt theo các yêu cầu sắp xếp dữ liệu.

Cách sử dụng hàm SORT

Hàm Sort kết hợp với hàm Filter

Array có thể là một vùng dữ liệu hoặc kết quả của 1 công thức cho ra kết quả dạng mảng. Do đó hàm SORT rất thích hợp để kết hợp với hàm FILTER: trích lọc dữ liệu đồng thời sắp xếp luôn dữ liệu đó. Ví dụ như sau: Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước được Đỗ Bảo Nam Blog chú thích trong ảnh. Các bước này tương ứng với 02 bước ở trên mà mình đã chia sẻ.

Như vậy trên đây là những hướng dẫn cách sắp xếp theo thứ tự trong Excel. Bạn lưu ý nếu tại Bước 1 bạn bôi đen cả phần tiêu đề cột, thì bước 2 bạn cần phải check vào My data has headers. Ví dụ trong bảng bạn nhìn trong ảnh, tiêu đề là Mặt hàng, NCC, Số lượng… Và mình chỉ bôi đen dữ liệu, bỏ lại phần tiêu đề này. Vì vậy, mình không cần check vào My data has headers.

Trong trường hợp bài toán yêu cầu sắp xếp theo thứ tự ABC, thì bạn cần phải chọn đúng cột. Sau đó phần Sort On bạn vẫn chọn là Cell Values. Và phần Order bạn có thể chọn A to Z hoặc Z to A tùy theo nhu cầu.

Cách sắp xếp thứ tự trong Excel có nhiều điều kiện

Đây là một trong những dạng bài toán khá thường gặp trên thực tế. Bởi thông thường, không đơn thuần chỉ là sắp xếp theo một tiêu chí nào đó. Mà bạn cần phải sắp xếp theo nhiều tiêu chí khác nhau. Và đó chính là các điều kiện khác nhau bạn cần phải thực hiện trong cùng một bài toán.

Video minh họa chi tiết về cách sắp xếp theo nhiều tiêu chí trên kênh Đỗ Bảo Nam Blog.

Và trong video minh họa trên, Đỗ Bảo Nam Blog đã chia sẻ về cách sắp xếp theo tiêu chí trong Excel với nhiều tiêu chí khác nhau. Bạn có thể sắp xếp theo đồng thời nhiều tiêu chí. Và tiêu chí nào ở trên được ưu tiên sắp xếp trước. Tiêu chí nào ở dưới được sắp xếp sau.