Bảng ngân sách trong quản lý dự án là gì?

Mọi dự án đều quy ra tiền. Nếu bạn có ngân sách lớn hơn, bạn có thể có nhiều người hơn để thực hiện dự án của mình nhanh hơn và mang lại nhiều kết quả hơn. Đó là lý do tại sao không có kế hoạch dự án nào hoàn thành cho đến khi bạn đưa ra ngân sách. Nhưng bất kể dự án của bạn lớn hay nhỏ, và bất kể có bao nhiêu nguồn lực và hoạt động trong đó, quá trình tìm ra điểm mấu chốt luôn giống nhau

Điều quan trọng là phải đưa ra ước tính chi tiết cho tất cả các chi phí của dự án. Khi điều này được biên soạn, bạn cộng các ước tính chi phí vào một kế hoạch ngân sách. Bây giờ có thể theo dõi dự án theo ngân sách đó trong khi công việc đang diễn ra

Thông thường, khi bạn tham gia vào một dự án, bạn đã có sẵn kỳ vọng về chi phí hoặc thời gian thực hiện. Khi bạn ước tính sớm trong dự án mà không biết nhiều về dự án, ước tính đó được gọi là ước tính sơ bộ theo thứ tự cường độ (hoặc ước tính gần đúng). Ước tính này sẽ trở nên tinh tế hơn khi thời gian trôi qua và bạn tìm hiểu thêm về dự án. Dưới đây là một số công cụ và kỹ thuật để ước tính chi phí

• Xác định tỷ lệ chi phí tài nguyên. Những người sẽ làm việc trong dự án đều làm việc với tốc độ cụ thể. Bất kỳ tài liệu nào bạn sử dụng để xây dựng dự án (e. g. , gỗ hoặc hệ thống dây điện) cũng sẽ được tính phí. Xác định chi phí nguồn lực có nghĩa là tìm ra tỷ lệ lao động và nguyên vật liệu sẽ là bao nhiêu
• Phân tích giá thầu của nhà cung cấp. Đôi khi bạn sẽ cần phải làm việc với một nhà thầu bên ngoài để hoàn thành dự án của mình. Bạn thậm chí có thể có nhiều hơn một nhà thầu đấu thầu trong công việc. Công cụ này dùng để đánh giá các giá thầu đó và chọn giá thầu bạn sẽ chấp nhận
• phân tích dự trữ. Bạn cần dành một số tiền cho chi phí vượt mức. Nếu bạn biết rằng dự án của mình có nguy cơ xảy ra điều gì đó tốn kém, thì tốt hơn hết bạn nên chuẩn bị sẵn một số tiền mặt để giải quyết. Phân tích dự trữ có nghĩa là bỏ một số tiền mặt trong trường hợp vượt quá
• Chi phí chất lượng. Bạn sẽ cần tính chi phí của tất cả các hoạt động liên quan đến chất lượng của mình vào ngân sách tổng thể. Vì việc tìm lỗi sớm trong dự án sẽ rẻ hơn sau này, nên luôn có chi phí chất lượng liên quan đến mọi thứ mà dự án của bạn tạo ra. Chi phí chất lượng chỉ là một cách để theo dõi chi phí của các hoạt động đó. Đó là số tiền cần thiết để thực hiện đúng dự án

Khi bạn áp dụng tất cả các công cụ trong quy trình này, bạn sẽ ước tính được dự án của mình sẽ tốn bao nhiêu tiền. Điều quan trọng là phải giữ tất cả thông tin ước tính hỗ trợ của bạn. Bằng cách đó, bạn biết các giả định được đưa ra khi bạn đưa ra các con số. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để xây dựng kế hoạch ngân sách của mình

Trong giai đoạn lên ý tưởng khi việc lựa chọn dự án diễn ra, các yếu tố kinh tế là yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn giữa các dự án cạnh tranh. Để so sánh tỷ lệ hoàn vốn đơn giản hoặc tỷ lệ hoàn vốn nội bộ giữa các dự án, ước tính chi phí của từng dự án được thực hiện. Các ước tính phải đủ chính xác để việc so sánh có ý nghĩa, nhưng lượng thời gian và nguồn lực được sử dụng để thực hiện các ước tính phải phù hợp với quy mô và độ phức tạp của dự án. Các phương pháp được sử dụng để ước tính chi phí của dự án trong giai đoạn lựa chọn thường nhanh hơn và tiêu tốn ít tài nguyên hơn so với các phương pháp được sử dụng để tạo các ước tính chi tiết trong các giai đoạn sau. Họ dựa nhiều hơn vào đánh giá chuyên môn của các nhà quản lý có kinh nghiệm, những người có thể đưa ra ước tính chính xác với thông tin ít chi tiết hơn. Ước tính trong giai đoạn sớm nhất của việc lựa chọn dự án thường dựa trên thông tin từ các dự án trước đó có thể được điều chỉnh—chia tỷ lệ—để phù hợp với quy mô và mức độ phức tạp của dự án hiện tại hoặc được phát triển bằng cách sử dụng các công thức chuẩn hóa

