Làm cách nào để so sánh sự khác biệt giữa hai tệp excel?

Bài viết này được đồng tác giả bởi Nhân viên wikiHow. Đội ngũ biên tập viên và nhà nghiên cứu được đào tạo của chúng tôi xác nhận các bài báo về tính chính xác và toàn diện. Nhóm Quản lý Nội dung của wikiHow giám sát cẩn thận công việc từ ban biên tập của chúng tôi để đảm bảo rằng mỗi bài viết đều được hỗ trợ bởi nghiên cứu đáng tin cậy và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cao của chúng tôi

Nhóm Công nghệ của wikiHow cũng đã làm theo hướng dẫn của bài viết và xác minh rằng chúng hoạt động

Bài viết này đã được xem 216,025 lần

Tìm hiểu thêm

Bài viết này tập trung vào cách so sánh trực tiếp thông tin giữa hai tệp Excel khác nhau. Khi bạn có thể thao tác và so sánh thông tin, bạn có thể muốn sử dụng Tra cứu, Lập chỉ mục và Đối sánh để giúp phân tích của mình

bước

1. Mở sổ làm việc bạn cần so sánh. Bạn có thể tìm những sổ làm việc này bằng cách mở Excel, bấm vào Tệp rồi bấm vào Mở và chọn hai sổ làm việc để so sánh từ menu xuất hiện

   • Dẫn hướng đến thư mục mà bạn đã lưu các sổ làm việc Excel, chọn riêng từng sổ làm việc và giữ cả hai sổ làm việc luôn mở

2. Nhấp vào tab Xem. Khi bạn đã mở một trong các sổ làm việc, bạn có thể nhấp vào tab Xem ở giữa trên cùng của cửa sổ

3. Nhấp vào Xem cạnh nhau. Cái này nằm trong nhóm Cửa sổ của dải băng cho menu Xem và có hai trang tính làm biểu tượng của nó. Thao tác này sẽ kéo cả hai trang tính vào các cửa sổ nhỏ hơn được xếp theo chiều dọc

   • Tùy chọn này có thể không hiển thị dễ dàng trong tab Dạng xem nếu bạn chỉ mở một sổ làm việc trong Excel
   • Nếu có hai sổ làm việc đang mở thì Excel sẽ tự động chọn chúng làm tài liệu để xem cạnh nhau

4. Nhấp vào Sắp xếp tất cả. Cài đặt này cho phép bạn thay đổi hướng của sổ làm việc khi chúng được hiển thị cạnh nhau

   • Trong menu bật lên, bạn có thể chọn để sổ làm việc nằm ngang, dọc, xếp tầng hoặc lát gạch

5. Bật cuộn đồng bộ. Khi bạn đã mở cả hai trang tính, hãy nhấp vào Cuộn đồng bộ (nằm trong tùy chọn Xem cạnh nhau) để giúp cuộn qua cả hai tệp Excel từng dòng một dễ dàng hơn để kiểm tra mọi khác biệt về dữ liệu theo cách thủ công

6. Cuộn qua một sổ làm việc để cuộn qua cả hai. Sau khi bật tính năng Cuộn đồng bộ, bạn sẽ có thể dễ dàng cuộn qua cả hai sổ làm việc cùng lúc và so sánh dữ liệu của chúng dễ dàng hơn

1. Mở sổ làm việc bạn cần so sánh. Bạn có thể tìm những sổ làm việc này bằng cách mở Excel, bấm vào Tệp rồi bấm vào Mở và chọn hai sổ làm việc để so sánh từ menu xuất hiện

   • Điều hướng đến thư mục mà bạn đã lưu sổ làm việc Excel, chọn riêng từng sổ làm việc và giữ cả hai sổ làm việc mở

2. Quyết định xem bạn muốn người dùng chọn từ ô nào. Đây là nơi một danh sách thả xuống sẽ xuất hiện sau này

3. Bấm vào ô. Đường viền nên tối đi

4. Nhấp vào tab DỮ LIỆU trên thanh công cụ. Khi bạn đã nhấp vào nó, hãy chọn XÁC NHẬN trong menu thả xuống. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện

   • Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, thanh công cụ DỮ LIỆU sẽ bật lên khi bạn chọn tab DỮ LIỆU và hiển thị Xác thực dữ liệu dưới dạng tùy chọn thay vì Xác thực

5. Nhấp vào Danh sách trong danh sách CHO PHÉP

6. Nhấp vào nút có mũi tên màu đỏ. Điều này sẽ cho phép bạn chọn nguồn của mình (nói cách khác, cột đầu tiên của bạn), sau đó sẽ được xử lý thành dữ liệu trong menu thả xuống

7. Chọn cột đầu tiên trong danh sách của bạn và nhấn Enter. Nhấp vào OK khi cửa sổ xác thực dữ liệu xuất hiện. Bạn sẽ thấy một hộp có mũi tên trên đó, hộp này sẽ thả xuống khi bạn nhấp vào mũi tên

8. Chọn ô mà bạn muốn thông tin khác hiển thị

9. Nhấp vào tab Chèn và Tham chiếu. Trong các phiên bản Excel cũ hơn, bạn có thể bỏ qua việc nhấp vào tab Chèn và chỉ cần nhấp vào tab Hàm để mở danh mục Tra cứu & Tham khảo

10. Chọn Tra cứu & Tham khảo từ danh sách danh mục

11. Tìm Tra cứu trong danh sách. Khi bạn nhấp đúp vào nó, một hộp khác sẽ xuất hiện và bạn có thể nhấp vào OK

12. Chọn ô có danh sách thả xuống cho lookup_value

13. Chọn cột đầu tiên trong danh sách của bạn cho Lookup_vector

14. Chọn cột thứ hai trong danh sách của bạn cho Result_vector

15. Chọn thứ gì đó từ danh sách thả xuống. Thông tin sẽ tự động thay đổi

1. Mở trình duyệt của bạn và truy cập https. //www. so sánh xl. bọc lưới. Điều này sẽ đưa bạn đến trang web của XL Comparator, nơi bạn có thể tải lên hai sổ làm việc Excel để so sánh

