Định dạng ô tùy chỉnh trong excel
|
Định dạng Số tùy chỉnh của Excel là trang phục cho dữ liệu trong các ô excel. Bạn có thể ăn mặc theo cách bạn muốn. Tất cả những gì bạn cần là một chút bí quyết về cách thức hoạt động của Định dạng số tùy chỉnh Excel Show
Với định dạng số tùy chỉnh trong Excel, bạn có thể thay đổi cách hiển thị giá trị trong ô nhưng đồng thời vẫn giữ nguyên giá trị ban đầu Ví dụ: tôi có thể làm cho giá trị ngày hiển thị ở các định dạng Ngày khác nhau, trong khi giá trị cơ bản (số đại diện cho ngày) sẽ không thay đổi Trong hướng dẫn này, tôi sẽ trình bày mọi thứ về định dạng số tùy chỉnh trong Excel và cũng cho bạn thấy một số ví dụ thực sự hữu ích mà bạn có thể sử dụng trong công việc hàng ngày của mình Vậy hãy bắt đầu Hướng dẫn này bao gồm
Cấu trúc định dạng số tùy chỉnh ExcelTrước khi tôi cho bạn thấy sự tuyệt vời của nó, hãy để tôi giải thích ngắn gọn cách thức hoạt động của định dạng số tùy chỉnh trong Excel Theo thiết kế, Excel có thể chấp nhận bốn loại dữ liệu sau trong một ô
Một loại dữ liệu khác mà Excel có thể chấp nhận là ngày tháng, nhưng vì tất cả các giá trị ngày và giờ được lưu trữ dưới dạng số trong Excel nên những giá trị này sẽ được bao hàm dưới dạng một phần của số dương Đối với bất kỳ ô nào trong trang tính trong Excel, bạn có thể chỉ định cách hiển thị từng loại dữ liệu này trong ô Và dưới đây là cú pháp mà bạn có thể chỉ định định dạng này
Lưu ý rằng tất cả những điều này được phân tách bằng dấu chấm phẩy (;) Bất cứ thứ gì bạn nhập vào một ô trong Excel sẽ thuộc một trong bốn loại này và do đó có thể chỉ định định dạng tùy chỉnh cho nó Nếu bạn chỉ đề cập đến
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về định dạng số tùy chỉnh, tôi thực sự khuyên bạn nên xem phần Trợ giúp Office Cách thức hoạt động của tính năng này và nơi nhập các định dạng này sẽ được đề cập sau trong hướng dẫn này. Hiện tại, hãy nhớ rằng đây là cú pháp định dạng cho bất kỳ ô nào Cách định dạng số tùy chỉnh hoạt động trong ExcelSau đó, bạn mở một sổ làm việc Excel mới, theo mặc định tất cả các ô trong tất cả các trang tính trong sổ làm việc đó đều có định dạng Chung trong đó
Và trong trường hợp bạn nhập ngày, ngày đó sẽ được hiển thị dựa trên cài đặt khu vực của bạn (ở định dạng DD-MM-YYYY hoặc MM-DD-YYYY) Vì vậy, theo mặc định, định dạng số của ô là General;General;General;General Trong đó mỗi loại dữ liệu được định dạng là Chung (và tuân theo các quy tắc tôi đã đề cập ở trên, dựa trên việc đó là số dương, số âm, 0 hay văn bản) Bây giờ cài đặt mặc định là được, nhưng làm cách nào để thay đổi định dạng. Ví dụ: nếu tôi muốn các số âm của mình hiển thị bằng màu đỏ hoặc tôi muốn các ngày của mình hiển thị ở một định dạng cụ thể thì tôi phải làm như thế nào Sử dụng Định dạng thả xuống trong Dải băngBạn có thể tìm thấy một số định dạng số thường được sử dụng trong tab Trang chủ trong nhóm Số Đó là trình đơn thả xuống hiển thị nhiều định dạng thường được sử dụng mà bạn có thể áp dụng cho một ô bằng cách chỉ cần chọn ô rồi chọn định dạng từ danh sách này Ví dụ: nếu bạn muốn chuyển đổi số thành tỷ lệ phần trăm hoặc chuyển đổi ngày thành định dạng ngày ngắn hoặc định dạng ngày dài, thì bạn có thể dễ dàng thực hiện bằng cách sử dụng các tùy chọn trong danh sách thả xuống Sử dụng Hộp thoại Định dạng ÔHộp thoại định dạng ô nơi bạn có được sự linh hoạt tối đa khi áp dụng định dạng cho một ô trong Excel Nó đã có rất nhiều định dạng tạo sẵn mà bạn có thể sử dụng hoặc nếu bạn muốn tạo định dạng số tùy chỉnh của riêng mình, thì bạn cũng có thể làm điều đó Đây là cách mở hộp thoại Format Cells;
