Ví dụ giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới

Tóm tắt nội dung tài liệu

1. MỐI QUAN HỆ CẤP TRÊN - CẤP DƯỚI TRONG DOANH NGHIỆP 1
2. 4.2.1 QUAN NIỆM CẤP TRÊN – CẤP DƯỚI TRONG CÁC DN NƯỚC NGOÀI • Ở các doanh nghiệp, tổ chức có yếu tố nước ngoài: cách thức ứng xử của cấp trên mang ảnh hưởng (văn hoá) của quốc tịch công ty. Ví dụ tại một công ty liên doanh mà phía Nhật Bản làm Tổng Giám đốc (TGĐ), khoảng cách cấp trên-cấp dưới được nhấn mạnh rõ ràng hơn: nhân viên gọi TGĐ là “Sir” (Ngài), dùng “Yes, Sir” thay vì “Yes”. • Tại tổ chức (phi chính phủ) có quốc tịch Anh, khoảng cách (xã hội) giữa cấp trên-cấp dưới hầu như không có. Nếu tên đầy đủ của “Sếp” là John Smith, thay vì phải gọi Mr. Smith, nhân viên có thể gọi tên của “Sếp”, như John. 2
3. 4.2.2. QUAN NIỆM CẤP TRÊN – CẤP DƯỚI TRONG CÁC DN VIỆT NAM • Ở các doanh nghiệp Việt Nam, mối quan hệ cấp trên-cấp dưới phụ thuộc nhiều vào loại hình doanh nghiệp và (thân thế) cá nhân người đứng đầu, Tổng Giám đốc (TGĐ). • Ví dụ: Một TGĐ làm việc theo hợp đồng ký với Hội đồng quản trị có thể có cách thức ứng xử thân thiện hơn với cấp dưới, khác với trường hợp một thành viên Hội đồng quản trị kiêm TGĐ. (Ảnh hưởng của “vấn đề sở hữu”). • Thân thế (background) của người TGĐ, như đã được đào tạo, tu nghiệp ở các trường nào ra, từ nước nào, cũng có thể ảnh hưởng đến cách xác lập vị thế của cấp trên và quan hệ cấp trên-cấp dưới. 3
4. 4.2.3. NHỮNG ĐIỀU CẤP TRÊN NÊN THỰC HIỆN Những điều cấp trên nên thực hiện với cấp dưới nhằm xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong doanh nghiệp 4
5. Tuyển chọn, bổ nhiệm công khai, bình đẳng, đúng người đúng chỗ • Chính sách tuyển dụng cần rõ ràng: khi nào tuyển nội bộ (Internal recruitment) như với các vị trí ngắn hạn, khi nào phải tuyển cả từ bên ngoài (open recruitment). • Nội dung thông báo tuyển dụng phải đúng luật và tránh phân biệt đối xử (ví dụ: tránh không đề chỉ tuyển nam hay nữ, trừ những nghề đặc thù mà pháp luật lao động đã có quy định riêng). • Nên thảo luận trong bộ phận trước về kế hoạch tuyển dụng. Nếu cần, sắp xếp lại các mô tả chức danh với sự đồng thuận trước khi thông báo tuyển dụng người mới. 5
6. Tuyển chọn, bổ nhiệm công khai, bình đẳng, đúng người đúng chỗ (tiếp) • Trong trường hợp có (nhiều) ứng viên nội bộ, cần giải thích cho các ứng viên không được bổ nhiệm (hay không được vào vòng trong). • (Có thư hay điện thoại cảm ơn các ứng viên bên ngoài không được vào vòng trong hay không được bổ nhiệm). • Tạo điều kiện cho nhân viên dưới quyền ứng tuyển vào các vị trí khác trong nội bộ DN, nếu nhân viên quan tâm. Khi cần thiết “giữ người” thì nên thuyết phục bằng các phương pháp ôn hòa, khách quan, tôn trọng các lời hứa và cam kết (nếu có). 6
7. Xây dựng qui chế thưởng phạt công khai, nghiêm minh • Các tiêu chí cần rõ ràng. • Cho phép cấp dưới có ý kiến với cấp trên hay cấp cao hơn nếu không nhất trí với sự đánh giá, xếp hạng. • Nếu điều kiện cho phép, cấp trên nên có các hình thức khen thưởng, động viên không chính thức, dưới dạng “ngoại giao nhân dân”. Ví dụ: Mời các thành viên trong bộ phận đi ăn trưa, ăn tối hay uống cà phê… bên ngoài nhân dịp một nhiệm vụ quan trọng nào đó được hoàn tất. (Văn hoá nhóm). 7
