Cách đổi họ và tên trong Google Sheets bằng dấu phẩy
|
Rất phổ biến khi có một danh sách tên đầy đủ trong Google Sheets và cần tách chúng thành họ và tên. Ví dụ: nếu bạn cần trộn thư hoặc tải dữ liệu lên cơ sở dữ liệu. Đối với các danh sách ngắn, bạn có thể chỉnh sửa từng tên theo cách thủ công, nhưng nhiều danh sách như vậy có thể rất dài nên không phải lúc nào cũng khả thi Show
May mắn thay, thật dễ dàng để tự động tách họ và tên trong Google Trang tính. Dưới đây là một vài phương pháp khác nhau để tách tên Tách Họ và Tên Sử dụng Chức năng SPLITĐiều hướng nhanh
Phương pháp đơn giản nhất để tách tên trong Google Sheets là sử dụng chức năng SPLIT. Lợi ích khi sử dụng phương pháp này là các công thức sẽ hoạt động và tính toán lại bất cứ khi nào bạn cập nhật danh sách tên. Tất nhiên, nhược điểm là tên kết quả là công thức nên không thể chỉnh sửa trực tiếp và sẽ biến mất nếu bạn xóa danh sách tên đầy đủ ban đầu Hàm SPLIT chia văn bản thành các cột trên một ký tự hoặc dấu phân cách được chỉ định. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ sử dụng khoảng trắng làm dấu phân cách vì họ và tên thường được phân tách bằng dấu cách, nhưng bạn có thể sử dụng bất kỳ ký tự hoặc ký tự nào bạn cần Sau đây là cách sử dụng chức năng SPLIT để tách tên Bước 1Chọn ô để đặt công thức SPLIT. Đảm bảo cột sau trống để có chỗ cho họ điền Bước 2Nhập công thức sau. “=SPLIT(A2,” “)”. Trong công thức này, A2 là tham chiếu đến tên sẽ được tách và dấu ngoặc kép xung quanh khoảng trắng xác định rằng tên sẽ được tách trên khoảng trắng  Bước 3Nhấn enter và họ và tên sẽ điền vào các cột riêng biệt Bước 4Kéo công thức xuống hoặc sao chép và dán xuống để bao phủ toàn bộ danh sách Bước 5Bạn cũng có thể sử dụng công thức mảng để tách tất cả các tên trong cột bằng một công thức duy nhất. Nếu danh sách tên nằm trong cột A, đây là công thức bạn nên sử dụng. “=ARRAYFORMULA(SPLIT(A2. MỘT, " "))". Đảm bảo có đủ ô trống theo công thức này để nó mở rộng hoàn toàn Tách Tên và Họ Sử dụng Tùy chọn MenuNếu bạn không muốn sử dụng công thức để tách họ và tên, bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn menu Đây là cách Bước 1Chọn dãy bạn muốn tách thành họ và tên Bước 2Mở menu Dữ liệu và chọn tùy chọn Chia văn bản thành cột Bước 3Menu lựa chọn dấu phân cách sẽ xuất hiện nổi trên các ô Bước 4Chọn Space từ menu Dấu phân cách Bước 5Các tên trong phạm vi đã chọn sẽ được chia thành họ và tên Tóm lượcBảng tính mẫu. Tạo một bản sao của bảng tính mẫu Trong hướng dẫn này, tôi đã trình bày cách tách họ và tên trong Google Sheets. Muốn thêm? Nếu bạn có một danh sách đầy đủ các tên, có thể hữu ích khi tách chúng ra theo họ và tên. Bạn có thể cần tạo danh sách họ của khách hàng hoặc nhân viên của mình và tên rất hữu ích cho lời chào và tin nhắn Có nhiều cách khác nhau để chia cột họ tên thành các cột riêng biệt trong Google Sheets. Hãy xem xét hai phương pháp đơn giản và hiệu quả mà bạn có thể sử dụng Sử dụng Công cụ tách văn bản thành cộtĐây là cách đơn giản nhất để chia tên đầy đủ thành các cột khác nhau bằng công cụ Google Trang tính
