Tạo báo cáo bảng tổng hợp trong excel

Excel đã tạo các bảng tổng hợp để cải thiện các tính năng báo cáo yếu, phức tạp của nó (hiện vẫn có sẵn). Bảng tổng hợp thực sự là một tập hợp các công cụ mà Excel sử dụng để giúp bạn tạo báo cáo tốt hơn từ dữ liệu bảng tính phức tạp, nhiều tệp. Bạn lọc, sắp xếp, tổ chức lại, tính toán và tóm tắt cơ sở dữ liệu bảng tính của mình, sau đó trích xuất thông tin cụ thể vào báo cáo

Ví dụ: bảng tính của bạn có thể chứa 25 cột trường, nhưng bạn chỉ cần bốn trường trong số này cho báo cáo của mình. Các công cụ Bảng tổng hợp cho phép bạn sàng lọc dữ liệu đó theo đúng nghĩa đen trong vài giây—một cải tiến lớn so với khả năng báo cáo trước đây của Excel.  

Để giúp bạn thực hành các tác vụ mà chúng tôi sắp mô tả dễ dàng hơn, chúng tôi đã tạo sổ làm việc Excel có thể tải xuống với tất cả dữ liệu chúng tôi sử dụng trong bài viết này

Tải xuống

Sổ làm việc dành cho Cơ sở dữ liệu quan hệ, Báo cáo và Bảng Pivot

Đây là sổ làm việc có nhiều bảng tính có nội dung có thể được sử dụng để thực hành các tác vụ Excel trong cơ sở dữ liệu quan hệ, báo cáo và bảng tổng hợp. JD Sartain

Nếu bạn không tải sổ làm việc xuống, hãy mở bài viết của chúng tôi, Cơ sở dữ liệu Excel. Tạo bảng quan hệ và làm theo hướng dẫn để tạo cơ sở dữ liệu quan hệ mẫu

Báo cáo Bảng Pivot "tệp phẳng" đơn lẻ

Bảng Pivot là các bảng tính "được định nghĩa là bảng" mà các công cụ Bảng Pivot sử dụng để tạo báo cáo tùy chỉnh cho cả cơ sở dữ liệu tệp phẳng và nhiều tệp (quan hệ). Chức năng mạnh mẽ này, bao gồm một số tính năng lọc rất thân thiện với người dùng, là một chủ đề rộng lớn không thể đề cập đầy đủ trong một bài báo. Do đó, bài viết này đề cập đến các báo cáo Bảng Pivot “tệp phẳng” duy nhất. Chúng tôi sẽ theo dõi phạm vi bảo hiểm của các báo cáo Bảng Pivot “quan hệ” nhiều tệp.  

1. Mở tệp cơ sở dữ liệu, sau đó nhấp vào tab VI PHẠM. Đặt con trỏ chuột vào cột C – Phí vi phạm. Nhấp vào mũi tên xuống (bên phải), chọn Sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất và nhấp vào OK

2. Nhấp lại vào mũi tên, chọn Bộ lọc số > Lớn hơn

3. Trong cửa sổ hộp thoại Bộ lọc tự động tùy chỉnh, tên trường Phí vi phạm được hiển thị bên dưới lời nhắc Hiển thị hàng ở đâu—Phí vi phạm. lớn hơn (hiển thị trong hộp Nhập liệu đầu tiên). Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh hộp Nhập liệu thứ hai và chọn $200. 00 từ danh sách thả xuống

Trích phí vi phạm lớn hơn $200. 00

4. Nhấp vào tab Công cụ thiết kế/bảng (chỉ hiển thị khi bảng đang hoạt động). Nhấp vào nút Tóm tắt với Bảng Pivot trong nhóm Công cụ

