Cách sắp xếp theo họ tên trong Excel

Nếu bạn làm việc với các bộ dữ liệu trong Excel, bạn sẽ thường xuyên phải sắp xếp các bộ dữ liệu này theo tên. Đôi khi. Bạn có thể cần sắp xếp tập dữ liệu dựa trên họ của mình. Trong bài viết này, 5 phương pháp hữu ích đã được mô tả để sắp xếp theo họ trong Excel

Mục lục ẩn

Tải sách bài tập thực hành

5 phương pháp hữu ích để sắp xếp theo họ trong Excel

1. Sử dụng tính năng Tìm và Thay thế để Trích xuất và Sắp xếp theo Họ

2. Tùy chọn Áp dụng Văn bản cho Cột để Sắp xếp theo Họ trong Excel

3. Chèn công thức để sắp xếp theo họ trong Excel

4. Sử dụng Tùy chọn Flash Fill để Sắp xếp theo Họ

5. Sắp xếp động theo Họ và Trích xuất bằng Power Query

Mẹo bổ sung

Sự kết luận

Đọc thêm

Tải sách bài tập thực hành

Tải về bài tập mẫu này để tự thực hành

Sắp xếp theo Họ. xlsx

5 phương pháp hữu ích để sắp xếp theo họ trong Excel

Để minh họa các quy trình, đây là tập dữ liệu mẫu gồm 10 người có Họ tên trong Phạm vi ô B5. B14

Bây giờ, chúng ta hãy làm theo các phương pháp dưới đây để sắp xếp tên theo họ của họ

1. Sử dụng tính năng Tìm và Thay thế để Trích xuất và Sắp xếp theo Họ

Trong phương pháp đầu tiên này, chúng tôi sẽ sử dụng tính năng Tìm & Thay thế của Excel để tách và sắp xếp họ từ tập dữ liệu. Để thực hiện nhiệm vụ, hãy làm theo các bước dưới đây

• Đầu tiên, sao chép cột B bằng cách nhấn Ctrl + C trên bàn phím của bạn và dán nó vào cột C bằng cách nhấn Ctrl + V

• Sau đó, chọn cột C và nhấn Ctrl+H để mở hộp thoại Tìm và Thay thế
• Tại đây, hãy đặt dấu hoa thị (*) sau khoảng trắng trong ô Find what
• Cùng với nó, hãy để trống ô Replace with
• Tiếp theo, nhấp vào Thay thế tất cả > Đóng

• Cuối cùng, bạn sẽ tách thành công Họ trong Ô C5. C14

• Bây giờ, chọn cả hai cột B và C và chuyển đến tab Dữ liệu để chọn biểu tượng Sắp xếp từ nhóm Sắp xếp & Lọc

• Sau đó, chọn Sort by as Last Name và Order as A to Z
• Cuối cùng, nhấn OK

• Cuối cùng, tập dữ liệu bao gồm tên đầy đủ xuất hiện theo thứ tự bảng chữ cái dựa trên họ

2. Tùy chọn Áp dụng Văn bản cho Cột để Sắp xếp theo Họ trong Excel

Trong phần này, chúng ta sẽ sắp xếp họ bằng phương pháp Text to Columns. Làm theo các bước dưới đây để thực hiện nhiệm vụ

• Đầu tiên, chọn Data và nhấn tùy chọn Text to Columns trong nhóm Data Tools

• Kết quả là bạn sẽ thấy hộp thoại Convert Text to Column Wizard xuất hiện
• Tại đây, chọn Delimited và nhấn Next

• Sau đó, chọn Dấu cách làm Dấu phân cách và nhấn Tiếp theo

• Tiếp theo, chọn Đích từ sổ làm việc của bạn và nhấn Kết thúc

• Cuối cùng bạn sẽ được phần Họ và Tên riêng biệt như thế này

3. Chèn công thức để sắp xếp theo họ trong Excel

Phương pháp thứ ba là sắp xếp tập dữ liệu theo Họ bằng công thức. Lợi ích của phương pháp này là kết quả là động so với hai phương pháp khác được mô tả ở trên vì nếu tôi thêm nhiều tên hơn vào danh sách của mình, tôi chỉ cần sao chép và dán công thức vào các ô của cột

• Đầu tiên, chọn Ô C5 trống và nhập công thức vào đó

=RIGHT(B5,LEN(B5)-FIND(" ",B5))