Ước tính tương tự

Một ước tính dựa trên các ước tính của dự án khác là một ước tính tương tự. Nếu một dự án tương tự tiêu tốn một số tiền nhất định, thì sẽ hợp lý khi giả định rằng dự án hiện tại sẽ có chi phí tương đương. Rất ít dự án có quy mô và độ phức tạp hoàn toàn giống nhau, vì vậy ước tính phải được điều chỉnh tăng hoặc giảm để giải thích cho sự khác biệt. Việc lựa chọn các dự án tương tự và mức độ điều chỉnh cần thiết tùy thuộc vào đánh giá của người lập dự toán. Thông thường, nhận định này dựa trên kinh nghiệm nhiều năm lập dự toán cho các dự án, kể cả những dự toán sai được rút kinh nghiệm cho các chuyên gia

Các nhà quản lý ít kinh nghiệm được yêu cầu ước tính tương tự có thể xem qua tài liệu có sẵn từ các dự án trước đó. Nếu các dự án được đánh giá bằng Chỉ số mức độ phức tạp Darnall-Preston (DPCI), thì người quản lý có thể nhanh chóng xác định các dự án có hồ sơ giống với dự án đang được xem xét, ngay cả khi những dự án đó do người khác quản lý

DPCI đánh giá các thuộc tính của dự án, giúp đưa ra các quyết định sáng suốt hơn trong việc tạo hồ sơ dự án. Chỉ số này đánh giá mức độ phức tạp của các thành phần chính của dự án và tạo ra một hồ sơ dự án duy nhất. Hồ sơ chỉ ra mức độ phức tạp của dự án, cung cấp một tiêu chuẩn để so sánh các dự án và thông tin về các đặc điểm của dự án mà sau đó có thể được giải quyết trong kế hoạch thực hiện dự án. Nó đạt được mục tiêu này bằng cách nhóm 11 thuộc tính thành bốn loại lớn. bên trong, bên ngoài, phức tạp công nghệ, và môi trường

So sánh các ước tính ban đầu với chi phí dự án cuối cùng của một số dự án trước đó có cùng xếp hạng DPCI mang lại cho người quản lý ít kinh nghiệm hơn viễn cảnh rằng phải mất nhiều năm mới đạt được bằng phương pháp thử và sai. Nó cũng cung cấp các tài liệu tham khảo mà người quản lý có thể sử dụng để biện minh cho ước tính

John đã bán căn hộ của mình và mua một căn hộ khác. Bây giờ là lúc để lên kế hoạch cho việc di chuyển. John nhờ một người bạn cho lời khuyên về chi phí chuyển nhà của anh ấy. Bạn của anh ấy trả lời: “Tôi chuyển đến từ một căn hộ nhỏ hơn căn hộ của bạn một chút vào năm ngoái và khoảng cách cũng tương tự. Tôi đã làm điều đó với một chiếc xe tải 14 feet. Nó có giá khoảng 575 đô la cho việc thuê xe tải, miếng đệm, xe nâng tay, dây thừng, hộp và khí đốt. ” Do sự giống nhau của các dự án, ước tính ban đầu của John về chi phí di chuyển là dưới 700 đô la nên anh quyết định rằng chi phí sẽ phải chăng và dự án có thể tiếp tục

Ước tính tham số

Nếu dự án bao gồm các hoạt động chung cho nhiều dự án khác, chi phí trung bình có sẵn cho mỗi đơn vị. Ví dụ: nếu bạn hỏi một công ty xây dựng chi phí xây dựng một tòa nhà văn phòng tiêu chuẩn là bao nhiêu, người ước tính sẽ hỏi kích thước của tòa nhà tính bằng feet vuông và thành phố nơi tòa nhà sẽ được xây dựng. Từ hai yếu tố này—quy mô và vị trí—người ước tính của công ty có thể dự đoán chi phí của tòa nhà. Các yếu tố như kích thước và vị trí là các tham số—các yếu tố có thể đo lường được có thể được sử dụng trong một phương trình để tính toán kết quả. Người ước tính biết chi phí trung bình cho mỗi foot vuông của một tòa nhà văn phòng điển hình và điều chỉnh chi phí lao động địa phương. Các tham số khác như chất lượng hoàn thiện được sử dụng để tinh chỉnh thêm ước tính. Các ước tính được tính bằng cách nhân các thông số đo được với các giá trị chi phí trên mỗi đơn vị là các ước tính tham số

