Tự động điền Google Trang tính dành cho thiết bị di động

Hầu hết mọi người tuân thủ các khái niệm cơ bản về thống kê của Google Trang tính. Bạn sử dụng ứng dụng khi cần ghi lại số tiền bạn đã kiếm được trong tháng hoặc nhập các số liệu thống kê khác. Nhưng Google Trang tính cung cấp các tính năng nâng cao có thể tăng độ chính xác của dữ liệu và giúp bạn làm việc nhanh hơn. Bạn có thể thay đổi chủ đề để làm cho ứng dụng hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh và tự động hóa các quy trình lặp lại trên điện thoại, máy tính bảng và máy tính Android tốt nhất

Giống như hầu hết các ứng dụng trong Google Workspace, Google Trang tính dựa trên đám mây và cho phép bạn đồng bộ hóa công việc trên các thiết bị của mình. Để tối đa hóa lợi ích của việc sử dụng Google Trang tính, hãy sử dụng tám mẹo chúng tôi tiết lộ trong bài đăng này

ANDROIDPOLICE VIDEO TRONG NGÀY

Google Trang tính là gì?

Google Trang tính là một giải pháp thay thế miễn phí và dựa trên đám mây cho Microsoft Excel. Chương trình bảng tính được thiết kế để nhập dữ liệu và có giao diện phù hợp cho mục đích sử dụng cá nhân hoặc doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng ứng dụng để tạo và định dạng các khối đặc biệt được gọi là "ô", sử dụng các hàm và công thức để thay đổi và tính toán các giá trị bên trong các ô cũng như cộng tác với mọi người trong thời gian thực

Google Trang tính là một ứng dụng trực tuyến lưu công việc của bạn khi bạn di chuyển. Dữ liệu của bạn vẫn ở chế độ riêng tư cho đến khi bạn cấp cho mọi người quyền truy cập vào dữ liệu đó, giống như cách hoạt động của hầu hết các ứng dụng Workspace. Sheets cũng miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân, nhưng nó có phiên bản Business phù hợp với các doanh nghiệp lớn và nhỏ. Bạn phải đăng ký gói Google Workspace để sử dụng gói này, với giá bắt đầu từ $6 một tháng. Gói đăng ký Google Workspace cũng mở khóa các phiên bản Business của các ứng dụng năng suất khác

Google Trang tính có một ứng dụng web mà bạn có thể sử dụng từ trình duyệt của mình và một ứng dụng dành cho thiết bị di động. Tuy nhiên, sử dụng nó trên điện thoại của bạn giới hạn các chức năng của nó. Nó được sử dụng tốt nhất để chỉnh sửa nhanh và không phải tính toán cường độ cao

1. Cố định cột và hàng

Có hàng triệu ô trong một bảng tính Google. Bạn có thể bỏ lỡ dữ liệu quan trọng nếu cuộn quá nhiều. Trang tính cho phép bạn cố định các cột hoặc hàng cụ thể để đảm bảo điều đó không xảy ra. Các ô bị đóng băng sẽ đồng hành cùng bạn khi bạn cuộn quanh bảng tính. Tuy nhiên, bạn không thể đóng băng chỉ một ô

Trên ứng dụng web

1. Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh ký tự cột

2. Chọn Xem thêm hành động cột
3. Nhấp vào tùy chọn Freeze up to column

4. Ngoài ra, hãy kéo thanh màu xám bên cạnh số hàng đến cột bạn muốn cố định
5. Để đóng băng các cột, hãy kéo thanh này lên. Để cố định hàng, hãy kéo thanh xuống

Trên Android

1. Nhấn và giữ bất kỳ ký tự ô nào. Toàn bộ cột được đánh dấu bằng màu xanh lam và một menu nhỏ bật lên
2. Để chọn toàn bộ một hàng, hãy nhấn vào số hàng

   2 hình ảnh

   Đóng

3. Nhấn và giữ các cột và hàng được đánh dấu và một menu nhỏ sẽ bật lên
4. Nhấn vào biểu tượng ba chấm để mở rộng menu
5. Chọn đóng băng