Thao tác này sẽ mở hộp thoại Định dạng ô. Trong đó, bạn sẽ tìm thấy tất cả các định dạng trong tab Số (cùng với tùy chọn tạo định dạng ô Tùy chỉnh) Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt sau để mở hộp thoại định dạng ô CONTROL + 1 (all the Control key and then press the 1 key). Trong trường hợp đang sử dụng Mac, bạn có thể sử dụng CMD + 1 Bây giờ, hãy xem một vài ví dụ thực tế nơi chúng ta sẽ tạo các định dạng số tùy chỉnh của riêng mình Ví dụ về sử dụng định dạng số tùy chỉnh trong ExcelBây giờ, hãy xem một vài ví dụ thực tế nơi chúng ta sẽ tạo các định dạng số tùy chỉnh của riêng mình Ẩn một giá trị ô (hoặc Ẩn tất cả các giá trị trong một phạm vi ô)Đôi khi, bạn có thể cần ẩn nội dung của ô (không ẩn hàng hoặc cột có ô) Một trường hợp thực tế của điều này là khi bạn đang tạo bảng điều khiển Excel và có một vài giá trị mà bạn sử dụng trong bảng điều khiển nhưng bạn không muốn người dùng nhìn thấy nó. vì vậy bạn có thể chỉ cần ẩn các giá trị này Giả sử bạn có tập dữ liệu như hình bên dưới và bạn muốn ẩn tất cả các giá trị số Đây là cách thực hiện việc này bằng cách sử dụng định dạng tùy chỉnh trong Excel
Cái này hoạt động ra sao? Định dạng cho bốn loại kiểu dữ liệu khác nhau được chia bằng dấu chấm phẩy trong định dạng sau
Trong kỹ thuật này, chúng tôi đã loại bỏ định dạng và chỉ chỉ định dấu chấm phẩy, điều này cho biết rằng chúng tôi không muốn bất kỳ định dạng nào cho các ô. Đây là dấu hiệu để Excel ẩn bất kỳ nội dung nào có trong ô Lưu ý rằng trong khi điều này ẩn nội dung của ô, nó vẫn ở đó. vì vậy nếu bạn có các số mà bạn đã ẩn, bạn vẫn có thể sử dụng các số này trong các phép tính (điều này làm cho đây trở thành một thủ thuật tuyệt vời cho bảng điều khiển và báo cáo của Excel) Hiển thị số âm bằng màu đỏTheo mặc định, số âm hiển thị với dấu trừ (hoặc nằm trong dấu ngoặc đơn ở một số cài đặt khu vực) Bạn có thể sử dụng định dạng số tùy chỉnh để thay đổi màu của các số âm và làm cho chúng hiển thị bằng màu đỏ Giả sử bạn có tập dữ liệu như hình bên dưới và bạn muốn đánh dấu tất cả các giá trị âm bằng màu đỏ Dưới đây là các bước để làm điều này
General;[Red]-General Định dạng trên sẽ làm cho các ô của bạn có giá trị âm hiển thị bằng màu đỏ Cái này hoạt động ra sao? Khi bạn chỉ chỉ định hai định dạng làm định dạng số tùy chỉnh, định dạng đầu tiên được xem xét cho số dương và 0 và định dạng thứ hai được xem xét cho số âm (giá trị tiếp theo theo mặc định trở thành định dạng chung) Trong định dạng trên mà chúng tôi đã sử dụng, chúng tôi đã chỉ định màu mà chúng tôi muốn định dạng đó hiển thị trong dấu ngoặc vuông Vì vậy, trong khi các số âm có định dạng chung, chúng được hiển thị bằng màu đỏ với dấu trừ Trong trường hợp bạn muốn các số âm dừng màu đỏ trong dấu ngoặc đơn (thay vì dấu trừ), bạn có thể sử dụng định dạng bên dưới General;[Red](General) Also read: Show Negative Numbers in Parentheses (Brackets) in Excel (Easy Ways) Thêm văn bản vào Số (chẳng hạn như Hàng triệu/Tỷ)Một điều thú vị về định dạng số tùy chỉnh là bạn có thể thêm tiền tố hoặc văn bản hậu tố vào một số, trong khi vẫn giữ số gốc trong ô Ví dụ: tôi có thể để '100' hiển thị là '100 triệu đô la', trong khi vẫn có giá trị ban đầu trong ô để tôi có thể sử dụng giá trị đó trong các phép tính Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình bên dưới và bạn muốn hiển thị những con số này với ký hiệu đô la và từ triệu phía trước nó Dưới đây là các bước để làm điều này
