Cách kết xuất từ phần mềm kế toán ra excel năm 2024
Phần mềm kế toán Smart Pro hỗ trợ người dùng hai phương pháp in sổ sách kế toán: Theo hình thức nhật ký chung và Theo chứng từ ghi sổ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu hai phương pháp trên Show
XEM VÀ IN SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG– Để xem và in sổ kế toán, tại Menu chính bạn chọn Sổ Kế Toán => chọn sổ cần in rồi double click để mở giao diện in. Kế đến bạn nhập thoogn tin ngày tháng năm rồi chọn In, khi đó phần mềm sẽ cho ra sổ dưới dạng file Excel. – Phần mềm Smart Pro còn có chức năng in sổ chi tiết, sổ cái Tài khoản hàng loạt ra 1 file excel, để dùng chức năng này bạn chọn các tuỳ chọn in sau: Export hàng loạt qua Excel, mỗi tài khoản vào 1 sheet, In nhiều tài khoản không hỏi. – Sau khi chọn in hàng loạt thì phần mềm sẽ sắp xếp mỗi TK vào 1 sheet trong file Excel như sau:– Đối với các mẫu sổ khác, bạn chỉ cần vào đúng mẫu sổ cần in, ở màn hình in chọn ngày tháng in, loại tiền và ngôn ngữ để in. Khi đó phần mềm sẽ tự động kết xuất ra file excel cho bạn lưu trữ. ĐÁNH SỐ CHỨNG TỪ VÀ IN SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ– Khi đã nhập và xử lý xong toàn bộ số liệu, bạn tiến hành đánh số chứng từ. Để đánh số chứng từ, bạn vui lòng tham khảo bài hướng dẫn cụ thể ở link dưới đây \=> Hướng dẫn đánh số chứng từ hàng loạt trong phần mềm kế toán Smart Pro – Sau khi đánh số chứng từ ghi sổ, bạn vào menu In sổ kế toán chọn Tab 2.Mẫu khác và chon mục 1.In sổ đăng ký chứng từ ghi sổ – Tiếp theo bạn chọn 2.In chứng từ ghi sổ – Việc đầu tiên bạn cần làm khi in chứng từ ghi sổ là chọn tháng. Sau đó bạn click vào nút List thì phần mềm sẽ List tất cả các Số chứng từ ghi sổ lên. Bạn muốn in chứng từ nào thì chọn đúng chứng từ đó rồi nhấn nút In.– Tiếp theo bạn chọn mục Sổ kế toán => 07.Sổ cái TK, chọn in theo Mẫu 3 (CTGS) để in sổ cái theo kiểu chứng từ ghi sổ. Các sổ sách còn lại in bình thường Bên cạnh bài viết này, quý khách hàng và bạn đọc có thể tham khảo các video hướng dẫn trực tiếp tại link bên dưới (Chi tiết phân hệ: 15. Mẫu biểu sổ sách) Sử dụng Trình hướng dẫn Xuất, bạn có thể xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access sang định dạng tệp có thể đọc bằng Excel. Bài viết này chỉ cho bạn cách chuẩn bị và xuất dữ liệu sang Excel cũng như cung cấp cho bạn một số mẹo khắc phục sự cố các vấn đề chung có thể xảy ra. Trong bài viết nàyXuất dữ liệu sang Excel: thông tin cơ bảnKhi bạn xuất dữ liệu sang Excel, Access tạo ra bản sao của dữ liệu đã lựa chọn, sau đó lưu trữ dữ liệu đã sao chép vào tệp có thể mở được trong Excel. Nếu bạn thường xuyên sao chép dữ liệu từ Access sang Excel, bạn có thể lưu chi tiết thao tác xuất đó cho lần sử dụng sau, thậm chí có thể lên lịch thao tác xuất để chạy tự động theo chu kỳ đã đặt. Các tình huống thông thường khi xuất dữ liệu sang Excel
Giới thiệu về xuất dữ liệu sang Excel