8. Thu phục được nhân viên dưới quyền • Cấp trên cần gương mẫu trong mọi lĩnh vực công việc, trong thực hiện các quy định của DN: Là một tấm gương trong quan hệ với đồng cấp, cấp trên (cao hơn), khách hàng, nhà cung cấp… Nêu gương trong cách thức ăn mặc, giao tiếp, ứng xử. Thể hiện sự gắn bó, tâm huyết với tầm nhìn và các giá trị cốt lõi của DN; là người đem đến và chia sẻ với cấp dưới về nhiệt huyết đối với các mục tiêu (chiến lược) của DN. 8
9. Thu phục được nhân viên dưới quyền (tiếp) Là chỗ dựa tinh thần của cấp dưới trong việc phấn đấu để đạt được thành công tương lai. Hướng dẫn nhân viên trong các công việc mới, Ủy quyền, trao quyền cho nhân viên khi hội đủ các điều kiện. Tin tưởng ở nhân viên khi trao quyền. Hiểu hoàn cảnh gia đình, học vấn, xuất thân của nhân viên. Tuy nhiên không cần thiết phải nắm quá kỹ về đời tư của nhân viên (vì có thể ảnh hưởng đến tự do cá nhân). Áp dụng kỹ năng lắng nghe (Listening skills). Nắm được kế hoạch phát triển cá nhân của nhân viên (thông qua hệ thống quản lý thực hiện công việc kết hợp giao lưu xã giao). Bình đẳng trong đối xử với các nhân viên khác nhau. Giải thích các điểm đặc biệt trong thực hiện Quy định. 9
10. Biết khen ngợi động viên kịp thời • Áp dụng các phương pháp thích hợp: Trong các cuộc họp của bộ phận Qua tiếp xúc trong công việc hàng ngày trong nhóm hay trực tiếp (1-1) Qua email gửi cho nhân viên và CC (đồng gửi) các nhân viên liên quan khác. Không quên đánh giá sự hợp tác, hậu thuẫn, tạo điều kiện của các nhân viên liên quan khác đối với sự thành công của một nhân viên cụ thể. Đề xuất với cấp trên nếu cần thiết khen thưởng (đột xuất) chính thức ở cấp độ cao hơn. 10
11. Biết lắng nghe phản hồi từ phía nhân viên • Áp dụng các quy tắc trong quy trình quản lý thực hiện công việc (các DN và tổ chức nên triển khai). • Tiếp nhận thông tin phản hồi nhiều chiều • Khuyến khích nhân viên góp ý (trực tiếp, hay dưới dạng phiếu không cần ghi tên, hay thông qua ý kiến gửi tới quản lý cấp trên). • Có phản hồi tích cực với nhân viên góp ý. Có kế hoạch khắc phục thích hợp. 11
12. 4.2.4 NHỮNG ĐIỀU CẦN TRÁNH ĐỐI VỚI CẤP QUẢN LÝ • Không chịu tìm hiểu các sách, tài liệu, kinh nghiệm về cách dùng người để có những cách thức áp dụng phù hợp. • Thiếu tầm nhìn chiến lược (không nhìn xa trông rộng) 12
13. NHỮNG ĐIỀU CẦN TRÁNH ĐỐI VỚI CẤP QUẢN LÝ (tiếp) • Độc đoán, chuyên quyền…làm cấp dưới giảm tính sáng tạo, chủ động. Cuối cùng thì cấp trên sẽ không tập trung được vào các việc lớn, chiến lược. • “Nhân bất thập toàn”, nên các cấp lãnh đạo và quản lý cũng cần không ngừng trau dồi kỹ năng quản lý, ứng xử, theo sự phát triển và biến động của DN qua các giai đoạn. • Nên nhớ: Đánh giá một nhà quản lý theo mức độ hoàn thành công việc bởi cấp dưới, khi nhà quản lý đi vắng. 13