Lưu ý rằng định dạng số tùy chỉnh này sẽ chỉ ảnh hưởng đến các số. Nếu bạn nhập văn bản vào cùng một ô, nó sẽ xuất hiện như cũ Cái này hoạt động ra sao? Trong ví dụ này, ở định dạng chung, tôi đã thêm từ triệu trong dấu ngoặc kép. bất kỳ thứ gì tôi thêm vào trong dấu ngoặc kép vào định dạng đều được hiển thị như trong ô Tôi cũng đã thêm ký hiệu đô la trước định dạng chung để tất cả các số của tôi cũng hiển thị ký hiệu đô la trước số Ghi chú. Nếu bạn thắc mắc tại sao ký hiệu đô la không nằm trong dấu ngoặc kép trong khi từ Million nằm trong dấu ngoặc kép, thì đó là vì Excel nhận ra đô la là ký hiệu thường được sử dụng trong định dạng số tùy chỉnh và không yêu cầu bạn thêm . Bạn có thể tiếp tục và thêm dấu ngoặc kép vào ký hiệu đô la, nhưng khi bạn đóng hộp thoại định dạng ô và mở lại, bạn sẽ nhận thấy rằng Excel đã loại bỏ nó Số ngụy trang và văn bảnVới định dạng số tùy chỉnh, bạn có thể đánh giá tối đa hai điều kiện và dựa trên những điều kiện này, bạn có thể áp dụng định dạng cho ô Ví dụ: giả sử bạn có danh sách điểm của một số học sinh, bạn muốn hiển thị văn bản Đạt hoặc Không đạt dựa trên điểm số (trong đó bất kỳ điểm nào dưới 35 sẽ hiển thị 'Không đạt', nếu không thì sẽ hiển thị 'Đạt' Dưới đây là các bước để hiển thị điểm dưới dạng Đạt hoặc Không đạt thay vì giá trị bằng định dạng số tùy chỉnh
Dưới đây là cách dữ liệu của bạn sẽ trông như thế nào sau khi bạn đã áp dụng định dạng trên Lưu ý rằng nó không thay đổi giá trị trong các ô. Ô tiếp tục có điểm ở dạng số trong khi hiển thị 'Đạt' hoặc 'Không đạt' tùy thuộc vào giá trị ô Cái này hoạt động ra sao? Trong ví dụ này, điều kiện cần được chỉ định trong dấu ngoặc vuông. định dạng số tùy chỉnh sau đó đánh giá giá trị trong ô và áp dụng định dạng tương ứng Vì vậy, nếu giá trị trong ô nhỏ hơn 35, thì số đó bị ẩn và thay vào đó, văn bản 'Không đạt' được hiển thị, thêm tất cả các trường hợp khác, 'Đạt' được hiển thị Tương tự, nếu bạn muốn chuyển đổi một dãy ô có 0 và 1 thành TRUE và FALSE, bạn có thể sử dụng định dạng bên dưới General;General;General;General0 Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể sử dụng hai điều kiện trong định dạng số tùy chỉnh. Nếu bạn thử và sử dụng nhiều hơn hai điều kiện, nó sẽ đưa ra lời nhắc cho bạn biết rằng nó không thể chấp nhận định dạng đó Ẩn văn bản nhưng hiển thị sốĐôi khi, khi bạn tải xuống dữ liệu của mình từ cơ sở dữ liệu vì không có dữ liệu nào được lấp đầy bằng các giá trị như Không khả dụng hoặc NA hoặc – Với định dạng số tùy chỉnh, bạn có thể ẩn tất cả các giá trị văn bản trong khi vẫn giữ nguyên số. điều này cũng đảm bảo rằng dữ liệu gốc của bạn còn nguyên vẹn (vì bạn không xóa giá trị văn bản, bạn chỉ cần ẩn nó đi) Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình bên dưới, nơi bạn muốn ẩn tất cả các giá trị văn bản Dưới đây là các bước để làm điều này