Để ước tính kích thước của chiếc xe tải cần thiết cho việc di chuyển của John, thông số được sử dụng bởi một công ty cho thuê xe tải là số phòng ngủ (Hình 12. 1). Công ty giả định rằng số lượng phòng ngủ là thông số quan trọng trong việc xác định cần một chiếc xe tải lớn như thế nào để di chuyển. John có căn hộ một phòng ngủ nên anh ấy chọn xe tải 14 feet. Khi kích thước được xác định, các thông số khác, chẳng hạn như khoảng cách và ngày, được sử dụng để ước tính chi phí thuê xe tải

Hình 12. 1 Ước tính chi phí tham số

Ước tính từ dưới lên

Phương pháp ước tính chính xác và tốn thời gian nhất là xác định chi phí của từng hạng mục trong từng hoạt động của lịch trình, bao gồm cả nhân công và vật liệu. Nếu bạn xem lịch trình dự án dưới dạng một hệ thống phân cấp trong đó các mô tả chung về nhiệm vụ ở trên cùng và các cấp độ thấp hơn trở nên chi tiết hơn, thì việc tìm giá của từng hạng mục ở cấp độ thấp nhất và sau đó tổng hợp chúng để xác định chi phí của các cấp độ cao hơn được gọi là

Bảng 12. 1 Dự toán chi tiết Hạng mục Mô tảHoạt độngSố lượngĐơn giáChi phíVật liệu đóng góiHộp nhỏ2. 110$1. 70$17. 00Vật liệu đóng góiHộp trung bình2. 115$2. 35$35. 25Vật liệu đóng gói Hộp lớn2. 17$3. 00$21. 00 Vật Liệu Đóng Gói Hộp Cực Lớn 2. 17$3. 75$26. 25 Vật liệu đóng gói Hộp treo ngắn 2. 13$7. 95$23. 85Vật liệu đóng gói Băng hộp2. 12$3. 85$7. 70Vật liệu đóng gói Bút đánh dấu2. 12$1. 50$3. 00Vật liệu đóng gói Nệm/Túi lò xo2. 12$2. 95$5. 90Vật liệu đóng góiDây đai Life mỗi cặp2. 11$24. 95$24. 95Vật liệu đóng gói Bọc bong bóng2. 11$19. 95$19. 95 Vật liệu đóng gói Tấm lót nội thất 2. 14$7. 95$31. 80Cho thuê xe tải2. 2––$400. 00TruckGas ở mức 10mpg2. 2200$2. 25$45. 00

Sau khi đánh giá giá thầu của các công ty chuyển nhà, John quyết định số tiền tiết kiệm được xứng đáng với thời gian của anh ấy nếu anh ấy có thể hoàn thành công việc đóng gói với sự giúp đỡ của bạn bè. Anh ta quyết định chuẩn bị một ước tính chi tiết về chi phí (Bảng 12. 1) để đóng gói vật liệu và sử dụng xe tải cho thuê. Anh ta tra cứu giá vật liệu đóng gói và chi phí thuê xe tải trên các trang web của công ty và chuẩn bị một danh sách chi tiết các mặt hàng, số lượng và chi phí

Loại ước tính này thường chính xác hơn ước tính tương tự hoặc tham số. Trong ví dụ này, tổng chi phí vật liệu đóng gói và xe tải ước tính là $661. 25

Ước tính có thể được cuộn lại—được tính tổng phụ—để hiển thị ít chi tiết hơn. Quá trình này được thực hiện dễ dàng hơn bằng phần mềm máy tính. Đối với các dự án có độ phức tạp thấp, việc lập dự toán có thể được thực hiện trên phần mềm bảng tính. Đối với các dự án lớn hơn, phần mềm quản lý lịch biểu cũng có thể quản lý chi phí và hiển thị chúng theo hoạt động và danh mục. Ví dụ: tính năng tổng phụ có thể được sử dụng trong Excel và được thu gọn để hiển thị tổng phụ cho hai loại chi phí (Hình 12. 2)

Hình 12. 2 Tổng hợp chi phí chi tiết theo loại

Ước tính dựa trên hoạt động

Một hoạt động có thể có chi phí từ nhiều nhà cung cấp ngoài chi phí nội bộ cho lao động và vật liệu. Ước tính chi tiết từ tất cả các nguồn có thể được sắp xếp lại để những chi phí liên quan đến một hoạt động cụ thể có thể được nhóm lại bằng cách thêm mã hoạt động vào ước tính chi tiết (Bảng 12. 2)

Bảng 12. 2 Chi phí liên quan đến hoạt động Hạng mục Hoạt động Chi phí Vật liệu đóng gói2. 1$216. 65Xe Tải2. 2$445. 00

Các ước tính chi phí chi tiết có thể được sắp xếp và sau đó tổng phụ theo hoạt động để xác định chi phí cho từng hoạt động