---

Page 2

YOMEDIA

• Ở các doanh nghiệp, tổ chức có yếu tố nước ngoài: cách thức ứng xử của cấp trên mang ảnh hưởng (văn hoá) của quốc tịch công ty. Ví dụ tại một công ty liên doanh mà phía Nhật Bản làm Tổng Giám đốc (TGĐ), khoảng cách cấp trên-cấp dưới được nhấn mạnh rõ ràng hơn: nhân viên gọi TGĐ là “Sir” (Ngài), dùng “Yes, Sir” thay vì “Yes”. • Tại tổ chức (phi chính phủ) có quốc tịch Anh, khoảng cách (xã hội) giữa cấp trên-cấp dưới hầu như không có. Nếu tên đầy đủ của “Sếp” là...

02-09-2010 886 90

Download

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2009-2019 TaiLieu.VN. All rights reserved.

4 bí quyết giao tiếp với cấp trên mà bạn cần nắm vững

Giao tiếp với cấp trên như thế nào là khéo léo và thông minh? Ắt hẳn đây là câu hỏi mà nhiều bạn đang rất quan tâm. Bởi giao tiếp với cấp trên là cả một nghệ thuật, ứng xử sao cho phù hợp vừa ghi điểm lại không bị cho là nịnh bợ mà vẫn có thể tạo được ấn tượng tốt trong mắt sếp. ThuthuatOffice sẽ trang bị cho bạn những kỹ năng giao tiếp với cấp trên một cách hiệu quả.

Những nguyên tắc khi giao tiếp với cấp trên

Dù có cùng độ tuổi, hay bất kỳ mối quan hệ ngoài công sở như thế nào. Cấp trên vẫn là người có năng lực hơn bạn, đảm nhiệm các công việc khó khăn hơn bạn. Thế nên, dù thế nào cũng phải biết ứng xử sao cho hợp lý trong môi trường công sở sao cho hợp tình hợp lý nhất nhé.

Lắng nghe

Lắng nghe khi giao tiếp với cấp trên là nguyên tắc đầu tiên giúp bạn chiếm được thiện cảm của đối phương, đặc biệt là sếp trong môi trường công sở. Việc lắng nghe khi giao tiếp với cấp trên sẽ giúp bạn hiểu rõ sếp hơn để từ đó bạn tạo được sức ảnh hưởng của riêng mình, tất nhiên sẽ được cấp trên tín nhiệm và đánh giá cao hơn.

Khi giao tiếp với cấp trên, bạn nên tập trung vào cuộc đối thoại, thỉnh thoảng bày tỏ sự đồng tình, cảm động, nhắc lại lời cấp trên, xin cho những giải thích tỉ mỉ hơn hay có thể đặt ra những câu hỏi khi giao tiếp với cấp trên để họ biết rằng bạn đang chăm chú theo dõi cuộc trò chuyện và thực sự quan tâm đến những gì họ nói.

Rõ ràng là những người cấp trên ít nhiều đều có mong muốn truyền kinh nghiệm, chia sẻ những chỉ dẫn đối với cấp dưới. Họ sẽ có cảm tình hơn với những cấp dưới chịu lắng nghe mình. Kỹ năng lắng nghe khi giao tiếp với cấp trên sẽ giúp bạn và họ hiểu nhau hơn để có một cuộc đối thoại thành công.

Kiếm chế cảm xúc

Trong môi trường làm việc, nguyên tắc thứ hai mà bạn phải ghi nhớ là học cách kiềm chế cảm xúc, đặc biệt là giao tiếp với cấp trên. Việc thể hiện cảm xúc thái quá như tranh chấp, bốc đồng, giận dữ,… sẽ làm cho mối quan hệ giữa bạn và cấp trên xấu đi, dĩ nhiên sẽ nhận về hậu quả không mong muốn tùy theo mức độ.

Khi đứng trước những tình huống tiêu cực khi giao tiếp với cấp trên, hãy cố gắng kìm nén cảm xúc, không nên tỏ thái độ bất đồng, đợi đến khi bạn lấy lại được bình tĩnh hãy trình bày mọi việc một cách cụ thể, chi tiết hơn, chú ý duy trì ngữ điệu và cường độ giọng nói vừa đủ.

