Hướng dẫn giảm dung lượng file word

Để thuận tiện hơn khi chia sẻ file Word trực tuyến qua email hoặc ứng dụng khác, người dùng có thể cần giảm dung lượng nhằm tăng tốc độ truyền dữ liệu. Bài viết dưới đây sẽ mách cho bạn các cách giảm dung lượng file Word mà bạn cần nắm được.

1.

Lưu với định dạng DOCX

Từ Word 2007 trở đi, thay vì DOC mọi tệp văn bản sẽ được lưu dưới định dạng DOCX. Một trong những lý do mà người dùng cần sử dụng định dạng này chính là khả năng tương thích với các ứng dụng xử lý văn bản cũ.

Định dạng DOCX có kích thước tệp nhỏ hơn nhiều lần nếu so sánh với định dạng DOC. Tài liệu lên đến vài megabyte ở dạng DOC chỉ tương đương với vài trăm kilobyte ở dạng DOCX.

Do đó, trước khi lưu tài liệu Word hãy đảm bảo bạn đa chọn đúng định dạng DOCX rồi mới xác nhận lưu. Trong trường hợp bạn đang làm việc với DOC, tại thanh công cụ của Word hãy mở tab File rồi vào tab Info nhấn chọn Convert. Lúc này Word sẽ chuyển đổi sang định dạng mới.

Người dùng nên chỉnh sửa hình ảnh trong trình chỉnh sửa riêng biệt trước khi chèn vào Word. Trong trường hợp chỉnh sửa hình ảnh bên trong Word có thể khiến tăng kích thước tệp văn bản.

Hãy dùng menu Insert rồi nhấn chọn Picture để chèn hình ảnh từ máy tính vào Word trong định dạng như JPESG hoặc JPG thay cho thao tác kéo thả trực tiếp. Bởi khi bạn dán ảnh vào Word, hình ảnh sẽ chiếm nhiều dung lượng hơn rất nhiều so với JPG.

Tại menu Save As, hãy chọn Tools > Compress Pictures rồi lựa chọn độ phân giải cho mọi bức ảnh của bạn.

3.

Không nhúng phông chữ

Trong trường hợp bạn đang dùng một phông chữ trong văn bản và máy tính chưa cài đặt phông chữ này mở ra có thể khiến Word gặp lỗi không thể đọc được. Vì vậy, Word đã cho phép người dùng nhúng phông chữ vào tài liệu để dễ dàng đọc được trong bất kỳ máy tính nào.

Để loại bỏ các phông chữ này, hãy chọn File trên thanh công cụ rồi chọn tiếp Options rồi bỏ dấu tích trong tùy chọn Embed fonts in the file tại bên trong mục Save.

Trên đây là các cách để giảm dung lượng file Word hiệu quả mà bạn cần nắm được. Hãy lưu lại để tham khảo. Đừng quên theo dõi MediaMart để cập nhật nhanh chóng những thông tin hữu ích nhất.

Trong thời đại số hóa, việc giảm dung lượng file Word là một yêu cầu không thể thiếu để nâng cao hiệu quả công việc. File Word nhẹ hơn không chỉ giúp dễ dàng chia sẻ qua email hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây mà còn tiết kiệm thời gian trong việc mở và xử lý tài liệu. Bài viết sau sẽ hướng dẫn người dùng các bước đơn giản nhưng hiệu quả để giảm dung lượng file Word, đồng thời duy trì chất lượng nội dung.

Vì sao tệp Word lại có dụng lượng quá lớn?

Dù Word là công cụ phổ biến trong học tập và công việc, không phải ai cũng hiểu rõ lý do tại sao tập tin Word có thể chiếm dung lượng lớn và ảnh hưởng như thế nào đến hiệu suất máy tính. Dưới đây là một số nguyên nhân chính khiến file Word trở nên nặng:

• Sử dụng hình ảnh có kích thước lớn trong tài liệu.
• Chèn số lượng lớn hình ảnh vào văn bản.
• Dữ liệu trong file chưa được tối ưu hóa.

Khi dung lượng của file Word quá lớn, nó có thể gây ra tình trạng máy tính hoạt động chậm, giật lag hay thậm chí là đơ khi thực hiện chỉnh sửa hoặc soạn thảo văn bản. Ngoài ra, việc gửi tập tin nặng cũng có thể gặp vấn đề, bao gồm nguy cơ tập tin bị lỗi.

