Power Automate HTML để phân tích cú pháp văn bản

Một cách sử dụng phổ biến của Power Automate là tự động hóa các quy trình công việc bắt đầu bằng việc nhận email. Ví dụ: [nhận email] à [hành động]. Để làm được điều này, chúng ta cần biết cách phân tích cú pháp dữ liệu trong email và cách thêm/lưu bất kỳ tệp đính kèm email nào. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giải thích khái niệm này bằng một ví dụ rất quen thuộc. Tôi sẽ chỉ cho bạn cách phân tích cú pháp email và lưu chúng vào Danh sách SharePoint. Bạn có thể xem video hướng dẫn đầy đủ ở cuối blog này

Ở đây tôi đã đưa ra một ví dụ rất đơn giản mà tôi đã thấy khách hàng của mình sử dụng mọi lúc. Giả sử chúng ta đang làm việc cho một công ty tư vấn và họ có các ứng dụng mà họ triển khai cho khách hàng của mình và họ cần một hệ thống bán vé hiệu quả

Điều hiện đang xảy ra là nếu ai đó đang tìm thấy sự cố với ứng dụng của họ, họ sẽ gửi email, sau đó ai đó phải truy cập và xem email, sau đó họ cần thêm nó vào danh sách SharePoint theo cách thủ công được gọi là vé. Sau khi nó được thêm vào danh sách SharePoint, nó sẽ được các kỹ sư xử lý và cuối cùng nó sẽ được giải quyết

Vì vậy, đó là toàn bộ quy trình làm việc; . Chúng tôi sẽ tự động hóa việc đó bằng Power Automate

Một điều phức tạp khác là hộp thư đến email này là hộp thư đến chung. Nó được sử dụng cho tất cả các loại email. Chúng tôi chỉ muốn các email liên quan đến yêu cầu được đưa vào danh sách SharePoint. Một vấn đề khác là các email đôi khi chứa các tệp đính kèm, chẳng hạn như ảnh về sự cố hoặc những thứ khác để giúp các kỹ sư xác định vấn đề là gì. Chúng tôi muốn đảm bảo rằng chúng tôi cũng lưu nó vào danh sách SharePoint

Bây giờ chúng ta đã thiết lập kịch bản, hãy tiếp tục và bắt đầu

Cách phân tích email bằng Power Automate

Hãy mở Power Automate và tạo quy trình của chúng ta. Hãy nhấp vào nút tạo ở đây. Loại luồng mà chúng tôi sẽ tạo được gọi là Luồng đám mây tự động, là luồng được kích hoạt bởi một sự kiện được chỉ định. Sự kiện được chỉ định của chúng tôi rõ ràng là email đến hộp thư đến của chúng tôi

Vì vậy, hãy nhấp vào Luồng đám mây tự động. Bây giờ chúng tôi sẽ không đặt tên cho nó hoặc trình kích hoạt, vì vậy chúng tôi sẽ chỉ nhấp vào Bỏ qua

Bây giờ rõ ràng là nó cần một trình kích hoạt và trình kích hoạt của chúng tôi sẽ hoạt động khi có email mới. Vì vậy, tôi sẽ tìm Office 365 Outlook. Tôi đang sử dụng triển vọng. Điều này có thể hoạt động với Gmail, Yahoo Mail hoặc bất kỳ trình kết nối nào mà Power Automate có, có hàng nghìn

Vì vậy, tôi sẽ chọn Office 365 Outlook và hành động tôi sẽ chọn là khi có email mới. Bây giờ tôi có một loạt các tùy chọn tôi có thể chọn. Tôi muốn đảm bảo rằng khi một email mới đến trong thư mục hộp thư đến, quy trình sẽ được kích hoạt. Tuy nhiên, tôi không muốn tất cả các email kích hoạt quy trình công việc này mà chỉ những email có thể có bộ lọc chủ đề này có tên là Vé

Vì vậy, tôi sẽ hiển thị Tùy chọn nâng cao và tôi sẽ nhập một bộ lọc chủ đề có tên là Vé. Điều đó có nghĩa là quy trình này sẽ chỉ được kích hoạt nếu chuỗi Vé nằm trong chủ đề của email. Tôi cũng sẽ nói bao gồm các tệp đính kèm, vì vậy chúng tôi thực sự có thể thêm các tệp đính kèm vào danh sách SharePoint