Các dự án hiếm khi đi theo kế hoạch đến từng chi tiết. Người quản lý dự án cần có khả năng xác định khi nào chi phí thay đổi so với ngân sách và quản lý những thay đổi đó

Quản lý dòng tiền

Nếu tổng số tiền chi cho một dự án bằng hoặc ít hơn số tiền được lập ngân sách, dự án vẫn có thể gặp rắc rối nếu không có nguồn tài trợ cho dự án khi cần. Có một sự căng thẳng tự nhiên giữa những người tài chính trong một tổ chức, những người không muốn trả tiền cho việc sử dụng số tiền chỉ nằm trong tài khoản séc, và người quản lý dự án, người muốn chắc chắn rằng có đủ tiền để . Những người tài chính thích giữ tiền của công ty làm việc trong các khoản đầu tư khác cho đến giây phút cuối cùng trước khi chuyển nó vào tài khoản dự án. Các nhà thầu và nhà cung cấp có mối quan tâm tương tự và họ muốn được trả tiền càng sớm càng tốt để họ có thể đưa tiền vào hoạt động trong tổ chức của mình. Người quản lý dự án muốn có càng nhiều tiền mặt càng tốt để sử dụng nếu các hoạt động vượt quá ngân sách mong đợi

dự trữ dự phòng

Hầu hết các dự án đều có những phát sinh ngoài dự kiến ​​làm tăng chi phí vượt dự toán ban đầu. Nếu ước tính hiếm khi bị vượt quá, phương pháp ước tính nên được xem xét lại vì ước tính quá cao. Không thể dự đoán hoạt động nào sẽ tốn nhiều chi phí hơn dự kiến, nhưng có thể giả định rằng một số hoạt động sẽ. Ước tính khả năng xảy ra những sự kiện như vậy là một phần của phân tích rủi ro, sẽ được thảo luận chi tiết hơn trong chương sau

Thay vì đánh giá quá cao từng chi phí, tiền được lập ngân sách để đối phó với sự gia tăng chi phí ngoài kế hoạch nhưng có thể dự đoán được về mặt thống kê. Kinh phí được phân bổ cho mục đích này được gọi là dự trữ dự phòng. Bởi vì rất có thể số tiền này sẽ được chi tiêu, nó là một phần của tổng ngân sách cho dự án. Nếu nguồn vốn này đủ để đáp ứng các chi phí phát sinh thì dự án sẽ hoàn thành trong phạm vi ngân sách cho phép

Dự trữ quản lý

Nếu có điều gì đó xảy ra trong dự án đòi hỏi phải thay đổi phạm vi dự án, có thể cần tiền để giải quyết tình huống trước khi có thể thương lượng thay đổi phạm vi với nhà tài trợ dự án hoặc khách hàng. Đó có thể là cơ hội cũng như thách thức. Ví dụ: nếu một công nghệ mới được phát minh sẽ cải thiện đáng kể dự án đã hoàn thành của bạn, thì sẽ có thêm chi phí và thay đổi phạm vi, nhưng điều đó sẽ đáng. Tiền có thể được cung cấp theo quyết định của người quản lý để đáp ứng các nhu cầu sẽ thay đổi phạm vi của dự án. Các quỹ này được gọi là dự trữ quản lý. Không giống như dự trữ dự phòng, chúng không có khả năng được chi tiêu và không phải là một phần của đường cơ sở ngân sách của dự án, nhưng chúng có thể được đưa vào tổng ngân sách dự án

Đánh giá ngân sách trong suốt dự án

Người quản lý dự án phải thường xuyên so sánh số tiền đã chi với số tiền được lập ngân sách và báo cáo thông tin này cho người quản lý và các bên liên quan. Cần phải thiết lập sự hiểu biết về cách đo lường và báo cáo tiến độ này

Trong ví dụ di chuyển của John, anh ấy ước tính rằng việc di chuyển sẽ tốn khoảng 1.500 đô la và mất khoảng 16 ngày. Tám ngày sau dự án, John đã chi 300 đô la. John nói với bạn bè rằng dự án đang diễn ra tốt đẹp bởi vì anh ấy đã đi được nửa chặng đường nhưng mới chỉ chi tiêu 1/5 ngân sách của mình. Carlita, bạn của John, chỉ ra rằng báo cáo của anh ấy không đầy đủ vì anh ấy đã không so sánh số tiền đã chi với số tiền được lập ngân sách cho các hoạt động sẽ được thực hiện trước ngày thứ tám

Như bạn của John đã chỉ ra, một báo cáo ngân sách phải so sánh số tiền đã chi với số tiền dự kiến ​​sẽ được chi vào thời điểm đó trong dự án. Các phép đo cơ bản như phần trăm hoạt động đã hoàn thành, phần trăm đơn vị đo lường đã hoàn thành và phần trăm ngân sách đã chi là đủ cho các dự án ít phức tạp hơn, nhưng các kỹ thuật phức tạp hơn được sử dụng cho các dự án có độ phức tạp cao hơn

