Cách trả lời email xác nhận bằng tiếng Anh

Tải ngay bộ CV Tiếng Anh tại đây

Xem thêm:

• Hướng dẫn viết email tiếng Anh cho người đi làm từ A đến Z
• Cách viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh khéo léo nhất

1. Cấu trúc email trả lời phỏng vấn tiếng Anh

Trước khi bắt tay viết email, bạn cần xác định bố cục email tiếng Anh chuẩn mực và chuyên nghiệp nhất. Đây chính là cái khung để bạn viết email nhanh chóng, đầy đủ và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Lời chào

Lời chào chính là phần đầu tiên, cũng là phần để gây ấn tượng với người đọc. Đối với bất kỳ email nào, bao giờ chúng ta cũng phải có phần chào hỏi trước khi bước vào nội dung chính. Tuy là nhỏ nhưng nếu thiếu đi phần này, bức thư của bạn sẽ đánh mất thiện cảm với nhà tuyển dụng, và thậm chí nghiêm trọng hơn, họ hoàn toàn có thể rút lại quyết định ngay lập tức nếu thấy bạn thiếu chuyên nghiệp.

Nếu bạn không biết chính xác tên của nhà tuyển dụng hoặc tên trưởng phòng nhân sự, bạn có thể dùng Dear Hiring Team / To whom it may in concern. Tuy nhiên, cách dùng này thường không được đánh giá cao, nó thể hiện rằng bạn chưa thực sự quan tâm và nghiêm túc tìm hiểu về công việc.

Để chào hỏi chuyên nghiệp hơn, bạn nên dùng mẫu câu: Dear Mr. /Mrs. /Ms. ( + tên nhà tuyển dụng / tên người quản lý bộ phận tuyển dụng/ tên trưởng bộ phận bạn ứng tuyển). Thường trong email mời phỏng vấn, người gửi sẽ có ký tên. Bạn nên lưu lại tên người tuyển dụng vì đây là người sẽ nhận thư của bạn.Một lá thư gửi đến đích danh người nhận bao giờ cũng ấn tượng hơn một bức thư với địa chỉ người nhận rất chung chung. Bởi điều này thể hiện rằng, bạn để ý đến những chi tiết nhỏ nhặt trong tin tuyển dụng hoặc đã có sự đầu tư tìm hiểu ít nhiều về công ty, bạn có dành sự quan tâm thật sự cho vị trí này.

Cảm ơn nhà tuyển dụng

Sau khi chào hỏi, bạn nên đi thẳng vào nội dung chính, tránh lòng vòng thông tin không liên quan. Đầu tiên, bạn nên gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng đã lựa chọn bạn trong hàng ngàn CV được gửi đến để sắp xếp lịch phỏng vấn. Vượt qua vòng này cũng đồng nghĩa với việc bạn tiến gần hơn một bước đến vị trí mơ ước của mình.

Ví dụ:

• Thank you for the invitation to interview for the Marketing Manager position. (Cảm ơn anh rất nhiều vì lời mời phỏng vấn cho vị trí trưởng phòng Marketing)

• Thank you for your invitation to interview with ABC Company. (Cảm ơn vì lời mời của anh tới buổi phỏng vấn của công ty ABC)
• Thank you for the opportunity  (Cảm ơn anh vì đã trao cơ hội)

Xem thêm: 50 mẫu câu viết email tiếng Anh được đánh giá cao nhất

Xác nhận lịch phỏng vấn

Sau đó, xác nhận lịch phỏng vấn nếu thời gian mà người gửi đưa ra phù hợp với bạn. Nếu lịch hẹn không phù hợp, đừng ngần ngại đưa ra một thời gian cụ thể khác và hỏi xem nhà tuyển dụng có đồng ý hay không. Một số trường hợp nhà tuyển dụng sẽ đưa ra một vài thời gian và yêu cầu bạn chọn lịch phỏng vấn. Hãy xác nhận tất cả các buổi bạn có thể đi và đừng quên nhấn mạnh buổi nào bạn mong muốn nhất.

Ví dụ:

• Im writing to confirm the interview details  (Tôi viết thư này để xác nhận thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn)
• I very much would like to interview with you at (Tôi rất vui được tham gia buổi phỏng vấn với anh tại)
• I appreciate the opportunity and I look forward to meeting with (Hiring Manager) on (date) at (time) in your (location) office. (Tôi rất trân trọng cơ hội này và mong chờ buổi gặp với Quản lý tuyển dụng vào ngày tại)
  

Yêu cầu hoặc thắc mắc (nếu có)

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc cần thêm thông tin nào liên quan đến cuộc phỏng vấn, hãy hỏi ngay trong thư trả lời này. Một số vấn đề bạn cần phải chuẩn bị kỹ như: giấy tờ cần thiết (CV, sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, chứng minh thư bản sao, bằng cấp, chứng chỉ, các sản phẩm cá nhân để chứng minh năng lực); địa điểm phỏng vấn cụ thể, và thông tin liên lạc của người phỏng vấn để bạn có thể liên lạc ngay cho họ nếu có bất kỳ khó khăn hay vấn đề phát sinh.

Kết thư và ký tên

Cuối cùng, bạn nên đề cập đến rằng sẽ đến phỏng vấn đúng giờ và kết thúc là lời chào trân trọng kèm theo chữ ký và thông tin liên hệ của cá nhân bạn. Đừng quên để lại thông tin cá nhân như số điện thoại hoặc email, mặc dù nhà tuyển dụng đã nắm được nhưng bạn vẫn nên nhắc lại ở phần này vì nó khá ngắn gọn và tiện dụng cho họ.

Ví dụ:

• I look forward to hearing from you. (Tôi rất mong phản hồi từ bạn).
• Yours faithfully, (sử dụng nếu đầu thư sử dụng Dear Sir/Madam)
• Yours sincerely, (sử dụng nếu đầu thư dùng Dear Mr/Ms)

[Ký tên]

2. Lưu ý khi viết email trả lời phỏng vấn tiếng Anh

• Đầy đủ các phần, thông tin: việc trả lời email đầy đủ bố cục, thông tin, lời cảm ơn sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy được tôn trọng, có thiện cảm với bạn hơn.
• Lời lẽ lịch sự, chuyên nghiệp: Hãy thể hiện phong thái chuyên nghiệp ngay từ trong những email đầu tiên gửi đến nhà tuyển dụng. Điều đó rất giúp ích cho việc xem xét bạn của nhà tuyển dụng sau này.
• Chú ý giờ giấc gửi email: Bạn nên gửi phản hồi vào giờ làm việc trong tuần và sớm nhất có thể. Đừng bắt nhà tuyển dụng phải chờ đợi

3. Mẫu email trả lời phỏng vấn tiếng Anh

Dear Ms. Nhung,

I am so happy to receiving your email. Thank you for the invitation to interview for the Sales Manager role at Star Company. I am available this Monday at 2:30 pm, and I confirm the meeting with you to discuss this position on that day.

Please let me know if you need any information prior Monday afternoon at your offices.

Sincerely,

Linh Nguyen

Phone: 0976.123.XXX