Thông thường, những gì bạn cũng có thể làm là nếu bạn biết mình sẽ chỉ nhận yêu cầu vé từ một số hộp thư đến, bạn cũng có thể sửa đổi Từ đây, nhưng chúng tôi sẽ chỉ xem xét bộ lọc chủ đề vé

Điều tiếp theo cần biết là email yêu cầu trông như thế nào trước khi chúng tôi phân tích cú pháp qua nó. Giờ đây, chúng tôi đã cung cấp cho người dùng của mình một biểu mẫu email được tiêu chuẩn hóa để sử dụng khi họ gửi vé cho chúng tôi qua email. Và đây là những gì nó trông giống như

Họ có một bảng, trong đó hàng đầu tiên là Tiêu đề, nơi họ đặt tiêu đề khiếu nại của mình, sau đó là Đơn khiếu nại, nơi họ mô tả những gì đang xảy ra mà họ không thích. Ứng dụng là những gì khiếu nại liên quan đến. Chúng tôi có thể có một số ứng dụng khác nhau được triển khai cho người dùng của chúng tôi. Và rồi cuối cùng Khẩn cấp đã hết 10

Đây có thể là một mẫu email mà chúng tôi đã cung cấp cho họ. Và điều đó quan trọng bởi vì nếu bạn muốn có thể phân tích cú pháp qua email của mình, bạn muốn đảm bảo rằng email của mình ở dạng mẫu được chuẩn hóa

Phần tiếp theo của quy trình là khả năng chuyển email HTML, đây là những gì chúng tôi thường nhận được với email ngày nay và biến nó thành email văn bản mà sau đó chúng tôi có thể phân tích cú pháp. Vì vậy, bước tiếp theo của chúng tôi được gọi là hành động HTML thành văn bản

Chúng tôi nhấp vào đây và tất cả những gì nó cần là nội dung thực tế. Lý do chúng tôi cần làm điều này là các bảng như bảng chúng tôi nhận được ở dạng HTML. Rất khó để phân tích thông qua các bảng HTML. Vì vậy, tôi sẽ chọn Body. Bước này sẽ chuyển đổi nội dung của email này thành văn bản

Bước tiếp theo là có thể tạo danh sách SharePoint. Chúng tôi có mọi thứ chúng tôi cần bây giờ để có thể tạo ra nó

Vì vậy, chúng tôi sẽ truy cập SharePoint và tạo một mục, về cơ bản có nghĩa là tạo một hàng khác trong danh sách. Chúng tôi cần chỉ định địa chỉ trang web của mình và chúng tôi đang sử dụng Trang web thử nghiệm. Danh sách của chúng tôi sẽ là Vé. Sau đó, nó sẽ bật lên với một danh sách các giá trị tương ứng với các cột trong danh sách của chúng tôi

Chúng tôi muốn đảm bảo rằng chúng tôi nhận được kết quả tương tự. Vì vậy, chúng tôi sẽ có tiêu đề, khiếu nại, ứng dụng và mức độ khẩn cấp. Và sau đó, chúng tôi cũng có một trường khác gọi là email, nơi chúng tôi sẽ kết xuất toàn bộ nội dung của email vào trường đó vì chúng tôi muốn giữ toàn bộ email đề phòng trường hợp phương pháp phân tích cú pháp của chúng tôi bị hỏng hoặc không chính xác hoặc bất cứ điều gì tương tự

Vì vậy, chúng ta sẽ lấy đầu ra này. Đầu ra này về cơ bản sẽ là bảng, nhưng không có dòng thực

Chúng tôi muốn có thể chia văn bản dài này thành một mảng trong đó phần tử đầu tiên của mảng là tiêu đề. Phần tử thứ hai của mảng là Ứng dụng Hoola không hoạt động. Yếu tố thứ ba là khiếu nại, v.v.

Sau khi chúng tôi làm điều đó, chúng tôi có thể chỉ định chính xác những gì chúng tôi muốn trong mỗi cột này. Trong cột đầu tiên có tên là tiêu đề, chúng tôi muốn phần tử đầu tiên, Ứng dụng Hoola không hoạt động. Trong cột thứ hai, khiếu nại đó, sau đó chúng tôi muốn phần tử thứ ba, v.v.