Phân tích giá trị thu được

Một phương pháp được sử dụng rộng rãi cho các dự án có độ phức tạp trung bình và cao là phương pháp quản lý giá trị thu được (EVM). EVM là phương pháp so sánh định kỳ chi phí dự toán với chi phí thực tế trong suốt dự án. Nó kết hợp các hoạt động theo lịch trình với ước tính chi phí chi tiết của từng hoạt động. Nó cho phép hoàn thành một phần hoạt động nếu một số chi phí chi tiết liên quan đến hoạt động đã được thanh toán nhưng những chi phí khác thì chưa

Chi phí ngân sách cho công việc theo lịch trình (BCWS) bao gồm các ước tính chi phí chi tiết cho từng hoạt động trong dự án. Lượng công việc lẽ ra phải hoàn thành vào một ngày cụ thể là giá trị kế hoạch (PV). Các thuật ngữ này được một số nguồn sử dụng thay thế cho nhau, nhưng thuật ngữ giá trị kế hoạch được sử dụng trong các công thức để chỉ tổng chi phí công việc được lập ngân sách cho đến một điểm cụ thể trong dự án, vì vậy chúng tôi sẽ phân biệt điều đó trong các định nghĩa trong văn bản này

Vào ngày thứ sáu của dự án, lẽ ra John nên đưa bạn bè đi ăn trưa và mua vật liệu đóng gói. Phần BCWS lẽ ra phải được thực hiện trước ngày đó (giá trị theo kế hoạch) được trình bày trong Bảng 12. 3. Đây là giá trị kế hoạch cho ngày thứ sáu của dự án

Bảng 12. 3 Giá trị Kế hoạch cho Bữa trưa và Vật liệu Đóng gói Mô tả Số lượng Chi phí Bữa trưa3$45. 00Hộp nhỏ10$17. 00Hộp trung bình15$35. 25Hộp Lớn7$21. 00Hộp cực lớn7$26. 25Hộp treo ngắn3$23. Băng 85hộp2$7. 70Điểm đánh dấu2$3. 00Nệm/Túi lò xo2$5. 90Dây đai Life mỗi cặp1$24. 95Bọc bong bóng1$19. 95Tấm lót nội thất4$31. 80

Tổng cộng. $261. 65

Chi phí ngân sách cho công việc đã thực hiện (BCWP) là chi phí ngân sách cho công việc theo lịch trình đã được thực hiện. Nếu bạn tính tổng các giá trị BCWP cho đến thời điểm đó trong lịch trình dự án, bạn sẽ có giá trị kiếm được (EV). Số tiền chi tiêu cho một mặt hàng thường nhiều hơn hoặc ít hơn số tiền ước tính đã được lập ngân sách cho mặt hàng đó. Chi phí thực tế (AC) là tổng số tiền thực sự chi cho các mặt hàng

Dion và Carlita đều đang cố gắng giảm cân và chỉ muốn có một món salad ngon. Do đó, chi phí ăn trưa ít hơn dự kiến. John dừng lại ở một cửa hàng bán vật dụng di chuyển với mức chiết khấu. Họ không có tất cả các mặt hàng anh ấy cần, nhưng giá thấp hơn giá của công ty chuyển nhà. Họ có giá rất tốt cho dây nâng nên anh ấy quyết định mua thêm một đôi. Anh ta trở lại với một số mục trong danh sách của mình, nhưng giai đoạn này của công việc chưa hoàn thành vào cuối ngày thứ sáu. John đã mua một nửa số hộp nhỏ, tất cả năm món đồ khác, gấp đôi số dây đai nâng và không có món đồ nào trong số bốn món đồ khác. John chỉ còn sáu ngày nữa trong dự án của anh ấy, chi phí và hiệu suất của anh ấy bắt đầu thay đổi so với kế hoạch. Phân tích giá trị thu được cho chúng ta phương pháp báo cáo tiến trình đó (Bảng 12. 4)

Bảng 12. 4 Giá trị Kế hoạch, Giá trị Thu được và Chi phí Thực tế Chi phí Công việc được Dự kiến ​​trong Ngân sách (BCWS)Chi phí Công việc được Dự kiến ​​cho Công việc Thực hiện (BCWP)Chi phí Thực tế (AC)Mô tảSố lượngChi phíSố lượngChi phíSố lượngChi phíBữa trưa3$45. 003$45. 003$35. 00Hộp nhỏ10$7. 005$8. 505$9. 50Hộp trung bình15$35. 2515$35. 2515$28. 00Hộp lớn7$21. 00Hộp cực lớn7$26. 25Hộp treo ngắn3$23. Băng 85hộp2$7. 702$7. 702$5. 50Điểm đánh dấu2$3. 002$3. 002$2. 00Nệm/Túi lò xo2$5. 902$5. 902$7. 50Dây đeo Life mỗi cặp1$24. 951$24. 95238. 50Bọc bong bóng1$19. 95Tấm lót nội thất4$31. 804$31. 80428. 50

