Biên tập [copy editing] thường được định nghĩa hạn hẹp trong các việc sửa lỗi ngữ pháp, chính tả, cắt chỗ này một tí, thêm vào chỗ kia một tí, hoặc viết lại một số đoạn nào đó cho rõ ràng, với tinh thần trách nhiệm cao.
Tại các tòa báo nhỏ, tổng biên tập có khi phải làm tất cả mọi việc: từ giao bài, sửa [biên tập] bản thảo, viết tiêu đề, chọn và cắt ảnh, viết chú thích ảnh, thậm chí dàn trang. Tại các cơ quan lớn hơn, công việc biên tập được chuyên môn hóa rõ ràng. Trong tiếng Anh, có khi người ta dùng chữ "copy editor" để chỉ những người này, có khi lại gọi là "sub-editor" hay "subs."
Nhưng dù tên gọi là gì đi nữa, biên tập [copy editing] thường được định nghĩa hạn hẹp trong các việc sửa lỗi ngữ pháp, chính tả, cắt chỗ này một tí, thêm vào chỗ kia một tí, hoặc viết lại một số đoạn nào đó cho rõ ràng, với tinh thần trách nhiệm cao.
Thực tế, có thể coi công việc này như là "hàng phòng thủ" cuối cùng để ngăn chặn việc đưa tin không chính xác, khó hiểu và những rắc rối. Với những ai đang làm biên tập viên, xin cùng chia sẻ một số ý kiến dưới đây mà có thể phần nào giúp cho công việc của chúng ta suôn sẻ hơn.
Mỗi biên tập viên phải đặt mình vào vai trò của 3 người khác nhau:
1. Người tiêu dùng
2. Kiến trúc sư
3. Thợ cơ khí
Người tiêu dùng:
Trước hết hay đọc toàn bộ bài viết và đặt mình vào vị trí của một độc giả bình thường. Ở giai đoạn này, đừng tiến hành bất kỳ thay đổi lớn nào. Thực ra rất ít người cưỡng lại được điều này bởi "méo mó nghề nghiệp," nhưng nếu tránh được sự cám dỗ của việc sửa chi tiết thì bạn có thể có cái nhìn xa hơn - tức là cái nhìn của độc giả: Đây có phải là tin mà tôi muốn đọc không? Nó có đủ hấp dẫn để tôi đọc tiếp không? Tôi có hiểu hết không? Nó có chứa đựng nhiều thuật ngữ cần phải giải thích không? Tôi có biết ngay lập tức tại sao bài báo này lại xuất hiện trên báo không?
Một độc giả thông minh muốn được thấy những gì họ muốn chứ không muốn nghe những lời rao giảng. Liệu bài viết này có sa vào tình huống đó không? Nếu bạn thấy không hài lòng với bất kỳ câu hỏi nào trong số những câu hỏi trên đây thì nên lưu ý lại bằng cách viết ra giấy.
Kiến trúc sư:
Có thể lúc này bạn rất muốn cầm lấy cái búa hoặc cái rìu để đẽo gọt nhưng trước hết hãy tìm xem có những sai sót cơ bản nào vế toàn bộ thiết kế hay không. Lao ngay vào sửa những lỗi nhỏ có thể dẫn đến kết cục là mất thời gian vì có khả năng toàn bộ bài viết phải "đại tu" hoàn toàn. Đây là lúc phải đảm bảo không có lỗ hổng lớn nào, đảm bảo rằng 6 trụ cột đều được đặt đúng chỗ: Ai, Cái gì, Khi nào, Ở đâu, Tại sao và Như thế nào. Nếu thiếu những thông tin tối quan trọng này thì hãy lưu ý ở bên lề.
Tiếp đó, hãy nghiên cứu thật kỹ cấu trúc và cách tổ chức bài viết. Bắt đầu bằng "lead" hoặc "intro," phần tạo nên giọng điệu và cách giải quyết cho toàn bộ bài viết. Có thể người viết nên theo cách đi từ cửa hậu chẳng hạn, có cách nói gián tiếp hơn vì thông tin hơi nhàm chán hoặc vụn vặt. Hoặc có thể nên theo cách trực tiếp hơn, thẳng hơn. Có thể một thông tin hoặc một câu trích dẫn quan trọng bị chôn vùi tận trang 2 và nên được đưa lên trên.
Hãy dành một chút thời gian để góm tắt cấu trúc cơ bản của một bài viết:
- Tóm lược lead
- Thông tin hỗ trợ
- Thông tin bổ sung
- Thông tin bối cảnh
- Các chi tiết bổ sung nếu cần thiết
Và đâu đó trong phần trên của bài, nếu không rõ ràng ngay ở đầu, cần có một đoạn thông tin để trả lời câu hỏi quan trọng: "Vậy thì sao?"
Một điểm yếu khác mà kiến trúc sư cần lưu ý là liệu đoạn lead/intro có được bổ trợ bằng một thông tin xác đáng và lời trích dẫn hay không. Nhiều khi thông tin trong đoạn văn đầu tiên bị bỏ trơ trọi và chẳng hề được hỗ trợ tuy bài viết có thể dài đến 800 chữ hoặc hơn.
Cuối cùng, hãy tự đặt câu hỏi cho mình: "Cấu trúc này đã cân bằng chưa? Trong bài có đại diện của tất cả các bên hoặc bài này có thiên về bên nào không?" Và phải kiểm tra kỹ để đảm bảo bài viết không bôi xấu cá nhân.
Thợ cơ khí:
Cắt bỏ những phần thừa và chi tiết không cần thiết [Độc giả không có thời giờ để phí phạm, và với báo in, mỗi xăngtimét vuông diện tích rất tốn kém]. Một thông tin chẳng làm cho bài viết hay thêm thì cứ mạnh dạn gạt bỏ. Hãy chú ý cả những tính từ không phù hợp hoặc không cần thiết.
Nếu có quá nhiều con số trong bài thì phải đảm bảo rằng chúng logic. Nếu có thắc mắc, nghi vấn thì phải kiểm tra kỹ với phóng viên. Nếu nghi ngờ về cách viết tên hay địa chỉ trong bài thì cũng cần kiểm tra lại vì chỉ vài lỗi nhỏ cũng có thể gây phương hại cho uy tín của tờ báo.
Nếu phải cắt gọt một bài báo cho vừa với diện tích có sẵn trên trang báo thì trước hết phải cắt những thông tin kém quan trọng và đảm bảo câu chuyện liền mạch. Tewfik Mishlawi, cựu giám đốc đào tạo của Trung tâm các nhà báo quốc tế [ICFJ] đúc kết một chữ "HELP" để một biên tập viên xác định thế nào là bài hay:
Humanize [Nhân tính hóa]
Energize [Tiếp sinh lực]
Localize [Địa phương hóa]
Personalize [Cá nhân hóa]
Theo Vietnamjournalism