Hướng dẫn tải file ảnh lên trong phần mềm getffly

• 1. PHẨM VÀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG 2.1. Quản lý sản phẩm 2.1.1. Thêm mới sản phẩm Để thêm mới sản phẩm lên hệ thống, bạn làm theo hướng dẫn sau: Bước 1: Nhấp chuột vào mục Bán hàng (F4)>>Sản phẩm Bước 2: Thêm mới sản phẩm: có 2 cách Cách 1: Thêm từng sản phẩm:  Bạn nhấp chuột vào thêm mới  Hệ thống chuyển sang màn hình Thêm mới sản phẩm: >> Bạn điền các thông tin liên quan đến sản phẩm như: danh mục, tên sản phẩm, giá bán lẻ, giá bán buôn, hình ảnh,..
• 2. dưới nhấn . Cách 2: Thêm nhiều sản phẩm:  Chọn Upload sản phẩm  Tải mẫu Upload về
• 3. danh sách sản phẩm theo mẫu đã tải về: Giải thích các trường dữ liệu chính trong mẫu Upload sản phẩm: Mã sản phẩm Mã sản phẩm có thể điền hoặc để trống, hệ thống sẽ tự nhảy mã Tên sản phẩm Tên của sản phẩm Đơn vị Đơn vị của sản phẩm: chiếc, bộ, cái, … Danh mục sản phẩm Danh mục hay nhóm sản phẩm Giá bìa Giá bán lẻ, khi tạo đơn hàng bán hệ thống sẽ mặc định lấy mức giá này để hiển thị trong đơn hàng Giá bán buôn Mức giá bán buôn Giá mua vào Giá gốc hàng bán VAT Mức thuế GTGT của sản phẩm Xuất xứ Xuất xứ của sản phẩm  Lưu lại và chọn Upload lên hệ thống  Chọn cập nhật Hệ thống sẽ tự động cập nhật sản phẩm lên hệ thống. 2.1.2. Sửa sản phẩm Để sửa sản phẩm, bạn truy cập và phần Bán hàng (F4)>> Sản phẩm Bước 1: Tìm kiếm sản phẩm cần sửa Bước 2: Chọn Sửa sản phẩm Bước 3: Cập nhật 2.1.3. Xóa sản phẩm Để xóa sản phẩm: Bước 1: Bạn tìm kiếm sản phẩm cần xóa
• 4. chọn Xóa sản phẩm 2.2. Quản lý đơn hàng 2.2.1. Màn hình quản lý đơn hàng Để truy cập vào phần đơn hàng đầu tiên bạn vào phần bán hàng theo hướng dẫn sau: Hệ thống sẽ hiển thị ra màn hình Quản lý đơn hàng như giao diện sau: Trong đó: (1) – Các trạng thái của đơn hàng (2) – Các tiêu chí để tìm kiếm đơn hàng (3) – Thêm mới đơn hàng (4)– Download đơn hàng ra file excel Cụ thể: (1) – Các trạng thái của đơn hàng Tất cả: Tất cả các đơn hàng Chờ duyệt: Các đơn hàng trong trạng thái chờ duyệt (nếu sử dụng Quy trình duyệt đơn hàng) Đã duyệt: Các đơn hàng đã được duyệt (người có quyền duyệt đơn hàng mới có thể duyệt đơn hàng). Đã xuất kho: Các sản phẩm trong đơn hàng đã được xuất kho.
• 5. hết: Những đơn hàng được thanh toán hết. Đã hoàn thành: Những đơn hàng đã được xuất kho và thanh toán hết. Trả hàng: Đơn hàng bị trả lại. 2.2.2. Thêm mới đơn hàng Để tạo đơn hàng bán, bạn thao tác theo hướng dẫn sau: Bước 1: Truy cập vào phần bán hàng (F4) Bước 2: Nhấp chuột vào Bước 3: Điền các thông tin đơn hàng: Khách hàng, sản phẩm bán ra,… Chú ý: Bạn có thể lựa chọn các hình thức chiết khấu theo từng sản phẩm và chiết khấu trên tổng đơn hàng: Hệ thống có hỗ trợ phần điền thêm các điều khoản đi kèm (nếu cần thiết):
• 6. đơn hàng: Nếu bạn cài đặt hệ thống sử dụng quy trình duyệt đơn hàng thì bạn sẽ phải hoàn thành thêm 1 bước duyệt nữa, đơn hàng mới tính hoàn thành. Để duyệt đơn hàng, tại màn hình đơn hàng vừa tạo, bạn click vào nútDuyệt đơn hàng. Bạn xác nhận các điều khoản trong đơn hàng bằng các tích chọn vào các điều khoản rồi xác nhận:
• 7. đã hoàn thành quy trình tạo đơn hàng. 2.2.3. Sửa đơn hàng Để sửa một đơn hàng: Bước 1: Bạn chọn hoặc Tìm kiếm đơn hàng cần chỉnh sửa tại các ô tìm kiếm tại màn hình đơn hàng hoặc tìm kiếm theo các tiêu chí về thời gian: Bước 2: Mở đơn hàng vừa tìm kiếm và nhấp vào các nút Thay đổi đơn hàng ở bên dưới màn hình chi tiết đơn hàng:
• 8. đổi các điểm muốn chỉnh sửa trong đơn hàng. Bước 4: Nhấp và 2.2.4. Xóa / In đơn hàng Để xóa hoặc in hóa đơn, đầu tiên bạn cần tìm đơn hàng để xóa hoặc in (hướng dẫn bên trên) và mở chi tiết đơn hàng. Tiếp theo bạn nhấp chuột vào các tùy chọn ở bên dưới:
• 9. in trên giấy A4. là mẫu in trên giấy in nhiệt (in hóa đơn bán lẻ trong siêu thị). làXóa đơn hàng. 2.2.5. Thanh toán đơn hàng Để thanh toán hoặc trả lại hàng, bạn tìm đơn hàng và nhấp vào chi tiết đơn hàng, tại màn hình chi tiết bạn tích chọn vào Thanh toán.
• 10. đánh số tiền khách hàng thanh toán vào màn hình mới: Cuối cùng click vào Thanh toán. Lịch sử thanh toán sẽ hiển thị ở màn hình bên tay trái cho biết lịch sử thanh toán của đơn hàng. 2.2.6. Trả lại hàng Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng GetFly CRM bản mở rộng có tích hợp thêm module Kho thì hệ thống sẽ có thêm 1 tính năng nữa là Trả hàng trong đơn hàng. Để trả lại hàng, mời bạn truy cập vào chi tiết đơn hàng muốn trả và nhấp chuột vào nút Trả hàng ở cuối màn hình như hình:
• 11. thị ra màn hình: Bạn chọn kho để nhập lại hàng, đánh số lượng trả lại và nhấp chuột vào . Hệ thống xuất hiện Phiếu nhập kho là thành công:

Trong một số trường hợp như chuyển đổi từ phần mềm cũ sang sử dụng Getfly CRM, mua bán data từ các tổ chức cung cấp dữ liệu, file dữ liệu khách hàng từ chiến dịch quảng cáo… cách thức thêm mới dữ liệu từng khách hàng trên phần mềm sẽ tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Hiểu được vấn đề này, Getfly CRM đã xây dựng tính năng giúp người dùng dễ dàng tải lên danh sách khách hàng từ bản ghi có sẵn trong file Excel, cách thức sử dụng tính năng này như sau:

Chuẩn hóa dữ liệu theo file Excel danh sách khách hàng mẫu

1. Tải xuống file danh sách khách hàng mẫu

Đầu tiên, bạn truy cập vào hệ thống Getfly CRM bằng tài khoản cá nhân > màn hình quản lý khách hàng (F2) > click chọn nút tải lên khách hàng ở góc trên bên phải

Truy cập vào màn hình tải lên khách hàng

Tại giao diện tải lên khách hàng bạn click chọn Tải danh sách khách hàng mẫu để tải xuống file Excel chứa các trường thông tin chuẩn hóa.

Tải xuống danh sách khách hàng mẫu

File Excel này sẽ bao gồm 34 trường thông tin mặc định trên hệ thống. Trong trường hợp doanh nghiệp đã thêm mới các trường thông tin khi thiết lập hệ thống, các trường thông tin này cũng sẽ được thêm vào các cột trong file Excel danh sách khách hàng mẫu.