Lịch trình ban đầu kêu gọi chi tiêu $261. 65 (PV) vào ngày thứ sáu. Khối lượng công việc được thực hiện trị giá $162. 10 (EV) theo ước tính, nhưng chi phí thực tế chỉ là $154. 50 (AC)

Lịch trình chênh lệch

Người quản lý dự án phải biết liệu dự án có đúng tiến độ và trong ngân sách hay không. Sự khác biệt giữa tiến độ kế hoạch và thực tế là phương sai. Phương sai lịch trình (SV) là sự khác biệt giữa giá trị thu được (EV) và giá trị kế hoạch (PV). Được biểu thị dưới dạng công thức, SV = EV − PV. Nếu giá trị kiếm được ít hơn so với kế hoạch, phương sai lịch trình là âm, điều đó có nghĩa là dự án bị chậm tiến độ

Lập kế hoạch cho việc di chuyển của John yêu cầu chi tiêu $261. 65 vào ngày thứ sáu, là giá trị kế hoạch (PV). Sự khác biệt giữa giá trị theo kế hoạch và giá trị thu được là phương sai theo lịch trình (SV). Công thức là SV = EV − PV. Trong ví dụ này, SV = $162. 10 − $261. 65 = ($99. 55) SV âm cho thấy dự án bị chậm tiến độ

Sự khác biệt giữa giá trị thu được (EV) và chi phí thực tế (AC) là phương sai chi phí (CV). Được biểu thị dưới dạng công thức, CV = EV −AC. Một CV tích cực cho biết dự án dưới ngân sách

Sự khác biệt giữa giá trị kiếm được $162. 10 và chi phí thực tế là $154. 50 là phương sai chi phí (CV). Công thức là CV = EV − AC. Trong ví dụ này, CV = $162. 10 − $154. 50 = $7. 60

Chỉ số phương sai cho lịch trình và chi phí

Phương sai lịch trình và phương sai chi phí cung cấp số tiền chi tiêu chậm hơn (hoặc trước) kế hoạch và số tiền mà một dự án vượt quá (hoặc không sử dụng hết) ngân sách của nó. Họ không đưa ra ý tưởng về cách so sánh số tiền này với tổng ngân sách

Tỷ lệ giá trị thu được so với giá trị kế hoạch cho biết mức độ hoàn thành của dự án. Tỷ lệ này là chỉ số hiệu suất lịch trình (SPI). Công thức là SPI = EV ÷ PV. Trong ví dụ di chuyển của John, SPI bằng 0. 62 (SPI = $162. 10 ÷ $261. 65 = 0. 62) Giá trị SPI nhỏ hơn 1 cho biết dự án bị chậm tiến độ

Tỷ lệ giá trị thu được so với chi phí thực tế là chỉ số hiệu suất chi phí (CPI). Công thức là CPI = EV ÷ AC

Trong ví dụ di chuyển của John, CPI = $162. 10 ÷ $154. 50 = 1. 05. Giá trị lớn hơn 1 cho biết dự án dưới ngân sách

Hình 12. 3 Chênh lệch lịch trình và chênh lệch chi phí

Phương sai chi phí dương $7. 60 và giá trị CPI là 1. 05 nói với John rằng anh ấy đang nhận được nhiều giá trị hơn so với kế hoạch cho các nhiệm vụ được lên lịch vào ngày thứ sáu. Phương sai lịch trình (SV) âm $99. 55 và chỉ số hiệu suất lịch trình (SPI) là 0. 62 nói với anh ta rằng anh ta chậm tiến độ trong việc gia tăng giá trị cho dự án (Hình 12. 3)

Trong suốt dự án, người quản lý có thể đánh giá lịch trình bằng phương sai lịch trình (SV) và chỉ số hiệu suất lịch trình (SPI) và ngân sách bằng cách sử dụng phương sai chi phí (CV) và chỉ số hiệu suất chi phí (CPI)

Chi phí ước tính để hoàn thành dự án

Một phần của dự án, người quản lý đánh giá tính chính xác của ước tính chi phí cho các hoạt động đã diễn ra và sử dụng kinh nghiệm đó để dự đoán số tiền cần thiết để hoàn thành các hoạt động còn dang dở—ước tính để hoàn thành (ETC)