5. Trong cửa sổ hộp thoại Create Pivot Table, nhập bảng hiện tại–VIOLATIONS–trong hộp trường Table Range

6. Trong hộp trường tiếp theo. Chọn nơi bạn muốn đặt báo cáo Pivot Table, bấm vào vòng tròn Trang tính mới, rồi bấm OK

7. Lưu ý bảng Pivot Table Fields ở bên phải

Tóm tắt với PivotTable

Excel hiển thị danh sách Trường Pivot Table với hộp trợ giúp thông báo cho biết. “Để tạo báo cáo, hãy chọn các trường từ danh sách trường Pivot Table. ”

8. Đối với báo cáo đầu tiên này, hãy nhấp vào hộp kiểm cho bốn trường này. Số Giấy phép, Loại vi phạm, Phí vi phạm và Ngày vi phạm. Lưu ý rằng Excel tạo báo cáo và tóm tắt các trường Số khi bạn nhập

Ghi chú. Lưu ý các tùy chọn ở dưới cùng của bảng điều khiển này. Bộ lọc, Cột, Hàng và Giá trị. Bấm vào mũi tên để mở hộp trường bên dưới Hàng và Giá trị. Lưu ý các tùy chọn được cung cấp cho từng trường. Chúng tôi sẽ đề cập đến các tính năng này trong phần sau.  

9. Excel tạo một báo cáo đẹp mắt được sắp xếp theo Số Giấy phép Lái ​​xe, với các Loại Vi phạm được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo Loại bên dưới mỗi Số Giấy phép, với các khoản phí được ghi bên cạnh mỗi Loại Vi phạm, sau đó được tính tổng phụ theo Số Giấy phép với Tổng Tổng ở dưới cùng. Tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào các hộp kiểm bên cạnh các trường bạn muốn trong báo cáo này và Excel sẽ làm phần còn lại. Kinh ngạc

Báo cáo. Vi phạm về Phí, theo Loại đối với từng Số Giấy phép

Vì vậy, báo cáo đã hoàn thành, bạn đưa nó cho khách hàng của mình và cô ấy nói, “Tôi cần xem số Điểm mà mỗi người lái xe đã tích lũy được. " Không vấn đề gì. Thêm nhiều trường hơn vào báo cáo Pivot Table cũng đơn giản như nhấp vào một hộp kiểm khác

10. Đặt con trỏ của bạn ở bất kỳ đâu trên báo cáo hiện tại để kích hoạt bảng Trường Pivot Table

11. Nhấp vào hộp kiểm trên trường Điểm

12. Lưu ý báo cáo thay đổi ngay lập tức. Điểm được liệt kê bên cạnh mỗi vi phạm. Excel tính tổng Điểm theo Số giấy phép với Tổng số lớn ở dưới cùng và điều này không thay đổi hoặc ảnh hưởng đến tổng số trước đó của Phí vi phạm

Báo cáo. Điểm được liệt kê cho mỗi lần vi phạm, sau đó được tổng hợp theo Số giấy phép

13. Cũng lưu ý các bổ sung tab vào menu Ribbon. Công cụ bảng tổng hợp. Phân tích & Thiết kế. Tất cả những điều trên có sẵn trong tab Phân tích, cộng với Biểu đồ Pivot và Bảng Pivot được đề xuất

14. Nhấp vào nút Bảng tổng hợp được đề xuất. Excel cung cấp thêm bảy báo cáo được đề xuất dựa trên các trường trong bảng này. Nếu bạn thích một trong những báo cáo khác này, chỉ cần chọn báo cáo đó, rồi bấm vào OK

Các báo cáo được đề xuất bổ sung dựa trên các trường trong bảng của bạn

15. Nhấp vào tab Thiết kế và menu Ribbon thay đổi để phản ánh menu Thiết kế

16. Bốn nút đầu tiên trong Nhóm Bố cục (tiếp theo là menu con gồm các tùy chọn bổ sung bên dưới mỗi lựa chọn) cung cấp nhiều tính năng hơn mà bạn có thể tùy chỉnh. Nhấp qua từng mục để xem các lựa chọn của bạn ảnh hưởng đến báo cáo của bạn như thế nào. Lưu ý rằng Report Layout hiện tại được gọi là dạng Compact

tổng phụ. Không hiển thị tổng phụ, hiển thị tất cả tổng phụ ở cuối nhóm, hiển thị tất cả tổng phụ ở đầu nhóm, bao gồm các mục đã lọc trong tổng