Nguyên nhân tệp Word quá nặng

Lý do cần giảm dung lượng file Word

Tìm hiểu lợi ích của việc giảm dung lượng cho các file Word:

• Việc giảm kích thước file Word không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ trên thiết bị mà còn tạo điều kiện cho việc lưu trữ nhiều tập tin hơn. Đồng thời, điều này cũng giúp giải phóng dung lượng không cần thiết trên ổ cứng.
• Tập tin có kích thước nhỏ hơn sẽ làm cho quá trình mở, chỉnh sửa và duyệt qua tài liệu diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng hơn.
• Trong trường hợp chia sẻ dữ liệu qua internet, các file nhẹ hơn sẽ được truyền tải nhanh hơn, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tiến độ công việc cũng như học tập được thực hiện hiệu quả hơn.

Hướng dẫn cách giảm dung lượng file Word

Người dùng có thể tham khảo một số mẹo giảm dung lượng file Word hiệu quả sau đây:

Sử dụng nền tảng website

Hiện nay, SmallPDF.com là trang web hỗ trợ người dùng giảm dung lượng file Word nhanh chóng và hiệu quả. Hãy theo dõi cách sử dụng SmallPDF.com để nén file Word qua hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Mở trình duyệt trên thiết bị và truy cập đến trang SmallPDF.com.
• Bước 2: Đăng ký tài khoản miễn phí bằng cách chọn Dùng thử miễn phí hoặc đăng nhập nếu đã có tài khoản sẵn.
• Bước 3: Từ trang chủ của SmallPDF, chọn mục Nén PDF.
• Bước 4: Chọn và tải lên file Word cần nén sau đó chờ quá trình nén hoàn tất. Khi dung lượng file đã được giảm, chọn Tải xuống để lưu file về máy.

Xem thêm: 14 thủ thuật Word hữu ích tăng hiệu suất làm việc

Nén ảnh trong file Word

Phương pháp nén ảnh trực tiếp trong file Word bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Mở file Word cần chỉnh sửa, chọn hình ảnh trong tài liệu để hiển thị thẻ Format trên thanh công cụ.
• Bước 2: Trong thẻ Format, chọn mục Compress Pictures.
  Bấm vào mục Compress Pictures
• Bước 3: Trong cửa sổ Compress Pictures, bỏ chọn tùy chọn Apply only to this picture và nhấn OK để áp dụng việc nén cho tất cả hình ảnh trong tài liệu.

Lưu ý, cách này chỉ áp dụng cho việc giảm kích thước hình ảnh trong một file Word cụ thể và không hỗ trợ nén nhiều file cùng lúc.

Tắt tính năng sửa hình ảnh

Vô hiệu hóa chức năng chỉnh sửa ảnh trong Word là một phương pháp giảm dung lượng file hiệu quả mà không cần kết nối internet. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở file Word cần chỉnh sửa, sau đó chọn File ở góc trên cùng bên trái.
• Bước 2: Chọn Options, rồi tiếp tục chọn Advanced.
• Bước 3: Trong phần Image Size and Quality, bỏ tích lựa chọn Do not compress images file và nhấn OK.

Loại bỏ khoảng trắng trong file Word

Cách khác để giảm dung lượng file Word là loại bỏ các khoảng trắng không cần thiết. Cách này có thể không làm giảm dung lượng đáng kể, nhưng vẫn mang lại hiệu quả nhất định:

• Bước 1: Mở file Word cần chỉnh sửa và nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace. Hộp thoại Find and Replace
• Bước 2: Trong mục Find what, nhập .^p (dấu . đại diện cho kết thúc câu và p đại diện cho xuống dòng). Trong Replace with, nhập ký tự mong muốn, ví dụ là ****, sau đó chọn Replace All.
• Bước 3: Nhấn lại tổ hợp phím Ctrl + H, ở Find what nhập ^p, và ở Replace with nhập một khoảng trắng, sau đó chọn Replace All.
• Bước 4: Nhấn Ctrl + H lần nữa, trong Find what, nhập **** (ký tự đã dùng để thay thế ở bước 2). Trong Replace with, nhập .^p và chọn Replace All để loại bỏ các hàng trống và sửa lỗi xuống dòng trong Word.

Lời kết

Giảm dung lượng file Word không chỉ tối ưu hóa quản lý tài liệu mà còn góp phần vào việc cải thiện hiệu suất làm việc tổng thể. Bên cạnh đó, đối với những doanh nghiệp mong muốn mang đến trải nghiệm làm việc linh hoạt và đồng bộ cho nhân sự, hãy tham khảo gói Microsoft 365 Business.

Gói dịch vụ này cung cấp các công cụ dành riêng cho hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả bảo mật, ngăn chặn mối đe dọa tiềm ẩn từ internet, tăng cường hiệu suất làm việc… Để nhận tư vấn chi tiết hơn về gói Microsoft 365 Business, hãy liên hệ