Để tính toán ETC, người quản lý phải quyết định xem phương sai chi phí quan sát được trong các ước tính đến thời điểm đó có đại diện cho tương lai hay không. Ví dụ, nếu thời tiết xấu bất thường làm tăng chi phí trong phần đầu tiên của dự án, thì điều đó sẽ không có tác động tương tự đối với phần còn lại của dự án. Nếu người quản lý quyết định rằng chênh lệch chi phí cho đến thời điểm này trong dự án là không điển hình—không điển hình—thì ước tính cần hoàn thành là chênh lệch giữa ngân sách ban đầu cho toàn bộ dự án—ngân sách khi hoàn thành (BAC)—và giá trị thu được . Được biểu thị dưới dạng công thức, ETC = BAC − EV

Đối với việc di chuyển của mình, John đã có thể mua hầu hết các mặt hàng tại một cửa hàng giảm giá không có đầy đủ hàng trong kho và anh ấy đã chọn mua thêm một đôi dây đai nâng. Anh ta biết rằng các giá trị kế hoạch cho các vật liệu đóng gói được lấy từ bảng giá tại công ty chuyển nhà nơi anh ta sẽ phải mua các mặt hàng còn lại, vì vậy hai yếu tố đó có thể không phải là tiêu biểu cho các giao dịch mua còn lại. Chi phí ăn trưa giảm không liên quan đến chi phí vật liệu đóng gói, thuê xe tải và phí khách sạn trong tương lai. John quyết định rằng các yếu tố gây ra phương sai là không điển hình. Anh ấy tính toán rằng ước tính cần hoàn thành (ETC) là ngân sách khi hoàn thành ($1.534) trừ đi giá trị kiếm được tại thời điểm đó ($162). 10), tương đương với $1,371. 90. Được biểu thị dưới dạng công thức, ETC = $1,534 − $162. 10 = $1,371. 90

Nếu người quản lý quyết định rằng chênh lệch chi phí là do các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động còn lại, chẳng hạn như chi phí nhân công và vật liệu cao hơn, thì ước tính để hoàn thành (ETC) cần được điều chỉnh bằng cách chia cho chỉ số hiệu suất chi phí (CPI). Ví dụ: nếu chi phí lao động cho phần đầu tiên của dự án được ước tính là 80.000 đô la (EV) và chúng thực sự có giá 85.000 đô la (AC), hiệu suất chi phí (CPI) sẽ là 0. 94. (Nhắc lại rằng CPI = EV ÷ AC. )

Để tính ước tính để hoàn thành (ETC), giả sử chênh lệch chi phí đối với các hoạt động đã biết là điển hình của chi phí trong tương lai, công thức là ETC = (BAC − EV) ÷ CPI. Nếu ngân sách khi hoàn thành (BAC) của dự án là $800.000, ước tính để hoàn thành là ($800.000 − $80.000) ÷ 0. 94 = 766.000 USD

Ước tính chi phí dự án cuối cùng

Nếu chi phí của các hoạt động cho đến hiện tại khác với ước tính ban đầu, điều này sẽ ảnh hưởng đến tổng ước tính của chi phí dự án. Ước tính mới của chi phí dự án là ước tính khi hoàn thành (EAC). Để tính toán EAC, ước tính để hoàn thành (ETC) được thêm vào chi phí thực tế (AC) của các hoạt động đã được thực hiện. Được biểu thị dưới dạng công thức, EAC = AC + ETC

Ước tính sửa đổi khi hoàn thành (EAC) cho việc di chuyển của John tại thời điểm này trong quy trình là EAC = $154. 50 + $1,371. 90 = $1,526. 40

Bảng 12. 5 Tóm tắt Thuật ngữ và Công thức Phân tích Giá trị Thu được Thuật ngữ Từ viết tắt Mô tả Công thức Di chuyển của John Chi phí thực ACSố tiền thực chi cho các dự án tính đến thời điểm hiện tại. –$154. 50 Ngân sách khi hoàn thành BAC Ngân sách ban đầu cho dự án (giống như BCWS)–$1,534. 00Chỉ số Hiệu suất Chi phíCPIRTỷ lệ giá trị thu được trên chi phí thực tếCPI = EV ÷ AC1. 05Phương sai chi phíCVChênh lệch giữa giá trị kiếm được và chi phí thực tếCV = EV − AC$7. 60Giá trị thu đượcEVTổng ước tính cho công việc đã thực hiện cho đến hiện tại–$162. 10Ước tính khi hoàn thànhEACước tính tổng chi phí dự án đã được sửa đổiEAC = AC + ETC$1,526. 40Ước tính để hoàn thànhETCSố tiền để hoàn thành dự án nếu phương sai chi phí ban đầu là không điển hìnhETC = (BAC − EV) ÷ CPIn/aVePlanned ValePVTổng của các ước tính cho công việc được thực hiện cho đến hiện tại–$261. 65Chỉ số hiệu suất lịch trìnhSPIRTỷ lệ giá trị thu được so với giá trị kế hoạchSPI = EV ÷ PV0. 62Phương sai lịch trìnhSVChênh lệch giữa giá trị thu được và giá trị kế hoạchSV = EV − PV$99. 55