Điều này không những giúp bạn kiểm soát tốt các tình huống khi giao tiếp với cấp trên mà còn nhìn nhận vấn đề một cách khách quan hơn.

Bên cạnh đó, việc kiềm chế cảm xúc khi giao tiếp với cấp trên sẽ giúp bạn giữ được hình ảnh tốt trong mắt họ. Bạn sẽ là người biết suy nghĩ thấu đáo, trưởng thành và chuyên nghiệp hơn trong mắt họ, để từ đó giúp cho mối quan hệ giữa bạn và cấp trên được giữ vững, phát triển theo chiều hướng tốt trong tương lai.

Cách thức giao tiếp

Việc giữ liên lạc thường xuyên cũng là cách để sếp để tâm đến bạn và coi sự xuất hiện của bạn trong việc là điều quan trọng khi giao tiếp với cấp trên. Thế nhưng cách thức khi giao tiếp với cấp trên như thế nào là lịch sự và tôn trọng lại là điều mà bạn cần quan tâm.

Khi giao tiếp với cấp trên, bạn nên sử dụng chủ ngữ hay xưng hô một cách lịch sự và thể hiện rằng mình đang tôn trọng sếp. Hãy cố gắng trình bày quan điểm rõ ràng, chi tiết nhưng vẫn súc tích, kết hợp với những cử chỉ và ngữ điệu để chứng tỏ rằng bạn đang nghiêm túc trong vấn đề này khi giao tiếp với cấp trên.

Không nịnh hót

Nguyên tắc cuối cùng khi giao tiếp với cấp trên là không nịnh hót. Đừng vì muốn được giữ chân trong công ty hay được thăng chức nhanh mà sếp xoay chiều nào thì cũng tự vặn mình theo chiều ấy. Bạn hãy nhớ rằng, sếp là người có quyền lực cao nhất, họ đủ tỉnh táo để biết rằng đâu là những lời nói thật, đâu là lời nói gió thoảng mây bay.

Những người xu nịnh là những người thường được cho là đạo đức giả dễ dàng hứa hẹn nhưng không bao giờ thực hiện. Khi giao tiếp với cấp trên, bạn hãy chân thành bày tỏ quan điểm, không nên xum xoe, tâng bốc, hạ thấp danh dự của bản thân, cố gắng hành động để chứng minh năng lực của bản thân thay vì là dùng lời nói chiều lòng sếp.

Sự chân thành khi giao tiếp với cấp trên sẽ giúp bạn được nhìn nhận và đánh giá cao hơn rất nhiều.

Những kỹ năng mềm cần có khi giao tiếp với cấp trên

Chuẩn bị tinh thần trước khi gặp sếp

Trên thực tế rất nhiều bạn có tâm lý sợ sếp, không đủ tự tin để giao tiếp với cấp trên. Chính vì vậy, hãy chuẩn bị trước các nội dung thông tin, vấn đề cần thiết trước khi làm việc bởi sếp chắc chắn sẽ không có thời gian dành cho những thông tin vô nghĩa và sáo rỗng.

Không những vậy, chuẩn bị tinh thần trước khi giao tiếp với cấp trên còn giúp bạn chủ động hơn trong cuộc đối thoại và không làm mất quá nhiều thời gian của hai bên. Vậy bạn điều bạn cần chuẩn bị trước khi giao tiếp với cấp trên là:

• Chuẩn bị đầy đủ những tài liệu, giấy tờ có liên quan đến nội dung công việc cần giao tiếp với cấp trên.
• Xác định rõ cần sếp hỗ trợ những gì trong công việc.
• Liệt kê ra những nội dung quan trọng cần giao tiếp với cấp trên.

Khả năng tiếp thu, lắng nghe phê bình và đóng góp

Là một nhân viên chắc hẳn sẽ không bao giờ bạn muốn mình bị phê bình, nhất là phê bình trước nhiều người. Tuy nhiên, khả năng tiếp thu và lắng nghe phê bình, đóng góp cũng là một trong những kỹ năng quan trọng khi bạn giao tiếp với cấp trên. Hãy cố gắng tiếp thu mọi lời phê bình từ sếp để bạn có thể rút ra được bài học đáng giá cho mình.