Chức năng chúng tôi sử dụng cho việc này được gọi là Split. Nó trả về một mảng chứa các chuỗi con được phân tách bằng dấu phẩy, dựa trên dấu phân cách đã chỉ định. Dấu phân cách của chúng tôi, các ký tự phân tách văn bản của chúng tôi, là các đường ống trên bảng

Vì vậy, bây giờ hãy xem qua tiêu đề của chúng ta và chuyển đến biểu thức, và chúng ta sẽ gọi hàm tách. Chúng ta có thể thấy hàm tách có hai đối số, một văn bản và dấu phân cách hoặc dấu phân cách. Văn bản sẽ là nội dung văn bản thuần túy. Đầu ra của hành động này, dấu phẩy và sau đó là đối số thứ hai, là dấu phân cách hoặc dấu phân cách sẽ là đường ống

Bây giờ, sau khi tách xong, chúng ta cần chỉ định phần tử. Phần tử tiêu đề sau đó sẽ nằm trong phần tử đầu tiên. Chúng tôi sẽ sao chép nó, và sau đó chúng tôi sẽ nhấp vào Được rồi. Chúng tôi sẽ làm tương tự đối với khiếu nại, đơn đăng ký và trường hợp khẩn cấp. Cuối cùng, chúng tôi có toàn bộ email. Chúng tôi muốn lưu toàn bộ email, vì vậy chúng tôi không cần thực hiện bất kỳ loại logic chia mảng nào. Vì vậy, chúng tôi sẽ chỉ chọn bối cảnh văn bản thuần túy

Cuối cùng, chúng ta cũng cần phải làm gì đó với các tệp đính kèm. Vì vậy, chúng tôi nhấp vào Bước mới và trong trình kết nối SharePoint, có một hành động được gọi là thêm tệp đính kèm. Chúng tôi sẽ nhấp vào đó và nó chỉ định cho chúng tôi địa chỉ và danh sách. Địa chỉ là Trang web. Danh sách là Vé

ID là nơi bạn muốn đính kèm tệp đính kèm. Bây giờ đây sẽ là đầu ra của hành động tạo mục, vì vậy chúng tôi sẽ nhấp vào nó. Chúng tôi sẽ xem Tạo mục và chúng tôi cần ID. Chúng tôi cũng muốn thêm tên tệp, vì vậy chúng tôi sẽ chỉ gọi nó là Đính kèm. Và sau đó nội dung của tệp sẽ là tệp đính kèm từ email. Nếu chúng tôi cuộn xuống nơi chúng tôi thấy email, nội dung tệp đính kèm là nội dung chúng tôi muốn thêm vào

Về mặt kỹ thuật, bạn có thể có nhiều tệp đính kèm trong một email, vì vậy quá trình này sẽ được thực hiện cho từng tệp đính kèm. Nếu họ có nhiều hơn một hình ảnh, bạn sẽ nhận được tất cả hình ảnh của họ chẳng hạn

Sau đó, chúng tôi nhấp vào Lưu

***** Liên kết có liên quan *****
Tích hợp dòng quy trình công việc trong Power Automate
Microsoft Power Automate. Tự động hóa quy trình làm việc
Sử dụng Power Automate để làm mới dữ liệu trong Power BI

Sự kết luận

Trong blog này, tôi đã chỉ cho bạn một ví dụ rất đơn giản về cách phân tích cú pháp email trong quy trình làm việc Power Automated lấy nội dung của email và điền vào danh sách SharePoint

Chúng tôi đã tạo một quy trình làm việc rất đơn giản, nhưng bạn có thể tưởng tượng rằng nó có thể trở nên phức tạp hơn

Điều thứ hai ở đây là chúng tôi chỉ tự động hóa khía cạnh tải vé. Vé có vòng đời rất dài. Yêu cầu bắt nguồn, đó là những gì chúng tôi đã tự động hóa và nó cũng được nhận xét là đã giải quyết. Sau đó, độ phân giải được thông báo lại cho khách hàng. Đó là toàn bộ quy trình công việc Power Automated mà bạn thực sự có thể tự động hóa

Chúng tôi cũng đã yêu cầu khách hàng sử dụng email để kích hoạt quy trình làm việc. Tuy nhiên, bạn cũng có thể muốn Power App thay thế

Bạn có thể xem video hướng dẫn đầy đủ về cách phân tích cú pháp email bên dưới. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về Power Automate, hãy xem các liên kết bên dưới