   2 hình ảnh

   Đóng

2. Lọc dữ liệu

Khi cộng tác với các bên thứ ba trên Google Trang tính, dữ liệu của bạn có thể kết hợp với dữ liệu của họ và trở nên lộn xộn khi sắp xếp. Tùy chọn bộ lọc cho phép bạn ẩn dữ liệu của mọi người và chỉ xem dữ liệu của bạn. Dưới đây là những cách khác nhau mà bạn có thể ẩn dữ liệu

• Lọc theo màu. Chỉ hiển thị các ô có màu. Nhưng trước tiên, bạn phải tô các ô bằng một màu duy nhất hoặc thay đổi màu văn bản của các giá trị của chúng
• Lọc theo điều kiện. Giới hạn chế độ xem bảng tính của bạn dựa trên các điều kiện cụ thể. Ví dụ: bạn chỉ có thể nhìn thấy các ô có giá trị bắt đầu bằng A, B hoặc C
• Lọc theo giá trị. Ẩn các từ hoặc số cụ thể dưới một cột

Trên ứng dụng web

1. Nhấp vào bất kỳ ô nào có giá trị bên trong nó. Bấm đúp và kéo qua các cột và hàng để chọn nhiều hơn một
2. Chuyển đến Dữ liệu > Tạo bộ lọc. Google Sheets tự động đặt các biểu tượng bộ lọc trên các ô

3. Nhấp vào biểu tượng bộ lọc để chọn phương thức lọc của bạn

4. Để lọc theo màu, bấm vào một ô và sử dụng nút Tô màu để thay đổi màu của ô đó. Sử dụng nút Màu văn bản để chỉ thay đổi sắc độ của văn bản

5. Nhấp vào biểu tượng bộ lọc và chuyển đến Lọc theo màu. Những màu bạn chọn là những màu duy nhất xuất hiện từ bây giờ
6. Để lọc theo điều kiện, hãy nhấp vào biểu tượng bộ lọc và chọn Lọc theo điều kiện
7. Để lọc theo giá trị, hãy nhấp vào biểu tượng bộ lọc và bỏ chọn bất kỳ giá trị nào khỏi danh sách. Các giá trị không được chọn không còn xuất hiện trong cột đó nữa

Trên Android

1. Nhấn vào bất kỳ ô nào có giá trị bên trong ô đó hoặc nhấn vào bất kỳ ký tự ô nào
2. Nhấn vào biểu tượng ba chấm để mở menu Google Trang tính
3. Chọn Tạo bộ lọc. Điểm đánh dấu màu xanh lá cây xuất hiện trên các cột và hàng đã chọn của bạn

   2 hình ảnh

   Đóng

4. Nhấn vào biểu tượng bộ lọc và các tùy chọn để lọc giá trị bật lên trong tab mới

3. Sử dụng chủ đề Google Trang tính

Google Trang tính có sẵn 16 chủ đề trên ứng dụng web. Chủ đề của bạn được đặt thành Tiêu chuẩn theo mặc định nhưng bạn có thể thay đổi chủ đề này thành chủ đề khác. Bạn cũng có thể tùy chỉnh chủ đề đã chọn của mình bằng các phông chữ và màu sắc khác nhau cho nền biểu đồ, văn bản và siêu liên kết

Chủ đề chỉ áp dụng cho bảng tính hiện tại mà bạn đang làm việc và không áp dụng cho các bảng tính hiện có hoặc trong tương lai. Bạn chỉ có thể thay đổi chủ đề từ sáng sang tối trên ứng dụng dành cho thiết bị di động, nhưng bất kỳ chủ đề nào bạn chọn trên ứng dụng web đều phản ánh trên điện thoại của bạn. Sử dụng chủ đề tối để tiết kiệm pin

Trên ứng dụng web

1. Chuyển đến Định dạng > Chủ đề. Một thanh bên mới xuất hiện

2. Chọn một chủ đề từ danh sách
3. Nhấp vào Tùy chỉnh để thay đổi phông chữ và màu sắc

Trên Android

1. Nhấn vào biểu tượng ba chấm
2. Google Trang tính sử dụng cài đặt chủ đề trên điện thoại của bạn. Nếu điện thoại của bạn đang ở chế độ sáng, hãy nhấn vào Xem ở chế độ tối để làm cho nền bảng tính của bạn có màu đen
3. Nếu điện thoại của bạn ở chế độ tối, hãy nhấn vào Xem ở chế độ sáng để thay đổi nền thành màu trắng

