Buổi họp đánh giá lẫn nhau năm 2024
Một cuộc họp chất lượng sẽ huy động được sức mạnh tập thể, hướng các thành viên đến mục tiêu chung, từ đó tạo nền móng phát triển cho doanh nghiệp. Để giúp các nhà lãnh đạo điều hành cuộc họp hiệu quả, 1Office cung cấp đến bạn đọc kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp từ A đến Z cùng mẫu nội dung chương trình cuộc họp chi tiết trong bài viết sau. Show
Mục lục Kỹ năng điều hành cuộc họp là khả năng chuẩn bị, lên kế hoạch và tổ chức nhằm đảm bảo cho cuộc họp diễn ra suôn sẻ, truyền đạt được những thông tin cần thiết đến người tham dự. Dù là với cương vị lãnh đạo hay nhân viên, chắc hẳn bạn đã từng phải tham gia những cuộc họp kéo dài lê thê nhưng vẫn không đi tới đâu. Những cuộc họp kém hiệu quả, không đúng trọng tâm là nguyên nhân gốc rễ gây lãng phí thời gian, ngân sách và nguồn lực của tổ chức. Một tâm lý chung của các nhân viên đó là họ rất ngại phải tham gia vào những bài “diễn thuyết” kéo dài hàng giờ đồng hồ trong khi họ hoàn toàn có thể tận dụng thời gian để làm những việc khác có ích hơn. Bởi vậy, kỹ năng điều hành cuộc họp của người chủ trì đóng vai trò rất quan trọng, mang tính quyết định tới sự thành – bại của buổi họp. Kỹ năng tổ chức và điều hành hội họp của nhà lãnh đạo sẽ giúp:
Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả giúp nhà lãnh đạo truyền đạt được mục tiêu, chiến lược, kế hoạch hoạt động của một cách rõ ràng, đúng trọng tâm. Những người tham dự sẽ tiếp nhận đúng và đủ các thông tin cần thiết và nắm rõ trách nhiệm của mình. Từ đó tiết kiệm được thời gian và nguồn lực cho tổ chức.
Tổ chức là một tập hợp đa dạng các cá nhân với những quan điểm, góc nhìn khác nhau. Bởi vậy muốn hướng các thành viên đến mục tiêu chung thì yếu tố quan trọng mà một cuộc họp hiệu quả phải đạt được đó là thống nhất ý kiến của các bên. Kỹ năng điều hành cuộc họp sẽ đóng vai trò tiếp thu, tổng hợp và xử lý các ý kiến khác nhau để đưa ra kết luận chung nhất.
Trong một tổ chức thường tồn đọng vấn nhiều vấn đề liên quan đến bộ máy hoạt động, cách thức vận hành. Các cuộc hội họp là thời gian để mọi người ngồi lại với nhau và cùng tìm ra phương hướng giải quyết vấn đề. Một nhà lãnh đạo khéo léo sẽ biết cách tháo gỡ các nút thắt ngay trong cuộc họp. 2. Các nguyên tắc tổ chức cuộc họpĐể tổ chức và điều hành được cuộc họp chất lượng, hiệu quả, nhà quản lý cần phải tuân thủ những nguyên tắc sau 2.1. Cuộc họp cần có mục tiêu rõ ràng Một cuộc họp muốn thành công thì yếu tố đầu tiên cần phải được đảm bảo đó là có mục tiêu rõ ràng. Nếu không được định hướng ngay từ đầu thì rất dễ dẫn đến trường hợp cuộc họp kéo dài lan man không có điểm dừng, bản thân người tham dự cũng không biết mình cần nắm bắt thông tin gì và có vai trò gì trong buổi họp. Vì vậy, trước khi tổ chức một cuộc họp, bạn cần phải cân nhắc thật kỹ những yếu tố sau:
2.2. Cuộc họp cần có lịch trình cụ thể Nếu không muốn tổ chức một cuộc họp lãng phí, kém hiệu quả thì hãy làm chủ thời gian! Để kiểm soát nội dung cũng như thời lượng của buổi họp, ban tổ chức cần phải xây dựng một lịch trình họp cụ thể. Đây sẽ là tài liệu giúp người chủ trì theo dõi, giám sát thời gian diễn ra cuộc họp. Lịch trình này sẽ cung cấp mọi thông tin cần thiết liên quan đến buổi họp, từ đó giúp nhà lãnh đạo có phương pháp điều hành hiệu quả và dự đoán trước được những tình huống sẽ xảy ra. 2.3. Cuộc họp cần tuân theo một lộ trình hợp lý Muốn đảm bảo truyền tải được luồng thông tin đầy đủ, rõ ràng và liền mạch cho