2. Nhấp vào Chọn tệp. Điều này sẽ mở ra một cửa sổ nơi bạn có thể điều hướng đến một trong hai tài liệu Excel mà bạn muốn so sánh. Đảm bảo chọn một tệp cho cả hai trường

3. Nhấn Next > để tiếp tục. Khi bạn đã chọn tùy chọn này, một thông báo bật lên sẽ xuất hiện ở đầu trang cho bạn biết rằng quá trình tải tệp lên đã bắt đầu và các tệp lớn hơn sẽ mất nhiều thời gian hơn để xử lý. Nhấn Ok để đóng thông báo này

4. Chọn các cột bạn muốn được quét. Bên dưới mỗi tên tệp là một menu thả xuống có nội dung Chọn một cột. Nhấp vào menu thả xuống cho từng tệp để chọn cột bạn muốn đánh dấu để so sánh

   • Tên cột sẽ hiển thị khi bạn nhấp vào menu thả xuống

5. Chọn nội dung cho tệp kết quả của bạn. Có bốn tùy chọn với bong bóng bên cạnh trong danh mục này, một trong số đó bạn sẽ cần chọn làm nguyên tắc định dạng cho tài liệu kết quả của mình

6. Chọn các tùy chọn để dễ so sánh cột. Ở ô dưới cùng của menu so sánh, bạn sẽ thấy thêm hai điều kiện để so sánh tài liệu của mình. Bỏ qua chữ hoa/chữ thường và Bỏ qua "dấu cách" trước và sau các giá trị. Nhấp vào hộp kiểm cho cả hai trước khi tiếp tục

7. Nhấn Next > để tiếp tục. Thao tác này sẽ đưa bạn đến trang tải xuống tài liệu kết quả của bạn

8. Tải xuống tài liệu so sánh của bạn. Khi bạn đã tải sổ làm việc lên và đặt tham số, bạn sẽ có tài liệu hiển thị so sánh giữa dữ liệu trong hai tệp có sẵn để tải xuống. Nhấp vào văn bản được gạch chân Nhấp vào đây trong hộp Tải xuống tệp so sánh

   • Nếu bạn muốn chạy bất kỳ so sánh nào khác, hãy nhấp vào So sánh mới ở góc dưới cùng bên phải của trang để bắt đầu lại quá trình tải tệp lên

1. Xác định tên sổ làm việc và tên trang tính của bạn

   • Trong trường hợp này, chúng tôi sử dụng ba sổ làm việc ví dụ được định vị và đặt tên như sau
     • C. \So sánh\Book1. xls (chứa sheet có tên “Sales 1999”)
     • C. \So sánh\Book2. xls (chứa sheet có tên “Sales 2000”)
   • Cả hai sổ làm việc đều có cột đầu tiên “A” với tên sản phẩm và cột thứ hai “B” với số lượng bán ra mỗi năm. Hàng đầu tiên là tên của cột

2. Tạo sổ làm việc so sánh. Chúng tôi sẽ làm việc trên Quyển 3. xls để so sánh và tạo một cột chứa các sản phẩm và một cột có sự khác biệt của các sản phẩm này giữa hai năm

   • C. \So sánh\Quyển 3. xls (chứa sheet có tên “So sánh”)

3. Đặt tiêu đề của cột. Chỉ với “Quyển 3. xls” mở ra, đi đến ô “A1” và gõ

   • ='C. \So sánh\[Sách1. xls]Doanh thu 1999'. A1
   • Nếu bạn đang sử dụng một vị trí khác, hãy thay thế “C. \So sánh\” với vị trí đó. Nếu bạn đang sử dụng một tên tệp khác, hãy xóa “Book1. xls” và thêm tên tệp của bạn thay vào đó. Nếu bạn đang sử dụng tên trang tính khác, hãy thay thế “Sales 1999” bằng tên trang tính của bạn. Coi chừng không có tệp bạn đang giới thiệu (“Book1. xls”) đã mở. Excel có thể thay đổi tham chiếu bạn đang thêm nếu bạn mở nó. Bạn sẽ kết thúc với một ô có cùng nội dung với ô mà bạn đã tham chiếu

4. Kéo xuống ô “A1” để liệt kê tất cả các sản phẩm. Lấy nó từ ô vuông dưới cùng bên phải và kéo nó, sao chép tất cả các tên

5. Đặt tên cho cột thứ hai. Trong trường hợp này, chúng tôi gọi đó là “Sự khác biệt” trong "B1"

6. (Ví dụ) Ước tính sự khác biệt của từng sản phẩm. Trong trường hợp này, bằng cách gõ vào ô “B2”

   • ='C. \So sánh\[Book2. xls]Doanh thu năm 2000'. B2-'C. \So sánh\[Sách1. xls]Doanh thu 1999'. B2
   • Bạn có thể thực hiện bất kỳ thao tác Excel bình thường nào với ô được giới thiệu từ tệp được giới thiệu

7. Kéo xuống hình vuông ở góc dưới và nhận tất cả sự khác biệt, như trước đây

Bao gồm địa chỉ email của bạn để nhận được tin nhắn khi câu hỏi này được trả lời

• Hãy nhớ rằng điều quan trọng là phải đóng các tệp được giới thiệu. Nếu bạn đã mở chúng, Excel có thể ghi đè nội dung bạn nhập vào ô, khiến bạn không thể truy cập tệp sau đó (trừ khi bạn mở lại tệp đó)