• Sau đó, nhấn Enter
• Theo sau, Họ xuất hiện trong ô

Trong công thức này, hàm RIGHT trích xuất giá trị ngoài cùng bên phải từ Ô B5. Sau đó, hàm LEN xác định độ dài của chuỗi văn bản. Cuối cùng, hàm TÌM tìm kiếm văn bản được yêu cầu

• Cuối cùng, áp dụng công cụ Tự động điền để lấy tất cả họ cùng một lúc

• Hơn nữa, nếu có tên đệm hoặc chức danh trước tên (chẳng hạn như Mr hoặc Ms. ), bạn cần sử dụng công thức dưới đây

=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",SUBSTITUTE(A2,"","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))

Công thức trên tìm vị trí của ký tự khoảng trắng cuối cùng và sau đó sử dụng nó để trích xuất họ

4. Sử dụng Tùy chọn Flash Fill để Sắp xếp theo Họ

Một phương pháp nhanh và nhanh khác là phương pháp Flash Fill. Nó giúp thao tác dữ liệu bằng cách xác định các mẫu. Để điều này hoạt động, bạn cần điền kết quả dự kiến ​​vào ô đầu tiên để có kết quả tổng thể

• Đầu tiên, nhập họ của ô B5 vào ô C5
• Sau đó, kéo con trỏ xuống phần dưới cùng bên phải của vùng chọn

• Tiếp theo, con trỏ chuyển thành biểu tượng dấu cộng
• Tại đây, chọn tùy chọn AutoFill và chọn Flash Fill

• Cuối cùng, họ xuất hiện trong cột C

5. Sắp xếp động theo Họ và Trích xuất bằng Power Query

Trong phương pháp cuối cùng này, chúng ta sẽ sử dụng công cụ Power Query trong excel để sắp xếp động các họ. Hãy xem nó hoạt động như thế nào

• Đầu tiên, chọn tập dữ liệu với Tên và nhấn Ctrl + T trên bàn phím của bạn
• Sau đó, đánh dấu chọn vào tùy chọn My table has headers trong cửa sổ Create Table và nhấn OK

• Kết quả là bạn sẽ nhận được tập dữ liệu dưới dạng bảng như thế này

• Tiếp theo, chuyển đến tab Data và chọn From Table/Range trong phần Get & Transform Data

• Theo đó, bạn sẽ nhận được cửa sổ Power Query Editor
• Trong cửa sổ này, nhấp chuột phải vào cột đầu tiên và chọn Duplicate Column

• Sau đó, nhấp vào Split Column trong nhóm Transform

• Trong menu thả xuống, chọn Theo dấu phân cách

• Sau đó, bạn sẽ thấy cửa sổ Split Column by Delimiter
• Tại đây bạn giữ nguyên các lựa chọn như hình bên dưới và nhấn OK

• Sau đây, họ sẽ xuất hiện trong một cột mới như thế này

• Bây giờ, nhấp chuột phải vào tiêu đề cột thứ hai và nhấp vào Xóa để xóa nó

• Sau đó, nhấp vào mũi tên tiêu đề của Họ tên- Sao chép. 2 và chọn Sắp xếp tăng dần

• Cuối cùng, chuyển đến tab Trang chủ và chọn Đóng & Tải vào

• Do đó, hãy chọn vị trí để đặt dữ liệu trong hộp thoại Nhập dữ liệu và nhấn OK

• Cuối cùng, bạn sẽ nhận được các tên được sắp xếp theo họ bên cạnh tập dữ liệu gốc

Mẹo bổ sung

• Vì phương pháp Flash Fill hoạt động để xác định một mẫu, nên trong một số trường hợp, phương pháp này có thể không hoạt động. Nếu sự cố này phát sinh, hãy lặp lại kết quả dự kiến ​​trong một hoặc hai ô nữa
• Đảm bảo rằng tập dữ liệu gốc của bạn không có bất kỳ khoảng trống không cần thiết nào. Nếu không, nó sẽ trở về một ô trống

Sự kết luận

Vì vậy, đây là 5 cách khác nhau mà bạn có thể sử dụng để sắp xếp dữ liệu theo họ. Chúng tôi hy vọng rằng bạn thấy bài viết này hữu ích. Bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào trong số này và chia sẻ suy nghĩ của bạn với chúng tôi. Vui lòng khám phá thêm các hướng dẫn trong ExcelDemy