File excel quản lý thiết bị văn phòng năm 2024

Trong cuộc sống học tập và làm việc hiện đại ngày nay thì văn phòng phẩm là vật dụng càng không thể thiếu. Nhu cầu sử dụng càng cao thì số lượng và mẫu mã văn phòng phẩm càng trở nên đa dạng hơn. Nếu bạn đang là người kinh doanh thiết bị văn phòng phẩm cần kiểm soát hiệu quả các thiết bị trên thì hãy tham khảo vài mẫu file excel quản lý văn phòng phẩm dưới đây.

I. Mẫu file excel quản lý văn phòng phẩm cho người kinh doanh

1.1. Quản lý danh mục hàng hóa

Để quản lý tốt danh mục hàng hóa văn phòng phẩm, bạn cần khai báo chi tiết thông tin về yêu cầu sản phẩm, một vài chỉ tiêu tham khảo như sau:

• Tên hàng /Đơn vị tính/Phân nhóm loại hàng hóa: Giấy, sổ tay, bút bi, bút máy…./
• Giá nhập/giá bán
• Hình ảnh đi kèm cho dễ quản lý với nhiều mẫu mã tương tự nhau, chỉ khác chất lượng và nhà cung cấp
• Ghi chú nếu có

\>>> Xem thêm: Văn phòng phẩm gồm những gì? Checklist văn phòng phẩm cho nhân viên hành chính.

1.2. Nhập hàng

Để quản lý tốt sản phẩm nhập vào kho, ta cần quản lý các trường thông tin bao gồm:

• Mã/Tên hàng hóa/Đơn vị tính/Nhóm phân loại sản pẩm
• Số lượng nhập/ngày tháng nhập/Đơn giá nhập vào
• Tổng tiền nhập/Đơn vị cung cấp sản phẩm

1.3. Quản lý hàng xuất

Tương tự như quản lý nhập hàng, bạn cũng cần theo dõi các thông số sau:

• Ngày/ Tháng/ năm: Hàng được xuất bán
• Mã hàng/Tên sản phẩm/đơn vị tính/nhóm sản phẩm
• Số lượng bán ra/Đơn giá bán/Thành tiền
• Số tiền đã thu của khách hàng/ Số tiền còn nợ
• Thông tin khách hàng/Địa chỉ…

\>>>Xem thêm: Kỹ năng quản lý công việc bất kỳ ai cũng cần biết

1.4. Báo cáo tồn kho văn phòng phẩm

Sau khi nhập xuất hàng, bạn cần kiểm tra lại hàng hóa tồn tại kho bằng cách như sau:

Mã hàng/Tên sản phẩm/Đơn vị tính/Quy cách (nhóm)/Số lượng tồn/Ghi chú nếu có

1.5. Báo cáo bán hàng

Mong chờ nhất của bất kỳ doanh nghiệp hoặc người bán hàng nào là báo cáo doanh số bán ra, bảng excel này cần bao gồm các thông tin như:

• Mã hàng/Tên hàng, đơn vị tính, quy cách (nhóm) đã được cập nhập tự động theo danh mục hàng hóa đã khai báo phần đầu tiên.
• Số lượng bán ra của từng loại sản phẩm
• Doanh thu đạt được sau bán
• Ghi chú nếu có

\>>> Xem thêm: Doanh Nghiệp Có Giao Dịch Liên Kết Khi Quyết Toán Thuế Năm 2022, Cần Lưu Ý Gì?

II. Một số điều cần lưu ý khi quản lý kinh doanh văn phòng phẩm

2.1. Quản lý phân loại văn phòng phẩm

Tùy vào định hướng, mục đích kinh doanh của bạn mà lựa chọn cách phân loại VPP khác nhau. Ví phụ: VPP phục vụ khối doanh nghiệp, văn phòng hay phục vụ cho khối học sinh, sinh viên…

2.2. Quản lý tồn kho văn phòng phẩm

Hiện nay, quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch là phương pháp tối ưu và tiết kiệm chi phí nhất. Việc quản lý văn phòng phẩm xuất nhập tồn sẽ đươc kiểm soát chặt chẽ và chính xác hơn.

Ngoài ra, bạn phải đặt ra định mực tồn kho tối ưu đối với mỗi sản phẩm là gì để dễ dàng quản lý. Hơn nữa, các mặt hàng văn phòng phẩm thường rất nhỏ và dễ bị thất thoát, lấy cắp. Nếu bạn không kiểm soát chặt chẽ, sẽ dễ gây ra các thất thoát không hề nhỏ về lâu dài.

2.3. Quản lý nhân viên

Vì số lượng, mẫu mã chủng loại VPP rất nhiều và nhỏ, nên cần có những nhân viên thật tỉ mĩ, chi tiết và cẩn thận trong công việc. Đối với mỗi thông tin đơn hàng cần lưu kèm cả thông tin nhân viên phụ trách.

2.4. Quản lý thông tin bán hàng và khách hàng

Đối với từng nhóm đối tượng khách hàng cần lưu lại toàn bộ thông tin của khách hàng để làm cơ sở cho các lần giao dịch sau, hoặc có chính sách ưu đãi thích hợp. Cũng như lưu lại toàn bộ các điều cần lưu ý đối với khách hàng đó để thể chăm sóc khách hàng tốt hơn.