Chuẩn bị cho thao tác xuấtTrước khi thực hiện thủ tục xuất, bạn nên xem lại dữ liệu mà bạn muốn xuất để đảm bảo dữ liệu đó không chứa bất kỳ chỉ số hay giá trị lỗi nào. Nếu có bất kỳ lỗi nào, hãy cố gắng giải quyết chúng trước khi xuất dữ liệu sang Excel. Nếu không trong quá trình xuất có thể xảy ra sự cố và giá trị rỗng có thể được chèn vào các ô trong trang tính Excel. Để biết thêm thông tin về các sự cố có thể xảy ra khi xuất dữ liệu sang Excel, hãy xem phần . Nếu đối tượng nguồn là bảng hay truy vấn, hãy quyết định xem bạn muốn xuất dữ liệu có hoặc không có định dạng. Quyết định này ảnh hưởng đến hai khía cạnh của sổ làm việc được tạo ra — lượng dữ liệu được xuất và định dạng hiển thị của dữ liệu. Bảng sau đây mô tả kết quả của xuất dữ liệu định dạng và chưa định dạng. Xuất Đối tượng Nguồn Trường và bản ghi Định dạng Không có định dạng Bảng hoặc truy vấn Lưu ý: Không thể xuất biểu mẫu và báo cáo không có định dạng của chúng. Mọi trường và bản ghi trong đối tượng bên dưới đều được xuất. Cài đặt thuộc tính Định dạng bị bỏ qua trong quá trình thao tác. Đối với trường tra cứu, sẽ chỉ xuất các giá trị ID tra cứu. Đối với trường siêu kết nối, nội dung sẽ được xuất dưới dạng cột văn bản hiển thị các liên kết trong định dạng displaytext address#.Có định dạng Bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo Chỉ có trường hay bản ghi hiển thị trong dạng xem hay đối tượng hiện tại mới được xuất. Bản ghi được lọc, cột ẩn trong biểu dữ liệu và các trường không hiển thị trên biểu mẫu hay báo cáo sẽ không được xuất. Trình hướng dẫn tuân theo cài đặt thuộc tính Định dạng. Đối với trường tra cứu, các giá trị tra cứu sẽ được xuất. Đối với trường siêu kết nối, giá trị được xuất dưới dạng siêu kết nối. Đối với trường văn bản định dạng phong phú, văn bản được xuất nhưng định dạng thì không. Chọn sổ làm việc đích và định dạng tệp. Lưu ý rằng chỉ có thể xuất báo cáo theo định dạng tệp cũ *.xls chứ không phải theo định dạng tệp mới *.xlsx. Trong thao tác xuất, Access sẽ nhắc bạn xác định tên sổ làm việc đích. Bảng sau đây tóm tắt khi sổ làm việc được tạo ra (nếu chưa tồn tại) và khi được ghi đè (nếu đã tồn tại). Nếu sổ làm việc đích Và đối tượng nguồn là Và bạn muốn xuất Thì Không tồn tại Bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo Dữ liệu, có hay không có định dạng Sổ làm việc được tạo ra trong thao tác xuất. Đã tồn tại Bảng hoặc truy vấn Dữ liệu, nhưng không có định dạng Sổ làm việc không bị ghi đè. Một trang tính mới được thêm vào sổ làm việc và được đặt theo tên của đối tượng mà dữ liệu đang xuất từ đó. Nếu tên của trang tính đã tồn tại trong sổ làm việc, Access sẽ nhắc bạn hoặc thay thế nội dung của trang tính tương ứng hoặc xác định tên khác cho trang mới. Đã tồn tại Bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo Dữ liệu, bao gồm định dạng Sổ làm việc được ghi đè bởi dữ liệu xuất. Tất cả các trang tính hiện có được loại bỏ và trang tính mới có cùng tên với đối tượng xuất được tạo ra. Dữ liệu trong trang tính Excel thừa kế thiết đặt định dạng của đối tượng nguồn. Dữ liệu luôn được thêm vào trang tính mới. Bạn không thể gắn thêm dữ liệu cho bất kỳ trang tính nào hiện có hoặc phạm vi đã đặt tên. Thực hiện thao tác xuất
Tôi cần biết thêm điều gì nữa về thao tác xuất?