   2 hình ảnh

   Đóng

4. Tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại

Google Trang tính có một tiện ích mở rộng có tên là Macro. Macro ghi lại các thao tác bạn thực hiện trên bảng tính rồi gán lệnh bàn phím cho bảng tính đó. Khi bạn nhấn lệnh trên bàn phím, hành động đã ghi sẽ lặp lại trên bảng tính của bạn. Macro có sẵn trên ứng dụng web Google Trang tính nhưng không có trên ứng dụng dành cho thiết bị di động. Dưới đây là những cách bạn có thể sử dụng macro

• Sử dụng tham chiếu tuyệt đối. Áp dụng bản ghi của bạn vào bảng tính trên cùng một vị trí trong các bảng tính khác nhau
• Sử dụng tài liệu tham khảo tương đối. Áp dụng bản ghi của bạn cho bất kỳ ô nào bạn chọn

Sử dụng Macro từ trình duyệt của bạn

1. Chuyển đến Tiện ích mở rộng > Macro > Ghi macro

2. Macro bắt đầu ghi. Thực hiện bất kỳ hành động nào bạn cần trên bảng tính của mình

3. Chọn một tài liệu tham khảo, sau đó nhấp vào Lưu
4. Nhập tên cho macro của bạn và nhập một số từ 0 đến 9 để tùy chỉnh lệnh bàn phím của bạn. Sau đó, nhấp vào Lưu

5. Để áp dụng macro cho bảng tính của bạn, hãy chuyển đến Tiện ích mở rộng > Macro
6. Chọn macro của bạn và tiện ích mở rộng sẽ áp dụng macro cho bảng tính của bạn

5. Thêm chức năng tùy chỉnh

Google Sheets có nhiều hàm toán học như SUM, DURATION và FREQUENCY. Nếu bạn không tìm thấy hàm nào đáp ứng nhu cầu của mình, hãy tạo một hàm rồi thêm vào Trang tính từ tiện ích Google Apps Script, một nền tảng nơi bạn có thể viết mã và tích hợp mã đó với các ứng dụng Google Workspace

Apps Script có sẵn trên Google Trang tính từ trình duyệt của bạn. Bạn sẽ tìm thấy nó trong tab Tiện ích mở rộng. Tuy nhiên, tiện ích mở rộng không khả dụng trên ứng dụng dành cho thiết bị di động. Nếu bạn mới viết mã, hãy sử dụng Google Workspace Marketplace để nhận các chức năng dưới dạng tiện ích bổ sung

1. Để thêm các chức năng tùy chỉnh từ Google Workspace Marketplace, hãy chuyển đến Phần mở rộng > Tiện ích bổ sung > Tải tiện ích bổ sung

2. Nhập Hàm tùy chỉnh vào thanh tìm kiếm và nhấn phím Enter trên bàn phím của bạn

3. Nếu bạn tìm thấy một chức năng bạn cần, bấm vào nó. Sau đó bấm Cài đặt
4. Để tìm chức năng mới của bạn, hãy đi tới Tiện ích mở rộng > Tiện ích bổ sung > Quản lý tiện ích bổ sung

6. Dọn dẹp và cắt dữ liệu

Google Trang tính có thể kiểm tra lại bảng tính của bạn để tìm lỗi. Bạn có thể xóa các giá trị trùng lặp khỏi tất cả hoặc chọn các cột bằng công cụ dọn dẹp. Nếu bạn có khoảng cách đôi giữa các văn bản, hãy cắt chúng để trông gọn gàng hơn. Trang tính cũng đưa ra đề xuất về bất kỳ điều gì khác cần sửa. Ví dụ: nếu có các giá trị không nhất quán. Tính năng này không khả dụng trên ứng dụng di động

1. Từ trình duyệt của bạn, đi tới Dữ liệu > Dọn dẹp dữ liệu
2. Để tự động xóa các giá trị lặp lại, hãy nhấp vào Xóa giá trị trùng lặp
3. Để xóa khoảng trắng kép giữa các văn bản, hãy nhấp vào Cắt bớt khoảng trắng

4. Để xem các đề xuất về nội dung cần điều chỉnh, hãy nhấp vào Đề xuất dọn dẹp. Thanh bên xuất hiện hiển thị các đề xuất về những gì cần cải thiện trong bảng tính của bạn