người tham dự thì cần phải thiết lập một lộ trình hợp lý cho buổi họp. Nhiệm vụ của bạn là phải xác định phần mở đầu nên kéo dài bao lâu, những ý chính cần được triển khai trong bao lâu và cần kết thúc trong khoảng thời gian nào. Bên cạnh đó, để không gây gián đoạn luồng thông tin của người dự họp, các phần nội dung cần được sắp xếp một cách hợp lý, khoa học. Ví dụ, phần giới thiệu đại biểu cần phải được diễn ra sau khi đã tuyên bố lý do cuộc họp. Đọc thêm: 4 Kỹ năng tư duy của nhà quản trị – tố chất tạo nên nhà lãnh đạo xuất sắc 3. Các kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả3.1. Kỹ năng lập kế hoạch cuộc họpMột cuộc họp có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào khâu chuẩn bị. Nếu được chuẩn bị kỹ lưỡng, cẩn thận thì buổi họp sẽ mang lại hiệu quả cao. Để tiến hành khâu chuẩn bị, người tổ chức cần có kỹ năng lập kế hoạch cuộc họp, bao gồm những nội dung sau: Xác định mục tiêu cuộc họpNhư đã đề cập ở trên, mục tiêu cuộc họp là yếu tố quan trọng cần làm rõ trong bản kế hoạch. Một mục tiêu rõ ràng cần chỉ ra lý do triệu tập mọi người, nội dung cần truyền đạt, vấn đề cần giải quyết. Xác định bối cảnh cuộc họp
Chuẩn bị tài liệuBao gồm nội dung chính của cuộc họp, những thông tin cần chuẩn bị trước để thảo luận, các báo cáo cần xem xét,… Lên nội dung cho cuộc họpĐể xây dựng được bản nội dung chương trình họp, người tổ chức cần phải làm rõ những yếu tố sau:
3.2. Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họpBắt đầu cuộc họp đúng giờMột nguyên tắc bất biến khi tổ chức các cuộc họp đó là tuân thủ thời gian. Không ai muốn thời gian của mình bị lãng phí vì phải chờ đợi. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ sẽ cho thấy bạn là một người điều hành chuyên nghiệp, có kỷ luật. Ngoài ra, bạn cũng cần bám sát khung thời gian cho các phần nội dung để đảm bảo cuộc họp kết thúc đúng giờ. Kỹ năng thuyết trìnhĐây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong tổ chức và điều hành hội họp. Một người điều hành giỏi là người có thể dẫn dắt cuộc họp nhịp nhàng bằng khả năng truyền đạt vấn đề một cách rõ ràng, rành mạch. Để có một khởi đầu suôn sẻ, người chủ trì cần xuất hiện với một phong thái tự tin, đầy năng lượng. Đây là cách để tạo bầu không khí thân thiện và xây dựng mối quan hệ gắn kết với những người tham dự ngay từ đầu buổi họp. Trong quá trình họp, người chủ trì cần hết sức tránh tình trạng đọc lại nguyên văn những nội dung được soạn sẵn một cách cứng nhắc, rập khuôn. Hãy tóm tắt và diễn đạt lại các tư tưởng cốt lõi và nhấn mạnh, đào sâu vào những vấn đề trọng tâm để mọi người dễ nắm bắt. Ngoài ra, ngôn ngữ cơ thể là “vũ khí” hữu hiệu khiến cho bài thuyết trình của bạn trở nên sinh động hơn và tạo được sự liên kết với mọi người. Hãy tận dụng nét mặt, cử chỉ, phong thái để minh họa cho những ý tưởng của mình và đừng quên quan sát biểu cảm của người tham dự để có những điều chỉnh phù hợp. Kỹ năng giao tiếpMột cuộc họp hiệu quả là khi có sự tương tác hai chiều giữa các bên. Để khuyến khích các thành viên trao đổi trong cuộc họp thì kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi là vô cùng cần thiết. Người điều hành cần tập trung ghi nhận lại những thông tin thảo luận, phản hồi từ người tham dự để nắm bắt được các ý chính và tư duy để phân tích thông tin và đặt những câu hỏi đào sâu nếu cần thiết. Hãy lưu ý rằng bạn cần phải lắng nghe, tiếp nhận các ý kiến một cách cầu thị, trên cơ sở tiếp thu và phát triển để thể hiện sự tôn trọng với người tham dự. Khi thảo luận, bạn cần giữ thái độ tích cực, tránh rơi vào tình huống đối đầu. Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp trong công việc giúp bạn đạt được thành công Kỹ năng điều phối người tham dựĐể tổ chức và điều hành cuộc họp một cách chuyên nghiệp, nhà điều hành cần phải thiết lập trật tự bằng cách xác định vai trò của những người tham dự. Hãy phân chia chức năng cụ thể cụ thể cho các thành viên và điều phối họ thực hiện nhiệm vụ để buổi họp diễn ra nhịp nhàng. Có rất nhiều vai trò khác nhau trong các buổi họp như: thư ký cuộc họp, hậu cần, đại biểu, người dự thính,… 3.3. Kỹ năng xử lý tình huống trong cuộc họpTrong cuộc họp có thể có rất nhiều tình huống phát sinh xảy ra buộc người điều hành phải có kỹ thuật ứng biến linh hoạt. Tình huống xung đột giữa các thành viênTình huống xung đột thường bắt nguồn từ sự bất đồng trong quan điểm của các thành viên, và trong trường hợp xấu nhất thì có thể dẫn đến tranh cãi, bất hòa, thậm chí là lục đục nội bộ. Bởi vậy nhà lãnh đạo cần phải xử lý thật sự khéo léo để dập tắt xung đột. Hãy thực hiện theo các bước sau:
Tình huống thời gian hội họp bị kéo dàiĐây là tình trạng “cháy chương trình” có thể bắt nguồn từ những nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan. Để xử lý tình huống này, việc đầu tiên bạn cần làm là rà soát một lượt những nội dung còn lại và cân nhắc xem nội dung nào có thể rút ngắn hoặc lược bớt. Tiếp theo người chủ trì cần nhấn mạnh lại tầm quan trọng của cuộc họp cũng như sự khẩn trương cần thiết phải giải quyết vấn đề để trấn an tâm lý người tham dự. Nếu như các nội dung trong cuộc họp không thể giải quyết được trong thời gian cho phép còn lại, hãy cân nhắc đến việc tổ chức một cuộc họp bổ sung để đảm bảo chất lượng chương trình. Tình huống cuộc họp trầm lắngMột cuộc họp với không khí u ám, ảm đạm là dấu hiệu của việc các thành viên tham dự không thực sự chú tâm, đóng góp vào buổi họp. Bạn cần dập tắt ngay tình trạng này bằng cách
3.4. Kỹ năng kết thúc cuộc họpĐể kết thúc một cuộc họp, người điều hành sẽ cần thảo thực hiện những công tác sau
4. Mẫu nội dung chương trình cuộc họpVới mong muốn giúp các nhà điều hành phát huy kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp hiệu quả, 1Office cung cấp đến bạn file tổng hợp các mẫu nội dung chương trình cuộc họp chi tiết. Tải Mẫu nội dung chương trình cuộc họp TẠI ĐÂY 5. Phần mềm 1Office – Biện pháp nâng cao kỹ năng tổ chức cuộc họpĐể điều phối và tổ chức một cuộc họp hiệu quả thì kỹ năng điều hành cuộc họp của nhà lãnh đạo là yếu tố tiên quyết. Tuy nhiên sự thành công của cuộc họp còn phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố con người và môi trường. Bởi vậy muốn nâng cao kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp thì nhà quản lý phải biết cách vận dụng công nghệ phần mềm vào quy trình tổ chức hội họp để tối ưu trải nghiệm cho những người tham dự. Hiểu được điều đó, 1Office đã phát triển hệ thống hỗ trợ quản trị quy trình, công việc cho doanh nghiệp. Phần mềm 1Office cung cấp các tính năng được đồng bộ all-in-one, cho phép các nhân viên giao đổi trực tiếp trên phần mềm với phân hệ mạng nội bộ chuyên biệt. Điều này mang đến cho doanh nghiệp những giải pháp quản lý và trao đổi công việc mọi lúc mọi nơi một cách hiệu quả và thuận tiện nhất. Bài viết trên đây của 1Office đã cung cấp cho độc giả những kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý bán hàng 1Office, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới. |