Khắc phục sự cố giá trị bị thiếu và không chính xácBảng dưới đây mô tả nhiều cách khác nhau khắc phục các sự cố thông thường. Mẹo: Nếu bạn phát hiện một vài giá trị bị thiếu, hãy sửa chúng trong sổ làm việc Excel. Nếu không, hãy sửa đối tượng nguồn trong cơ sở dữ liệu Access, sau đó lặp lại thao tác xuất. Sự cố Mô tả và giải pháp Trường tính toán Kết quả của trường tính toán được xuất; các biểu thức bên trong thực hiện tính toán không được xuất. Các trường đa giá trị Các trường hỗ trợ đa giá trị được xuất như danh sách các giá trị được phân tách bằng dấu chấm phẩy (;). Hình ảnh, đối tượng và tệp đính kèm Các thành phần đồ họa (ví dụ như biểu trưng, nội dung của trường đối tượng OLE và tệp đính kèm là phần của dữ liệu nguồn) không được xuất. Thêm chúng vào trang tính theo cách thủ công sau khi bạn hoàn thành thao tác xuất. Đồ họa Khi bạn xuất biểu mẫu hay báo cáo chứa đối tượng Đồ họa Microsoft, đối tượng đồ họa không được xuất. Dữ liệu trong cột sai Giá trị rỗng trong trang tính được tạo ra đôi khi được thay thế bởi dữ liệu mà lẽ ra phải ở trong các cột tiếp theo. Thiếu giá trị ngày Các giá trị ngày sớm hơn ngày 1 tháng 1 năm 1900 không được xuất. Các ô tương ứng trong trang tính sẽ chứa giá trị rỗng. Thiếu biểu thức Biểu thức được sử dụng để tính giá trị không được xuất sang Excel. Chỉ có kết quả của các tính toán được xuất. Tự thêm công thức theo cách thủ công vào trang tính Excel sau khi bạn hoàn thành thao tác xuất. Thiếu biểu mẫu con, báo cáo con và biểu dữ liệu con Khi bạn xuất biểu mẫu, báo cáo, hay biểu dữ liệu, chỉ biểu mẫu, báo cáo, hay biểu dữ liệu chính được xuất. Bạn phải lặp lại thao tác xuất cho từng biểu mẫu con, báo cáo con và bảng dữ liệu con mà bạn muốn xuất. Thiếu hoặc định dạng cột không chính xác Nếu không cột nào có vẻ như được định dạng trong trang tính đã tạo ra, hãy lặp lại thao tác xuất và bảo đảm việc lựa chọn hộp kiểm Xuất dữ liệu với định dạng và bố cục trong trình hướng dẫn. Ngược lại, nếu chỉ một số cột có vẻ như được định dạng khác với phiên bản trong đối tượng nguồn, hãy áp dụng định dạng mà bạn muốn theo cách thủ công trong Excel. Định dạng cột trong Excel
"#" giá trị trong một cột Bạn có thể nhìn thấy giá trị # trong cột tương ứng với trường Có/Không trong biểu mẫu. Đó có thể là kết quả của thao tác xuất từ Ngăn Dẫn hướng hoặc trong dạng xem Biểu mẫu. Để giải quyết vấn đề này, hãy mở biểu mẫu trong dạng xem Biểu dữ liệu trước khi xuất dữ liệu. Chỉ báo hay giá trị lỗi Hãy kiểm tra ô có chỉ báo lỗi (hình tam giác màu xanh lá cây ở góc) hay giá trị lỗi (chuỗi bắt đầu với ký tự # thay vì dữ liệu tương ứng). |