Truy vấn giúp bạn tìm và làm việc với dữ liệu của bạn
Trong một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt, dữ liệu bạn muốn trình bày thông qua biểu mẫu hoặc báo cáo thường nằm trên nhiều bảng. Một truy vấn có thể kéo thông tin từ các bảng khác nhau và lắp ráp nó để hiển thị trong biểu mẫu hoặc báo cáo. Một truy vấn có thể là một yêu cầu cho kết quả dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của bạn hoặc hành động trên dữ liệu hoặc cho cả hai. Truy vấn có thể cung cấp cho bạn câu trả lời cho câu hỏi đơn giản, thực hiện các phép tính, kết hợp dữ liệu từ các bảng khác nhau, thêm, thay đổi hoặc xóa dữ liệu khỏi cơ sở dữ liệu. Kể từ khi các truy vấn rất linh hoạt, có nhiều loại truy vấn và bạn sẽ tạo một loại truy vấn dựa trên nhiệm vụ.
|
Các loại truy vấn chính |
Sử dụng |
|
Chọn |
Để truy xuất dữ liệu từ bảng hoặc thực hiện các phép tính. |
|
Hành động |
Thêm, thay đổi hoặc xóa dữ liệu. Mỗi nhiệm vụ có một loại truy vấn hành động cụ thể. Truy vấn hành động không sẵn dùng trong ứng dụng Web Access. |
Tạo truy vấn chọn
Nếu bạn muốn xem lại dữ liệu từ một số trường nhất định trong một bảng hoặc xem lại dữ liệu từ nhiều bảng đồng thời hoặc có thể chỉ nhìn thấy dữ liệu dựa trên các tiêu chí nhất định, một loại truy vấn chọn sẽ là lựa chọn của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục tạo một truy vấn chọn đơn giản.
Xem lại dữ liệu từ chọn trường
Ví dụ, nếu cơ sở dữ liệu của bạn có một bảng có nhiều thông tin về sản phẩm và bạn muốn xem lại một danh sách các sản phẩm và giá cả của họ, đây là cách bạn tạo một truy vấn chọn để chỉ trả về tên sản phẩm và giá tương ứng:
-
Mở cơ sở dữ liệu và trên tab tạo , bấm thiết kế truy vấn.
-
Trên tab bảng , bấm đúp vào bảng sản phẩm .
-
Trong bảng sản phẩm, hãy nói rằng bạn có các trường Tên sản phẩm và giá cả của danh sách. Bấm đúp vào tên sản phẩm và giá danh sách để thêm các trường này vào lưới thiết kế truy vấn.
-
Trên tab thiết kế , bấm vào chạy. Truy vấn chạy và hiển thị danh sách các sản phẩm và giá cả của chúng.
Đầu Trang
Xem lại dữ liệu từ nhiều bảng liên quan đồng thời
Ví dụ, nếu bạn có một cơ sở dữ liệu cho một cửa hàng bán các mục thực phẩm và bạn muốn xem lại các đơn hàng cho những khách hàng sống trong một thành phố cụ thể. Hãy nói rằng dữ liệu về các đơn hàng và dữ liệu về khách hàng được lưu trữ trong hai bảng có tên là khách hàng và đơn hàng tương ứng. Nếu mỗi bảng có một trường ID khách hàng, biểu thị cơ sở của một quan hệ một - nhiều giữa hai bảng. Bạn có thể tạo một truy vấn trả về đơn hàng cho khách hàng trong một thành phố cụ thể, ví dụ như Las Vegas, bằng cách sử dụng quy trình sau đây:
-
Mở cơ sở dữ liệu. Trên tab tạo , trong nhóm truy vấn , bấm thiết kế truy vấn.
-
Trên tab bảng , hãy bấm đúp vào khách hàng và đơn hàng.
Lưu ý dòng [được gọi là tham gia] kết nối trường ID trong bảng khách hàng và trường ID khách hàng trong bảng đơn hàng. Dòng này hiển thị mối quan hệ giữa hai bảng.
-
Trong bảng khách hàng, hãy bấm đúp vào công ty và thành phố để thêm các trường này vào lưới thiết kế truy vấn.
-
Trong lưới thiết kế truy vấn, trong cột thành phố , hãy xóa hộp kiểm trong hàng hiện .
-
Trong hàng tiêu chí của cột thành phố , hãy nhập Las Vegas.
Xóa hộp kiểm hiện ngăn chặn truy vấn Hiển thị thành phố trong kết quả và nhập Las Vegas trong hàng tiêu chí xác định rằng bạn muốn chỉ xem các bản ghi có giá trị của trường thành phố là Las Vegas. Trong trường hợp này, truy vấn chỉ trả về những khách hàng được đặt tại Las Vegas. Bạn không cần hiển thị một trường để sử dụng nó bằng một tiêu chí.
-
Trong bảng đơn hàng, bấm đúp vào ID đơn hàng và ngày đặt hàng để thêm các trường này vào hai cột tiếp theo của lưới thiết kế truy vấn.
-
Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy. Truy vấn chạy, rồi Hiển thị danh sách đơn hàng cho khách hàng ở Las Vegas.
-
Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.
Đầu Trang
Trong bài viết này
-
Overview
-
Sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn để tạo truy vấn chọn
-
Tạo truy vấn bằng cách làm việc trong dạng xem Thiết kế
Tổng quan
Khi muốn sử dụng dữ liệu, hiếm khi bạn muốn sử dụng tất cả dữ liệu từ một bảng. Ví dụ: khi bạn muốn sử dụng dữ liệu từ bảng Liên hệ, bạn thường muốn xem một bản ghi cụ thể hoặc có thể chỉ xem số điện thoại. Đôi khi bạn muốn kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng, chẳng hạn như kết hợp thông tin Khách hàng với thông tin Đơn hàng. Để chọn dữ liệu bạn muốn sử dụng, hãy sử dụng truy vấn chọn.