7. Tạo menu thả xuống

Menu thả xuống hữu ích nếu bạn đang tạo một bảng tính có các giá trị lặp lại hoặc muốn thu thập phản hồi trong một cuộc khảo sát. Bạn có thể xác định trước danh sách các mục hoặc số và chọn từ danh sách đó thay vì nhập lại giá trị vào một ô. Bạn cũng có thể sao chép và dán các menu thả xuống vào các ô khác nhau để tiết kiệm thời gian

Trên ứng dụng web

1. Chuyển đến Dữ liệu> Xác thực dữ liệu
2. Để chọn nơi trình đơn thả xuống sẽ xuất hiện, hãy nhập một phạm vi ô
3. Đặt tiêu chí cho trình đơn thả xuống của bạn
4. Chọn điều gì sẽ xảy ra khi bạn hoặc những người khác chọn một mục không hợp lệ từ danh sách
5. Để cho người khác biết trình đơn thả xuống của bạn dùng để làm gì, hãy nhấp vào hộp kiểm Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực
6. Nhấp vào để lưu. Trình đơn thả xuống xuất hiện trên bảng tính

7. Để sao chép và dán menu thả xuống vào một ô khác, hãy nhấp vào ô chứa menu
8. Nhấn Ctrl + C trên bàn phím của bạn để sao chép menu
9. Nhấp vào ô bạn muốn dán vào, sau đó nhấn Ctrl + V trên bàn phím của bạn

Trên Android

1. Nhấn vào một ô để chọn. Để chọn nhiều ô, hãy kéo vòng tròn nhỏ màu xanh lam cho đến khi nó bao phủ các ô bạn cần
2. Nhấn vào biểu tượng ba chấm và chọn Xác thực dữ liệu
3. Sử dụng menu mới xuất hiện để nhập phạm vi ô, định cấu hình tiêu chí và chỉnh sửa văn bản xác thực của bạn
4. Nhấn Lưu

   2 hình ảnh

   Đóng

5. Để sao chép và dán menu thả xuống vào các ô khác, hãy nhấn vào ô chứa các mũi tên. Để chọn nhiều ô, hãy kéo vòng tròn màu xanh lam để tô sáng chúng
6. Nhấn và giữ các ô được đánh dấu và nhấn vào Sao chép. Sau đó đánh dấu cùng số lượng ô trống như các ô có menu thả xuống
7. Nhấn và giữ các ô và nhấn vào Dán

8. Tạo một chuỗi

Bạn có thể nhập các giá trị số như ngày, giờ, số nguyên, số âm, v.v. mà không cần nhập lại chúng trong Google Trang tính. Bạn cũng có thể tự động điền bảng chữ cái và tên tháng theo chiều ngang hoặc chiều dọc trên bảng tính của mình. Tính năng này khả dụng trên cả web và ứng dụng dành cho thiết bị di động

Trên ứng dụng web

1. Nhấp vào một ô và nhập một giá trị. Nó có thể là một số hoặc tháng trong năm
2. Chuyển đến ô tiếp theo, theo chiều ngang hoặc chiều dọc của ô đầu tiên. Sau đó nhập số tiếp theo hoặc tháng

3. Nhấp vào ô đầu tiên và kéo vòng tròn màu xanh lam đến ô bạn muốn tự động điền

Trên Android

1. Nhấn vào một ô và nhập một giá trị
2. Chuyển đến ô tiếp theo và nhập số hoặc chữ cái tiếp theo của giá trị
3. Nhấn vào ô đầu tiên và kéo vòng tròn màu xanh lam đến ô bạn muốn tự động điền
4. Nhấn và giữ các ô được đánh dấu và nhấn vào Tự động điền

   2 hình ảnh

   Đóng

Đưa mục nhập dữ liệu lên cấp độ tiếp theo

Google Trang tính cung cấp các khả năng mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để đơn giản hóa công việc. Bạn có thể sử dụng tiện ích bổ sung của bên thứ ba để thêm gia vị cho bảng tính của mình. Ngoài ra, Google Workspace Marketplace cung cấp các tiện ích bổ sung khác nhau cho Google Trang tính mà bạn có thể cài đặt. Bạn có thể sử dụng chúng để tạo biểu mẫu, tạo lịch và lịch biểu, tạo hóa đơn, v.v.