Nếu mọi tên trong danh sách của bạn chỉ bao gồm tên và họ, thì phương pháp trên sẽ tách chúng thành hai Để tách tên có chữ cái đầu hoặc tên đệm đánh vần, hãy làm theo quy trình tương tự như trên, ngoại trừ việc tách cả ba tên thành các ô liền kề Lưu ý rằng việc trộn các ô họ và tên với các ô bao gồm tên đệm hoặc tên viết tắt sẽ gây ra cấu trúc cột không phù hợp, như CŨNG được hiển thị ở trên Phân tách tên đầy đủ với tên hai từ, dấu gạch nối hoặc dấu nháy đơnSử dụng dấu phẩy (Họ, Tên) giúp linh hoạt hơn khi phân tách tên trong Google trang tính. Nếu dấu phẩy phân tách tên đầy đủ, hãy chọn Dấu phân cách "Dấu phẩy" thay vì "Dấu cách" một Kịch bản này hữu ích khi bạn cần hiển thị chính xác các tên cụ thể, chẳng hạn như “Oswald, Betty Grace” hoặc “Riley, Mary Kate. ” Nó cũng hoạt động đối với các tên có dấu gạch nối và dấu nháy đơn. Miễn là bạn có dấu phẩy giữa mỗi phần của tên, Dấu phân cách "Dấu phẩy" sẽ hoạt động hoàn hảo Sử dụng Tiện ích bổ sung Google Trang tính để tách tên đầy đủNếu bạn cần tên đệm KHÔNG làm rối căn chỉnh ô, thì việc cài đặt tiện ích bổ sung Tên phân tách có thể thuận tiện hơn. Tiện ích mở rộng không miễn phí, nhưng nó tương đối phải chăng và bao gồm thời gian dùng thử 30 ngày. Làm theo các bước sau để cài đặt Split Names
Cách sử dụng tiện ích bổ sung phân tách tên trong Google Trang tính
Khi bạn chọn “Tách”, tiện ích bổ sung sẽ tạo các cột mới và tự động thêm tiêu đề cho từng cột, trừ khi bạn bỏ chọn tùy chọn “Cột của tôi có tiêu đề” Rõ ràng là tiện ích bổ sung này rất hiệu quả và dễ dàng phân tách tên đầy đủ Sau khi bạn nhấp vào “Chia”, bạn sẽ nhận được ba cột riêng biệt. Nếu có nhiều tên đệm thì cho tất cả vào cột Tên đệm Một vài từ về kính ngữ, hậu tố và họ phức tạpTiện ích bổ sung Tên phân tách Google Trang tính của Ablebits rất linh hoạt và bao gồm nhiều loại tên khác nhau. Bạn cũng có thể kiểm tra Hậu tố/các chữ cái sau danh nghĩa, chẳng hạn như Jr. / Sr. và các danh hiệu sau danh nghĩa như Esq. hoặc Ph. D Nếu tên đầy đủ của một người không chứa tiêu đề hoặc hậu tố, trường của họ sẽ vẫn trống Các phương pháp khác gây khó khăn cho việc tách các họ phức tạp, nhưng tiện ích bổ sung này nhận ra rằng các tiền tố như “de” hoặc “von” là một phần của họ Bất kể những lợi ích tuyệt vời của tiện ích bổ sung, nó không phải là không thể sai lầm. Ví dụ: công cụ tách họ của nhà vật lý nổi tiếng Van der Graaff thành tên đệm Van và họ der Graaff Cuối cùng, sử dụng tiện ích bổ sung Tách tên trong Google Trang tính sẽ thuận tiện hơn và xử lý tên, tiền tố và hậu tố tốt hơn nhiều. Nhược điểm là tiện ích bổ sung cần một chút thời gian để tạo cột mới cho danh sách lớn. Ngoài ra, một số người dùng hoàn toàn không muốn dựa vào các tiện ích bổ sung, đặc biệt nếu cần phải trả tiền cho chúng Nếu bạn quyết định sử dụng Chia văn bản thành cột, bạn sẽ có kết quả nhanh hơn. Mỗi phần của tên đầy đủ sẽ đi vào các cột khác nhau. Phương pháp này nhanh hơn, nhưng có thể rắc rối khi làm tròn tất cả họ hoặc tên đệm Bạn cũng có thể thích sử dụng công thức thay vì các phương pháp này. Cho dù bạn chọn cách tiếp cận nào, Google Trang tính làm cho quá trình này trở nên khá đơn giản |