Tóm lại (Bảng 12. 5)

• Tiền bổ sung được phân bổ trong quỹ dự phòng để giải quyết các hoạt động mà chi phí vượt quá ước tính. Vốn được phân bổ trong quỹ dự trữ quản lý trong trường hợp xảy ra cơ hội hoặc thách thức quan trọng đòi hỏi phải thay đổi phạm vi nhưng cần có vốn ngay trước khi có thể thương lượng thay đổi phạm vi
• Phương sai lịch trình là sự khác biệt giữa phần ngân sách đã được chi tiêu cho đến nay (EV) so với phần dự kiến ​​sẽ được chi tiêu cho đến nay (PV). Tương tự, phương sai chi phí là sự khác biệt giữa EV và chi phí thực tế (AC)
• Chỉ số hiệu suất lịch trình (SPI) là tỷ lệ giữa giá trị thu được và giá trị kế hoạch. Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI) là tỷ lệ giữa giá trị thu được (EV) với chi phí thực tế (AC)
• Công thức được sử dụng để tính toán số tiền cần thiết để hoàn thành dự án (ETC) phụ thuộc vào việc phương sai chi phí đến thời điểm này có được dự kiến ​​tiếp tục hay không (điển hình) hay không (không điển hình). Nếu phương sai chi phí là không điển hình, ETC chỉ đơn giản là tổng ngân sách ban đầu (BAC) trừ đi giá trị kiếm được (EV). Nếu chúng là điển hình của chênh lệch chi phí trong tương lai, thì ETC được điều chỉnh bằng cách chia chênh lệch giữa BAC và EV cho CPI
• Ngân sách cuối cùng là chi phí thực tế (AC) cho đến thời điểm này cộng với ước tính để hoàn thành (ETC)

Khi bạn đã chia nhỏ dự án của mình thành các hoạt động, bạn sẽ có thể tính toán chi phí dự án tổng thể của mình bằng cách ước tính và tính tổng các chi phí hoạt động riêng lẻ

Quá trình tổng hợp chi phí theo danh mục hoặc hoạt động này được gọi là tổng hợp chi phí

Dòng thời gian ngân sách

Chi phí liên quan đến các hoạt động và vì mỗi hoạt động có ngày bắt đầu và khoảng thời gian nên có thể tính toán số tiền sẽ được chi vào bất kỳ ngày cụ thể nào trong dự án. Số tiền cần thiết để thanh toán cho một dự án thường được chuyển vào tài khoản dự án ngay trước khi cần đến. Các lần chuyển tiền này phải được định thời gian sao cho tiền có sẵn để thanh toán cho từng hoạt động mà không gây ra sự chậm trễ khi bắt đầu hoạt động. Nếu tiền được chuyển trước quá xa, tổ chức sẽ mất cơ hội sử dụng tiền ở nơi khác hoặc họ sẽ phải trả các khoản lãi suất không cần thiết nếu tiền được vay. Một lịch trình chuyển tiền được tạo ra phù hợp với nhu cầu thanh toán cho các hoạt động. Quá trình khớp lịch trình chuyển khoản với lịch trình thanh toán hoạt động được gọi là đối chiếu. Tham khảo Hình 12. 4, cho biết chi phí của 10 hoạt động chính trong một dự án. Tiền được chuyển vào tài khoản dự án bốn lần. Lưu ý rằng trong hầu hết thời gian của dự án, số tiền khả dụng nhiều hơn số tiền đã chi trừ ở hoạt động 6 khi tất cả số tiền khả dụng đã được chi tiêu

Hình 12. 4. Chuyển tiền và chi tiêu

Trong hồ sơ ngân sách dự án được hiển thị trong Hình 12. 4, sẽ không có sai sót nếu tổng số sáu hoạt động đầu tiên vượt quá số tiền tài trợ tại thời điểm đó trong dự án

Thỏa thuận hợp đồng với các nhà cung cấp thường yêu cầu thanh toán một phần chi phí của họ trong suốt dự án. Những hợp đồng đó có thể được quản lý thuận tiện hơn nếu đơn vị đo lường hoàn thành một phần giống như đơn vị được sử dụng để lập ngân sách chi phí. Ví dụ: nếu một nhà thiết kế đồ họa đang tập hợp nhiều tác phẩm nghệ thuật cho sách giáo khoa, hợp đồng của họ có thể yêu cầu thanh toán một phần sau khi 25% tổng số bản vẽ của họ hoàn thành

Bảng ngân sách là gì?

Báo cáo ngân sách trong quản lý dự án là gì?

Ngân sách dự án nên bao gồm những gì?

Tại sao bảng tính ngân sách lại quan trọng?