2. Điền thông tin khách hàng

Sau khi đã có file danh sách khách hàng mẫu bạn tiến hành nhập thông tin, khi nhập cần lưu ý một số vấn đề:

• Trường Mã khách hàng: Nếu doanh nghiệp không có quy định riêng về mã khách hàng, bạn không cần điền trường thông tin này, hệ thống sẽ tự tạo mã khách hàng theo thứ tự từ KH001.
• Khi nhập các trường Tên khách hàng, Số điện thoại, Email nếu
  • Khách hàng của doanh nghiệp là khách hàng cá nhân có 1 liên hệ: bạn điền thông tin khách hàng ứng với các trường như thông thường
  • Nếu khách hàng của doanh nghiệp là khách hàng cá nhân có >1 liên hệ: bạn điền liên hệ 1 của khách hàng tại mục này và các liên hệ bổ sung của khách hàng sẽ được điền ở cột người liên hệ chính
  • Nếu khách hàng của doanh nghiệp là khách hàng tổ chức: bạn điền thông tin công ty tại mục này, thông tin các nhân sự thuộc công ty khách hàng làm việc trực tiếp với bạn sẽ điền ở cột người liên hệ chính.
• Đối với trường Người liên hệ chính, Danh xưng người liên hệ chính, Điện thoại người liên hệ chính, Email liên hệ chính:
  • Khách hàng của doanh nghiệp là khách hàng cá nhân có 1 liên hệ: bạn để trống các trường thông tin này hệ thống sẽ tự hiểu và lấy thông tin ở các trường phía trước.
  • Nếu khách hàng của doanh nghiệp là khách hàng cá nhân có >1 liên hệ/ khách hàng tổ chức: bạn điền các liên hệ còn lại vào các trường thông tin này như hình minh họa bên dưới:

Cách nhập thông tin các liên hệ trường hợp khách hàng cá nhân có nhiều liên hệ hoặc khách hàng tổ chức

• Riêng với trường số điện thoại không sử dụng các chữ cái khi nhập, nếu số điện thoại khi nhập trên Excel bị mất số “0” hệ thống sẽ tự động bổ sung số “0” khi bạn tải lên danh sách
• Trường mối quan hệ: bạn cập nhật mối quan hệ tương ứng, trong trường hợp anh/chị không điền, hệ thống sẽ tự cập nhật là trạng thái đầu tiên.
• Trường người phụ trách: bạn nhập thông tin tên đăng nhập tài khoản của nhân sự phụ trách khách hàng
• Trường nhóm khách hàng/ nguồn khách hàng: bạn cập điền theo đúng nhóm/ nguồn đã thiết lập trên hệ thống. Nếu khách hàng thuộc nhiều nhóm/ nguồn khác nhau các nguồn sẽ được nhập trong cùng 1 ô và ngăn cách nhau bằng dấu “,”.
• Trường mã tiếp thị liên kết:
  • Hệ thống chỉ cho phép cập nhật người giới thiệu thông qua mã tiếp thị liên kết đối với
    • Khách hàng mới
    • Khách hàng có sẵn trên hệ thống nhưng chưa có người giới thiệu
  • Trong file upload, hệ thống sẽ tự động hủy cập nhật cuối trong liên kết vòng. Ví dụ: Ký hiệu A – B là: A là người giới thiệu của B. Nếu A – B và B – C và C – A => Hệ thống hủy cập nhật C – A

Lưu ý: Đảm bảo cột dữ liệu tương ứng trường bắt buộc nhập quy ước trên hệ thống phải có dữ liệu, nếu bạn bỏ qua các trường này thông tin khách hàng đó sẽ bị báo lỗi khi tải danh sách lên hệ thống.

Trên đây là hướng dẫn cách chuẩn hóa dữ liệu khách hàng trước khi tải lên hệ thống. Sau khi đã điền đầy đủ thông tin khách hàng bạn lưu file Excel và tiến hành upload danh sách khách hàng lên hệ thống Getfly CRM. Chi tiết hướng dẫn tải lên dữ liệu khách hàng các bạn xem chi tiết trong phần 2 của bài viết.