Bạn có nên sử dụng excel làm cơ sở dữ liệu không?

Các ứng dụng bảng tính thường được sử dụng để quản lý dữ liệu môi trường. Các chương trình phần mềm này là công cụ tổ chức hữu ích nhưng có những hạn chế so với cơ sở dữ liệu thực. Vậy tại sao nhiều công ty vẫn sử dụng bảng tính?

Một trong những lý do chính—“Sự khác biệt là gì?” . Nhưng như bất kỳ người thợ mộc nào cũng sẽ nói với bạn, việc có công cụ phù hợp cho công việc là rất quan trọng để thành công. Mặc dù có những điểm tương đồng giữa bảng tính và cơ sở dữ liệu nhưng bảng tính không phải là cơ sở dữ liệu. Hai công cụ phần mềm riêng biệt này bổ sung cho nhau và thường được sử dụng song song. Thông thường, thông tin được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu được xuất sang bảng tính để cung cấp chế độ xem có định dạng, có thứ tự hoặc thực hiện các phép tính bổ sung

Cơ sở dữ liệu là gì và nó khác với bảng tính như thế nào?

Về cơ bản, cơ sở dữ liệu là một chương trình máy tính được thiết kế để lưu trữ, thao tác và truy xuất thông tin. Cơ sở dữ liệu sử dụng bảng làm phương tiện lưu trữ và truy xuất thông tin. Các bảng được tổ chức dưới dạng cột (trường) và hàng (bản ghi). Cấu trúc dạng bảng này tương tự như bảng tính, nhưng không giống như bảng tính, hầu hết các cơ sở dữ liệu đều có quan hệ, nghĩa là dữ liệu giữa các bảng có thể được liên kết và tham chiếu chéo

Trong cơ sở dữ liệu quan hệ, dữ liệu trong một bảng có thể được liên kết theo các khóa hoặc khái niệm chung. Mối quan hệ là sự kết nối logic giữa các bảng khác nhau và được thiết lập dựa trên sự tương tác giữa các bảng này. Các mối quan hệ (quy tắc) được xác định rõ ràng giữa các bảng cơ sở dữ liệu có thể được thiết lập để thực thi các hạn chế đối với dữ liệu. Các bảng giao tiếp và chia sẻ thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho khả năng tìm kiếm, tổ chức và báo cáo dữ liệu

Thông thường trong một bảng tính, thông tin được định dạng. Do đó, việc thêm dữ liệu mới có thể rất tẻ nhạt. Vì các bảng cơ sở dữ liệu lưu trữ dữ liệu thô mà không cần định dạng nên việc nhập dữ liệu dễ dàng hơn. Nhiều cơ sở dữ liệu có biểu mẫu hoặc giao diện người dùng được thiết kế để hỗ trợ nhập và chỉnh sửa dữ liệu. Các cơ chế để dễ dàng truy xuất dữ liệu cũng thường có sẵn cho người dùng cơ sở dữ liệu. Dữ liệu có thể được sắp xếp dựa trên bất kỳ trường nào và có thể tạo báo cáo chỉ chứa một số trường nhất định từ mỗi bản ghi mà không thay đổi dữ liệu nguồn. Báo cáo dữ liệu áp dụng định dạng sau khi dữ liệu được trích xuất từ ​​​​cơ sở dữ liệu

Tại sao một cơ sở dữ liệu chứ không phải là một bảng tính?

Mục đích dữ liệu

Loại dữ liệu nào đang được thu thập? . Cơ sở dữ liệu cũng xử lý thành thạo các giá trị số và văn bản nhưng có thể dễ dàng kết hợp các loại thông tin khác, chẳng hạn như hình ảnh và tài liệu. Cơ sở dữ liệu cũng có thể hỗ trợ tải xuống dữ liệu có kích thước tệp lớn và khối lượng lớn như dữ liệu từ bộ ghi dữ liệu, thiết bị GPS, máy ảnh, máy bay không người lái và các thiết bị thu thập khác

Khối lượng dữ liệu

Bao nhiêu dữ liệu đang được thu thập? . Vì cơ sở dữ liệu lưu trữ thông tin hiệu quả hơn nên cơ sở dữ liệu có thể xử lý khối lượng thông tin không thể quản lý được trong bảng tính. Bảng tính có giới hạn bản ghi trong khi cơ sở dữ liệu thì không. So với cơ sở dữ liệu, bảng tính có thể yêu cầu dung lượng ổ cứng lớn để lưu trữ dữ liệu. Khi một bảng tính có nhiều trường hoặc một lượng lớn dữ liệu (1000 hàng), bảng tính có thể khó đọc. Tìm dữ liệu cụ thể có thể cồng kềnh. Cơ sở dữ liệu quan hệ sử dụng các công cụ truy vấn để khắc phục những vấn đề này

chỉnh sửa

Thông tin có thể thay đổi không? . Ví dụ: nếu dữ liệu giám sát môi trường cho các địa điểm dự án được lưu trữ trong một loạt bảng tính và các tiêu chuẩn quy định được liệt kê trên mỗi trang, thì việc thay đổi tiêu chuẩn quy định yêu cầu phải thực hiện các thay đổi đối với tất cả các bảng tính. Trong khi đó, trong cơ sở dữ liệu, các tiêu chuẩn quy định sẽ được cập nhật trong một bảng và sẽ có sẵn cho mọi truy vấn báo cáo về dữ liệu liên quan. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu có thể cập nhật hàng loạt bản ghi