Truy vấn chọn là đối tượng cơ sở dữ liệu hiển thị thông tin trong Dạng xem biểu dữ liệu. Truy vấn không lưu trữ dữ liệu mà hiển thị dữ liệu được lưu trữ trong bảng. Truy vấn có thể hiển thị dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng, từ các truy vấn khác hay kết hợp cả hai.
Lợi ích của việc sử dụng truy vấn
Truy vấn cho phép bạn:
-
Chỉ xem dữ liệu từ các trường bạn muốn xem. Khi mở bảng, bạn sẽ thấy tất cả các trường. Truy vấn là một cách tiện lợi để lưu lựa chọn các trường.
Lưu ý:Truy vấn chỉ trỏ tới dữ liệu, không lưu trữ dữ liệu. Khi lưu truy vấn, bạn sẽ không lưu bản sao của dữ liệu.
-
Kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu. Bảng thường chỉ hiển thị dữ liệu mà bảng lưu trữ. Với truy vấn, bạn có thể lựa chọn trường từ nhiều nguồn, cũng như chỉ định cách kết hợp thông tin.
-
Sử dụng biểu thức làm trường. Ví dụ: bạn có thể sử dụng hàm Date làm trường hay sử dụng hàm Format cùng với một trường để kiểm soát cách dữ liệu từ trường đó được định dạng trong kết quả truy vấn.
-
Xem các bản ghi đáp ứng tiêu chí bạn chỉ định. Khi mở bảng, bạn sẽ thấy tất cả các bản ghi. Truy vấn là một cách tiện lợi để lưu lựa chọn các bản ghi.
Các bước cơ bản để tạo truy vấn chọn
Bạn có thể tạo truy vấn chọn bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn hoặc bằng cách làm việc trong dạng xem Thiết kế. Một số phần tử thiết kế không sẵn dùng khi bạn sử dụng trình hướng dẫn nhưng bạn có thể thêm các phần tử này sau bằng cách sử dụng dạng xem Thiết kế. Mặc dù hai phương pháp này có phần khác biệt nhưng các bước cơ bản chủ yếu là giống nhau:
-
Chọn bảng hoặc truy vấn mà bạn muốn sử dụng làm nguồn dữ liệu.
-
Chỉ định các trường mà bạn muốn đưa vào từ các nguồn dữ liệu.
-
Bạn có thể chỉ định tùy chọn các tiêu chí để giới hạn số bản ghi mà truy vấn trả về.
Sau khi đã tạo truy vấn chọn, hãy chạy truy vấn đó để xem kết quả. Để chạy truy vấn chọn, hãy mở truy vấn đó trong dạng xem Biểu dữ liệu. Nếu lưu truy vấn, bạn có thể sử dụng lại truy vấn đó bất cứ khi nào bạn cần, ví dụ: sử dụng làm nguồn dữ liệu cho biểu mẫu, báo cáo hoặc một truy vấn khác.
Khái niệm và phần loại các Query trong Access
Query là các câu lệnh để tương tác với CSDL, nó là ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL. Để học riêng về SQL có thể xem: CÁC BÀI HỌC VỀ SQL . Trong Access nó có các công cụ nhằm nhanh chóng tạo ra các câu truy vấn SQL, sinh câu truy vấn SQL một cách trực quan và nhanh chóng. Với Access câu truy vấn SQL có thể phân thành các loại: Select query, Total Query, Crosstab query, Action query
- Select query: truy vấn thông tin từ các bảng, tạo ra một tập các dòng kết quả [record] gọi là recordset, thường tập kết quả này dùng cho các Form, các báo cáo Report
- Total query: loại truy vấn có chức năng tổng hợp dữ liệu dựa vào một số hàm thống kê cho một nhóm dữ liệu như đếm tổng record, tính giá trị trung bình, tính tổng ... Ví dụ, liệt kê các lớp học, mỗi lớp học tính tổng số học sinh.
- Crosstab query: là loại truy vấn để thống kê, kết quả là bảng hai chiều có các cột theo giá trị truy vấn
- Action query: là nhưng câu truy vấn có chức năng thay đổi các bảng dữ liệu như Make-Table [tạo bảng dữ liệu], Update [cập nhật bản ghi], Delete [xóa bản ghi], Append [thêm bản ghi]
1. Truy vấn là gì?
Truy vấn là cách tìm kiếm và biên dịch dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng. Thực hiện truy vấn cũng giống như hỏi một câu hỏi chi tiết về CSDL. Khi tạo truy vấn trong Access, bạn đang xác định các điều kiện tìm kiếm cụ thể để tìm chính xác dữ liệu mình cần.
+ Truy vấn mạnh hơn rất nhiều so với các tìm kiếm hay bộ lọc đơn giản mà chúng ta thường sử dụng để tìm kiếm dữ liệu trong một bảng. Điều này là do truy vấn có thể thu thập thông tin từ nhiều bảng.
+ Các truy vấn mà bạn sử dụng để truy xuất dữ liệu từ một bảng hoặc để thực hiện các phép tính được gọi là cáctruy vấn chọn [select query].
+ Các truy vấn thêm, thay đổi hoặc xóa dữ liệu được gọi làtruy vấn hành động [action query].
+ Có thể sử dụng truy vấn để cung cấp dữ liệu cho biểu mẫu hoặc báo cáo.
+ Phần khó khăn của các truy vấn là bạn phải hiểu cách xây dựng một truy vấn trước khi sử dụng chúng.