Tổng số. Tắt cho Hàng và Cột, Bật cho Hàng và Cột, Chỉ Bật cho Hàng,

Chỉ bật cho cột

Bố cục báo cáo. Hiển thị ở dạng rút gọn, Hiển thị ở dạng dàn bài, Hiển thị ở dạng bảng,

Lặp lại tất cả nhãn mục, không lặp lại nhãn mục

Hàng trống. Chèn dòng trống sau mỗi mục, xóa dòng trống sau mỗi mục

Các tùy chọn định dạng bổ sung trong Nhóm Bố cục

17. Kiểm tra các nút Tiêu đề hàng, Tiêu đề cột và Hàng có dải trong Nhóm tùy chọn kiểu bảng Pivot. Tiêu đề là cần thiết để đọc báo cáo chính xác. Hàng có dải có nghĩa là bảng được tô sáng hoặc tô màu trên mọi hàng khác, để làm cho dữ liệu trong bảng dễ đọc hơn

18. Tiếp theo, chuyển sang Nhóm kiểu bảng Pivot. Nhấp vào mũi tên xuống nhỏ để xem menu con gồm nhiều Kiểu bảng đầy màu sắc. Nhấp một lần vào Phong cách phù hợp với dự án của bạn và nó sẽ thay đổi ngay lập tức. Thử nghiệm với một số kiểu khác nhau để xem màu sắc và định dạng có thể thay đổi đáng kể bảng của bạn như thế nào

19. Lưu ý hai tùy chọn menu cuối cùng trên menu con Pivot Table Styles. Kiểu PivotTable rõ ràng và mới. Chọn cái sau và cửa sổ hộp thoại Kiểu bảng xoay mới sẽ mở ra với hàng tá tính năng Định dạng để giúp bạn thiết kế Kiểu tùy chỉnh của riêng mình

Chọn một Kiểu PivotTable đầy màu sắc để cải thiện bảng của bạn

20. Nhấp đúp vào tab bảng tính ở dưới cùng và đặt tên cho báo cáo của bạn, sau đó lưu tệp của bạn

Mẹo. Bạn có thể thay đổi bố cục của bảng Pivot Table Fields nếu bố cục hiện tại không đạt yêu cầu. Chỉ cần nhấp vào mũi tên bên cạnh hộp số và chọn một trong năm bố cục khác nhau. Bạn cũng có thể sửa đổi các tùy chọn của Bảng tác vụ. Di chuyển, Kích thước hoặc Đóng. Nhấp vào mũi tên bên cạnh X, sau đó nhấp vào một trong ba tùy chọn này

Ghi chú. Vì Excel rất phổ biến nên nhiều nhà cung cấp bên thứ ba đã tạo một số chương trình Thêm vào như Bộ công cụ, Trình tạo báo cáo, phần bổ trợ Hiệu ứng đồ họa và các chương trình độc lập thực hiện nhiều chức năng khác nhau. Bấm vào Tệp > Tùy chọn > Phần bổ trợ để xem danh sách các ứng dụng Phần bổ trợ đã được cài đặt, sau đó chọn một trong các ứng dụng này và khám phá các tính năng mà nó cung cấp. Bạn có thể tìm thấy một công cụ có giá trị mà bạn không thể sống thiếu

Bố cục báo cáo cho các biểu mẫu dạng bảng và đại cương

Tác giả. jsartain, nhà báo công nghệ

JD Sartain là một nhà báo công nghệ từ Boston. Cô ấy viết cho PCWorld, Network World, CIO và một số tạp chí công nghệ khác

Báo cáo tổng hợp là gì?

Báo cáo PivotTable ở đâu trong Excel?

Tại sao bảng tổng hợp được sử dụng để tạo báo cáo?