General;General;General;General1 Lưu ý rằng tôi đã sử dụng định dạng Chung cho các số. Bạn có thể bất kỳ định dạng nào bạn muốn (chẳng hạn như 0, 0. #, #0. 0%). Ngoài ra, lưu ý rằng có một dấu âm (-) trước định dạng Chung thứ hai, vì nó biểu thị định dạng cho các số âm Cái này hoạt động ra sao? Trong ví dụ này, vì chúng tôi muốn ẩn tất cả các giá trị văn bản, chúng tôi chỉ đơn giản là không chỉ định định dạng cho nó Và vì chúng tôi đã chỉ định định dạng cho ba loại dữ liệu khác (số dương, số âm và số 0), nên Excel hiểu rằng chúng tôi đã cố tình để trống định dạng cho giá trị văn bản và nó sẽ không hiển thị bất kỳ thứ gì nếu một ô có văn bản Hiển thị số dưới dạng phần trăm (%)Với định dạng số tùy chỉnh, bạn cũng có thể thay đổi các số và làm cho chúng hiển thị theo tỷ lệ phần trăm Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình bên dưới và bạn muốn chuyển đổi các số này để hiển thị giá trị phần trăm tương đương Dưới đây là các bước để làm điều này
General;General;General;General2 Điều này sẽ thay đổi các con số thành tỷ lệ phần trăm của chúng. Ví dụ, nó thay đổi từ 0. 11 đến 11% Nếu tất cả những gì bạn muốn làm là chuyển đổi một số thành giá trị phần trăm tương đương, thì cách tốt hơn để thực hiện việc này là sử dụng tùy chọn phần trăm trong hộp thoại định dạng ô Trường hợp định dạng tùy chỉnh có thể hữu ích là khi bạn muốn kiểm soát nhiều hơn cách bạn muốn hiển thị giá trị phần trăm Ví dụ: nếu bạn muốn hiển thị một số văn bản bổ sung có tỷ lệ phần trăm, tất cả những gì bạn muốn hiển thị tỷ lệ phần trăm âm có màu đỏ thì tốt hơn là sử dụng định dạng tùy chỉnh Hiển thị số trong một đơn vị khác (Hàng triệu dưới dạng Tỷ hoặc Gram dưới dạng Kilôgam)Nếu bạn làm việc với số lượng lớn, bạn có thể muốn hiển thị chúng ở một đơn vị khác. ví dụ: nếu bạn có dữ liệu bán hàng của một số công ty, bạn có thể muốn hiển thị doanh số theo đơn vị triệu hoặc tỷ (trong khi vẫn giữ nguyên giá trị bán hàng ban đầu trong các ô) Rất may, bạn có thể dễ dàng làm điều đó với định dạng số tùy chỉnh Giả sử bạn có tập dữ liệu như hình bên dưới và bạn muốn hiển thị các giá trị bán hàng này theo đơn vị triệu Dưới đây là các bước để làm điều này
General;General;General;General3 Ở trên sẽ cung cấp cho bạn kết quả như hình bên dưới (giá trị tính bằng triệu trong một chữ số sau dấu thập phân) Cái này hoạt động ra sao? Ở định dạng trên, số 0 trước dấu thập phân cho biết rằng Excel sẽ hiển thị toàn bộ số (chính xác như trong ô) và số 0 sau dấu thập phân cho biết rằng nó sẽ chỉ hiển thị một chữ số có nghĩa sau dấu thập phân Vậy 0. 0 sẽ luôn là một số có một chữ số sau dấu thập phân Khi bạn thêm dấu phẩy sau số 0. 0, nó sẽ loại bỏ ba chữ số cuối cùng của số. Ví dụ: 123456 sẽ trở thành 123. 4 (ba chữ số cuối bị xóa và vì nó phải hiển thị 1 chữ số sau dấu thập phân nên nó hiển thị 4) Nếu bạn nghĩ về nó, nó tương tự như việc chia một số cho 1000. Vì vậy, nếu bạn muốn hiển thị một số ở đơn vị 'triệu', bạn cần thêm 2 dấu phẩy để nó loại bỏ 6 chữ số cuối Và nếu bạn cũng muốn hiển thị từ triệu hoặc bảng chữ cái M sau số, hãy sử dụng định dạng bên dưới General;General;General;General4 Bạn cũng có thể thích các Hướng dẫn Excel sau
SÁCH EXCEL MIỄN PHÍ Nhận Ebook 51 mẹo Excel để tăng năng suất và hoàn thành công việc nhanh hơn
Tên CÓ - GỬI SÁCH ĐIỆN TỬ CHO TÔI 7 suy nghĩ về "7 thủ thuật định dạng số tùy chỉnh Excel tuyệt vời (bạn phải biết)"
|