Khả năng truy cập dữ liệu và tốc độ

Mặc dù dữ liệu trong bảng tính có thể được sắp xếp và lọc, cơ sở dữ liệu có chức năng truy vấn rộng có thể truy xuất tất cả các bản ghi phù hợp với tiêu chí đã chọn, tham chiếu chéo các bản ghi trong nhiều bảng và thực hiện các phép tính tổng hợp phức tạp trên nhiều bảng. Do đó, cơ sở dữ liệu cung cấp tính linh hoạt để sắp xếp và trình bày dữ liệu theo vô số cách mà gần như không thể thực hiện được với bảng tính hai chiều. Nhiều cơ sở dữ liệu cũng cung cấp phương tiện để tự động hóa truy vấn và tạo báo cáo bằng các thủ tục được lưu trữ

Dữ liệu trong các bảng tính riêng biệt không thể dễ dàng so sánh và phân tích. Các quyết định dựa trên các bộ thông tin khác nhau này có thể bị sai sót. Khi dữ liệu được duy trì trong cơ sở dữ liệu quan hệ tập trung, dữ liệu có thể dễ dàng truy cập để truy vấn, phân tích và báo cáo. Vì cơ sở dữ liệu sẽ thực thi các tiêu chuẩn chất lượng giống nhau cho bất kỳ tập dữ liệu nào, nên các quyết định có thể được đưa ra một cách chắc chắn

Cơ sở dữ liệu được thiết kế để tham khảo thông tin mà không tải tất cả thông tin vào bộ nhớ, không giống như bảng tính. Do đó, cơ sở dữ liệu hoạt động nhanh hơn bảng tính khi xử lý các tập dữ liệu lớn. Và bảng tính có giới hạn bộ nhớ

Toàn vẹn dữ liệu

Tính toàn vẹn của dữ liệu là điểm khác biệt chính giữa cơ sở dữ liệu và bảng tính. Cơ sở dữ liệu quan hệ tuân theo các quy tắc toàn vẹn được tiêu chuẩn hóa để đảm bảo rằng dữ liệu chứa trong đó là chính xác và có thể truy cập được. Các trường cơ sở dữ liệu có thể bị hạn chế đối với các loại dữ liệu, định dạng và/hoặc độ dài cụ thể. Tính toàn vẹn tham chiếu là tập hợp các quy tắc đảm bảo dữ liệu nhất quán và hợp lệ trong cơ sở dữ liệu, bao gồm việc sử dụng khóa chính và thiết lập mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu. Việc sử dụng các giá trị hợp lệ hoặc giá trị tham chiếu có thể hạn chế hơn nữa dữ liệu và ngăn lỗi nhập dữ liệu

Dư

Cấu trúc cơ sở dữ liệu cũng tránh dư thừa dữ liệu. Vì dữ liệu trong các bảng cơ sở dữ liệu khác nhau được liên kết, nên có rất ít hoặc không có sự trùng lặp với dữ liệu nguồn. Dữ liệu thường xuyên trong bảng tính được sao chép nhiều lần và cùng một dữ liệu được duy trì trong các tệp bảng tính riêng biệt, tạo ra cơn ác mộng để đảm bảo dữ liệu chính xác khi cần thay đổi. Cơ sở dữ liệu cũng có thể loại bỏ vấn đề có nhiều bảng tính chứa dữ liệu giống nhau và duy trì nhiều bản sao của bảng tính để kiểm soát phiên bản

Lỗi gia tăng

Việc ngăn chặn và xác định hiệu quả các lỗi dữ liệu trong bảng tính là một thách thức.
Việc vô tình ghi đè hoặc xóa dữ liệu trong bảng tính cũng dễ dàng hơn nhiều so với trong cơ sở dữ liệu. Bảng tính càng lớn và càng phức tạp thì khả năng dữ liệu vô tình bị sửa đổi và các liên kết bị hỏng càng lớn.

Quyền truy cập và bảo mật của người dùng

Không giống như bảng tính, cơ sở dữ liệu quan hệ hiện đại được thiết kế cho nhiều người dùng. Đối với các trường hợp yêu cầu nhiều người dùng chia sẻ thông tin, thêm dữ liệu mới và/hoặc thay đổi dữ liệu, bảng tính là một lựa chọn không tồi. Cơ sở dữ liệu là lý tưởng để chia sẻ và cộng tác thông tin. Vì nhiều người có thể truy cập và cập nhật cơ sở dữ liệu đồng thời nên cơ sở dữ liệu sẽ hiệu quả hơn và khả năng xảy ra lỗi sẽ giảm đi

Cơ sở dữ liệu cung cấp lưu trữ dữ liệu tập trung và cung cấp bảo mật tốt hơn. Quyền của người dùng có thể được chỉ định để xem dữ liệu, chỉnh sửa dữ liệu và hạn chế quyền truy cập vào thông tin đặc quyền

Tóm lược

Một bảng tính không phải là một cơ sở dữ liệu. Hiểu những khác biệt này giữa bảng tính và cơ sở dữ liệu cho phép đưa ra quyết định hợp lý để quản lý và xử lý dữ liệu

Sử dụng Excel làm cơ sở dữ liệu có tốt không?

Khi nào tôi nên sử dụng Excel so với cơ sở dữ liệu?