Đôi khi sếp của bạn chưa thực sự hiểu rõ vấn đề của bạn, đưa ra lời phê bình chưa đúng, việc đầu tiên bạn cần làm khi giao tiếp với cấp trên là hãy thật bình tĩnh, tiếp thu những ý kiến.

Không nên vội vàng giải thích ngay lúc đó mà hãy chọn thời điểm thích hợp về sau vì nếu giải thích ngay bạn sẽ bị cho là bảo thủ, cứng đầu không biết lắng nghe. Giao tiếp với cấp trên không quá khó như bạn nghĩ phải không nào?

Ứng xử thông minh

Bạn biết đấy, mỗi cấp trên có một phong cách làm việc khác nhau, không phải lúc nào cũng gương mẫu và chuẩn mực, do đó bạn cần phải biết ứng xử thông minh khi giao tiếp với cấp trên để tạo ra hiệu quả trong mối quan hệ giữa bạn và sếp.

Giao tiếp với cấp trên có phần nóng tính thì cách ứng xử khôn ngoan nhất là giữ bình tĩnh. Đây là chìa khóa giúp bạn đứng vững trước bất kỳ tình huống nào, đặc biệt là áp lực từ cấp trên.

Hay với những sếp có tính đa nghi, hãy thực hiện báo cáo chi tiết công việc hàng ngày để sếp nắm được việc bạn làm, đồng thời là căn cứ xác thực để sếp có cảm giác yên tâm hơn với bạn.

Nhìn chung, những lúc giao tiếp với cấp trên tốt hơn hết là bạn nên giữ cho mình một thái độ nhẹ nhàng, bình tĩnh và lạc quan để tiếp nhận các vấn đề. Dù trong hoàn cảnh nào đi nữa thì bạn cũng cần phải có cách ứng xử tôn trọng, lịch sự, thể hiện mình là một nhân viên gương mẫu và chuyên nghiệp.

Những tình huống có thể gặp khi giao tiếp với cấp trên

Với mỗi tình huống giao tiếp với cấp trên khiến cho bạn trong tình thế tiến thoái lưỡng nan, bạn cần phải giữ cho mình thái độ bình tĩnh, khéo léo đề cập và ứng xử một cách thông minh nhất để tránh gây hiểu lầm giữa bạn và sếp.

Bởi có khi chính họ cũng không nhận ra rằng những việc mình làm lại khiến nhân viên luôn trong tình trạng căng thẳng. Dưới đây là những tình huống bạn có thể gặp khi giao tiếp với cấp trên.

Luôn bị sai việc vặt ngoài thẩm quyền

Nếu bạn thường xuyên được sếp giao nhiệm vụ ngoài thẩm quyền làm ảnh hưởng tới hiệu quả và tiến độ công việc bởi nó chiếm rất nhiều thời gian. Lúc này, điều bạn cần làm khi giao tiếp với cấp trên là khéo léo nhắc nhở sếp rằng bạn ở vị trí này không phải để làm chân sai vặt. Ngoài ra, bạn hãy tìm cơ hội chia sẻ gần đây bạn đang lo rất về công việc bị chậm tiến độ.

Sếp thường xuyên mất bình tĩnh và quát bạn trước mặt đồng nghiệp

Việc đầu tiên bạn giao tiếp với cấp trên là gì khi gặp trường hợp này? Bạn sẽ phản ứng lại ngay lúc đó. Thật không tốt, điều này chỉ làm cho mối quan hệ giữa bạn và sếp trở nên tệ đi mà thôi. Cách tốt nhất là bạn hãy thật bình tĩnh và tự chủ khi bắt đầu câu chuyện.

Yêu cầu sếp đưa ra những dẫn chứng cho hành động khiến sếp nổi giận với bạn. Có như vậy, bạn mới nhận ra được khuyết điểm và rút ra được bài học cho mình khi giao tiếp với cấp trên trước những tình huống như vậy.

Khi sếp đánh giá không công bằng

Trong quá trình làm việc, những việc bạn nỗ lực và cố gắng hoàn thành lại không được sếp công nhận, không những vậy, bạn còn phát hiện ra sếp đối xử thiên vị với người khác. Trước tình huống này, bạn nên làm gì khi giao tiếp với cấp trên? Lời khuyên dành cho bạn là không nên làm gì vào lúc này.

Điều đầu tiên bạn cần làm là tìm ra chính xác nguyên nhân để có cái nhìn khách quan trước sự việc, đánh giá xem sự ưu ái đó có công bằng hay không. Giữ cho mình thái độ bình tĩnh nhất, tìm kiếm thời điểm thích hợp chẳng hạn như buổi liên hoan, giao lưu, ăn tối… để chia sẻ và thẳng thắng giao tiếp với cấp trên, sau đó nêu ra vấn đề bởi những lúc này hầu hết các sếp đều thoải mái tiếp nhận những đóng góp từ nhân viên.

Dù ở bất kỳ hoàn cảnh nào khi giao tiếp với cấp trên thì bạn cũng nên giữ cho mình một trạng thái bình tĩnh để giải quyết tình huống.

Cách ứng xử với cấp trên khôn ngoan

Là một người có cách ứng xử khôn ngoan khi giao tiếp với cấp trên, chắc chắn bạn sẽ không bao giờ biến mình thành người thiếu tinh tế trong mắt người khác.

Khi có rất nhiều thứ bày ra trước mắt mà bản thân không hề thích thú và còn cảm thấy khó chịu nhưng bạn cũng nên nhớ một điều là có một số thứ nên và không nên được bộc lộ ra tại công sở, đặc biệt là giao tiếp với cấp trên.

Một người ứng xử thông minh khi giao tiếp với cấp trên sẽ chẳng bao giờ phàn nàn về công việc hiện tại rằng bạn đang chán ghét công việc, không có động lực nào để cải thiện, luôn thể hiện sự mệt mỏi khi làm việc.

Thay vào đó, bạn hãy cố gắng tìm ra những biện pháp khắc phục để cải thiện tình trạng, luôn trong trạng thái tươi tỉnh và thể hiện năng lượng tích cực khi giao tiếp với cấp trên.

Ngoài ra, tùy vào tính cách và phong thái làm việc mỗi sếp khác nhau, bạn cũng nên có những cách ứng xử khác nhau khi giao tiếp với cấp trên.

Hãy luôn có thái độ mềm mỏng khi giao tiếp với cấp trên thiếu tinh thần trách nhiệm, hay với những cấp trên có tính đa nghi, hãy thực hiện báo cáo chi tiết công việc hàng ngày để làm căn cứ xác thực khiến sếp có cảm giác yên tâm hơn.

Như vậy, giao tiếp với cấp trên là một trong những vấn đề bất khả chiến bại mà bạn cần nắm trong lòng bàn tay. Dù trong hoàn cảnh nào đi nữa, bạn cần phải có cách ứng xử tôn trọng, lịch sự khi giao tiếp với cấp trên. Hãy thể hiện mình là một người nhân viên chuyên nghiệp, thấu tình đạt lý dù ở bất cứ môi trường làm việc nào nhé.

Trên đây là những bí quyết giao tiếp với cấp trên mà ThuthuatOffice muốn chia sẻ đến bạn. Mong những nguyên tắc trên hay những kỹ năng khi giao tiếp với cấp trên trong bài viết sẽ giúp ích cho bạn.

Xem thêm:

• Top 7 game văn phòng được yêu thích nhất mọi thời đại
• 4 thời điểm uống nước sai bạn cần bỏ ngay
• Top 11 cây cảnh văn phòng đẹp và dễ chăm sóc nhất

Hãy Like, Share và ghé thăm ThuthuatOffice thường xuyên để có thể tham khảo thêm nhiều bài viết hữu ích liên quan dành cho dân văn phòng nhé.

Dân Văn Phòng -

• Top 7 game văn phòng được yêu thích nhất mọi thời đại

• Bỏ túi 4 cách tìm tên công ty qua số điện thoại cực đơn giản

• Top 11 cây cảnh văn phòng đẹp và dễ chăm sóc nhất

• Những câu hỏi và trả lời phỏng vấn bằng tiếng Anh bạn nên chuẩn bị trước khi xin việc

• Giải mã các câu hỏi phỏng vấn thường gặp và cách tạo nét khi xin việc

• 4 thời điểm uống nước sai bạn cần bỏ ngay

• Điểm danh 6 chứng bệnh mà dân văn phòng thường hay gặp phải nhất